Об учете выплат в связи с работой разъездного характера

Правовое регулирование разъездного характера работы

В Трудовом кодексе РФ указано (статья 57), что при оформлении трудового контракта необходимо указать то, какой род трудовых обязанностей предусмотрен для нового сотрудника. В рассматриваемой ситуации нужно отметить, что его деятельность является разъездной.

В ТК проведено различие между этого типа работой и поездками по распоряжению директора в командировку. В статье 166 об этом упомянуто.

Ряд категорий сотрудников может претендовать на компенсацию понесенных ими расходов (статья 168.1). К их числу относятся сотрудники, которые:

• постоянно находятся в пути;
• выполняют работу, которая считается разъездной;
• лица, занимающиеся полевой работой;
• экспедиторы.

В этой статье указано, что компания, сотрудники которой выполняют разъездные трудовые обязанности, обязана зафиксировать перечень профессий или должностей, к ним относящихся, во внутренних документах предприятия.

Важно отметить, что законодательство не дает четкого определения того, что относится к разъездным обязанностям, а что нет. Поэтому окончательное решение этого вопроса оставляется на усмотрение руководства фирмы. На практике к этому типу относятся те, кто постоянно находится в разъездах.

Нюансы

Трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками, выполнение служебных обязанностей которых связаны с непрерывными выездами, регулируются статьями и 168 ТК РФ. Эти нормы призваны задавать основную форму регулирования рабочего процесса. Внутреннее оформление и прочие нюансы предоставлены на выбор работодателя и работника. Здесь единственно важным условием остается необходимость определения характера работы во внутреннем документообороте.

Трудовой Кодекс РФ не содержит большого количества противоречий и двойственных положений, как например, Налоговый Кодекс. Наоборот, он учитывает все нюансы трудового процесса и отвечает требованиям современности. В связи с этим, в 2018-году принципиальных изменений в нем не намечается. Также неизменным остается одно правило – оформление документов в рамках законодательство является залогом успешности и хорошей репутации предприятия перед государством.

КомментарииПоказаны 0 из 0

Профессии, предполагающие разъездной характер работы

Законодательством не зафиксирован список профессий, при которых действует разъездной порядок. Статья 168.1 ТК указывает, что на конкретном предприятии такой список должен быть установлен во внутренних документах по усмотрению руководства. Таким образом окончательное решение вопроса о том, является ли режим труда конкретного сотрудника разъездным, принимает администрация.

Однако на практике часто это вопрос решается следующим образом. Разъездной считается деятельность тех лиц, которые для выполнения своих профессиональных обязанностей должны находиться в постоянных поездках. В качестве примера можно упомянуть водителей или специалистов, выезжающих к клиентам по вызову (например, слесарь-сантехник, которого вызывают граждане для устранения протечек).

Вот еще несколько таких примеров:

• проводники в вагонах железнодорожного транспорта;
• стюарды;
• работники, которые занимаются снабжением;
• экспедиторы.

Если рассматривать бюджетную сферу деятельности, то к разъездному можно отнести труд представителей таких профессий:

• врачи скорой помощи;
• пожарные;
• спасательные службы;
• сотрудники МВД, несущие патрульно-постовую службу.

Иногда разъездной характер деятельности может быть указан не в локальных нормативных актах предприятия, а в ведомственных документах. Так, например, относительно сотрудников, работающих в МЧС, этот факт закреплен в приказе МЧС РФ No 3 от 10 января 2008 года.

Относительно водителей этот вопрос урегулирован в ведомственном приказе Минтранса No 15 от 20 августа 2004 года, который установил Положение, регламентирующее режим труда и отдыха водителей.

Законодательные нормы

О необходимости указания в контракте с подчиненным условий работы разъездного характера говорится в ст. 57 ТК РФ. Установка разъездного характера работы как неотъемлемой части постоянной деятельности человека освобождает от необходимости оформления каждого факта поездки. Подобное правило зафиксировано в положениях ст. 166 Трудового кодекса.

Чтобы узнать, уместно ли упоминание разъездной работы в пунктах договора, исходят из положений ТК, определенных в ст. 168.1.

