Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (ТК)?

Главная / Трудовое право / Управление персоналом / Кадровый учет

Назад

Опубликовано: 05.08.2016

Время на чтение: 8 мин

0

2645

Ведение учета трудовых книжек на предприятии или фирме является важной частью документооборота и деловодства в целом.

В нашей статье мы подробно рассмотрим актуальные и интересующие наших читателей вопросы, которые связанны с этой темой: какими нормативно-правовыми актами регламентируется ведения учета трудовых книжек, как происходит прошивка такого типа трудовых документов, а также рассмотрим подробную инструкцию по прошивке и опломбированию документации.

• Законодательство
• Особенности прошивки книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
• Инструкция по прошивке
• Инструкция по оформлению листа-наклейки с заверительной подписью
• Опломбирование книги учета Инструкция по опломбированию книги учета

Основные требования

Все предъявляемые требования опираются на законодательную нормативную основу, которая отражена в Правилах, утверждённых на самом высоком правительственном уровне.

В первую очередь к ним относятся Правила, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года, за № 225. Этот документ практически полностью регламентирует установленные формы организации работы с журналом, согласовывая требования с Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 за № 132, а также — от 25.03.2013 за № 257.

Определённые положения Правил обозначены в 4 части, пункта 40, где обусловлено, что по требуемому регламенту, форма журнала должна соответствовать стандарту, установленному Министерством труда и социальной защиты РФ.

Книга имеет формат А-4, объём по количеству листов должен быть рассчитан на её ведение в течение нескольких лет. В соответствии с этим, а также с тем, что длительность её хранения в архиве составляет многолетний срок, обложка должна быть плотной.

Нормативные требования не обязывают работодателя к особым условиям, на основании которых пришлось бы бланк книги приобретать у соответствующих лицензированных продавцов.

Она имеет обычную стандартную обложку и обычные листы, которые должны иметь лишь соответствующие требованиям графы для внесения записей.

В соответствии с этим, на книгу устанавливаются другие защитные механизмы, которые обязан сформировать работодатель.

В соответствии с пунктом 41, части 4 Правил:

1. Книга должна быть подписана лично руководителем предприятия.
2. Все имеющиеся в ней листы должны быть пронумерованы вручную кадровиком, уполномоченным лицом или работодателем.
3. Книгу необходимо прошить и опломбировать.

Несоблюдение одного из перечисленных требований приведёт к штрафу работодателя, а ведение журнала будет признано ненадлежащим.

Пошаговая инструкция: как прошить журнал?

Вначале необходимо переплести журнал, если переплёт тонкий. Дело в том, что журнал может ещё не закончиться, в нём останутся свободные страницы для ведения записей, а обложка истреплется.

Это нарушение исправить будет практически невозможно и инспектора при каждой проверке могут вам указывать на один и тот же недочёт и повторять своё замечание с вытекающими последствиями.

После того как бланк журнала приведён в порядок, заполняем титульный лист по всем правилам и нумеруем страницы. Нумерация страниц должна быть сквозная – каждая следующая страница будет иметь номер на единицу больше, чем на предыдущей странице.

После проведённой нумерации, проверьте все порядковые номера на страницах журнала. Их правильность очень важна. Ведь если на определённом этапе обнаружится недостаток страниц или иной сбой в нумерации – у работодателя будут проблемы, как минимум – в виде штрафов.

Поэтому, если вы или работодатель при проверке бланка перед подписью, обнаружили ошибку в нумерации, бланк придётся заменить. Из этих же соображений рекомендуется вначале заполнять титульную страницу и проводить нумерацию, а затем прошивать и опломбировать журнал, чтобы не выполнять сложную работу напрасно.

После подготовки журнала, готовим материалы и инструменты для процедуры прошивания журнала. К ним относятся:

• шило;
• нитки;
• некоторые применяют иглу или вязальный крючок.

Качество этих предметов, в соответствии с целями применения и имеющимися вариантами, нужно рассмотреть отдельно.

