Материальная ответственность главного бухгалтера: виды и привлечение

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Что подразумевается под материальной ответственностью главного бухгалтера
• В каких случаях наступает полная материальная ответственность главного бухгалтера
• Что нужно знать о заключении договора о полной материальной ответственности главного бухгалтера
• Возможна ли материальная ответственность главного бухгалтера после увольнения

Часто руководство компаний в целях экономии средств предприятия практикуют перекладывание ответственности на главного бухгалтера, чтобы он оплатил штраф из своих личных средств. Однако материальная ответственность главбухов строго регламентирована трудовым законодательством. Из нашей статьи вы узнаете, насколько широка материальная ответственность главного бухгалтера.

В каком случае главный бухгалтер несет материальную ответственность

Главбух в своей деятельности должен руководствоваться положениями закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», который заменил собой аналогичный нормативно-правовой акт № 129 ФЗ от 23.11.1990. Данные федеральные законы существенно различаются: обязанности главного бухгалтера в них определены по-разному. Первый ФЗ предписывал главбуху:

• разрабатывать учетную политику организации;
• вести бухгалтерский учет;
• составлять и сдавать бухгалтерскую отчетность;
• контролировать имущество организации;
• обеспечивать осуществление хозяйственных операций компании в рамках закона.

В новом законе прописано, что главбух должен лишь вести в компании бухучет. А ответственность за законность совершаемых операций, за контроль над активами предприятия, за организацию и осуществление учетной политики, за составление и сдачу отчетных документов новый ФЗ возлагает на руководство компании.

Правильность данных изменений не вызывает сомнений, поскольку руководитель всегда имеет более широкие полномочия, нежели его подчиненный, и когда встает вопрос о том, осуществляет ли организация деятельность в рамках закона, решающее слово должно оставаться за директором.

Организовывать различные процессы в компании – готовить отчетные документы, разрабатывать механизмы учета и т. д. – очень сложно, не привлекая административные ресурсы. Делегирование руководителем организации прежних задач главбуху вполне возможно и сейчас, но контролировать их выполнение и руководить процессами должен все же директор.

Вести бухгалтерский учет, фиксируя и отражая в регистрах каждую хозяйственную операцию, безусловно, должен главный бухгалтер. Бухгалтерская отчетность основывается на данных бухучета, ее могут запросить для изучения:

• владельцы предприятия (акционеры);
• государственные органы, в том числе ИФНС и внебюджетные фонды, органы статистики;
• банковские организации;
• деловые партнеры компании.

Часто бухгалтерия ведет не только бухучет, но и налоговый учет. Обязывают ее также заниматься статистической и управленческой отчетностью.

Возможный ущерб и его виды

Для бухгалтеров можно выделить следующие специфические нарушения:

• Неправильное начисление зарплаты, другие ошибки при расчёте с сотрудниками.
• Нарушение правил по кассовой дисциплине.
• Нарушение правил, связанных с учетом и отчетностью.
• Искажение информации, отраженной в документах.
• Ошибки при начислении налогов, отчислений в адрес внебюджетных фондов.
• Первичные документы оформлены неверно, но всё равно приняты к учету.

Из-за каждого такого нарушения у предприятия появляются реальные потери в финансовом плане. Вот лишь некоторые примеры:

1. Пени и штрафы со стороны налоговых органов.
2. Возмещения в бюджет по налоговым искам от подчинённых и контрагентов.

Что значит материальная ответственность главного бухгалтера

Главного бухгалтера принимают на работу, заключая с ним трудовой договор, а потому к нему применимы правоотношения, прописанные в Трудовом кодексе РФ.

Определение понятию «материальная ответственность» дано в трудовом законодательстве. Обязанностью материально ответственного лица является возмещение причиненного им вреда другому лицу. Границы материальной ответственности различных категорий работников определены в Трудовом кодексе РФ и федеральных законах. Так, в законе от 12.07.1991 № 161-ФЗ прописано, за что материально ответственны военнослужащие.

