Выдача аванса и зарплаты по новым правилам: срок и размер

У работодателя есть определённые обязательства перед работником, которые закреплены в Трудовом кодексе. Посмотрим на статьи трудового кодекса о выплате заработной платы. Слово «аванс», в кодексе Российской Федерации, не применяется, принято называть такую выплату, как заработная плата за первую половину месяца. Такой вывод мы сделали, рассмотрев статьи 129 и 136 ТК РФ.

Также в статьях кодекса описаны сроки выплаты дохода сотрудника: каждые полмесяца нужно выплачивать работнику часть заработка. В трудовом и коллективном договоре, нужно сделать запись о более точных датах предоставления работнику этих выплат. Например, 25 числа сотрудник будет получать часть заработанных денег за первую половину месяца, а 10 числа следующего месяца, работодатель должен выплатить начисленные суммы по итогам работы за месяц.

Для разных структурных подразделений, можно установить разные дни выплаты заработной платы. Это позволит организации свободнее планировать свои финансовые потоки. Например, административному персоналу выплату дохода производить 28-го и 13-го числа, а рабочему персоналу — 25-го и 10-го числа.

Но выплатить заработную плату за первую половину месяца, нужно обязательно до 30-го (31-го) числа (ст. 136 ТК РФ, письмо Минтруда от 14.02.2017 № 14-1/ООГ-1293, письмо Роструда от 26.09.2016 № ТЗ/5802-6-1).

Если дата выплаты выпадает на праздничный или выходной день, желательно воспользоваться рекомендациями трудовой инспекции и выплатить половину заработка ранее. Правда в такой ситуации, следующий срок между выплатами может превысить 15 дней, но это не будет считаться нарушением. Например, сроки выплат установлены 26 и 11 числа. 11 октября будет выходной день, следовательно, заработную плату за сентябрь, сотрудникам нужно выплатить в пятницу, т.е. 9 октября. А следующая выплата будет по графику, т.е. 26 числа, но только через 17 дней. Такое отступление от периодичности по выплатам не считается нарушением Трудового Кодекса, т.к. работодатель выполнил обязательства перед сотрудником с соблюдением всех требований закона.

Размер аванса

А как же определить размер выплаты той части дохода, которую нужно перечислить сотруднику за половину месяца? При определении суммы, нужно помнить, что в выплату должна входить не только часть оклада (тарифа) сотрудника, но и его постоянные надбавки, расчёт которых не зависит от итогов работы за месяц или от выполнения месячной нормы.

При расчёте аванса следует включить часть постоянных вознаграждений за выполненную работу и надбавки в виде компенсаций. Например, сотрудник работает посменно и его заработок включает в себя доплаты за работу в ночное время (ст. 154 ТК), также это могут быть надбавки за совмещение профессий или стаж работы.

Надбавки, которые зависят от итогов работы за месяц, начисляют сотруднику, при формировании выплаты за весь месяц. К ним относятся выплаты стимулирующего характера (премии), которые начисляются по итогам выполнения работ за месяц, доплаты за сверхурочную работу, за работу в выходные и праздничные нерабочие дни (ст. 152, 153 ТК РФ), районные коэффициенты, северные надбавки и т.д. Перечисленные выплаты, не учитываются при расчёте заработка за первую половину месяца.

Сроки по разным работникам

Еще один вопрос, который может возникать у нанимателя, звучит так: можно ли в организации разным сотрудникам выдавать зарплату в разное время? Допустим, компания довольно большая, и внутри ее есть несколько разных структур. Может ли организация перечислять сотрудникам одного отдела зарплату 21-го и 6-го числа, а другим – 25-го и 10-го числа?

Законодательство разрешает применять разные сроки выплаты зарплаты и аванса в 2021 году для сотрудников одной организации. Но разница между такими выплатами не должна составлять больше половины месяца, а крайний срок – до 15-го числа следующего месяца.

Трудовой кодекс имеет довольно четкую позицию относительно этой ситуации. И приведенный случай подпадает под действующие правила. А значит, не нарушает законодательство.

Работодатель не должен забывать о соблюдении статьи 136 ТК РФ. Согласно ей:

1. Зарплата должна быть выдана до 15-го числа следующего месяца.
2. Промежуток между выплатами не может превышать 15 календарных дней.

Также отметим, что установление разных зарплатных дней на одном предприятии не подпадает под определение дискриминации и не влечёт за собой каких-либо последствий.

