Трудовая книжка является основным документом, отражающим трудовой путь работника с момента первого трудоустройства вплоть до выхода на заслуженный отдых.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
8 (800) 700 95 53
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
На основании данных, внесенных в оговоренный документ, каждый труженик может рассчитывать не только на пенсионное обеспечение, но и на компенсацию всех периодов нетрудоспособности.
Именно поэтому так важно знать, как трудовая книжка оформляется впервые.
Нормативная база
Порядок ведения хронологии трудовой деятельности в настоящий момент регулируется федеральным законодательством, а именно Постановлением Правительства РФ №225 и Постановлением Минтруда РФ №69, в которых утверждены форма трудовой книжки, ее образцы, Правила ведения оговоренного документа, а также порядок обеспечения бланками предприятий с освещением некоторых моментов оформления книжки о труде.
Трудовой Кодекс Российской Федерации
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
В частности, в п.8 Постановления № 225 сказано, что при первичном трудоустройстве книжка о труде заводится именно работодателем и за счет средств предприятия, на всех работников, которые приступили к своим обязанностям и выполняют их не менее календарной недели.
Подобные же нормы содержит и ст.66 ТК РФ, где сказано, что запись о трудоустройстве должна быть внесена с момента принятия в компанию, но не позднее 5-ти рабочих дней.
Как получить трудовую книжку впервые?
В соответствии с п. 3 Постановления № 225 каждое предприятие должно приобретать за счет собственных средств бланки книжек утвержденной формы, которые затем используются в ходе трудовой деятельности при приеме работников, трудоустраивающихся впервые, либо в случае утери оговоренного документа по вине компании.
Но так как книжка о хронологии стажа является не только бланком строгой отчетности, но и подлежит регистрации в специальной книге движения документов подобного вида, оговоренный документ выдается не просто так, а только при соблюдении некоторых условий, а именно, предоставления определенного пакета документов, на основании которых книгу о труде и можно получить.
Какие документы для этого требуются?
В частности, для того чтобы трудовую книжку оформить впервые нужно предоставить:
- удостоверение личности, коим может являться паспорт либо свидетельство о рождении;
- документы об образовании, которыми могут служить не только диплом или свидетельство, но и зачетная книжка либо справка из ВУЗа при наличии неоконченного образования (п.2.1 Постановления №69).
Вышеуказанные данные требуются для того. чтобы заполнить титульный лист книжки о труде.
А вот заявление на выдачу бланка книги о труде не требуется, так как оговоренный документ выдается работнику на основании закона, а не по его личной просьбе.
Однако в некоторых организациях, для подтверждения использования бланков книжек заявления все же оформляются, но только в том случае, если трудовая книжка была утеряна и следует выдать дубликат и в случае, если подача заявления предусмотрена локальными актами предприятия.
Предоставление документов, которые не оговорены в вышеприведенным списке, не допускается, за исключением подтверждения данных о стаже при утере книги либо для внесения дополнительных записей об обучении либо службе в армии.
Со скольки лет можно завести?
В соответствии с нормами закона работник может быть принят на предприятия с момента достижения совершеннолетия, то есть с 18 лет, однако в некоторых ситуациях, в качестве исключения, допускается прием и несовершеннолетних сотрудников, но только при соблюдении гарантий, установленных для данной категории и предоставления определенного пакета документов.
Так, прием несовершеннолетних допускается с 14 лет при наличии письменного разрешения родителей и органов опеки на основании ст.63 ТК РФ.
И учитывая нормы ст.66 ТК РФ об обязательном заведении трудовой книжки, оговоренный документ должен быть оформлен при приеме работника независимо от того, является ли он совершеннолетним или нет.
Как правильно составить заявление о приеме на работу? Читайте в нашей статье. Как оформляется прием переводом из другой организации? Узнайте тут.
Где и как приобрести?
Как было сказано выше, впервые бланк книги о труде выдается и оформляется на предприятии при первом трудоустройстве, так как это закреплено нормами закона, но работник вправе приобрести чистый бланк фиксации хронологии стажа и сам.
Однако, приобретение книжки не является ее автоматическим оформлением, поэтому на вопрос, как завести оговоренный документ, ответ является достаточно простым — нужно трудоустроиться.
Кто заполняет?
Приобретенную даже самостоятельно трудовую книжку заполнять работник не должен, даже титульный лист, так как эта обязанность возложена только на кадрового работника предприятия на основании п.8 Постановления № 69.
