Согласно ТК РФ главный бухгалтер не относится к рядовым сотрудникам, эта должность одна из ключевых на предприятии. Поскольку в руках специалиста сосредоточены ключевые для бизнеса функции, увольнение бухгалтера требует особой процедуры передачи дел. Этот процесс идет в несколько этапов и подразумевает знакомство нового специалиста с финансовым положением предприятия, проведение инвентаризации и приемку документов, завершаемую подписанием акта.
Навигация по статье
Увольнение главного бухгалтера — передача дел
Нюансы построения трудовых отношений с главбухом рассмотрены в ТК РФ, а также в ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете». Приказ о снятии сотрудника с должности издает генеральный директор.
Расторжение договора проходит на общих основаниях:
- по собственному желанию;
- инициативе руководства;
- причинам, сопряженным с материальной ответственностью.
Разорвать трудовые отношения по инициативе директора разрешается при наличии весомых причин:
- объективных — сокращение штата, ликвидация предприятия;
- субъективных — истечение контракта, предоставление недостоверных данных на момент устройства в компанию, невыполнение прямых обязанностей, прогулы, появление в состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте и пр.
Уволить главбуха можно и в случае, если был установлен факт хищения, растраты или повреждения имущества предприятия.
Знакомство с должностной инструкцией и приказом о передаче дел
Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от уходящего специалиста. Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться с должностной инструкцией.
К сожалению, во многих компаниях такие документы просто отсутствуют. И хотя это является грубым нарушением ведения кадрового учета, такие случаи не редки. И именно при передаче дел руководство обращает внимание, что должностные инструкции – это неотъемлемая часть правильно организованного бизнеса. Без них, кадровые перестановки могут быть очень болезненными для предприятия. Так что рекомендуем обратить особое внимание на порядок в кадровых документах и проверить у всех ли должностей существуют должностные инструкции и все ли сотрудники с ними ознакомлены.
Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации. В документе должны быть указаны фамилия, имя и отчество лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), а также имена других сотрудников, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).
В приказе следует указать: причину проведения приема-передачи дел – например, увольнение главного бухгалтера; сроки проведения приема-передачи дел и период, за который эта процедура будет выполнена. Если главный бухгалтер увольняется по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели в соответствие со статьей 80 Трудового кодекса. В этом случае целесообразно установить срок, равный двум неделям. Кроме этого, в приказе нужно указать имя сотрудника, ответственного за передачу дел (фамилия, имя и отчество уходящего главного бухгалтера), и имя сотрудника, ответственного за прием (фамилия, имя и отчество нового специалиста). Не забудьте поименно указать каждого участника, включенного в состав комиссии, а также председателя комиссии по передаче дел. Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В ее состав могут включаться сотрудники бухгалтерии, службы внутреннего контроля, службы безопасности и прочие работники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии. Кроме всего прочего, не забудьте, что в приказе необходимо указать сроки составления акта о приеме-передаче дел.
Как передать дела при увольнении главного бухгалтера?
В любом случае при увольнении из компании главного бухгалтера процедура приема-передачи дел производится на основании приказа директора. Документ оформляется в произвольном порядке и включает такую информацию:
- статья ТК, по которой уволен специалист, и дата;
- сроки проверки, передачи дел;
- члены комиссии, ответственные за проведение проверки;
- сведения о принимающей дела стороне;
- подписи сторон и печать.
Дела передаются новому главбуху, заместителю или руководителю компании. Процедура проходит в 6 этапов.
Этап 1. Изучение должностной инструкции и приказа о передаче дел
Вступающий в должность специалист должен точно понимать, в чем заключаются его обязанности на новом месте работы. Для получения максимально достоверной информации новый сотрудник знакомится с должностной инструкцией и приказом руководителя о передаче документов при увольнении бухгалтера.
Этап 2. Проведение инвентаризации
Перед сменой главбуха обычно организуют инвентаризацию, в ходе которой проверяют товары, материалы, основные средства, состояние кассы, расчеты с контрагентами. Итоги инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи дел.
Этап 3. Проверка состояния бухучета и отчетности
Вступающий в должность специалист проверяет состояние бухгалтерского и налогового учетов, а также всех видов отчетности. В ходе процедуры он оценивает:
- учредительные и регистрационные документы;
- данные об учетной политике компании;
- первичную документацию;
- отчеты по финансовой деятельности и налоговым платежам;
- отчетность во внебюджетные фонды;
- акты сверок с налоговыми органами;
- описи по факту инвентаризаций;
- кассовые документы и выписки о банковских операциях;
- документы, касающиеся кадрового состава;
- должностные инструкции рядовых бухгалтеров.