Лучше не выбирать в качестве дней выдачи зарплаты числа 30-е и 15-е. Это создаст некоторые удобства.

Например, в 2021 году апрель состоял из 30 дней. Получается, что выплату нужно будет делать в последний день месяца. В этом случае работодателю придется удерживать подоходный налог с обеих частей зарплаты. Это означает, что за один месяц бухгалтеру нужно будет делать налоговые отчисления дважды. Тогда и в 6-НДФЛ зарплата должна быть показана 2 раза. И для каждой её части нужно будет заполнять свой блок строк 100 – 140. Например, более удобными днями для выплаты зарплаты будут 27-е и 12-е числа.

Как лучше оплатить сотруднику — фиксированную сумму или процент от заработка?

Трудовой кодекс не запрещает формировать выплату заработной платы за половину месяца, исходя из процента от оклада (ставки). Для работодателя этот способ даже считается более удобным, потому что бухгалтер не будет тратить время на подсчёт суммы и вводить данные по отработанному времени, а сам сотрудник ожидает определённую сумму, которую получает регулярно при перечислении дохода за первую половину месяца.

Бухгалтер высчитывает определённый процент, чаще всего не более 40-45% от примерного заработка за месяц. При таком распределении дохода, выплаты за первую и вторую половину месяца, практически равномерны.

Но, как показывает практика, такой способ выплат будет неверным, потому что сотрудник может предоставить больничный лист или попросить отгул, пойти в отпуск, т.е. отработать не полностью половину месяца. Соответственно сумма дохода за половину месяца будет рассчитана некорректно, превысит заработанный доход сотрудника. Также может не хватить начислений для удержания НДФЛ.

Есть случаи, когда на предприятии, с примерно одинаковым уровнем оплаты труда, бухгалтер рассматривает вариант применения выплат аванса в фиксированной сумме. Но если говорить о фиксированной выплате дохода за половину месяца, то таких начислений лучше не применять на практике, т.к. проверяющие инспекторы (контролёры), расценивают её, как нарушение прав работника и дискриминацию в сфере труда (письмо Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725, письмо Минфина от 29.03.2016 № 02-07-05/17670).

В каких документах указываются дни выплаты

Сроки получения сотрудником заработной платы должны содержаться:

1. В коллективном договоре, подписанном на предприятии с учетом мнения профсоюза.
2. В индивидуальном трудовом договоре, подписанном с сотрудником.
3. В положениях о выплате зарплаты, Правилах внутреннего распорядка и пр.

В Трудовом кодексе в ст. 136 приведено три документа, в которых фиксируются сроки: Правила внутреннего распорядка, трудовой и коллективный договоры.

Согласно пояснениям Роструда, которые прописаны в письме от 2012 года № ПГ/1004-6-1, достаточно указать сроки выплаты зарплаты в одном документе. При этом в приоритете именно Правила внутреннего распорядка. Объясняется это тем, что действие указанного документа распространяется сразу на всех сотрудников. Тогда как трудовой договор регламентирует отношения с конкретным сотрудником, а коллективный договор может не заключаться на предприятии.

При изменении сроков выплаты зарплаты работодатель обязан издать приказ об этом и ознакомить с ним сотрудников под личную подпись. При этом работника следует уведомить об изменении сроков минимум за два месяца до вступления в силу изменений. Также после изменения сроков выплаты зарплаты с сотрудником следует подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, где будет содержаться указание на изменение существенных условий договора.

Какую сумму выплатить сотруднику, только принятому на работу?

Налоговые инспекторы считают, что сотрудник, которого только приняли на работу и он отработал всего один день в расчётном периоде, уже имеет право на получение дохода за первую половину месяца (ст.136 ТК РФ). Нужно только рассчитать его доход пропорционально отработанному времени. А если не выплатить, то работодателя могут наказать и привлечь к ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Например, сроки выплаты заработной платы за первую половину — 30 (31) числа, выплата заработной платы — 15 числа. Марковe А. М. оформлен приём на работу 14 числа, на должность с окладом 44 000 рублей. По производственному календарю в октябре 22 рабочих дня. При определении суммы дохода за первую половину месяца будем применять условия пропорционально отработанного времени за половину месяца. К моменту оплаты отработано два дня, значит сумма выплаты будет 4 000 рублей. Такую сумму работник получит 31 числа.