Содержание статьи разъясняет, когда работники вправе рассчитывать на компенсации расходов на поездки, совершаемые в рамках рабочих обязанностей:

• регулярное нахождение в пути;
• частые перемещения вне офиса;
• полевые условия;
• участие в экспедициях.

Этой же статьей устанавливается обязательность надлежащего оформления правил особого режима работы с закреплением перечня должностей, при которых предполагаются частые разъезды, в колдоговоре и внутренних нормативных документах. Несмотря на отсутствие четких критериев разъездного характера, принято определять, что такое разъездная работа, по наличию отличительных признаков.

Различие командировки, вахты и разъездной работы

На первый взгляд эти виды трудовых обязанностей похожи, однако между ними есть важные различия.

Если режим труда разъездной, то сотрудник живет дома, но выполняет свои трудовые обязанности в условиях постоянных поездок или работает на отдельно находящихся объектах, находящихся недалеко от дома. У него не возникает необходимости изменить на время место проживания в связи с выполнением своих трудовых обязанностей.

Вахтовый метод предполагает, что сотрудник на некоторое время (оно может составлять несколько недель или месяцев), приезжает на объект, который находится далеко от дома. Причем ежедневные поездки туда из дома или возвращение обратно невозможны или не выгодны с экономической точки зрения.

Как правило, речь идет о работе в удаленных, необжитых местах. Во время вахты засчитывается не только непосредственная трудовая деятельность, но и время, потраченное на поездку туда и обратно. Обычно по такой схеме организована деятельность у строителей или нефтяников.

В статье 166 Трудового Кодекса РФ указано, что разъездная работа не является командировкой. Поэтому необходимо на практике их различать между собой. В рассмотренной статье не указаны признаки, по которым надо проводить различия. Для этого используют постановление Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года, которое рассматривает вопрос о командировках сотрудников.

На основе этих документов можно выделить следующие признаки такого вида деятельности:

1. Направление в командировку осуществляется на основе распоряжения руководства. Об этом сказано в п.3 рассматриваемого документа. При разъездной работе поездки входят в круг непосредственных обязанностей и не предполагают особых распоряжений в каждом конкретном случае.
2. При разъездной работе у сотрудника существует обычный рабочий день. В то же время, при направлении в командировку, время пребывания в ней должно быть подтверждено билетами и документами о проживании. Об этом говорится в п.7 постановления.
3. В статье 166 указано, что если сотрудника направляют в командировку, то в это время он находится вне места основной работы.

Из сказанного можно сделать вывод о том, что у сотрудника, который находится в разъездах, не имея приказа руководителя в каждом конкретном случае, не обладая одним конкретным местом, где он выполняет свои трудовые обязанности, разъездная работа.

Указанные виды трудовой деятельности имеют между собой существенные различия. Разграничение понятий командировки, разъездной работы и вахты важно в связи с тем, что у при этом имеет место различный порядок оплаты труда.

Разъездные сотрудники

Практически в каждой организации имеются сотрудники, работа которых проходит в дороге. Данные поездки не являются командировками, в то же время таким работникам оплачиваются затраты на проезд, по найму жилья, суточные и иные расходы. Причем возмещение работодателем указанных затрат становится возможным только в случае правильного оформления трудовых отношений с работниками, утверждения «разъездного» перечня и порядка возмещения затрат.

В ТК РФ выделены следующие формы работ для сотрудников, не сидящих на рабочих местах (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

— работа в пути;

— работа в полевых условиях;

— работа экспедиционного характера;

— разъездной характер работы.

При этом в Кодексе отсутствует определение указанных работ. В ч. 1 ст. 166 ТК РФ лишь сказано, что служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Так что обратимся к иным нормативным правовым актам, где дана характеристика указанных работ.

Обычно к работе, осуществляемой в пути, относят работу, выполняемую при движении транспортного средства.

Приведем примеры работ в пути, рассмотренные в постановлении Совмина РСФСР от 12.12.1978 N 579 «Об утверждении перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков». Речь здесь идет о капитанах-наставниках, лоцманах, контролерах пассажирского транспорта, кондукторах, водителях, постоянно работающих на междугородных перевозках, и т.д.

Полевые условия — это особые условия производства геологоразведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа. Это определение дано в п. 2 ныне не действующего Положения о выплате полевого довольствия .

