Реестр больничных листов: образец заполнения и советы по оформлению

Когда необходима опись в ФСС

Предоставление описи в ФСС необходимо в том случае, если на предприятии есть сотрудники, что нуждаются в социальных выплатах. Однако что более важно — это прямая обязанность работодателя: необходимо на регулярной основе предъявлять в ФСС все документы, которые так или иначе связаны с выделением средств на выплату обеспечения страховых случаев.

Заполнение реестра больничных листов

Для того, чтобы Фонд социального страхования принял реестр, он должен быть заполнен согласно существующим стандартам. Однако основная сложность заключается в том, что не существует единого образца реестра БЛ, который бы смог послужить примером при создании бухгалтерами документов. Если говорить об официальном сайте ФСС, то на его просторах можно найти следующий вариант.

Образец реестра, предоставляемый сайтом ФСС

Как уже говорилось раньше, в некоторых случаях работодателю требуется внести дополнительную информацию, связанную с больничным того или иного сотрудника. В связи с этим желательно изучить приказ Фонда социального страхования №223, который позволяет разобраться в разных вариациях реестров, которые могут понадобится при различных обстоятельствах.

Кто ее составляет

Ответственность за составление полной описи документов для ФСС ложится на руководство фирмы и непосредственного начальника конкретного отдела. Подобная иерархия позволяет улучшить структуру между ФСС и фирмой, а также производить безошибочные выплаты. Так, руководство собирает все документы и составляет опись, используя помощь канцелярии, подписывает и отправляет ее в ФСС.

Состав документа

В состав документа, который утвержден 29 декабря 2021 года, входит следующая информация:

1. Полные сведения о страхователе: регистрационный номер, код подразделения и т.д.
2. Основная часть: таблица с именами сотрудников и их категорией, согласно которым должны производиться выплаты.
3. Приложения: прикрепленные документы, которые необходимы для подтверждения необходимости социального страхования.

В конце описи обязательно должна быть подпись руководителя и печать организации.

Видео с порядком отправки документов в ФСС:

Формат оформления реестра страховых случаев

Для формирования документа используется любой из имеющихся программных обеспечений – 1С, сопровождающие учет программы, специальные разработки системных администраторов. В конфигурациях 1С предусмотрены реестры для страховых случаев различного назначения – нетрудоспособности, выплатах пособий по уходу и рождению ребенка.

Предприятия с малой численностью заполняют данные реестра в ручном режиме.

• Документ подписывает главный бухгалтер предприятия. Подпись удостоверяется печатью организации. Заверение реестра подписью руководителя не является обязательным.
• Форма представляется как на бумажном носителе, так и в электронной форме.
• Снимается потребность представления копий листов нетрудоспособности.

Реестр составляется на месячный период. Для листков нетрудоспособности, переходящих на следующий месяц, производится отдельная пометка о продолжении с указанием номера бюллетеня (

Правила заполнения описи в ФСС

Итак, теперь что касается непосредственного заполнения. Первое — реестр состоит из двух частей: вводной и табличной. Это важно учесть потому, как в первой части содержится:

• полный номер страхователя
• код подчиненности, что определяется в соответствии с регистрационным номером и постановкой на учет в органы соц. страхования
• полные сведения об ИНН и КПП
• наименование организации, которая отправляет опись
• официальное имя и номер органа ФСС, в который производится отправка

После этого начинается часть основная — табличная. Она выполнена из пяти колонн, в которых находится информация касательно:

• 
  всех сотрудников, которым полагается выплата

• вид выплаты
• полные наименования документов, согласно которым полагается выплата
• приложения

Помимо того, что все имена должны быть написаны полностью, в «Виды выплат» требуется указать порядковый номер, что относится к конкретному основанию пособия. Так, разберем каждый код:

• 1 — временная невозможность осуществления труда
• 2 — беременность и, как следствие, пребывание в мед. учреждениях
• 3 — больничный учет на ранней стадии беременности
• 4 — рождение ребенка
• 5 — декрет
• 6 — получение травмы вследствие несчастного случая и временная нетрудоспособность

На этом основная часть заканчивается и остается только прикрепить и перечислить все документы, которые выступают в качестве основания для назначения помощи. Полный регистр должен быть подписан руководителем организации с указанием всех дат и проставления печати организации.

Правила оформления

С 2021 года в России существует две формы листа нетрудоспособности – бумажный и электронный. Внешние различия между двумя этими бланками незначительны – разница между ними заключается лишь в том, что цифровой бланк более удобен в обращении.
Сразу после того, как врач заканчивает оформление бумажного или цифрового листа нетрудоспособности, сведения с этих бланков автоматически перемещаются в общую базу реестра БЛ.

Иногда реестры могут соединять в себе информацию о больничных листах и социальных пособиях

Реестр листов нетрудоспособности, в свою очередь, также может вестись двумя способами – с использованием бумажного журнала и с применением электронного учета, который позволяет быстро получить доступ к тому или иному бланку. Электронный формат реестра на данный момент существует во многих программах, разработанных для бухгалтеров, таких как:

Для того, чтобы сделать работу с больничными листами более удобной, сайт ФСС предусмотрел возможность, благодаря которой бухгалтер может активировать свой личный кабинет. Тем самым специалист получит доступ к базе сотрудников, которые оформляли листы нетрудоспособности (это правило действует только на бланки в электронном формате).

О том как завести личный кабинет на сайте Фонда социального страхования и какие функции он выполняет для застрахованного лица можно прочесть ниже.

