Дополнительная документация Значение локальных трудовых актов для предприятия

02.07.2019

0

30

5 мин.

Права и обязанности работодателей и сотрудников регламентированы федеральным законодательством. Руководители компаний вправе составлять внутренние акты для регулирования трудовой деятельности и деловых отношений в коллективе отдельного предприятия. Правовыми документами не установлен обязательный список локальных положений. Директор самостоятельно разрабатывает внутренние правила.

Что такое локальные нормативные акты

Действия руководителя регламентированы кодексом. Работодатели могут создавать внутри организации документы, содержащие нормы трудового права на основании федеральных законов и коллективного договора. Утверждаемые юридические правила распространяются на всех сотрудников, вне зависимости от их должности. По статье 8 Трудового Кодекса РФ физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями, не должны составлять локальные документы. Основные требования:

• утверждение актов единолично руководителем компании или в присутствии представителя профсоюза;
• невозможность ухудшения условий труда в сравнении с другими законами;
• ознакомление подчиненных с утвержденными документами под личную роспись;
• обязательное исполнение условий актов предприятия.

Формами документов являются положение, правила, инструкция. Нормативными актами признаны штатное расписание, график отпусков сотрудников. Коллективный договор относится к другому типу юридических правовых бумаг. Общие разновидности:

• защита персональных данных;
• система оплаты труда;
• внутренний распорядок;
• инструкции по охране труда, пожарной безопасности;
• аттестация сотрудников.

Важно знать! Законом не определен перечень локальных бумаг. Принятие актов обусловлено спецификой работы компании, категорий трудоустроенных сотрудников. Необязательными документами, утверждение которых осуществляется по решению начальника, являются положение о добровольном страховании, инструкции. Юридические бумаги, принятые на конкретном предприятии, направлены на унификацию процессов в организации, упорядочение общественных отношений.

По сфере действия локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, бывают общего и специального назначения. Широкопрофильные документы регламентируют деловые отношения между работодателем и сотрудниками. Узконаправленные бумаги регулируют отдельные вопросы, которые касаются ограниченной категории подчиненных, например, положение об аттестации, структурном подразделении, инструкция взаимоотношений с клиентами. Выделяются локальные акты неопределенного и точного срока действия. Первая категория документов, имеющая законную силу до отмены или принятия новых положений, учитывает изменяющиеся условия труда для своевременного нормативного регулирования. К бумаге определенного срока действия относится график отпусков.

Как отличить локальный нормативный от других кадровых документов

О возможности работодателя самостоятельно принимать локальные нормативные акты говорится в статье Трудового кодекса, согласно части 1 которой такое право есть у организаций и ИП-работодателей. Однако определения локального нормативного акта данная статья не содержит, отмечая, лишь, что они в обязательном порядке должны содержать нормы трудового права.
Собственно, именно это уточнение и позволяет отделить локальные нормативные акты от прочих кадровых документов, издаваемых работодателем. Ведь норма права — это общеобязательное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение (п. 2 приложения к Постановлению Государственной Думы Федерального Собрания РФ от 11.11.96 № 781-II ГД).

Оттолкнувшись от приведенной цитаты, можно дать определение локальному нормативному акту. Это внутренний документ работодателя (организации или ИП), который рассчитан на неоднократное применение. Он устанавливает права и обязанности как самого работодателя, так и его работников (либо всех, либо отдельных категорий) в той части трудовых правоотношений, которая напрямую трудовым законодательством не урегулирована.

В том, что данный документ рассчитан на многократное применение, заключается отличие локальных актов от прочих кадровых документов, оформляемых организацией. Так, различные приказы (о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании, направлении в командировку и т.п.) используются только один раз в отношении конкретного работника в конкретной ситуации, и на многократное применение не рассчитаны. Именно поэтому приказ, скажем, о приеме на работу не относится к локальным правовым актам, хотя он и устанавливает права и обязанности. Такой приказ является актом применения права.

А вот, к примеру, положение о премировании, или положение о командировках — акты, которые могут и должны использоваться каждый раз при назначении премии или при направлении в командировку. Причем, эти акты работодатель может применить к любому работнику и в любой момент. Так что названные документы определенно рассчитаны на многократное применение и устанавливают взаимные права и обязанности работодателя и работников. А значит, положение о премировании или командировках может служить классическим примером локального нормативного акта.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Полномочия работодателя

Начальник самостоятельно создает локальный акт. Для вступления в действие необходимо согласие представительного органа сотрудников, если данное условие отражено в коллективном договоре. Перед утверждением директор направляет в профсоюз проект с обоснованиями. При неодобрении решения работодатель вправе оформить протокол, на основании которого впоследствии будет издан нормативный документ. Законные ответные действия представительного органа — обращение в инспекцию для осуществления проверки.

Примеры локальных актов

Документы местного значения отличаются строгой формой заполнения. Перед составлением работодатели должны быть осведомлены, что такое локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права для правильного оформления. Структура положения, утверждаемого на отдельном предприятии, включает общие вопросы, основную часть, заключение, приложение. Обязательные сведения, которые необходимо отразить в локальном документе, — отсылка на законы, перечень категорий работников, ответственных за исполнение, права и обязанности руководителя и сотрудников, сфера и срок действия, период вступления в силу, порядок внесения изменений.

