Минтруд внесет изменения в правила ведения трудовых книжек уже в этом году

Какими нормами руководствоваться

Порядок ведения, заполнения и хранения подробно рассматривается в следующих документах:

Ст. 66 ТК РФ.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н.

Законодательство

Порядок ведения и оформления установлен для трудовых книжек в соответствии с правительственным постановлением под номером 225, изданным в апреле 2003 года.

При составлении этого нормативного документа Правительство РФ опиралось на положения 66-й статьи Трудового кодекса.

Упомянутое постановление утверждает форму документа и его вкладыша, а также правила ведения и хранения. В частности, с начала 2004 года был введён в документооборот новый бланк книжки. При этом старые бланки остались действительными и не подлежали замене.

Опираясь на правительственное постановление, Министерство труда и социального развития разработало отдельную инструкцию для работников кадрового отдела и других уполномоченных лиц, которой они пользуются при заполнении и хранении книжек.

Ведение этого документа и его хранение закреплено несколькими нормативными документами:

Трудовой кодекс даёт определение документу и перечисляет основные обязанности работодателя по хранению и заполнению документа.
КоАП устанавливает порядок административного наказания за нарушения в сфере делопроизводства, касающиеся трудовых книжек (статья номер 5.27).
Упомянутое выше правительственное постановление под номером 225 помогает определиться с правилами заполнения и хранения, а также устанавливает единую форму бланка.
Постановление Министерства труда и социального развития под номером 69, устанавливающее инструкцию для заполнения книжек, чётко определяет, какую именно информацию должны вносить сотрудники кадрового отдела, и каким способом исправляются допущенные ошибки.

Порядок оформления при трудоустройстве

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, наниматель обязан вести ТК на каждого сотрудника, с которым заключен договор. Запись об этом должна быть внесена в течение 5 дней после выхода нового сотрудника на работу. Если гражданин трудоустраивается впервые, то бланк ему должен выдать наниматель. Перед этим нужно получить от поступающего на работу письменное заявление на заведение трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия. При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение.

Заявление на заведение трудовой книжки, образец

Какие сведения надо вносить в трудовую книжку

Общие требования

Требования	Содержание и правила
Нумерация разделов сквозная	Каждая запись имеет свой последовательный номер, нарушение последовательности считается ошибкой и необходимо вносить изменения.
Формат даты фиксированный	Допускаются только арабские цифры в формате день, месяц, год (12.05.2019 — правильно, 12 мая 2021 года — неправильно).
Какими средствами вносить	Сведения вносятся только ручками с чернилами черного, фиолетового или синего цветов, ручка может быть исключительно шариковая, гелевая и перьевая.
Допускается ли использование штампов и печатей	Допускается при использовании штампа с названием организации. В целом этот вопрос не урегулирован на уровне закона, кроме случая выдачи вкладыша в трудовую.
На каком языке вносятся сведения	Официальный язык — русский, но в национальных республиках допускается внесение сопровождающих записей на своем языке.
Сроки внесения информации	Не позднее 7 дней после начала трудовой деятельности, при этом трудовая заводится на каждого работника, который проработал свыше пяти дней.
Как знакомить с записями	Со всеми записями работника необходимо знакомить под подпись в личной карточке, где записи дублируются. В трудовой работник ставит свою подпись только при увольнении.
Как исправлять ошибки	Зависит от раздела. На титульном листе исправления вносятся через зачеркивание, в разделе «Сведения о работе» зачеркивание запрещается, здесь запись признается недействительной.

Титульная страница

Сюда вносят персональные данные владельца трудовой книжки:

Ф.И.О.;
дату рождения;
информацию об образовании;
профессию;
специальность.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Инструкция по ведению трудовых книжек 2021 года не добавила каких-то новых сведений. Информация со слов работника не вносится. После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, бланк подлежит уничтожению. В этом случае будет заведен новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

В этом разделе указывается информация:

о приеме на работу;
повышении в должности;
переводах (постоянных);
присвоении разрядов;
об увольнении.

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

государственными наградами;
почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Рубрики

сведения о награждении за успехи в работе.
Как и раньше, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Как оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые?

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

В соответствии со ст. 20 ТК РФ работодатель — это организация (юридическое лицо), с которой работник заключает трудовой договор. Понятно, что само юридическое лицо оформить трудовую книжку не может. Оформляет трудовую книжку представитель юридического лица. Представителем юридического лица является его руководитель, как правило, находящийся в должности генерального директора. Оформить трудовую книжку может также уполномоченное руководителем лицо (на основании должностной инструкции или доверенности). При этом ответственность за правильность оформления трудовой книжки все равно несет руководитель юридического лица — работодателя.

Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник.

При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.

Как оформить сведения о работнике?

Согласно п. 9 Правил, п. 2 Инструкции сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

1. Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность.

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).

2. Образование, профессия, специальность.

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (абз. 1 п. 2.2 Инструкции).

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или печать отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка (абз. 2 п. 2.2 Инструкции).

Что означает «надлежаще заверенные» или «надлежаще оформленные» документы?

Сама Инструкция, к сожалению, этого не поясняет, поэтому нужно использовать общие правила. Обычно данные берутся из оригиналов документов. В случае если оригиналы утеряны, можно использовать дубликаты или копии. Дубликаты выдаются, как правило, теми же органами (учреждениями, организациями), которые имеют право выдавать оригиналы документов.

Копии могут быть заверены нотариусом или иным лицом в соответствии с Основами законодательства о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-I (в ред. от 23 декабря 2003 г.). Например, в соответствии со ст. 37 Основ законодательства о нотариате в случае отсутствия в населенном пункте нотариуса должностные лица органов исполнительной власти свидетельствуют верность копий документов и выписок из них. В соответствии с п. 2 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами органов исполнительной власти, утвержденной Минюстом РФ 19 марта 1996 г., обязанность совершать нотариальные действия возлагается решением органа исполнительной власти (или распоряжением его руководителя) на одно из должностных лиц аппарата органа исполнительной власти. То есть чтобы быть уверенным, могло ли данное должностное лицо органа исполнительной власти засвидетельствовать верность копии, необходимы номер и дата решения (распоряжения) о возложении на него такого права.

В некоторых консультациях предлагается верить и копиям документов, заверенным той организацией, в которую работник представлял подлинники документов. Как нам кажется, такие копии не считаются безукоризненными, поскольку если, например, у работника был оригинал диплома об образовании, он сможет получить его дубликат, более того, он даже заинтересован получить дубликат. Если же он не может получить дубликат в том вузе, где учился, значит, в архиве данные о таком студенте не сохранились. Это означает, что он там не учился.

Если утерян студенческий билет, он студенту восстанавливаться не будет, но вуз выдаст справку о том, что данный гражданин учился в определенный период в данном заведении.

Затруднения могут возникнуть только с восстановлением документов, подтверждающих обучение на непродолжительных курсах (до 72 часов), при которых студент не зачислялся в вуз. Что касается курсов повышения квалификации, связанных с присвоением какого-то разряда или подтверждением квалификации (например, аудиторы должны каждый год повышать квалификацию, чтобы Минфин РФ продлил им аттестат аудитора), то обычно вузы зачисляют данных обучающихся по приказу и сведения об этом сохраняются в делопроизводстве вуза длительное время.

Чтобы избежать различного рода трудностей, лучше сделать нотариально заверенные копии всех важных для вас документов.

При составлении и принятии документов желательно придерживаться требований действующих ГОСТов и технических регламентов, например, ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). В любом случае из справки (или другого документа) должно быть понятно, какая организация его составила, для кого и для каких целей.

Помимо текста документ должен иметь следующие реквизиты:

Общий порядок ведения и хранения

По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они могут храниться в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ее ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Книги сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня расторжения договора с сотрудником. В отдельных случаях трудовая книжка выдается на руки гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Основные правила хранения

Трудовые книжки являются документами строгого учёта. Всю ответственность за их сохранность на период трудовой деятельности работников берут на себя работодатели. По этой причине в руки работнику оригинал бланка предоставляется лишь при увольнении, а в остальных случаях выдаётся копия, заверенная руководителем или ответственным лицом.
Для учёта движения книжки на предприятии (в организации, учреждении, компании) заводится специальная книга учета движения трудовых книжек, в которой работник расписывается при получении оригинала на руки. А для хранения документов этого типа в кадровом отделе выделяется отдельный сейф, который в обязательном порядке запирается на ключ, чтобы исключить утрату документов.

После увольнения сотрудника книжка, не полученная им на руки, в течение трёх месяцев находится в зарезервированном состоянии. После чего ещё два года хранится в сейфе кадрового отдела и только по истечении этого срока передаётся в архив. Архивный срок хранения составляет 75 лет.

Единовременная выплата из накопительной части пенсии — как ее оформить? Узнайте в нашем материале! Весь список документов, необходимый для оформления пенсии, находится здесь.

О повышении пенсионного возраста и связанных с этим изменениях в выплатах читайте в этой статье. У нас самая подробная информация!