Помимо ознакомления с больничными листами, наличие личного кабинета на сайте ФСС позволяет бухгалтеру осуществлять и прочие полезные действия, такие как:

• последующая распечатка больничных листов;
• перемещение информации о страхователе в электронный лист нетрудоспособности;
• указание в бланке БЛ всех временных промежутков, в течение которых работник был нетрудоспособен;
• мгновенная пересылка сведений о работнике, оформлявшем лист нетрудоспособности в ФСС, освобождающая бухгалтера от утомительных сборов бумажной отчетности и ее последующей отправки;
• быстрый доступ ко всем выплатам за взятые работниками больничные с использованием базы ФСС.

Пример заполненного реестра больничных листов

Существует весомое предположение, согласно которому в будущем государственные поликлиники начнут все чаще отказываться от бумажных БЛ в пользу электронных. Этот шаг позволит бухгалтерам работать не с разрозненными бумагами, а с единой базой, соединенной с Фондом социального страхования.

Благодаря данной мере значительно упростится не только оформление листов нетрудоспособности, но и подсчет выплат каждому сотруднику.

Особенности описи по несчастному случаю

В случае возникновения несчастного случая ФСС может выплатить все страховые взносы, однако ключевым этапом является признание ФСС такового случая страховым и, как следствие, производственным.

ФЗ №-125, в ведении которого находится все, что связано со страховкой, определяет несчастный случай на производстве как нанесение вреда здоровью сотрудника в момент исполнения трудовых обязанностей. И именно часть «в момент исполнения трудовых обязанностей» является ключевой, так как освобождает человека от непосредственного нахождения на территории работодателя.

Следовательно, для получения выплат от ФСС и составления описи требуется официальное оформление всех повреждений. Так, обязывает к исполнению этой процедуры ст. 250 ТК РФ, полный перечень необходимых документов содержится в Постановлении Минтруда РФ № 73.

Если не брать во внимание все документы, что должен оформить работодатель, то расследование и дальнейшая опись ФСС должна быть подкреплена материалами специалистов, следящих за делом. Более того, законодатель имеет полное право провести дополнительные экспертизы. Таким образом, если будет доказано обратное — вред здоровью был нанесен таким образом, что не попадает под страховой случай — выплачивать компенсацию будет лично руководство компании. ФСС же при этом будет освобождено от выплат в сторону такого сотрудника.

О не сдаче отчетности

Теперь что касается пропуска срока сдачи отчетности. Он регулируется ст. 26.30 ФЗ №-125, который обеспечивает обязательное соц. страхование. Таким образом, объем штрафа составит порядка 5% от общего количества взносов за каждые 3 месяца предыдущего периода. Это правило действует вне зависимости от того, являлись ли прошедшие месяца полными или нет. Однако есть небольшое ограничение в виде максимальных процентов от такой суммы — не более 30%.

Помимо этого, если нарушен порядок, уплачивается штраф в размере 200 рублей. Однако наличие финансовых санкций, что относятся напрямую к организации не единственное, что может настигнуть работодателя.

Штраф также может быть наложен на руководителя фирмы и трактоваться как административное нарушение — это обеспечит ст. 15.33 КоАП. Сумма такого взыскания составит до 500 рублей.

Данные санкции накладываются на фирму вне зависимости от причины, по которой произошла просрочка сдачи: умышленно или по неосторожности — не учитывается. Тем не менее, законодательство определяет ряд случаев, которые учитывают невозможности своевременного отправления отчета (таблица 1).

Таким образом, это лишь основные особенности описи, которые предстоит учитывать при несчастном случае и дальнейшем возмещении всех средств.

Видео о сроках сдачи отчетности:

На возмещение

Возмещение пособий из ФСС возможно, однако оно требует в первую очередь определения – куда были потрачены средства. Так, возмещение допускается исключительно для: больничных, пособий для беременных и уходу за ребенком, а также при погребении сотрудника.

Однако ФСС компенсирует эти пособия лишь частично и только некоторые — полностью. И если рассматривать процедуру возмещения, то она достаточно стандартная, необходимо:

1. Написать заявление: в нем указаны все сведения на человека.
2. Подготовить справку-расчет и иные документы, которые требуются — определяются персонально.
3. Дождаться полной проверки ФСС.
4. Получить средства.

Несмотря на простой алгоритм действий, проблемы зачастую встречаются при: сборе и оформлении необходимого пакета документов, грамотном составлении формы, соблюдению сроков отправки и получения средств. Все это является прямой ответственностью работодателя и должно регулироваться им на протяжении всей процедуру до получения сотрудником средств.

Способы отправки

Существует два основных метода отправки описи документов в ФСС (таблица 2).

Соблюдение всех установленных условий также является обязательным и не представляет собой льготу в случае, если отчет до фонда не дойдет в срок.

Кто, как и когда заполняет реестр листков нетрудоспособности

Реестр подготавливается бухгалтерией. Ручная подготовка трудоёмка. Программа от ФСС бесплатна, но требует ручного ввода данных. Специальное ПО формирует РБЛ автоматически, но не всегда оправданно для малых предприятий и не всегда доработано. При создании РБЛ стоит учитывать, что существует журнал регистрации больничных листов. В нём практически те же самые графы, возможно, стоит объединить два перечня.

В регионах, не участвующих в пилотном проекте, можно как угодно заполнять реестр больничных листов для возмещения ФСС, образец есть в интернете. Предоставлять РБЛ в этом случае нужно только по требованию Фонда. Однако некоторые отделения вводят свои инициативы для выявления фальшивых листков нетрудоспособности. При участии в пилотном проекте РБЛ обязателен. Регламентируется только техническая сторона представления данных, всё остальное – на усмотрение заполняющих.