Вновь принятый сотрудник обязан только предоставить документы, на основании которых будет заполнен титульный лист в присутствии работника, который затем своей подписью подтвердит правильность внесенных данных.
Сроки
В соответствии со ст.66 ТК РФ работодатель обязан внести запись в книжку о труде в случае, если работник проработал на предприятии не менее 5 дней.
И в п.8 раздела 2 Постановления №225 сказано, что запись вносится не позднее недельного срока с момента трудоустройства.
Как оформить?
Прием работника начинается не с внесения записи в книгу о труде, а с издания приказа и заключения договора о сотрудничестве (трудового договора), которые затем и служат основанием для внесения записи в трудовую книжку.
Помимо приказа нужен еще и вышеописанный пакет документов с личными данными сотрудника, с которых собственно заполнение оговоренного документа и начинается.
Как заполнить титул?
Порядок заполнения титульного листа книги о труде регламентирован разделом 2 Постановления №69, где оговорены Правила внесения следующих данных:
- фамилия, имя отчество сотрудника (вноситься полностью в соответствии с документами подтверждающими личность);
- дата рождения (арабскими цифрами без сокращений);
- уровень образования (общее среднее, высшее профессиональное, неоконченное высшее);
- специальность (в соответствии с квалификацией указанной в дипломе);
- дата заполнения (соответствует дате первой записи о трудоустройстве).
После заполнения основных граф вновь принятый сотрудник ставит свою подпись, подтверждая достоверность внесенных данных, а затем расписывается и кадровый работник, в качестве ответственного лица.
После внесения всех положенных данных внизу титульного листа ставиться печать предприятия.
Пример оформления титульного листа:
Образец заполнения титульной страницы
Как внести первую запись?
Следует отметить, что первая запись не всегда является свидетельством о трудоустройстве.
В ряде случаев это могут быть сведения об обучении либо службе в армии, ведь в военкомате либо в деканате, как правило, трудовые книжки не заводят и подобные записи не вносят, следовательно их вносят уже при первом трудоустройстве кадровым работником на основании того же военного билета либо диплома (п.21 Постановление №225).
И несмотря на то что, первая запись о трудоустройстве может вноситься на несколько лет позже обучения либо службы в армии, дата внесения записи все равно указывается настоящая, а не та, которая свидетельствует об окончании службы либо обучения.
Естественно после внесения записи об обучении оформляется уже следующая запись, подтверждающая факт трудоустройства.
Как быть, если работодатель не отдает трудовую книжку? Читайте в нашей статье. Электронная трудовая книжка — что это такое? Узнайте здесь.
Как может выглядеть анкета для соискателя при приеме на работу? Смотрите тут.
Порядок заполнения сведений о работе оговорен в разделе 3 Постановления №69, где сказано, что в качестве заголовка вносится полное наименование организации без сокращений, даже если они оговорены в локальных актах.
В графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 проставляется дата в следующем порядка, число, месяц, год, тоже полностью, без сокращений.
Затем вносятся уже данные о принятии на конкретную должность с указанием структурного подразделения, разряда, если он присваивается, и условиями испытания, при их применении (в частности, его срок).
И в графе 4 приводятся основания для внесения записи, коими являются приказ либо распоряжение. В оговоренную графу наименование документа вносится полностью, без сокращения, а также указывается его номер и дата принятия.
Пример:
Пример внесения первой записи
Что делать, если запись внесена неверно?
Однако несмотря на четкие инструкции по заполнению трудовой книжки случаются и ошибки.
На этот случай тоже существуют правила внесения исправлений, оговоренные в разделе 3 Постановления №225. В частности, в п.27 сказано, что при выявлении неточности должны быть внесены исправления кадровым работником организации, которым ошибка и была допущена, на основании заявления работника.
Если организация уже ликвидирована, то исправления вносит предприятие-правопреемник либо уже новый работодатель, но только при наличии подтверждающего документа, то есть того же приказа либо распоряжения.
Если же основной документ утерян, в качестве оснований используются другие документы — тот же трудовой договор и справку с места работы, но не свидетельские показания, которые допускается использовать в других случаях для подтверждения стажа.
Порядок внесения исправления оговорен в п.30, в соответствии с которым неверную запись зачеркивать нельзя, а следует внести дополнительную запись с указанием того, что, к примеру, запись № 5 считать недействительной, что подтверждается подписью кадрового работника и печатью предприятия.