Так как ситуация, с принятым сотрудником, считается спорной, при определении суммы заработка за первую половину месяца, лучше применять расчёт, пропорционально отработанному времени.

Удержание и перечисление НДФЛ

Расчет и выдача аванса и зарплаты по новым правилам тесно связаны с перечислением НДФЛ. У бухгалтеров зачастую встает вопрос о том, нужно ли корректировать величину аванса по зарплате на сумму удержаний, а точнее НДФЛ, который на данное время составляет 13% в РФ.

Перечисление налога следует производить не позднего следующего дня после выдачи заработной платы. Уплата налога должна производиться два раза в месяц: при перечислении зарплаты и аванса. Контролирующие органы разъясняют, что удержание и перечисление НДФЛ в бюджет необходимо производить при окончательном расчете с работником за месяц.

Как оформить изменение правильно?

По ст. 57 и 136 Трудового кодекса у работодателя нет обязательства обозначить конкретные дни выплаты зарплаты в трудовом договоре. Он вправе прописать их в правилах внутреннего распорядка предприятия или коллективном договоре.

Порядок действий при переносе даты выплаты заработной платы напрямую зависит от того, в каком документе обозначены конкретные сроки.

Для удобства восприятия информации, рассмотрим каждый из вариантов в форме табличного документа:

Число получения заработной платы фиксировано документом

Порядок переноса даты

Правила внутреннего распорядка (ПВР)

Перенос дат происходит на основании изданного по предприятию приказа.

После изменений с ними необходимо под роспись ознакомить каждого трудоустроенного гражданина. Так как ПВР являются локальными нормативными документами, решения об изменениях принимаются работодателем без согласия работников.

Если в компании присутствует профсоюз, при внесении изменений требуется учесть его мнение.

Если коллективный договор не содержит пункт относительно порядка внесения в него изменений, то их внедряют путем переговоров.

Обычно, для внесения изменений в такие договоры создается специальная комиссия. В нее должны входить представители обеих сторон: работодателя и работников.

Результаты фиксируются в специальном дополнительном соглашении. Оно содержит свободную форму, но обязательно должно включать новые сроки получения платы за труд. Дополнительное соглашение направляется на регистрацию территориальный орган по труду не позднее семи дней после подписания.

Вступает в силу документ с момента его издания, а не регистрации.

По ст. 72 ТК РФ при изменении числа выплаты зарплаты проводится с помощью заключения с каждым работников дополнительного соглашения. Если человек не согласен с изменением условий договора, организации придется его рассчитывать с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного заработка.

При таком варианте обязательно необходимо уведомить сотрудников о предстоящих изменениях за два месяца в письменном виде.

Уведомление должно содержать не только новые даты выплаты заработной платы, но и причины вводимых изменений и пояснений, почему нельзя оставить прежние сроки.

Если даты зафиксированы в двух или трех документах одновременно, то изменения придется вносить в каждое из них.

Например, когда дата оговорена в правилах распорядка и трудовых договорах, издается приказ и за два месяца сотрудникам направляются уведомления.

После чего еще заключаются дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Требуется ли уведомление о переносе дней для работников?

Уведомить персонал о перенос чисел получения заработной платы за труд организация обязана только, если конкретный срок оплаты стоит в трудовых договорах.

Не позже, чем за два месяца сотрудникам направляются письменные уведомления.

Когда сроки получения платы за труд оговорены ПВР, согласия у работников спрашивать не нужно, изменения проводятся в приказном порядке.

Однако с приказом работодатель обязан ознакомить весь персонал.

приказа

Приказ о переносе чисел выдачи заработной платы составляется, если сроки определены ПВР.

Законом не утверждено специальной формы этого документа.

Однако он должен содержать информацию:

• наименование компании и документа;
• дата и город составления;
• в одном предложении — о чем приказ;
• в какой документ вводятся изменения и их суть, дата, с которой вносятся изменения;
• назначаются ответственные лица за внесение изменений;
• подпись руководителя;
• список лиц, которые должны ознакомиться с приказом и их визы.

приказа об изменения сроков выдачи заработной платы – word.

Для ознакомления сотрудников к приказу прикладываются листы ознакомления, в них ставятся визы персонала.