Все документы подшивают. Если часть бумаг отсутствует, запись об этом делают в акте приема-передачи. После того как документы при увольнении главного бухгалтера проверены, новое ответственное лицо знакомится с учетной политикой предприятия по вопросам налогового и бухгалтерского учетов за последние 2 года. Также проверяет соответствие текущей финансовой политики предприятия законодательству. Параллельно сотрудник изучает, правильно ли исчислялись налоги и взносы, своевременно ли предоставлялись декларации и расчеты.
Серьезную помощь в анализе дел дает выборочное изучение первичной документации. Полезно также ознакомиться с заключениями аудиторов, актами по итогам проведенных проверок. Эта часть работ позволит понять, какие ошибки были типичны для прежнего главбуха.
Этап 4. Что передает главный бухгалтер при увольнении: основные документы
Теперь коснемся того, что должен передать бухгалтер при своем увольнении. Речь идет о документах, которые отражают специфику и результаты деятельности компании:
- учредительные документы (устав, выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации);
- документы по организации бухгалтерского учета (учетная политика, план счетов, должностные инструкции);
- регистры бухгалтерского и налогового учетов;
- бухгалтерская и налоговая отчетность (декларации, отчеты, журнал учета);
- приказы о проведении инвентаризации и описи;
- документы о взаимоотношениях с налоговой (акты проверок и сверок с налоговыми органами);
- документы по учету основных средств (приказ о создании комиссии, акты приема-передачи на бланке ОС-1, инвентарные карточки);
- документы по учету ТМЦ (карточки учета материалов, приходные ордера, накладные);
- документы по учету денежных средств (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные поручения, выписки с расчетного счета);
- документы по кадровому составу (трудовые договоры, приказы о приеме на должность и увольнении, расчетно-платежные ведомости);
- договоры с поставщиками и клиентами, акты сверок с кредиторами;
- первичные документы и бухгалтерские справки;
- бланки строгой отчетности;
- доверенности, путевые листы.
Этап 5. Получение пояснений от увольняющегося главного бухгалтера
Сопутствующие увольнению главного бухгалтера процедуры, касающиеся передачи дел, также включают письменные или устные пояснения для нового сотрудника. Предоставляемые сведения обычно содержат информацию о порядке ведения бухгалтерского и налогового учетов, особенностях взаимодействия с другими подразделениями компании, поставщиками и кредиторами.
Этап 6. Составление и подписание акта приема-передачи дел
В обязательном порядке передача документов при увольнении главного бухгалтера закрепляется в акте. Документ формируется максимально подробно, чтобы отразить финансовое состояние предприятия на момент вступления в должность нового специалиста. Акт заполняется в произвольной форме и включает комплексную информацию:
- ФИО лиц, которые сдают и принимают дела;
- дата передачи обязанностей;
- дата и номер приказа о приеме-передаче дел;
- названия и количество переданных документов;
- серии и номера чековых книжек, бланков строгой отчетности;
- сведения об утерянных документах;
- ошибки, выявленные проверкой;
- количество переданных печатей, штампов;
- последнее из сделанных ранее заключение внешних аудиторов о достоверности финансовой отчетности.
Также в акт приема-передачи дел включают характеристику бухгалтерского и налогового учетов. В ней содержатся разделы:
- об организации бухгалтерского учета с подробным анализом учетной политики и уровня автоматизации основных процессов;
- учете денежных средств со списком всех принадлежащих компании расчетных счетов;
- учете основных средств и нематериальных активов;
- учете сырья и готовой продукции по результатам инвентаризации;
- расчетах с поставщиками и клиентами, ИФНС, внебюджетными фондами;
- бухгалтерской отчетности с расхождениями между данными из отчетов и сведениями из бухгалтерского и налогового учетов;
- хранении и уничтожении документов.
Инструкция по составлению документа
Приказ оформляется в общепринятом виде, однако есть некоторые отличия от иных документов по предприятию.
Форма
Специальной формы такого документа в законодательстве не разработано, что обозначает вольный стиль. Как и любой другой, такой приказ печатается с расположением вверху листа реквизитов предприятия, адреса.
Ниже по центру располагают название – приказ, на следующей строке слева указывают пункт, где происходит смена главбуха и находится компания, а справа – дата.
Слева коротким столбиком описывают тему документа, в данном случае это выглядит так: «Касается передачи дел главным бухгалтером». Ниже, с абзаца, начинается текстовая часть документа.
