Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

Совмещение и доплата

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.

Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

Возложение обязанностей по охране труда

Охрана труда является одним из приоритетных направлений деятельности руководства организации. Лицо, которое ответственно за охрану труда, обязательно имеется на каждом предприятии. Если такая должность не предусмотрена штатным расписанием, то функции по охране труда могут быть возложены на заместителя руководителя организации или непосредственно на директора.

Производственная безопасность и обеспечение достойных условий работы требуют определенных познаний от сотрудника. Поэтому лица, замещающие сотрудников на указанных должностях, должны пройти специальное обучение. Назначение на данную должность происходит посредством издания приказа.

Смена работника

Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д. И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

Кто назначается ответственным за ведение трудовых книжек?

Ответственного за ведение трудовых книжек, а также их хранение, учет и выдачу работодатель выбирает самостоятельно. В большинстве случаев таковым становится сотрудник отдела кадров. Реже, но встречаются ситуации, при которых ответственными становятся бухгалтера, офис-менеджеры и другие сотрудники.

Делегирование обязанностей, касающихся заполнением книжек не снимает ответственности за их ведение с непосредственного работодателя.

Если внесение данных в документ производилось с ошибками, руководство компании может быть привлечено к административной ответственности. Данный факт регламентирован КоАП РФ, статьей 5.27.

Не менее важно соблюдать сроки выдачи трудовых при увольнении. При несвоевременном предоставлении документов, работодатель будет обязан возместить бывшему сотруднику ущерб. При этом подразумевается, что вследствие задержки гражданин не смог трудоустроиться на новое место работы. Информация по этому поводу подробно описана в 234 статье ТК РФ.

Как оформить приказ о назначении?

Единого бланка для оформления документа указанного характера не действующими нормами законодательства РФ не предусмотрено. В связи с этим допускается произвольная форма составления распоряжения, с использованием всех стандартных правил ведение документооборота на предприятии.

В качестве основы для приказа может быть использован фирменный бланк компании или чистый лист формата А4. Несмотря на отсутствие унифицированного образца, выделяют несколько правил, которыми следует руководствоваться при оформлении распоряжения. Таковыми являются следующие требования:

• указание точного развернутого наименования документа;
• наличие основания для формирования бумаги – ссылка на соответствующий нормативный акт;
• наличие подписей лица, ответственного за составление приказа и главного руководителя компании-работодателя.

В шапке документа должна отображаться стандартная информация:

• наименование компании с указанием ее формы и основных реквизитов;
• название документа;
• порядковый номер, присвоенный распоряжению;
• дата и место оформления приказа.

Далее должна располагаться основная часть распоряжения. Ее примерная структура должна выглядеть следующим образом:

• причина оформления – назначение ответственного специалиста за ведение трудовых книжек, организация их ведения и хранения;
• инициалы и должность лица, назначаемого ответственным;
• инициалы и должность лица, которое на время отсутствия ответственного будет его заместителем (во время нахождения основного специалиста в отпуске, на больничном и т.п.);
• инициалы и должность лица, на которого возлагается контроль за исполнением настоящего приказа (чаще всего таковым становится главный руководитель фирмы);
• основание для издания – ссылка на Постановление Правительства РФ №225.

В конце распоряжения в нем ставят подписи специалист, назначенный ответственным, и сам работодатель. После издания документ попадает на хранение в папку, где хранится документация подобного характера.

.

Составные части приказа

Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

• Наименование организации, реквизиты.
• Дата подписания.
• Город.
• С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
• С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.

• Какие именно обязанности возлагаются.
• Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
• В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
• За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.

Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.