График отпусков

Документ, указывающий период отдыха директора и подчиненных, составляется за две недели до наступления нового календарного года. Оформление акта происходит после согласования с работниками предприятия. Супруги военнослужащих, совместители, несовершеннолетние граждане, почетные доноры, мужья женщин, находящихся в декрете, вправе выбрать удобное время отпуска при предоставлении письма. Документ утверждается начальником кадров, руководителем компании или уполномоченным лицом. Основная информация в графике:

• структурное подразделение;
• список сотрудников с указанием должности;
• количество дней отдыха для каждого работника;
• даты начала отпуска;
• дополнительный или перенесенный период отдыха за истекший календарный год;
• согласие подчиненных на разделение времени отстранения от служебных обязанностей.

Работодатель вправе самостоятельно составить график отпусков или использовать унифицированную форму Т-7. Бланк должен иметь поля для внесения изменений. В отдельных строках нужно указать фактическую и предполагаемую дату ухода сотрудника в отпуск, основание для перенесения отдыха со ссылкой на постановление. Для утверждения документа издание приказа не требуется. Подчиненные должны быть ознакомлены с составленным графиком в обязательном порядке. Срок действия – 1 год.

Штатное расписание

Нормативный документ определяет структуру, кадровый состав, численность организации. Штатное расписание предназначено для оценки эффективности деятельности сотрудников, нагрузки, изменения должностных инструкций. Работодатель вправе самостоятельно составить локальный акт или воспользоваться формой Т-3. Обязательная информация при заполнении:

• название подразделения;
• должности сотрудников;
• количество штатных единиц;
• величина оклада, тарифа, надбавки.

Расписание удостоверяют бухгалтер и начальник кадровой службы. Утверждение документа находится в компетенции генерального директора предприятия после издания приказа в свободной форме. Составление локального акта осуществляется при открытии компании. После оформления соответствующих постановлений допустимо внесение изменений при переименовании структурных подразделений, снижении или увеличении оклада, реорганизации учреждения, сокращении численности работников. Срок действия законом не регламентирован.

Правила внутреннего распорядка

Координация деятельности сотрудников необходима для обеспечения слаженного трудового процесса, укрепления дисциплины в коллективе, рационального использования рабочего времени. Локальный акт, составляемый руководителем предприятия или уполномоченным лицом, подтверждается приказом. По статье 189 ТК правила должны соблюдать все граждане, устроенные в организации.

Обязательная информация:

• права, обязанности работодателя и сотрудников;
• режим трудового периода;
• время начала и окончания работы, перерывов;
• дни отдыха;
• поощрения, дисциплинарные взыскания;
• ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Совет! В правилах распорядка необходимо указывать список должностей с ненормированным рабочим графиком, длительность дополнительного отпуска. Сотрудник должен быть ознакомлен с локальным актом при трудоустройстве. Срок действия нормативного документа по законодательству не ограничен.

Положение об оплате труда

Внутренний акт организации утверждается для описания используемой системы расчета, денежного вознаграждения, закрепления порядка начисления стимулирующих надбавок и материального поощрения, обоснования установленной налоговой ставки с ежемесячного дохода сотрудников. Законодательством разрешено не оформлять положение, если условия оплаты указаны в трудовом и коллективном договоре или работники осуществляют деятельность без сверхурочного, праздничного, ночного времени. Руководители компании вправе самостоятельно устанавливать форму, содержание нормативного документа. Основная информация локального акта:

• система оплата труда;
• тарифы;
• должностные оклады;
• срок, место, форма начисления ежемесячной прибыли;
• ответственность работодателя за задержку денежных средств;
• порядок выплаты надбавок, компенсаций, премий, отпускных, пособий по временной нетрудоспособности, материальной помощи;
• форма расчетного листа;
• индексация зарплаты.

Законом не определены ограничения срока действия нормативного документа. Работодатель вправе единожды утвердить положение без внесения изменения. Поправки допустимы при дополнении основных и стимулирующих выплат.

Другие

Локальные нормативные акты в трудовом праве – это документы, утверждаемые отдельно в каждой организации. Общим положением для предприятий, где работают физические лица, является инструкция по пожарной безопасности. Комплекс правил и действий необходим для обеспечения сохранности имущества компании и жизней сотрудников. Документ составляется свободно простым языком. Основная информация:

• мероприятия для поддержания уровня пожарной безопасности на предприятии;
• действия работников при обнаружении возгорания;
• количество и расположение разрешенных мест для курения;
• расположение, содержание, обустройство аварийных выходов;
• порядок эксплуатации электрических приборов, оборудования.

Инструкция по охране труда разрабатывается отдельно для определенных категорий сотрудников или видов деятельности. Документ утверждается руководителем предприятия после одобрения профсоюза, службы технической безопасности, главного механика и энергетика компании. В локальном акте указывается информация об эксплуатации оборудования, методах и приемах трудовой деятельности, опасных производственных факторах, порядке уведомления начальства о получении работником травмы, оказании первой медицинской помощи, алгоритме мероприятий для проверки исходных материалов, исправности приборов, ликвидации аварийной ситуации. Срок действия инструкций составляет 5 лет.

А конкретнее?

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
2. Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
3. Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
4. Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
5. Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
6. Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
7. Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).
8. Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
9. График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков. В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.

Узнать больше

Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Порядок принятия

Нормативные документы разрабатываются руководителем с привлечением специалистов, согласовываются с профсоюзами и экспертами вышестоящих организаций, утверждаются и вводятся в действие. Алгоритм принятия может быть изменен, если иное предусмотрено внутренними актами. Документ вступает в силу после издания соответствующего постановления. В приказе нужно указать дату введения в действие нормативного акта, сроки ознакомления работников с положением, данных ответственных лиц. Сотрудник должен изучить внутреннюю документацию и поставить личную подпись.