Риски

Таким образом, основные риски как для компании, так и для самого сотрудника связаны именно с оформлением документов – какие именно формулировки применяются в трудовом договоре:

1. Если утверждения о полной ответственности в документе нет, это наиболее выгодный вариант для сотрудника и наименее приемлемый для работодателя. Тогда возникает риск того, что даже при большом ущербе взыскать его с бухгалтера будет невозможно – допускается компенсация только в пределах 1 среднемесячной зарплаты.
2. Если такое утверждение есть, это наиболее приемлемо для компании и наименее выгодно самому бухгалтеру. Тогда ущерб можно будет взыскивать частями на протяжении достаточно большого периода, причем в итоге вся сумма должна компенсировать нанесенный вред.

У сотрудника всегда есть право потребовать изменения трудового договора (до его подписания), однако на практике у трудоустраивающегося бухгалтера зачастую нет выбора. Поэтому нужно внимательно изучать трудовой договор и при необходимости менять работодателя.

В чем различие полной и ограниченной материальной ответственности бухгалтера

Материальная ответственность главного бухгалтера перед работодателем бывает двух видов:

• Полная материальная ответственность, обязывающая возмещать причиненный главбухом ущерб работникам или организации полностью.
• Ограниченная материальная ответственность, наступление которой регламентируется положениями Трудового кодекса РФ.

Главбух несет ограниченную материальную ответственность, если он нарушил должностную инструкцию неумышленно, и это причинило вред компании. Размер взыскания с него в таком случае равен сумме его заработка за месяц. Это установлено на законодательном уровне.

Если бухгалтер несет полную материальную ответственность, то он обязан возместить предприятию нанесенный ущерб в 100 % размере. Полная материальная ответственность может быть вменена сотруднику, в случае если он подписывал соответствующий договор при оформлении трудовых отношений или в соответствии со ст. 243 Трудового кодекса РФ. Но действующие нормы прописывают также возможность наступления материальной ответственности такого уровня в следующих случаях:

• Если ущерб был причинен намеренно или в состоянии наркотического, алкогольного опьянения.
• Если ущерб нанесен с целью получить финансовую выгоду, или имел место сговор с третьими лицами (при условии установления данного факта в суде).
• Если была разглашена коммерческая или государственная тайна при условии подписания с сотрудником договора о неразглашении при трудоустройстве.

Размер причиненного ущерба в таких случаях определяется судом.

Условия наступления матответственности применительно к главному бухгалтеру

Общие положения

Некоторые общие вопросы взыскания возмещения с работника рассматриваются в нашей статье по ссылке: «Возмещение материального ущерба работником работодателю». Условиями наступления материальной ответственности являются (письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1):

• противоправность поведения причинителя ущерба;
• причинная связь;
• вина в совершении деяния.

В п. 4 постановления № 52 к обстоятельствам, имеющим существенное значение, также отнесены:

• отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника;
• наличие и размер ущерба;
• соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.

Некоторые общие вопросы доказывания освещены в материале «Полная материальная ответственность работника (нюансы)». Применительно к должности главного бухгалтера возникают некоторые особенности толкования требований нормативных актов.

Какой ущерб можно взыскать с главного бухгалтера

Наиболее распространенным поводом предъявления иска о взыскании ущерба с главбуха является вынесение налоговым органом решения о привлечении к налоговой ответственности за неправильное исчисление, несвоевременную уплату налоговых платежей, несвоевременное представление деклараций и иных документов, а также доначислении налогов (взносов).

При рассмотрении подобных дел суды указывают, что предъявленные недоимки не могут составлять ущерб организации в том понимании, которое содержится в ст. 238 ТК РФ и п. 15 постановления № 52, поскольку уплата налогов и взносов является обязанностью налогоплательщика, т. е. правомерным платежом (см. постановление президиума Мосгорсуда от 16.11.2016 по делу № 44г-221/2016). Другое дело — штрафы, пени и иные санкции, наложенные на организацию вследствие невыполнения сотрудником его обязанностей.

Когда наступает материальная ответственность главного бухгалтера

Что включает понятие «реальный ущерб»? Это:

• приведенные в негодность сырье и материалы, оборудование и другое имущество организации;
• денежная недостача или недостача активов, факт которой зафиксирован;
• расходы на оплату назначаемых штрафов;
• издержки за вынужденные прогулы или простои сотрудников;
• затраты на восстановление имущества организации.