Пример:
Образец внесения записей при исправлении неточностей
Затем уже нужно внести правильную запись на основании предоставленных документов.
Где нужно регистрировать документ?
После того как трудовая книжка полностью заполнена, она подлежит еще и регистрации в журнале движения книжек, куда вносятся данные работника, серия и номер книжки, а также дата поступления работника и должность.
Форма журнала утверждена Постановлением № 69, все графы, которые указаны в оговоренном документе, должны быть заполнены.
Порядок учета трудовых книжек вы найдете на нашем сайте. Как оформляется выписка из трудовой книжки? Узнайте тут.
Кто уполномочен вести записи
Право на оформление трудовой книжки на принятого сотрудника имеют юридические лица, организации, и индивидуальные предприниматели. При приеме на работу в отдел кадров передают пакет документов, включая паспорт и трудовую книжку. Если в компании не предусмотрена кадровая служба, заполнением и хранением документов на сотрудников занимается уполномоченное лицо. Определить, кто заполняет книжку в компании, можно на основании отдельного внутреннего распоряжения в пределах организации. Это может быть секретарь, либо бухгалтер, иное должностное лицо.
Все время, пока человек трудится у конкретного работодателя, книжка хранится на предприятии, а на руки ее выдают только при увольнении, с обязательной подписью работника в книге учета.
Если в штате не предусмотрено специалиста по кадровой работе или выделенного работника с полномочиями кадровика, право вносить в книжку новые записи имеет только директор.
Нюансы
Несмотря на то, что порядок оформления книги о труде имеет единый установленный порядок, существуют некоторые нюансы заполнения при приеме некоторых работников либо в определенных обстоятельствах.
Оформление несовершеннолетнему
По сути, несовершеннолетний работник является таким же сотрудником, как и все остальные служащие, поэтому он точно также принимается на работу в соответствии с поданным пакетом документов, с единственным отличием в том, что перечень документов немного шире.
А вот заполнение трудовой книжки для работников этой группы производится в общем порядке, который установлен для всех тружеников без исключения.
Единственным отличием является заполнение титульного листа, ведь удостоверять личность будут по свидетельству о рождении, а образование и квалификацию нужно будет подтвердить справкой из школы либо иного образовательного учреждения.
Пример:
Заполнение титула в трудовой книжке несовершеннолетнего работника
Оформление студенту
Есть некоторые отличия и при заполнении трудовой книжки и для студентов, даже если они уже достигли совершеннолетия.
Так, образование можно будет подтвердить той же справкой выданной деканатом либо студенческим билетом или зачетной книжкой, в которой основные данные, требующиеся при заполнении титула присутствуют.
Работа по совместительству
Имеет свои особенности и внесение записи в книжку по совместительству.
В частности, в п.3.1 Постановления №69 сказано, что внесение записи о дополнительном месте труда вноситься только по желанию работника и по основному месту работы, при предоставлении заявления и копии приказа о приеме на дополнительное место работы.
В подобной ситуации запись в книжку о труде вносится в том же порядке, который установлен для всех остальных случаев.
Внесение исправлений и изменений
В соответствии с пунктом 26 Правил, необходимые изменения относительно фамилии, имени, отчества, даты рождения и образования сотрудника, вносятся по последнему месту работы. Для внесения поправок должно быть предоставлено документальное подтверждение, например: паспорт, свидетельство о браке, о рождении, о расторжении брака и др.
При необходимости внесения изменения фамилии, следует на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию, и внести новые данные. Аналогичный порядок предусмотрен для изменения имени, отчества, даты рождения. Соответствующее указание на документы, послужившие основанием для внесения изменений, должно быть сделано на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверено печатью предприятия (п. 2.3 Инструкции).
Изменения относительно образования, профессии или специальности, осуществляется путем простого дополнения уже внесенных записей без зачеркивания (п. 2.4 Инструкции).
В случае внесения ошибочной записи, исправление должно производиться по месту работы, где она была внесена. Исправление по новому месту работы может быть внесено только после предъявления официального документа от работодателя, который допустил ошибку (п. 27 Правил). Если допустивший ошибку работодатель ликвидирован, исправление может быть внесено на основании подтверждающего данный факт документа.
Следует помнить, что в раздел, который содержит сведения о работе, категорически запрещено вносить исправления путем вычеркивания неправильных записей. В соответствии с пунктом 30 Правил, для внесения изменений в данный раздел, необходимо сделать запись о признании ошибочной записи недействительной, после чего внести правильные данные.