Распространим это определение и на другие отрасли. Полевые условия — это особые условия работы, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа.

Законодатель не разъясняет понятие работ экспедиционного характера. Думаем, что в данном случае имеется в виду деятельность экспедиторов. Поэтому в качестве примера рассмотрим транспортную экспедицию.

По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза (ч. 1 ст. 801 Гражданского кодекса РФ). Экспедитор — это лицо, выполняющее или организующее выполнение определенных договором транспортной экспедиции транспортно-экспедиционных услуг (п. 4 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554).

В обязанности экспедитора по перевозке грузов входит сопровождение груза к месту назначения, обеспечение необходимого режима хранения и сохранность груза при транспортировке, сдача доставленного груза и оформление приемо-сдаточной документации. На это указано в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что к работам экспедиционного характера относится сопровождение груза к месту назначения.

Согласно п. 2 Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих войск гражданской обороны и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе МЧС (утверждена приказом МЧС России от 10.01.2008 N 3) разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства. Заметим, что указанное определение также относится к работам в пути.

Обратимся к Положению о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденному постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87. Разъездной характер работ устанавливается работникам, выполняющим работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации.

Так что разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок. К этой категории относятся следующие работники: курьеры, торговые агенты, почтальоны и т.д.

Как видите, в действующем законодательстве отсутствуют четкие понятия разъездной работы, работы в пути, в полевых условиях и работ экспедиционного характера. Порой одна и та же работа может попадать под несколько видов. К примеру, работа водителя может быть разъездной, в пути или экспедиционного характера.

В принципе нам не столь важно, к какой конкретно форме относится работа. Главное — правильно это оформить. Тем более что представители Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.2009 N 22-2-3644 указали, что решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе, подпадающей под действие ст. 168.1 ТК РФ, принимается организацией самостоятельно.

При этом важно не перепутать разъездную работу с командировками. Согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Однако служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Таким образом, разовые поездки сотрудников к разъездному характеру работы не имеют никакого отношения. Например, поездки водителей грузовых автомобилей, которые не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, следует рассматривать как служебные командировки (письмо Минфина России от 01.06.2005 N 03-05-01-04/168).

В соответствии с ч. 2 ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных трудовым законодательством.

Сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Возмещение расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, осуществляется при следующих условиях (письмо ФНС РФ от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488):

1) перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом;

2) размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников (указанных в ст. 168.1 ТК РФ), установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом либо трудовым договором.

Учтите, что компенсация расходов работников, чья работа носит разъездной характер, не может быть произведена на основании командировочного удостоверения (письмо Минфина России от 25.10.2007 N 03-03-06/1/735).

К сведению. Чиновники в письме ФНС РФ от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 отметили, что перечень возмещаемых работнику расходов на основании ст. 168.1 ТК РФ является открытым. Так что допускается возмещение и иных расходов, связанных со служебными поездками, произведенными работниками с разрешения или ведома работодателя. Между тем если затраты не зависят от характера выполняемой сотрудником работы, они не относятся к расходам, связанным со служебными поездками. В частности, расходы по возмещению стоимости питания следует рассматривать как выплаты в пользу работника.

Возмещение сотрудникам расходов, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера:

— учитывается при определении базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письма Минфина России от 13.05.2013 N 03-04-06/16384, от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341, ФНС России от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211);

— не учитывается при исчислении налоговой базы в целях применения упрощенной системы налогообложения (письма Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174, ФНС России от 14.03.2011 N КЕ-4-3/3943);

— не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письма ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/[email protected], Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131 и от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154);

— не облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», далее — Закон N 212-ФЗ, письма ФСС России от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526 и Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 N 406-19);

— не облагается взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», далее — Закон N 125-ФЗ; письмо ФСС России от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

К сведению. Существует еще так называемый подвижной характер работы. Это разновидность служебных поездок работников, постоянная работа которых осуществляется в пути. К примеру, в строительстве подвижной характер работ предусматривает частую передислокацию организации (перемещение работников) или их оторванность от постоянного места жительства. Это следует из п. 3.12 Федерального отраслевого соглашения по строительству и промышленности строительных материалов РФ на 2011-2013 годы (от 02.02.2011 N 168/11-13).