Важно: понятия «реальный ущерб» и «упущенная выгода» различаются! Упущенная выгода – это потеря определенной части дохода, к примеру, если по вине главного бухгалтера не заключен какой-то договор. Возмещения упущенной выгоды работодатель потребовать со своего работника не может.

В соответствии со ст. 246 Трудового кодекса РФ следствием ущерба является утрата имущества, следовательно, главбух может быть виновным в возникновении следующего реального ущерба: начислении пени, штрафов, налогов по результатам аудитов.

Трудовой кодекс РФ предписывает соблюдение определенного алгоритма действий при установлении вины работника.

Во-первых, требуется проведение администрацией своего расследования для выявления причин возникновения ущерба и его оценки. Расследовать ситуацию должна специальная комиссия, создаваемая приказом генерального директора.

Во-вторых, обязательным является запрос руководителем компании у главбуха объяснительной в письменном виде (ст. 247 Трудового кодекса РФ). Главный бухгалтер должен быть заинтересован в составлении этого документа, поскольку, объяснившись, он может оправдаться перед директором. Если тот не сможет выработать решение, которое позволит урегулировать ситуацию, и не примет объяснения провинившегося сотрудника, а размер нанесенного ущерба составит более одного оклада за месяц, то определение виновности главного бухгалтера придется осуществлять в судебном порядке.

Безусловно, главбуху надо стараться разрешить ситуацию непосредственно с директором, поскольку по результатам судебных заседаний сотрудников оправдывают далеко не всегда. Приведем в пример дело № 33-1423 от 12.09.2011 Костромского областного суда. Компанию оштрафовал ПФ РФ за то, что главный бухгалтер вовремя не подал сведения персонифицированного учета.

Он обязан был это сделать в соответствии с требованиями должностной инструкции. Полная материальная ответственность главного бухгалтера была установлена в положениях трудового договора. Работодатель подал иск в суд на своего главного бухгалтера, чтобы он возместил причиненный ущерб. Суд удовлетворил иск, и организация выиграла дело.

Нет доказательств — нет и вины

Чтобы привлечь главного бухгалтера к материальной ответственности, нужно не только иметь подписанный договор, но и доказать, что речь идет о реальных имущественных потерях, а именно:

• что отсутствовали обстоятельства, в силу действующего закона исключающие материальную ответственность главного бухгалтера;
• что его действия (или бездействие) были противоправными, то есть происходило прямое нарушение норм законодательства, локальных нормативных актов, организационно-распорядительных документов, должностных инструкций и т. д.;
• что существует причинно-следственная связь между действиями (бездействием) главного бухгалтера и возникновением материального ущерба, и так далее.

Здесь будут уместны краткие пояснения по вопросу процедуры доказывания вышеперечисленных обстоятельств. Как правило, все доказательства получают в результате контрольных мероприятий — проверок наличия имущества (инвентаризаций и пр. процедур). Для проведения таких мероприятий руководитель организации назначает комиссии с включением в них специалистов.

В ходе работы члены комиссии получают необходимые письменные пояснения от должностных лиц. Факты отказа тех или иных лиц от пояснений отражаются комиссией в специально составленном акте. Главный бухгалтер вправе знакомиться со всеми материалами проводимых проверок, а также их обжаловать.

Материальная ответственность главного бухгалтера после увольнения

Процедура расторжения трудового договора с главбухами имеет особенности: в п. 4 ст. 81 Трудового кодекса РФ указана дополнительная причина для увольнения.

Если меняется собственник организации, то в соответствии со ст. 75 Трудового кодекса РФ новый владелец вправе не позднее 3 месяцев с даты вступления в права собственности прекратить трудовые отношения с руководящим аппаратом, в том числе и с главным бухгалтером.

Также возможно расторжение контракта с главным бухгалтером по инициативе руководства, если выявляются факты принятия необоснованных решений, повлекших за собой убытки или утрату имущества (по п. 9 ст. 81 Трудового кодекса РФ).