Как его составить

Унифицированной формы не предусмотрено. Подготовьте распорядительный акт о назначении ответственного за ведение делопроизводства в свободной форме, но с соблюдением некоторых обязательных требований:

1. Пропишите наименование (полное или краткое) вашего предприятия и проставьте основные реквизиты: дату, номер и город.
2. Дайте документу название. В заглавии всегда прослеживается суть указа — назначение сотрудника, обязанного работать с документацией.
3. Укажите основание для принятия такого решения — оптимизация с целью повышения эффективности работы конкретных отделов или предприятия в целом, уменьшение нагрузки отдельного сотрудника (секретаря), обеспечение сохранности документов и т. д.
4. Назначьте работника. Впишите его фамилию, имя, отчество и должность.
5. Опишите основные обязанности. Если есть должностная инструкция, закрепите в ней новые трудовые функции работника, а в указе о назначении сошлитесь на конкретный пункт этой инструкции.
6. Определите, кто заменит назначенное должностное лицо в случае его временного отсутствия.
7. Назначьте того, кто отвечает за исполнение распоряжения.

Документ подписывает руководитель, затем — сотрудник, которому вменили работу с документооборотом. Это означает, что он ознакомился и согласился с новыми обязанностями.

Вот примерный образец распоряжения о назначении ответственных за делопроизводство для всех типов учреждения:

А вот как выглядит образец приказа о назначении сотрудника, который отвечает за архив в организации:

Перечисление обязанностей

Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность. В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).

К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.

Что включить в обязанности ответственного

Полномочия кадровых работников имеют несколько направлений:

• подбор персонала, проведение первичных собеседований, размещение вакансий;
• оформление документов, связанных с движением работников: при приеме на работу, при перемещениях внутри организации из одного структурного подразделения в другое или с должности на должность, при увольнении. В рамках этого направления сотрудник готовит необходимые приказы, соглашения с сотрудниками, вносит записи в трудовые книжки;
• решение дисциплинарных задач: издание документов, связанных с дисциплинарными взысканиями и поощрениями, организация работы комиссий внутри компании;
• ведение табелей учета рабочего времени;
• разработка локальных нормативных актов по кадровому направлению: положения, инструкции;
• организация учета и хранения документов.

Образец приказа о возложении обязанностей отдела кадров

При принятии на работу кадровика

Если в компанию принимается специальный человек, который займется кадровыми вопросами, приказ о возложении обязанностей специалиста по кадрам издается после прохождения им стандартной процедуры трудоустройства:

• с гражданином заключается трудовой договор, для чего он предъявляет все требующиеся документы: паспорт, военный билет, диплом, СНИЛС или справку о постановке на персонифицированный учет, трудовую книжку;
• новый сотрудник знакомится с принятыми у работодателя локальными нормативными актами, в том числе с правилами внутреннего распорядка;
• в организации издается распоряжение о приеме на работу.

Варианты использования

В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство. Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу. Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами. Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.

Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.

Назначение ответственного за кадры

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершаяназначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

• На руководителя организации, например, директора;
• На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
• На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Юридические аспекты

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.

В 2021 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.

Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

Приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства

Если коллектив организации небольшой, то содержать в штате кадровый отдел нецелесообразно. Поэтому можно поручить выполнение данных действий определенному сотруднику. Как и любое другое кадровое решение, это оформляется соответствующим приказом руководителя. Форма указанного документа — типовая. Такое решение оформляется в соответствии с внутренними правилами делопроизводства. Определение конкретного лица, на которое будут возложены соответствующие задачи, осуществляется исключительно руководителем. Только он имеет право принимать такие решения.

Возложение обязанностей с и на главного бухгалтера

В силу разных причин на главного бухгалтера могут возлагать обязанности других сотрудников. Возможна и обратная ситуация, когда обязанности главного бухгалтера поручают исполнять другим работникам. Подробно об этом расскажем в нашей консультации.

Наиболее типична ситуация, когда обязанности главного бухгалтера возлагают на генерального директора на постоянной основе. Но надо иметь в виду, что принять на себя ведение бухгалтерского учета могут не все руководители.

Генеральный директор может издать приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на себя в следующих типах организаций (п. 4 ст. 6, п. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):

Однако если указанные типы организаций подлежат обязательному аудиту, являются жилищным кооперативом, адвокатским бюро, а также в иных случаях, перечисленных в п. 5 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , вести бухгалтерский учет лично руководитель не сможет.