Между тем, судя по формулировке, данной в абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, подвижной характер работы, работа в пути и разъездная работа — это разные формы работ. При этом в ст. 168.1 не упоминаются подвижные работы. Так что в целях возмещения затрат таким сотрудникам советуем подвижные работы «переименовать» в работы разъездного характера либо работы в пути.

Чаще всего размеры надбавок зависят от «щедрости» руководства компании. Правда, при установлении «разъездных» доплат работодателям, не отказавшимся от присоединения к отраслевому соглашению, придется еще учесть и его положения (ст. 8, 45, 48 ТК РФ).

Указанные суммы повышают размер оплаты труда «разъездных» работников и не могут рассматриваться в качестве компенсаций. Дело в том, что все случаи предоставления компенсаций прописаны в ТК РФ (письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76 и от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).

Расходы на выплату надбавок за разъездной характер работы:

— учитывают при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 2 ст. 255 НК РФ, письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76);

— учитывают при исчислении налоговой базы в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);

— облагают НДФЛ (п. 1 ст. 210 и ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76);

— облагают страховыми взносами на обязательное социальное страхование (ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 212-ФЗ);

— облагают взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 и ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Перечень работ, профессий, должностей «разъездных» работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Рекомендуем разъездные категории работников прописать именно в приказе, поскольку внести изменения в коллективный договор гораздо сложнее.

Немаловажно утвердить Положение о разъездном характере работ, где будут прописаны понятие разъездных работ, компенсационные выплаты, порядок осуществления расчетов с работником и т.д.

1.2. Разъездной характер работы — это осуществление регулярных служебных поездок.

1.3. Работа, осуществляемая в пути, — это работа, выполняемая при движении транспортного средства.

1.4. Перечень должностей и профессий работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути, утверждается директором.

1.5. Условия, определяющие характер работы (разъездной, в пути), должны быть прописаны в трудовых договорах и должностных инструкциях (рабочих инструкциях) Работников.

1.6. Данное Положение обязательно для всех Работников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер или протекает в пути.

2.1. Основанием для отправления Работника в служебную поездку является маршрутный лист.

2.2. Прием и выдачу маршрутных листов осуществляет отдел кадров.

2.3. На следующий после окончания служебной поездки день Работник сдает маршрутный лист руководителю подразделения, который его визирует и сдает в отдел кадров в этот же день.

3.1. К окладам работников устанавливаются следующие надбавки:

3.1.1. за разъездной характер работ — 20%;

3.1.2. за работу, осуществляемую в пути, — 15%.

4.1. Работнику возмещаются расходы по проезду:

4.1.1. в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

— автомобильным транспортом — в любом автотранспортном средстве (включая такси);

4.1.2. ежемесячно в размере стоимости проездных билетов на городской общественный транспорт — работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер.

4.2. Расходы по проезду, указанные в пункте 4.1.1 настоящего Положения, возмещаются в размере стоимости проезда на транспорте, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

4.3. Работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения при предъявлении подтверждающих документов в размере фактических затрат, но не более 2500 руб. в сутки. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

4.4. Работнику оплачиваются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), в размере 1000 руб. в день.

4.5. Работникам возмещаются расходы на услуги связи в пределах лимита, установленного приказом директора, и при наличии докладной записки Работника, подтверждающей экономическую обоснованность расходов.

4.6. Работодатель возмещает расходы Работнику только в том случае, если поездки являлись служебными и соответствовали трудовой функции Работника либо были выполнены по распоряжению непосредственного руководителя Работника.

5.1. Работники обязаны сохранять все документы, подтверждающие расходы.

5.2. Не менее чем за 5 рабочих дней до начала следующего месяца руководителем подразделения оформляется служебное задание с описанием основных направлений работы сотрудника в служебных поездках на соответствующий месяц.

5.3. Работнику выдается аванс на расходы, связанные со служебными поездками, в пределах сумм, причитающихся по утвержденному директором служебному заданию.