При этом процедура проводится без соблюдения каких-либо особенных требований. Поэтому, если нужно сделать инвентаризацию, продление владельцем компании срока присутствия уволенного бухгалтера на рабочем месте не является правомерным. Включение сотрудника, который сдает товарно-материальные ценности и которому можно выставить претензии материального характера, в состав участвующего в инвентаризации персонала обязательно.

Это регламентируется Положением о бухучете (Приказ Минфина № 34 от 29 июля 1998 года). Должное проведение инвентаризации без участия лица, которое несет материальную ответственность, достаточно затруднительно. Результаты такой инвентаризации могут быть оспорены в суде:

• каждый член комиссии, проводившей инвентаризацию, должен быть совершенно непредвзятым;
• суд может потребовать предоставить рабочие записи, чтобы проверить, не фальсифицированы ли они;
• если в процессе инвентаризации обнаруживается ущерб, его нужно документально зафиксировать и подтвердить каждому члену комиссии;
• инвентаризацию необходимо проводить с участием независимых экспертов-аудиторов;
• если суд выявит, что результаты инвентаризации искажены либо отражены неверно, то возможна подача встречного иска по обвинению в клевете (ст. 129 Уголовного кодекса РФ), в таком случае произойдет трансформация гражданского процесса в уголовный.

Дисциплинарные взыскания, установленные ст. 192 Трудового кодекса РФ по результатам аудиторской проверки, ревизии финансово-хозяйственной деятельности (сначала делается замечание, потом выговор, а после возможно увольнение), могут применяться в течение 2 лет со дня совершения работником дисциплинарного проступка.

При этом работодатель может привлечь провинившегося сотрудника к дисциплинарной ответственности, если он продолжает трудовую деятельность на предприятии. Если же главный бухгалтер увольняется, наказать дисциплинарно его не могут.

Потребовать возместить ущерб в таком случае можно в течение 1 года с момента, когда вред был обнаружен (ст. 392 Трудового кодекса РФ).

Судебная практика по рассматриваемому вопросу (Решение ВС РФ №ГКПИ02-112 от 17.04.2002) признает, что работодатель не вправе уволить сотрудника «за принятие необоснованных решений» (пункт 9 статьи 81 Трудового кодекса РФ). Такое увольнение не имеет юридической силы и не подлежит исполнению, если отсутствуют доказательства соблюдения следующих условий:

• ущерб организации был причинен непосредственно из-за решения, принятого главным бухгалтером;
• негативных последствий можно было избежать, приняв другое решение.

Необходимо пояснить, как следует трактовать понятия «решение» и «ущерб», применяемые в данной норме:

• бездействие главбуха (оформление документов позже установленного срока, несвоевременная подача деклараций), ставшее причиной применения к организации штрафных санкций, не является решением;
• главный бухгалтер, выполняя свои непосредственные должностные обязанности, не должен принимать решения, а только констатировать совершенные хозяйственные операции методами бухучета;
• ущерб как порча или утрата имущества должен быть следствием виновных действий, то есть при условии осведомленности главного бухгалтера о вероятности наступления негативных последствий.

Порядок взыскания ущерба

Наступление ответственности не происходит единовременно – с момента выявления нарушения компания должна тщательно проверить эти факты, потребовать с работника объяснительную, а при необходимости обратиться в правоохранительные органы и подать заявление в суд. Порядок действий выглядит таким образом:

1. По факту произошедшего инцидента непосредственный руководитель бухгалтера или лично директор компании запрашивает у нее письменную объяснительную, которая составляется в произвольном виде. В документе работник излагает свою точку зрения на случившееся, при этом он не обязан признавать свою вину. Если бухгалтер уверен, что в его действиях не было ошибки, лучше сразу отразить этот факт в объяснительной, оставив у себя 2 экземпляр. Если же сотрудник категорически отказывается составлять письменную объяснительную, необходимо зафиксировать этот факт в присутствии свидетелей (коллег) и составить соответствующий акт.