Некоторые опытные кадровики вместо шила пользуются особо прочным дыроколом. Если у вас получится пробить им толщу бумаги журнала вместе с обложкой – вам повезло.

В стандартных случаях пользуются шилом. Оно представляет собой очень прочную спицу с заострённым концом, наподобие иглы с одной стороны, а с другой стороны завершается прочной ручкой. Крепко держась за ручку можно остриём пробить отверстия в бумаге даже при достаточно большой толщине слоя.

Нитки должны быть особыми и отличаться усиленной прочностью и пластичностью. Идеальным вариантом станет суровая или прошивная нить ЛШ-210.

Она достаточно мягкая и прочная, а в прошивке документов на практике зарекомендовала себя в качестве самого эффективного материала.

Кроме этого многие используют шпагат или обычные хлопчатобумажные нити № 10. Это две крайности, которым следуют некомпетентные и неинформированные кадровики или лица, у которых нет возможности приобрести качественный материал для прошивки.

Шпагат хорош для прошивки толстых пачек документов, которые практически не используются. Но в журнале, которым будете пользоваться, узлы шпагата «встанут колом», что будет создавать помехи при внесении записей и, вполне возможно, приведёт к помаркам в записях и к сделанным, в связи с этим, замечаниям.

Нитки будут слишком тонкими. Они могут рваться сами, а также разрывать листы бумаги в местах скрепления их нитью. Естественно, такой журнал истреплется, не успев закончиться, что также чревато серьёзными проблемами.

При использовании ниток десятого номера вам придётся воспользоваться иглой. В некоторых случаях продёрнуть нить поможет вязальный крючок, которым скрученную нить легко можно поддеть с другой стороны журнала за её краешек, загнутый в виде петельки.

Можно использовать канцелярский клей или лак для ногтей, смазав кончики нити для большей жёсткости. Если воспользуетесь лаком, срежьте его сразу же после завершения прошивки.

После того как всё подготовлено надлежащим образом, можно прошивать журнал. Делается это слева, на полях журнала, следующим образом:

1. Шилом пробиваются 3 отверстия на одинаковом друг от друга расстоянии, начиная от середины листа.
   Стандарта в расстоянии между швами не предусмотрено, наиболее удобно будет отступить по 5-7 сантиметров в стороны от центрального отверстия.
2. Нить должна быть введена со стороны задней части обложки и вытягиваться наперёд через 2 крайних отверстия.
3. Аккуратно вытянув концы нити наперёд, выровняйте и соедините их. Затем поочерёдно или вместе проденьте сквозь центральное отверстие, вытянув с лицевой части обложки – в сторону задней стенки.
4. Если нить не прочная, процесс повторите несколько раз, но не затягивайте нити туго, избегая разрывов бумаги при использовании журнала. Каждый раз проверяйте, чтобы нить выровнялась и имела ту же форму, как в предыдущем шве.
5. Края нити завязываются по задней стенке узлом, обязательно захватив в завязываемый узел центральную нить, прихватив её при завязывании.

После проведённой процедуры не вздумайте отрезать концы нити, которой прошивался журнал. Они должны оставаться относительно длинными (от 6 до 10 сантиметров) для проведения последующей процедуры.

Материалы для прошивки

Для того чтобы прошнуровать книгу, что также является обязательным требованием, нужно:

1. Шило – это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением.
2. Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
3. Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
4. Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку.

Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса этот участок нитки обязательно срезать.

Как правильно оформить лист для закрепления ниток

Оставшиеся концы нитей:

• аккуратно вытягиваются до отказа;
• заворачиваются за край обложки;
• приклеиваются изнутри.

Приклеивать конец нити нужно особым образом, с использованием небольшого листика бумаги, который должен быть подготовлен заранее следующим образом:

1. Вырежьте из обычной бумаги квадрат со сторонами приблизительно 8 см.
2. Напишите на нём «журнал прошит» и поставьте нужную дату, используя арабские цифры.
3. Пусть руководитель организации распишется под этой подписью.
4. Приклейте листочек на внутреннюю сторону задней части обложки, пропустив через него нить.
5. Поставьте печать организации.