5.4. Работники обязаны до 5 числа календарного месяца, следующего за отчетным, представить в бухгалтерию организации авансовый отчет (по форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) об израсходованных в связи со служебными поездками денежными средствами. К авансовому отчету прилагаются следующие документы: документы о найме жилого помещения, документы о фактических расходах по проезду и по иным связанным со служебными поездками расходам.

5.5. Работники обязаны до 7 числа месяца, следующего за отчетным, возвратить в кассу остаток неиспользованного аванса, выданного на служебные поездки.

5.6. В случае перерасхода денежных средств работодатель в течение 3 рабочих дней с даты утверждения авансового отчета компенсирует работнику суммы, утвержденные директором организации.

Согласно абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются, в частности, условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (разъездной, в пути). Образец формулировки трудового договора с сотрудником, трудящимся на работе, имеющей разъездной характер, см. в Примере 3.

На разъездной характер служебной деятельности работника должно быть указано в должностных обязанностях работника.

Чаще всего в качестве обоснования служебных поездок на предприятиях ведут журнал поездок либо сотрудникам выдают разъездные (маршрутные) листы, где они ставят отметки о своих перемещениях. Нередки случаи, когда работникам вменяется заполнение отчетов о служебных поездках. Все эти документы организация разрабатывает самостоятельно.

Оплата труда при разъездной работе

Если у сотрудника разъездной график, то каких-либо принципиальных особенностей ее оплаты не предусмотрено. Однако на практике постоянные разъезды связаны с дополнительными затратами, что определяет необходимость в той или иной форме их компенсировать.

Обязанность это сделать предусмотрена статьей 168.1 ТК РФ. Однако при этом не устанавливается ни сумма компенсации, ни порядок ее предоставления. Форма оплаты может определяться заключенным с сотрудником трудовым контрактом, действующим на предприятии коллективным договором и другими внутренними нормативными актами предприятия. На практике сложились две формы оплаты в рассматриваемом случае: установка специальной надбавки и компенсационные выплаты.

Учет

Учет рабочего времени подчиняется статье 91 ТК РФ, которая гласит, что количество рабочих часов в неделю не может превышать 40. В связи с этим, работодатель вправе установить 5-дневный рабочий день с 2 выходными, 6-дневную рабочую неделю с 1 выходным или скользящий график работы.

Для тех работников, чья специфика работы выходит за стандарты, норма рабочего времени устанавливается в индивидуальном порядке и закрепляется внутренними нормативами, так как для данной категории уточнений в законодательстве нет. Здесь необходимо учитывать, что время поездки до места работы также может занять определенное время. Также важно, обязан ли работник перед началом работы приходить в офис или нет.

К сведению

Если речь идет о водителях-экспедиторах, то следует обращаться к Постановлению Правительства РФ от 2007-года №877.

На практике работодатели применяют служебную записку под подпись работника, где будет указываться подробности организации разъездного рабочего процесса. Следуя этому документу, устанавливается отработанное количество часов.

Надбавка при разъездной работе

Установка надбавки за характер деятельности — это одна из форм дополнительной оплаты сотрудников при разъездном режиме. Закон не считает обязательным применение такой формы оплаты и не дает каких-либо указаний о том, как такие выплаты должны быть рассчитаны. С другой стороны, если внутренние документы предприятия регламентируют определенный порядок оплаты в таких случаях, то они будут определять правила применения надбавок и их величину.

Не предусмотрено особых мер по стимулированию сотрудников, выполняющих такие трудовые обязанности. Это делается в общем порядке. Для того, чтобы это организовать, необходимо сделать следующее:

1. В приказе по предприятию указать, какие профессии считаются разъездными.
2. В трудовых контрактах соответствующих сотрудников должна содержаться информация о характере их деятельности.
3. На основе этих документов в компании могут быть предусмотрены меры по стимулированию труда работников этой категории.

Законодательство не содержит указаний о величине таких надбавок. Этот вопрос администрация решает по своему усмотрению. На практике надбавки обычно устанавливают в процентном соотношении к основной части зарплаты.

При этом она может по величине различаться для различных сотрудников в зависимости от сложности и напряженности их труда. Это форма дополнительного вознаграждения считается частью оплаты труда и облагается налогами на общих основаниях.