Возложение обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера и иных сотрудников

Законодательство не запрещает возложить ведение бухгалтерского учета на любое иное должностное лицо организации помимо генерального директора. Это может произойти, например, если должность учетного работника в штатном расписании организации вовсе не предусмотрена, а возложить обязанности главбуха на себя руководитель организации не может или не хочет.

Приказ о возложении обязанности главного бухгалтера на бухгалтера: образец.

Приказ № 6т от 22.07.2020

В связи с отсутствием в штатном расписании ООО «Мир путешествий» должности главного бухгалтера и в соответствии с п. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ возложить ведение бухгалтерского учета на администратора Козыреву В.Н. с 22.07.2020.

Основание: трудовой договор от 22.07.2020 № 72 с Козыревой В.Н.

Генеральный директор ___________________ Петровский Г.А.

Не возражаю _______________________ администратор Козырева В.Н. 22.07.2020

Наличие в штатном расписании организации должности главного бухгалтера, которая по разным причинам пока вакантна, также не лишает руководителя права вместо приема на работу нового сотрудника поручить обязанности главного бухгалтера уже работающему сотруднику.

Как оформляется возложение обязанностей главного бухгалтера на других сотрудников в период его отпуска, мы рассматривали в нашей отдельной консультации.

Возложение обязанностей на главного бухгалтера

Нередко возникает и обратная ситуация, когда на главного бухгалтера возлагают обязанности других сотрудников. Как правило, главбуху приходится работать за кассира и кадровика. Одно дело, если это замещение на время отпуска или замена на время больничного.

Иная ситуация, если «чужую» работу главбуху нужно будет делать постоянно.

Здесь возможна ситуация, когда обязанности кассового или кадрового работника прописаны в должностных инструкциях или трудовом договоре главбуха. Тогда ничего дополнительно оформлять и оплачивать главбуху не нужно. Если же нет, то в эти документы вносятся изменения либо новые отношения работника и работодателя оформляются как внутреннее совместительство (ст. 60.1 ТК РФ) или совмещение (ст. 60.2 ТК РФ).

возложение обязанностей кассира

Полагаю, примерно так

О возложении обязанностей кассира

В связи с необходимостью ведения на предприятии кассовых операций и отсутствием в штатном расписании должности кассира, в соответствии с п. 36 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40 X ПРИКАЗЫВАЮ: X 1. Возложить обязанности кассира на бухгалтера Иванова Ивана Ивановича с 1 июня 2010 года. Можно добавить: 2. ознакомить бухгалтера ИИИ с Порядком ведения кассовых операций под роспись 3. заключить с бухгалтером ИИИ договор о полной материальной ответственности.

Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору от ХХ.ХХ.ХХХХ №ХХХ.

Что-то примерно так.

Применяется в случае, когда должность кассира вакантна

1. Работодатель временно, до приема основного работника, поручает Работнику дополнительный объем работ по вакантной должности кассира без отрыва от основной работы, обусловленной трудовым договором. 2. Работнику поручается работа в следующем объеме: ? Работа с банком, ведение наличных и безналичных расчетов. ? Осуществление операций по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. ? Получение по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежных средств и ценных бумаг в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. ? Ведение на основе приходных и расходных документов кассовой книги, сверку фактического наличия денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком. ? Составление описи ветхих купюр, а также соответствующих документов для их передачи в учреждения банка с целью замены их на новые. ? Осуществление передачи в соответствии с установленным порядком денежных средств инкассаторам. ? Составление кассовой отчетности. 3. Срок исполнения дополнительного объема работ – с 07.06.2010 г. до приема на работу основного работника 4. За выполнение дополнительного объема работы Работнику устанавливается ежемесячная доплата в размере 15000,00 рублей. 5. Работник при исполнении обязанностей кассира несет полную материальную ответственность в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности. 6. Каждая из сторон имеет право досрочно отказаться от исполнения обязательств по настоящему Соглашению, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня. 7. Настоящее соглашение вступает в силу с 07 июня 2010 года. 8. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон.