Как передаются дела и материальные ценности?
Если человек находится на руководящей должности либо отвечает за вверенное ему имущество, при увольнении он должен пройти процедуру передачи дел и имущества.
Порядок процедуры законом не закреплен. Но работодатель может прописать его в локальной документации компании.
Желательно подробно описать алгоритм действий, чтобы ни у кого не возникало никаких вопросов при совершении процедуры и после нее.
Важно! Нельзя заставить сотрудника передавать дела в его свободное время либо после увольнения. Все должно происходить в рамках рабочего процесса.
Приказ, на основании которого передаются дела при увольнении, можно издать один по предприятию и не привязывать его к конкретному сотруднику.
Проверка документации
Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации. Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.
Обратите внимание!
Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.
Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.
1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:
— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);
— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);
— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);
— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);
— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);
— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);
— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек);
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);
— журнал учета мероприятий по контролю (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»);
— приказы по личному составу — о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.;
— приказы по основной деятельности — об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам и др.
Кроме данных документов, с учетом специфики деятельности или условий труда обязательными могут быть графики сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, а также документы, устанавливающие нормы труда, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.
К сведению.
Также в учреждении могут быть коллективный договор, ученические договоры (ст. 198-208 ТК РФ), договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ), должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры), служебные записки, протоколы, акты, документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.), личные дела и прочие документы.
2. Проверяем оформление документов. Напомним, что важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индекс приказа — это его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание: если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 18-а между приказами N 18 и N 19 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.
Основными нормативными актами, регламентирующими порядок оформления кадровых документов, являются:
— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
— Трудовой кодекс.
Примечание.
Для проверки реального отражения наличия документов можно сравнить несколько случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале регистрации.
Обратите внимание!
Проверке трудовых книжек нужно уделить особое внимание, поскольку они являются основными документами о трудовом стаже и деятельности работников. Принимая трудовые книжки, сотрудник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
3. Проверяем систему регистрации. Практически всегда кадровики используют журналы для регистрации документов — журнал учета приказов по личному составу, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Регистрация документов — важный элемент кадрового делопроизводства, так при проведении мероприятий по контролю и надзору кадровику будет легко доказать, что тот или иной документ не составлен задним числом (ведь журналы учета прошиваются, страницы в них нумеруются).
Важным элементом проверки является установление наличия документов-оснований, например, заявления к приказам: иногда ссылка на них есть, а самих документов нет.
4. Проверка системы хранения документов. Здесь комиссии нужно проверить наличие номенклатуры дел — ее отсутствие означает, что система не продумана, да и, скорее всего, не организована. В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.
5. Проверка программного обеспечения. Не секрет, что многие учреждения уже перешли на ведение кадрового делопроизводства с помощью программных продуктов. Поэтому при приеме-передаче дел необходимо проверить:
— соответствие электронных форм документов требованиям действующего законодательства;
— системы электронного хранения и защиты персональных данных работников.
Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать.
Нужно ли составлять распоряжение?
Если такое условие прописано внутренней документацией предприятия, то издавать приказ о передаче дел от конкретного сотрудника придется.
Как оформить при уходе главного бухгалтера?
Специальной формы такого документа законом не предусмотрено. Однако он должен содержать обязательную информацию:
- название компании;
- наименование документа и о чем он;
- номер и дата издания;
- обязательство о передачи дел от главного бухгалтера, сведения о лице, кому он их передает: обозначаются ФИО и должности;
- перечисляются процедуры при передаче дел;
- сроки исполнения приказа, ответственные лица;
- виза руководителя.
В распоряжении необходимо предусмотреть все важные нюансы процедуры: от порядка проведения процедуры до составления акта приемки-передачи.
приказа о передаче дел главного бухгалтера – word.
Так выглядит образец:
Оформление распоряжения, если увольняется МОЛ
Материально ответственными лицами (МОЛ) признаются:
бухгалтера;- завхозы;
- водители;
- кладовщики;
- и т.п.
Простыми словами, все лица, работающие с финансовыми потоками компании и имеющие в своем распоряжении товарно-материальные ценности, признаются МОЛ.
Стандартной формы по передаче материальных ценностей закон не устанавливает.
Работодатель вправе самостоятельно разработать шаблон.
При этом, создавая документ, нужно придерживаться основных правил делопроизводства.
Приказ издается на белом листке формата А-4. Рекомендуемые данные документа:
- наименование документа;
- номер, дата и место издания;
- название компании;
- о чем документ, в связи с чем издан;
- обоснование причины передачи ТМЦ;
- полные данные работника, на котором ранее числились ТМЦ;
- информация о том, к кому переходит материальная ответственность;
- обозначается дата, с которой происходит передача;
- чем фиксируется передача, обычно, таким документов является акт;
- назначение ответственных лиц за исполнение приказа;
- поручение отделу кадров об издании дополнительного соглашения о прекращении договора о материальной ответственности;
- обязательно проставляется подпись руководителя и расшифровка;
- визы всех заинтересованных лиц.
Пример для скачивания
приказа о передаче товарно-материальных ценностей при увольнении МОЛ – word.
Так выглядит образец:
Документ оформляется без ошибок и исправлений, как и остальная распорядительная документация компании.
Издается приказ в единственном экземпляре. Если требуются дубликаты, с документа можно снять ксерокопии.
Приказ о передаче дел при увольнении
Когда пустеет рабочее место, возложенные на его прежнего обладателя функции передаются новому сотруднику. Чтобы максимально точно определить границы переходящей ответственности и должностные обязанности и не прерывать при этом рабочий процесс, составляется приказ о передаче дел при увольнении. Как его составить и что указать, расскажем в статье.
Это важно знать: Расчет четырехмесячного денежного содержания при увольнении
Выводы
По представленной теме сделаем несколько выводов:
- При увольнении главного бухгалтера и других материально ответственных лиц проводится процедура передачи дел.
- Передаваться могут не только документы, но и ТМЦ.
- Законом процедура передачи дел и материальных ценностей не определена.
- С целью регламентировать порядок передачи, руководителем издается приказ. С ним должны ознакомиться все заинтересованные сотрудники.
- Для того, чтобы передать ТМЦ, издается отдельный приказ.
- Дополнительно нужно составить акт приемки-передачи. Он содержит перечень всех передаваемых ценностей.
- Все распорядительные документы в компании обязательно должны содержать подпись директора. Иначе они не будут иметь юридической значимости.
- Все приказы издаются в единственном экземпляре, при необходимости можно снять копию и заверить ее подписью руководителя.
- Образец распоряжения не утвержден на законодательном уровне. Документ оформляется по форме, утвержденной в организации.
Создаем комиссию
Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.
В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.
Акт приёма передачи кадровой документации
Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика. Оформляется документ так:
- прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
- вставляется гриф утверждения директора;
- пишется – кто кому передаёт документы;
- заполняется таблица;
- проставляются визы всех членов комиссии.
Примерный акт передачи дел можете .
В таблицу можно занести столбцы:
- номер подпункта;
- название документа (или дела);
- количество листов;
- период времени документов;
- данные об отсутствии или повреждении документов или дел.
внимание! Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.
Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.
Зачем нужна передача дел
Покидающий компанию гражданин должен ознакомить свое руководство или сотрудника, который будет принимать должность, с делами, предоставить им все материалы, которые были в его распоряжении.
Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.
Причинами данного мероприятия можно назвать такие:
- определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
- стимулировать выполнение работы на должном уровне;
- для бесперебойной работы производственного процесса;
- разделить области ответственности.
Произойти это может в нескольких случаях. При:
- длительном отсутствии работника по болезни;
- невыполнении должностных обязанностей в полном объеме;
- расторжении трудового соглашения;
- отпускных днях;
- служебной командировке.