Выводы

Основные выводы:

• Порядок проведения процедуры зависит от того, какой документ регламентирует конкретные сроки получения заработной платы.
• Приказ оформляется только, если сроки установлены ПВР.
• Если даты выдачи определены трудовыми договорами, работодатель уведомляет за два месяца работников о предстоящих изменениях. После этого заключаются дополнительные соглашения с каждым из сотрудников.
• Когда сроки фиксированы коллективным договором: создается комиссия, принимается решение о введении изменений и только после этого издается одно дополнительное соглашение к договору.
• Дни выдачи не могут быть реже, чем каждую половину месяца. Оплата производится не позднее пятнадцати дней после завершения периода, за который произведено начисление зарплаты.

Изменение сроков выплаты заработной платы: уведомление

Имейте в виду, что если работник откажется подписывать допсоглашение к трудовому договору, работодатель может признать изменение зарплатных сроков изменением организационных условий труда. В этом случае работодателю нужно письменно уведомить каждого работника о предстоящем изменении сроков выплаты зарплаты. Сделать это работодатель должен не позднее чем за 2 месяца до внесения изменений.

Если же работник не согласен с нововведениями, то теоретически такого работника можно уволить с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка (ст. 74, п. 7 ч. 1 ст. 77, ст. 178 ТК РФ).

Как правильно выдать новым сотрудникам

Также у работодателей возникают вопросы относительно оплаты труда недавно устроенным сотрудникам. Так, первая часть зарплаты не должна быть выдана позже, чем через 15 дней после приема на должность. Получается, что перечислить деньги в конце месяца можно только в том случае, если работник был официально трудоустроен позже 15-го числа.

А что делать, если новый сотрудник служит в организации, например, со 2-го числа? Выплатив ему зарплату только к 30-му числу (позднее, чем через 15 дней после трудоустройства), работодатель нарушит трудовое законодательство. В этом случае к нему тоже может быть применен штраф в размере 50 000 рублей.

Если же работодатель настроен выдавать зарплату в соответствии с ТК РФ, то в первый месяц работы лучше всего сделать новому сотруднику сразу 3 выплаты в следующие сроки:

Начиная со 2-го месяца, выдавать зарплату можно уже, как и другим сотрудникам.

ПРИМЕР

Новый сотрудник начал работать в 02 августа 2021 года. Зарплату персоналу начисляют 26-го и 11-го числа. Оклад нового рабочего составляет 22 000 рублей.

В августе 2021 года 23 рабочих дня. За день зарплата составляет:

22 000 руб. / 23 дня = 956,52 рубля.

11 августа нужно заплатить за период со 02 по 11 августа включительно. Там будет 8 рабочих дней. Следовательно, выплата будет равна:

956,52 руб. × 8 дней = 7652,16 рублей.

26 августа выдаем зарплату за период с 12 по 25 августа. Число рабочих дней – 10. К оплате:

956,52 руб. × 10 дней = 9565,2 рубля.

10 сентября нужно удержать налог, а также вычесть из зарплаты уже суммы и перечислить оставшуюся часть:

22 000 руб. – 22 000 руб. × 13% – 7652,16 руб. – 9565,2 руб. = 1922,64 рубля.

Также см. «Каковы сроки выплаты зарплаты при увольнении».

Компенсация за нарушение срока выдачи з/п

В октябре 2021 года также изменилась формула расчета компенсации за срыв сроков оплаты труда. Теперь день просрочки обойдется не в 1/300, а уже в 1/150 от ключевой ставки ЦБ РФ, помноженной на размер неполученной суммы денег. При этом компенсацию рассчитывают по задержке каждой положенной работнику выплаты.

С 19.06.2017 ключевая ставка Центробанка равна 9%.

ПРИМЕР

За июль 2021 года зарплата сотрудника составила 60 000 рублей. Без учета подоходного налога – 52 200 рублей. Срок выдачи аванса (45%) – 21 июля, а зарплаты – 6 августа. Организация выплатила задолженность только 9-го августа. Компенсации будут следующими.

С 22 июля по 6 августа включительно – 15 дней просрочки. Размер компенсации:

52 200 руб. × 45% × 9% : 1/150 × 15 дней = 211,41 рубля.

С 7 по 9 августа – 3 дня просрочки. Размер компенсации:

52 200 руб. × 9% : 1/150 × 3 дня = 93,96 рублей.

Общая сумма компенсации:

211,41 + 93,96 = 305,37 рублей.