Ответственность главного бухгалтера после увольнения
Ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, а также отсутствие ошибок в ней сохраняется за главбухом еще год после увольнения. Такие указания дает ФЗ № 129. Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:
- за несвоевременную сдачу отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
- грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.
К уголовной ответственности сотрудник может быть привлечен за уклонение от уплаты налогов в крупном размере. За такие нарушения бухгалтера наказывают штрафом до 500 тыс. р. либо лишением свободы до шести лет. Кроме того, специалист не имеет права занимать аналогичную должность в течение трех лет.
Бухгалтер также несет материальную ответственность перед руководством компании. Бывший работодатель может потребовать возмещения ущерба, нанесенного в ходе выполнения профессиональных обязанностей (по статье 238 ТК РФ).
За реальный ущерб принимаются доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Кроме того, эта возможность должна быть указана в трудовом договоре с главбухом.
Процедура производится в судебном порядке и требует предоставления доказательств:
- трудового договора;
- платежных документов;
- актов проверки надзорных органов.
Итоги
Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме. В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т. д.).
Источники
- https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/smena-glavnogo-buhgaltera/
- https://lavnikpartners.com/articles/kak-uvolit-glavnogo-buhgaltera/
- https://fin-az.ru/426583a-akt-priema-peredachi-del-glavnogo-buhgaltera-obrazets-smena-glavnogo-buhgaltera
- https://moyafirma.com/shtat/hr/kadrovoe-deloproizvodstvo/uvolneniya-personala/glavnogo-buhgaltera/kak-peredat-dela.html
- https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/uvolnenie-glavnogo-buhgaltera-i-peredacha-del/
- https://lavnikpartners.com/articles/priem-peredacha-del-i-dokumentov-pri-uvolnenii-buhgaltera/
- https://vashbiznesplan.ru/bukhgalteriya/kak-peredat-dela-glavnogo-buxgaltera.html
- https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/akt_priemaperedachi_del_glavnogo_buhgaltera_obrazec/
- https://Zapusti.biz/baza/uvedomlenie-nalogovoj-o-smene-glavnogo-buhgaltera
- https://zhazhda.biz/base/uvedomlenie-o-smene-glavnogo-buhgaltera
Что делать, если бухгалтер при увольнении не передал документы?
Не исключены ситуации, когда главбух уходит в неподходящий момент, например, в период получения требований из налоговых структур. Проверить документы при внезапном увольнении главного бухгалтера — самая небольшая часть дел. Обычно такая ситуация грозит серьезными штрафными санкциями со стороны надзорных органов.
Есть еще одна особенность. Если прошли 2 недели отработки, а заместитель так и не найден, заставить прежнего главбуха приехать и передать документы невозможно. Причины нежелания возвращаться на прежнее место не важны.
Что делать заместителю, если бухгалтер при увольнении не передал документы?
Наиболее логично сразу же составить опись имеющихся документов, чтобы провести разделительную линию между деятельностью прежнего должностного лица и собственной, а также войти в курс дела и иметь представление о том, какие бумаги есть на руках, чтобы оперативно предоставить их сотрудникам налоговой.
Если руководители или новый главбух имеют основания подозревать, что в ведении налогового и бухгалтерского учетов могли быть допущены серьезные ошибки, правильнее всего провести аудит и по его результатам устранить найденные узкие места.
Кто и за что в ответе?
Покидающий организацию главный бухгалтер никак не должен организовывать передачу всех своих дел другому лицу, это задача, – руководителя.
Но, уважающий себя главный специалист позаботится о том, чтобы все начатые дела, по возможности были завершены, и документы хранились в надлежащем виде.
Передача документов при увольнении главного бухгалтера – довольно трудоемкая работа, занимающая, как правило, не один день.
При увольнении специалиста по собственному желанию этот срок может затянуться до двух недель, при увольнении по инициативе нового руководства, – до трех месяцев.
Все это время старый сотрудник и принимающий документацию будут работать вместе, поэтому руководителю организации следует четко в приказе разграничить обязанности этих двух сотрудников, и определить ответственность за определенные сферы деятельности.
Чтобы в случае выявления каких-либо недочетов было ясно, кто из двух специалистов может быть привлечен к ответственности, и с кого что можно спрашивать.
Понятное дело, что невозможно привлечь нового сотрудника, принятого на место уволившегося (уволенного) главного бухгалтера за те правонарушения, которые были сделаны до того, как человек имел отношение к этой сфере деятельности.
Но и уволившийся главный бухгалтер может не привлекаться к ответственности за нарушения во время его работы, в том случае, если истек срок давности на момент их обнаружения.
Рассмотрим поэтапно передачу дел увольняющимся главным бухгалтером.
