Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для чего издается данный приказ

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.
Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?

Статья 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.

В действующем законодательстве отсутствует норма, императивно устанавливающая способ наделения сотрудников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым полномочие подписи может быть передано:

посредством утверждения соответствующего приказа;
при помощи доверенности на подписание первички.

Принцип разграничения этих двух подходов в том, что действие распоряжения распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность — на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регламентировано разными источниками права — в первом случае это Трудовой Кодекс РФ , а во втором — Гражданский .

Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.

Тем не менее, в обоих актах необходимо указать:

персональные данные уполномоченного лица;
наименования бумаг, которые оно сможет подписывать.

Также в обоих случаях руководителю фирмы следует удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которая должна быть проставлена в отдельной графе бланка.

Можно ли обойтись без ответственного

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Вам будет интересно:

Приказ о внесении изменений в приказ: для чего составляется и как это правильно сделать

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом должна быть внесена в течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу. Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия. При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение.

Заявление на заведение трудовой книжки, образец

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.

В каких случаях наделяют правом подписи

В рамках предприятия не только главный начальник наделен правом, подписывать официальные документы. В зависимости от вверенных функциональных обязанностей и другие работники могут готовить официальные бумаги и визировать их своими подписями. Это касается бухгалтеров, кадровых работников, должностных лиц, работающих в канцелярии фирмы. Если речь идет о государственной службе, то практически каждый работник может подписывать документы, но только в рамках своих должностных обязанностей.

Право подписи предоставляется в таких случаях:

трудоустройство;
внесение в список должностных обязанностей заметки о юридической ответственности, что подразумевает самостоятельное подписывание документации;
временное делегирование полномочий приказом (касается случаев, когда руководитель отправляется в отпуск, на больничный или в длительную командировку);
подготовка нотариальной доверенности на представительство.

Кого назначить ответственным

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

бухпроффи

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Вам будет интересно:

Приказ об индексации заработной платы: основания для издания, кто оформляет в 2021 году, образец

Образец приказа о предоставлении права подписи

Руководитель может предоставить возможность подписания главному бухгалтеру, своему заместителю или другому сотруднику, исполняющему обязанности руководителя по составлению налоговых, финансовых и юридических бумаг. Приказ на право подписи первичных документов может быть оформлен в свободной форме, поскольку действующее законодательство не устанавливает унифицированного бланка. Тем не менее, согласно сложившейся практике документооборота, в бланке следует указать:

название компании, ее реквизиты;
реквизиты бланка (номер и дата);
правовое основание передачи права подписания (ст. 7 и 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
ФИО и должность сотрудников, которым передается право подписания;
перечень документов, которые человек будет вправе подписывать за руководителя;
образец росписи уполномоченного лица и директора.

Подводим итоги

Для выполнения действий по переходу на электронные трудовые книжки необходимо назначить ответственных лиц.
Приказ о назначении ответственных не имеет утвержденной формы и может быть составлен в свободном формате.
Издать приказ и установить основных исполнителей следует как можно раньше, чтобы обеспечить выполнение всех необходимых мероприятий по переходу на ЭТК.

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу.

С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Бланк документа

Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч»)

В соответствии с требованиями п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», и введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам

1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам Петрову П.П.

2. При отсутствии Петровой П.П. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Приказ: образцы (Полный перечень документов)
Поиск по фразе «Приказ» по всему сайту
«Приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример)».doc

Приказ о назначении сотрудника таможенных органов на новую должность с сохранением оклада по ранее занимаемой должности и о перерасчете ежемесячной надбавки к окладу по занимаемой должности
Приказ о назначении сотрудника таможенных органов на новую должность с сохранением оклада по ранее занимаемой должности, а также с сохранением права на исчисление пенсии за выслугу лет, исходя из оклада по ранее занимаемой должности
Приказ о назначении, размере и сроках выплаты пособия по безработице
Приказ о назначении, размере и сроках выплаты стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости
Приказ о назначении, размерах и сроках выплаты материальной помощи безработным гражданам, утратившим право на пособие по безработице, а также гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости
Приказ о назначении ответственного за обращение с трудовыми книжками работников предприятия
Приказ о назначении инвентаризационной комиссии для проведения инвентаризации (пример)
Приказ о назначении ответственных за электрохозяйство в электроустановках организации
Приказ о назначении исполняющим обязанности
Приказ о направлении в командировку сотрудников органов внутренних дел по Московской области

Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

Договоры
Все документы

Агентский договор
Договор аренды
Договор аренды жилого помещения
Договор аренды нежилого помещения
Договор аренды транспортного средства
Договор аренды имущества
Договор аренды земельного участка
Договор аренды предприятия
Договор банковского вклада
Договор банковского счёта
Договор банковской гарантии
Брачный договор
Договор безвозмездного пользования
Договор дарения
Договор задатка
Договор займа
Договор залога
Защита авторских прав
Защита прав собственности
Договор доверительного управления
Договор комиссии
Договор кредита
Договор купли-продажи
Договор купли-продажи транспортного средства
Договор купли-продажи имущества
Договор купли-продажи недвижимости
Договор купли-продажи земельного участка
Договор купли-продажи валюты и ценных бумаг
Договор лизинга
Договор мены
Договор на оказание услуг
Договор перевозки
Договор подряда
Договор бытового подряда
Договор строительного подряда
Договор поручения
Договор поручительства
Договор поставки
Договор бытового проката
Договор пожизненной ренты
Договор о совместной деятельности
Договор страхования
Трудовой договор
Договор уступки права требования
Учредительные договоры
Договор франчайзинга
Договор хранения

Акт
Анкета
Ведомость
Выписка
График
Данные
Декларация
Доверенность
Договор
Жалоба
Журнал
Задание
Заключение
Записка
Запрос
Заявка
Заявление
Исковое
Извещение
Инструкция
Информация
Карта
Карточка
Книга
Контракт
Опись
Отчет
Паспорт
Перечень
Письмо
План
Показатели
Положение
Постановление
Предложение
Представление
Претензия
Приказ
Протокол
Разное
Разрешение
Расписка
Распоряжение
Расчет
Реестр
Резюме
Решение
Сведения
Свидетельство
Сертификат
Смета
Соглашение
Сообщение
Список
Справка
Таблица
Требования
Уведомление
Удостоверение
Устав
Характеристика
Ходатайство

Календарь праздников и выходных на 2021 год
Регистрация малого бизнеса полезно
Как самостоятельно составить договор
Таблица кодов ОКВЭД

Типовые договоры
Образцы документов
Политика конфиденциальности
Обратная связь

Что нужно сделать работодателю
Переход на ЭТК: как правильно действовать
Приказ об ответственном за ведение ЭТК — образец
Подводим итоги

Обязательный переход на электронные трудовые книжки с 2021 года введен Законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ…». Процедура носит постепенный характер, на нее отводится весь 2021 год, а состоит она из нескольких обязательных действий со стороны каждого работодателя.

Основные правила

Дубликат — документ, идентичный подлиннику. Он является повторным экземпляром без существенных различий (п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (приказ Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013)). Для изготовления используется бланк ТК, утвержденный пунктом 1 постановления правительства № 225 от 16.04.2003.

Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
вносится персональная информация о работнике;
перечисляются занимаемые должности и позиции;
фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.

В новую трудкнижку не вносят данные:

которые нет возможности подтвердить документально;
неточные, ошибочные и недостоверные.

Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 правил):

Подготовить новый бланк.
Правильно внести подтвержденные записи.

Процедура получения дубликата

Чтобы получить дубликат трудовой, сотрудник предприятия должен составить соответствующее заявление. Оно может быть написано в произвольной форме, но обязательно должно содержать в себе ссылку на нормы трудового законодательства.

После того, как заявление дойдет до работодателя, он должен рассмотреть его в период, не превышающий трехдневный срок, после чего принять решение о выдаче требуемого дубликата. Для того чтобы запустить процесс по его оформлению, необходимо, чтобы директор или работник, временно исполняющий его функции, выпустил об этом приказ.