Налоги и взносы с компенсационных выплат

Фиксированную доплату учитывают в составе заработной платы. Она облагается и НДФЛ, и страховыми взносами в общем порядке. Также её включают в налоговые расходы (письмо Минфина от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76, п. 3 ст. 255 НК РФ).

А вот целевые компенсации за разъездной характер работы страховыми взносами и НДФЛ не облагаются.

ПРИМЕР

Вариант 1

Сотруднику с разъездным характером работы ежемесячно доплачивают надбавку в размере 5000 рублей, рассчитанную таким образом, чтобы покрыть возможные расходы сотрудника в рабочих поездках. Значит, сумма 5000 рублей облагается и взносами, и НДФЛ.

Вариант 2

Сотруднику на разъездной работе ежемесячно возмещают расходы, которые он понес в её процессе. Сумму определяют по предоставленным им отчету и первичным документам. Значит, такая выплата считается компенсацией и под обложение НДФЛ и взносами не подпадает.

В расходы по налогу на прибыль суммы возмещений за разъезды включают на основании подтверждающих документов работника (письмо Минфина от 06.07.2018 № 03-04-05/46903).

Возмещение затрат по документам

Выплата надбавки в рассматриваемых случаях не является обязательной. Однако ТК РФ предусматривает необходимость компенсации дополнительных расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей при разъездной работе.

Статья 168.1 определяет, что при рассматриваемом характере работы необходимо компенсировать следующие виды расходов:

• Оплата проезда.
• Расходы, связанные с наймом жилья.
• Траты, связанные с проживанием вне дома.

Могут быть включены дополнительные виды компенсаций в тех случаях, если администрация предприятия с этим согласна.

Нужно отметить, что обязательность упомянутых видов компенсации наступает в том случае, если данная профессия или должность были включены в список разъездных и в трудовом соглашении сотрудника есть информация о том, что его нанимают на такую работу.

Доплаты и надбавки

Доплаты и надбавки за работу с разъездным характером в 2021 году не предполагают особых положений в законе. Вся власть в руках работодателя, и он вправе регулировать вопрос заработной платы, фиксируя это внутренними нормативными документами компании.

На практике встречается, когда разъездная работа оплачивается по часам. В таких случаях для корректности начисления следует регулярно вносить отметки в графике учета.

Особо стоит отметить компенсацию расходов. Согласно статье 168.1, установлен перечень расходов, подлежащих возмещению работодателем. Это следующее:

• Расходы на проезд, если собственный транспорт, то доплаты на ГСМ;
• Аренда жилья или проживание в гостинице;
• Суточные выплаты;
• Привлечение третьих лиц на помощь в рабочих целях;
• Иные затраты, имеющие отношения к служебным обязанностям работника.

Следует учитывать, что такие внештатные расходы как привлечение третьих лиц или, например, представительские расходы должны предварительно согласоваться с руководством. Точный перечень и порядок возмещения находит отражение во внутреннем документообороте.

В 2021 году выделяются два способа возмещения:

• в виде надбавки к основному окладу;
• на основе авансового отчета работника, который включает в себе все чеки и квитанции по расходам.

Сложности на практике

При разъездных работах оплата решает такие задачи:

• Компенсация расходов, понесенных работником.
• Оплата не только обычной, но и сверхурочной работы.
• Поощрительные выплаты, связанные со сложностью выполняемой работы и повышенной нагрузкой.

Для того, чтобы определить величину указанных сумм, недостаточно основываться на документах о фактически понесенных расходах. Например, если сотрудник выезжает к клиенту в пределах городской черты, то ему удобно добираться, используя городской транспорт. В этом случае для оплаты он может предъявить билеты на него, что не всегда является надежным свидетельством (они могут, например, быть с других маршрутов).

Признаки разъездного характера и подходящие профессии

Рабочие функции осуществляются вне рабочего места. Например, когда сотрудник, чтобы выполнить свои обязанности должен переезжать с места на место в пределах одного или нескольких населенных пунктов. Это может быть настойка оборудования, установка техники, доставка, установка окон, страхование и т.п.

Место непосредственной работы расположено достаточно отдаленно от места регистрации компании.

Работник вообще никак не привязан к конкретному рабочему месту. Свои обязанности он исполняет в разных местах. Например, курьер, водитель-экспедитор, корреспондент СМИ.

Работник находится в постоянных разъездах по распоряжению руководства или в соответствии с должностной инструкцией. Например, коммивояжёр или торговый представитель, менеджер партнерской сети, контролер торговых точек и т.п.

Само по себе рабочее место часто меняет дислокацию. Например, так бывает при строительстве дорог. Или, когда компания оказывает услуги партнерам непосредственно в их офисах, которые расположены по различным адресам.

К профессиям, работа по которым имеет разъездной характер, можно отнести такие:

• рабочие всех профессий, занятые на строительстве, ремонте и содержании автомобильных дорог;
• курьеры или менеджеры по доставке;
• менеджеры-консультанты по установке и настойке оборудования или программного обеспечения;
• менеджеры по работе с партнерскими сетями, обслуживающие и контролирующие торговые точки;
• страховые и торговые агенты;
• сотрудники сервисных служб;
• монтеры и техники судоходной обстановки пути;
• рабочие разъездных бригад;
• водолазы;
• инструкторы взрывных работ;
• водители автомобилей, экспедиторы;
• корреспонденты СМИ и др.

Таким образом, основные обязанности работника должны быть связаны с постоянными разъездами. Курьеры есть почти в каждой компании. А менеджеры по работе с розничными магазинами – у всех фирм, которые занимаются торговлей. Много разъездных работников может быть и в фирмах, оказывающих консалтинговые, юридические, страховые, бухгалтерские, информационные, сервисные, а также ИТ-услуги.

Как установить суточные при разъездной работе

Установление суточных при разъездной режиме законодательством не регламентировано. Выплаты таким сотрудникам должны быть определены таким образом, чтобы не только их расходы были компенсированы, но и повышенная трудовая нагрузка.

Определение соответствующих сумм относится к компетенции руководства фирмы. Правила для таких сотрудников должны быть изложены во внутрифирменном Положении.

В него необходимо включить следующее:

1. Указание перечня профессий и должностей, у которых разъездной характер деятельности.
2. Правила того, как оформлять отдельные поездки.
3. Порядок выполнения отчета о проделанной работе.
4. Перечень выплат, которые будут выплачены таким сотрудникам. Нужно указать также правила, в соответствии с которыми они будут рассчитываться.

При наличии такого документа оплата разъездного труда будет происходить по правилам и не вызывать споров.

Что говорит трудовое законодательство

Сотруднику, который имеет разъездной характер работы, в соответствии с ч. 1 ст. 129, ст. 149 и ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен установить дополнительные денежные выплаты. Они направлены на компенсацию работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

К таким выплатам и компенсациям относят:

1. Доплату за разъезды. Данная надбавка носит компенсационный характер и выступает частью оплаты труда. Доплата может быть установлена локально-нормативным актом (например, Положением о разъездном характере работы), коллективным договором, соглашением или трудовым договором.
2. Возмещение затрат на служебные поездки. Это могут быть расходы по найму жилого помещения, на проезд, а также иные расходы, которые сотрудник совершил с указания или разрешения работодателя. Перечень возмещаемых затрат открытый. Также законом не ограничена сумма компенсации. Размер работодатель устанавливает самостоятельно с учетом требований ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Единственное, что важно помнить – суммы компенсации не должны быть неоправданно занижены.

Далее разберем эти выплаты более подробно.

«Разъездной» работник и командировки

Если человек работает, постоянно разъезжая вне своего предприятия, то его работа считается разъездной. Однако точного определения этого факта нет в законодательстве. Однако существуют другие виды служебных поездок — командировки.

В последнем случае работа за пределами организации ограничена во времени, а не носит постоянного характера. При этом для каждого такого случая необходимо отдельное распоряжение администрации, где должно быть указан пункт назначения и цель поездки.

Другой важной особенностью является обязательность оформления командировочного удостоверения. При этом в пункте прибытия должны быть поставлены отметки о прибытии и убытии.