Наклеенный листок – первая и самая элементарная ступень защиты прошитого журнала от постороннего вмешательства. Он соединяет 3 фрагмента:

• обложку;
• пломбировочную нить;
• печать.

Искусственно созданное единство при вмешательстве будет практически сразу же разрушено, что позволит обнаружить проблему и принять своевременные меры к исправлению ситуации.

Наклеенный листок играет важную роль в дальнейшем процессе, при опломбировке.

Инструкция по оформлению листа-наклейки с заверительной подписью

Напоминаем вам, что такой лист наклеивается на нити с внутренней стороны для пресечения возможного вмешательства в саму прошивку книги, что несомненно увеличивает надежность хранения документации.

• Принятый размер листа-наклейки 4 на 3 сантиметра, он должен закрывать как сам узел, так и большую часть ниток.
• На листок-наклейку наноситься печать ответственного работника кадрового отдела, также принято ставить подпись. Примечательно, что сама печатка должна захватывать не только лист-наклейку, но и часть книги, на слушай произвольного вмешательства в прошивку.
• В заверительной надписи должно быть указано количество страниц в книге (как цифрами, так и прописью).

Правила опломбировки и выбор пломбы

Наиболее надёжной защитой будет являться пломба, что указано в Правилах № 225, которые оглашают, что журнал должен быть скреплён сургучной печатью или опломбирован.

Что потребуется?

Для опломбировки потребуется сургучная печать или пломба, которые полностью перекроют возможность вмешательства в записи журнала и будут подтверждением признака целостности записей или указывать на нарушение. То есть пломба – это защита от несанкционированного вмешательства.

Пломбы делятся на два типа:

• силовые;
• контрольные.

Они имеют разное назначение, утверждённое ГОСТ 31282 -2004. К силовым пломбам относятся свинцовые пломбы, для снятия которых потребуется применить большую силу. На документах, о которых идёт речь, свинцовые пломбы не используются.

Но при желании или по определённым причинам, использоваться могут. Сегодня изготавливаются красивые маленькие свинцовые, металлические и неметаллические пломбы, пригодные для книги учёта (о приходно-расходной книге см. тут).

В данном случае часто используют контрольную пломбу, которая является аналогом сургучной печати или свинцовой пломбы, но не содержит в себе силы сопротивления, напоминая её лишь по форме. Она служит лишь для того, чтобы обнаружить вмешательство в записи журнала, указывая на нарушение целостности.

После опечатывания или опломбировки, заменить лист в журнале при исправлении записи будет невозможно. Этого не позволит сделать пломба, прикреплённая на кончик нити или зафиксировавшая нить в одном положении.

ГОСТ 31282 -2004 представляет широчайший спектр возможных для применения пломб. Однако в данном случае могут использоваться те, что пригодны для применения к делопроизводству.

Силовые пломбы здесь не сыграют определённой роли, наиболее приемлемым вариантом будут контрольные номерные. Самое важное в опломбировке или опечатывании – установление идентификатора, уникального номера пломбы.

Установленные критерии законодательством

Положения ГОСТ 31282 -2004 определяют критерии пломб, установленные законодательством. К ним относятся:

1. Наличие идентификационного номера.
2. Одноразовый характер использования, невозможность воспроизведения.
3. Защита от возможного доступа путём силового удержания и (или) индикации.

Критерии выбора

Диапазон изготовления пломб по ГОСТу сегодня может быть самым широким, с разнообразием форм, цветовой гаммы. Подобрать достойный вариант можно исходя из дополнительных критериев, которые опираются на предпочтение конкретной организации. Возможно, сделать пломбировочное устройство:

1. С логотипом организации.
2. В виде металлической печати.
3. В виде металлического стержня с изображённым на нём уникальным номером.
4. С цветовым индикатором, который сразу же укажет на попытку нарушения пломбы.
5. С элементами электронной памяти.

Классические пломбы представляют собой:

• изделия из свинца;
• из пластика;
• металлический контролёр МК-1;
• металлические клипсы МК.