2. Компания в лице руководства незамедлительно собирает рабочую комиссию, которая расследует инцидент в течение ближайших дней. Комиссия уточняет факты, описывает причины и последствия произошедшего. По результатам внутреннего расследования составляется соответствующий акт. В ней комиссия четко формулирует свои выводы, называет виновного.
3. Если между действиями бухгалтера и ущербом выявлена прямая причинно-следственная связи, работодатель вправе компенсировать ущерб в соответствии с порядком, прописанным выше (но в любом случае н более 20% ежемесячно от средней зарплаты). Удержание средств производится принудительно. Если сотрудник не согласен, он вправе подать жалобу в трудовую инспекцию или напрямую обратиться в суд.

Если размер ущерба достаточно большой, компания также имеет право подать исковое заявление и инициировать разбирательство, в том числе уголовное. В том случае, когда работник признает свою вину, в интересах руководства затребовать с него соответствующую объяснительную. Тогда решается вопрос о порядке компенсации – обычно сумма делится на несколько частей, и удержания сумм происходят в рассрочку. Составляется график платежей, подписывается соглашение. Документ можно составить в произвольной форме, обязательному нотариальному заверению он не подлежит.

О рисках в связи с действиями преступного характера

В средствах массовой информации часто можно встретить сообщения о том, как главные бухгалтера воспользовались должностями в корыстных целях. Благодаря тому, что деньги проходят через руки этих людей, открывается масса возможностей для мошенничества. Уклонение от уплаты налогов – одно, когда стремятся к личной наживе – совсем другое.

Непросто выявить виновные действия вроде растрат и подлогов документов, присвоения имущества, организации преступных схем. Доказательства по указанным фактам найти тоже достаточно сложно.

Вот некоторые меры, которые помогают защищаться в дальнейшем от подобных проблем:

1. При приёме на работу надо использовать соглашения с максимально точными формулировками.
2. На предприятии важно правильно организовать документооборот.
3. Полномочия, обязанности главбуха требуют разделения полномочий, соответствующего делегирования.
4. Периодическое проведение аудита, к которому привлекают внешних, либо корпоративных сотрудников.
5. Привлечение на должности бухгалтеров только подчиненных, обладающих должным уровнем квалификации.
6. Тщательный выбор подходящих кандидатур.

Выбор вида ответственности

По умолчанию работник несет ограниченную МО. В случаях, кроме перечисленных в первом пункте 243-й статьи ТК, ущерб взыскивается в размере не более среднемесячной зарплаты согласно статьям 241-й, 81-й ТК.

Аналогичную МО в подобных случаях несет бухгалтер-кассир, с которого, кроме суммы недостачи, полностью взыскиваются штрафы, оплаченные организацией по статьям 14.1, 15.1 КоАП. Прочие бухгалтеры несут ответственность (кроме оговоренной ст. 243-й ТК, п. 1) только в размере не больше среднемесячного заработка.

При приеме на работу в организации крупного бизнеса претенденту на занятие вакансии главбуха логично настаивать именно на таком варианте соглашения.

Разумно эти ограничения распространить на санкции по КоАП, которые в практике большой фирмы могут быть частыми.

Руководитель должен понимать, что с честного работника взыскать убытки можно лишь в пределах, которые позволяет его официальный доход за разумный период, а санкции на предприятие могут быть наложены в размерах, для физлица нереальных.

Все, что сказано выше в отношении главбуха, относится к лицу, работающему по гражданскому договору оказания консультационных услуг по бухучету, в том числе юридическому (глава 39-я ГК).

Законодательная база

Рассмотрим законодательные документы, которые регулируют различные формы ответственности главбуха:

• УК РФ.
• КоАП РФ (в частности, статья 15.11.).
• НК РФ.
• ФЗ №129 от 21 ноября 1996 года.

Рассмотрим нормативные основания для уголовного преследования главбуха:

• ФЗ №309.
• Статья 144 УПК.

В зависимости от тяжести проступка, главбуха можно привлечь к дисциплинарной, материальной, административной, уголовной ответственности. Дисциплинарные взыскания применимы ко всем сотрудникам. Они не специфичны именно для главбухов.

Как привлечь работника к полной материальной ответственности?