Как оформляется

Когда возникает потребность в правильном оформлении документов и ведения отчетности, следует учитывать, что разъездная деятельность, практикуемая на предприятии для конкретных должностей, должна найти свое отражение в следующих документах:

1. Коллективный договор или внутренний акт предприятия, устанавливающий правила перемещения сотрудников в процессе исполнения обязанностей (это может быть приказ или издание положения, другой вариант регламента) с указанием конкретных должностей, профессий. В нормативном акте указывают правила оформления документации, отражающей отчеты по служебным поездкам.
2. Трудовой договор при приеме на работу.

Поскольку названия должностей, которые потребуют частых перемещений по России или командировок по миру, могут меняться, рекомендуется вносить разъяснения в регламент предприятия, а не коллдоговор. Изменения в коллдоговоре более сложно согласовывать.

Скачайте Разъездной характер работы в трудовом договоре (образец) (65,5 KiB, 306 hits)

Поскольку нет четкого регламента оформления разъездного характера работы в трудовом договоре, то образец поможет в формулировке, либо используют собственные формулировки, подтвержденные нормативными актами, действующими на всем предприятии.

Командировки при разъездном характере работы оформляются в табеле учета времени как рабочее время работника независимо от его фактического нахождения вдали от офиса или производства.

Положение о разъездном характере работы

Так как ТК РФ не дает четкой инструкции по оформлению, организациям приходится соотносить свои действия с действующим общим законодательством, имеющим отношение к вопросу разъездов в рамках основной рабочей деятельности.

Скачайте Положение о разъездном характере работы (пример) (46,5 KiB, 229 hits)

Основные положения об оформлении командированных сотрудников можно найти в ПП РФ № 749 принятом в 2008 году в отношении лиц, направляемых в командировки. Таким образом, определяя порядок, как оформить дальнейшую работу разъездного типа, следует исходить из содержания данного документа.

Ссылка на потребность в частых разъездах дается в трудовом контракте с конкретным сотрудником, а также содержится во внутренних документах предприятия.

Если работник ранее уже принят в штат, но характер рабочей деятельности не предполагал частых разъездов, подписывается дополнительное соглашение, на основании которого остальные службы предприятия применяют новые нормы учета рабочего времени в ведомости.

При издании внутреннего нормативного документа важно проконтролировать, чтобы содержались все важные пункты:

1. Перечень должностей (профессий), предполагающих частые разъезды по нуждам компании.
2. Правила оформления документации на таких работников и обязательную отчетность.
3. Вопросы компенсации расходов, потраченных на перемещения, дополнительные возмещения помимо установленных законодательством (надбавки, доплаты).

Страховые взносы и НДФЛ с компенсации не платят

Компенсация за разъездной характер работы не облагается ни страховыми взносами, ни НДФЛ на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ, подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ “Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний”.

Как и любые другие расходы в налоговом учете, расходы на компенсацию должны быть документально подтверждены.

Ровно об этом же написал Минфин России в письме от 17.01.2019 № 03-15-05/1909. Основная мысль которого состоит в том, что суммы компенсаций, выплачиваемых работникам в связи с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц, при условии документального оформления таких расходов.

Если следовать позиции Минфина России, расходы работника на служебные поездки не нужно облагать страховыми взносами и НДФЛ, если такие расходы предусмотрены в документах компании. Во-первых, условие о разъездном характере работы обязательно должно быть предусмотрено в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре. Во-вторых, каждый расход должен быть подтвержден документом.

Если у компании не будет необходимых локальных актов или работник не предоставит подтверждающие документы, бухгалтер принять эти расходы к учету не сможет. ИФНС не признает эти расходы, доначислит налоги и, соответственно, штрафы и пени. По мнению чиновников, что вполне логично, нет документов, подтверждающих расходы работников – нет компенсационного характера данных выплат.

Расходы на выплату компенсации работникам, чья работа носит разъездной характер, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета. Это предусмотрено пунктами 5 и 16 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.

До того момента, как работник сдаст авансовый отчет, и он будет утвержден директором, денежные средства, выданные работнику, считаются авансом. Эти суммы нужно отражать в учете, как дебиторскую задолженность работника по правилам пунктов 3 и 16 ПБУ 10/99 “Расходы организации”.

Поездки работников, постоянная работа которых носит разъездной характер, служебными командировками не считаются. Об этом говорится в части 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ. Соответственно к этой работе нельзя применять нормирование суточных.