Все они обладают отличными защитными свойствами, что составляет основу и цель процесса опломбировки. Широкий выбор предполагает различные способы установки пломб. Однако все способы имеют общие функции, что позволяет осуществить установку самостоятельно.

Особенности прошивки книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

В данную книгу учета заносятся данные связанные с движением трудовых книжек в организации: оформление, отправка или получение.

Такая книжка учета храниться в кадровом отделе предприятия или src=»https://zakonguru.com/wp-content/uploads/2016/06/Depositphotos_106979008_original.jpg» class=»aligncenter» width=»360″ height=»540″[/img]

заполнением и прошивкой ведает сотрудник-кадровик. Для правильной прошивки данной книги нужно знать, что она собой представляет и обладать основными знаниями о прошивке, которые вы получите, прочтя инструкцию ниже.

В данной книге учета присутствуют следующие документы:

1. Трудовые книжки. Как оформленные в данном предприятии или фирме, так и полученные впервые при трудоустройстве в этой же организации.
2. Вкладыши, которые входят в состав трудовой книжки и были получены при работе в организации.

Собственно, прошивка документации это один из основных способов упорядочивания документации в организации, призванный уменьшить общий объем документов, а также упростить их поиск и увеличить надежность хранения.

Основной причиной для прошивки является защита документации от возможного изъятия или замены определенных листов. Именно благодаря прошивке и опломбированию, о котором мы расскажем в дальнейшем, документацию защищают от произвольного вмешательства других людей.

Государственные стандарты не регламентируют прошивку вплоть до мелочей, поэтому используется стандартная устоявшаяся процедура, с учетом норм и правил законодательства.

Пошаговая инструкция: как опломбировать журнал?

Для опечатывания или опломбировки журнала вам понадобится по выбору:

• оттиск и сургуч;
• плёночная номерная пломба;
• пломба из другого материала.

Для опечатывания необходим оттиск, который достаточно сложен в изготовлении и требует определённых затрат и сургуч. Если вы желаете воспользоваться этим способом защиты, которым пользовались издавна, то вам нужно:

1. Растопить небольшое количество сургуча.
2. Аккуратно вылить горячий сургуч на внутреннюю сторону обложки журнала в место, где скрепляется нить с листом, которым она была приклеена к обложке.
3. На не остывший сургуч поставить оттиск.
4. Дать остыть, после чего можно пользоваться.

Нужно учитывать, что опечатка может быть произведена неаккуратно из-за отсутствия опыта и сноровки. Поэтому вначале попробуйте потренироваться на пустом листе. К тому же, сургучная печать может рассыпаться до завершения пользования журналом, что приведёт его в ненадлежащий вид.

Современные пломбы – это высокопрочные изделия, закрепление которых не потребует от вас особого труда. Для лиц, часто производящих пломбировку, целесообразно иметь в наличии пломбиратор, которым можно ставить любые пломбы.

Для этого нужно взять этот инструмент, напоминающий щипцы, зажать в нём одновременно концы двух нитей и приложенный к комплекту материал, закрепить пломбу. Это устройство элементарно в применении.

Самые бюджетные варианты пломб, которые можно использовать вместо сургучной печати:

1. Пломбы-наклейки, которую нужно лишь наклеить по инструкции и разгладить. При попытке вскрытия на ней появляется надпись, которая указывает факт вмешательства.
2. Гарантийные этикетки, которые просто, в соответствии с инструкцией наклеиваются. При несанкционированном вскрытии они практически полностью рассыпаются.
3. Пломба-скотч, элементарно наклеивается по технологии наклеивания скотча. При попытке вскрытия, верхний слой приходит в негодность.

Если вы любите мастерить своими руками различные эксклюзивные вещи или просто можете бесплатно из подручного материала сделать пломбу — закрепите её на кончике двух, сложенных вместе нитей. Поставьте номер.

По завершении пломбировки нужно собрать комиссию не менее трёх человек для составления акта. Составив акт, вложите его в папку с локальными номенклатурными документами.

А номер пломбы укажите на внутренней стороне журнала, пусть работодатель поставит подпись и печать.