Инвентаризация кассы: бланк ИНВ-15, образец заполнения

09.06.2019
0

509

6 мин.

В обязанности каждого руководителя компании, торгового предприятия, осуществляющего финансовую деятельность, входит правильная организация и ведение документооборота. Поскольку ему часто приходится приобретать у сторонних компаний материальные ценности, он должен серьезно подходить к процедуре получения груза и соблюдать определенный порядок. А чтобы не возникли какие-либо недоразумения в ходе очередной проверки компетентными органами, необходимо руководствоваться действующими инструкциями.

Акт недостачи: суть и значение документа

В ходе ведения хозяйственной или торговой деятельности руководители организаций или индивидуальные предприниматели вынуждены закупать сырье или готовую продукцию, для того чтобы в дальнейшем сформировать нормальный производственный процесс или перепродать товар по более выгодной цене. Получение груза проводится с учетом установленного порядка и регламента специальными сотрудниками, которые несут материальную ответственность.

Обязанностью сотрудника, принимающего товар, является не только его получение, но также взвешивание, подсчет количества и проверка качества. После этого он должен зарегистрировать груз, распределить его на склад или в иные места хранения.

Важно знать! В случае выявления в ходе процедуры недостатков, а именно низкого качества, брака или несоответствия количества товара с указанным по численности в накладной, сотрудник обязан зафиксировать нарушение и составить акт.

Официальный документ отражает информацию о поступивших товарно-материальных ценностях (ТМЦ) и выявленных недостатках. Принимающая сторона заносит туда сведения о количестве поврежденного товара и степени его порчи, а также фиксирует расхождение цифр в накладной и по факту. Составляя акт, получатель преследует две цели. Во-первых, он указывает объем причиненного материального ущерба, выражающегося в денежном эквиваленте, который получатель желает компенсировать за счет поставщика или транспортного агентства. Во-вторых, демонстрирует профессионализм своих сотрудников, отвечающих за приемку поступающего груза (материала), а также уровень производства и организации рабочего процесса.

Причины проведения

Инвентаризация может проводиться по инициативе руководства фирмы для выполнения следующих текущих задач:

• выявление в расчетах ошибок, которые уже привели или могут привести в дальнейшем к нарушениям в учете;
• проверить соответствие реального движения наличных с тем, что отображается;
• как на практике соблюдаются правила деятельности материально-ответственных лиц, таких как кассиры, с целью повышения порядка среди работников.

В других случаях организация по умолчанию обязана проводить инвентаризацию:

• когда формируется годовая отчетность;
• если меняются ответственные за работу с наличностью лица (кассиры) (производится в тот же день, когда передаются дела между меняющимися сотрудниками);
• при уголовных происшествиях (хищение, кража и другие) или порче ценностей;
• форс-мажорные обстоятельства (пожар, коммунальная авария и прочие);
• принимается решение о закрытии организации и составляется ликвидационный баланс.

Также организация может установить плановую инвентаризацию, например, раз в квартал, или устроить внезапную проверку.

В зависимости от инициатора инвентаризация может быть внутренняя (по решению руководства) или внешняя (выездная), в связи с потребностями учредителя или в следственных целях.

Основной нормативный документ, которым должны руководствоваться проверяющие — это Методические указания Минфина №49 от 1995 года. В нем описываются общие правила проведения инвентаризации, а также особенности по отдельным видам активов и обязательств.

Составление акта недостачи

Акт о недостаче служит основанием, если получатель собирается предъявлять претензию организации или транспортной компании, недопоставившей товар, с целью возмещения ущерба в виде денежной компенсации или дополнительной кондиционной продукции. Если его оформляют во время ревизии, а не в ходе процедуры получения груза, то содержащаяся в нем информация учитывается при составлении годовой отчетности. На основании указанных сведений комиссия может наиболее точно определить количество расходов компании или организации.

Регламентирующие документы

На сегодняшний день единой формы акта о выявленной недостаче товара не существует. Поэтому законом разрешается составлять документ по типу, который компания разработала своими силами специально для этих целей. Главное, чтобы он отражал все необходимые реквизиты и содержал полную информацию.

Создавая собственный прототип нормативного документа, можно опираться на существующие унифицированные формы. Применяемый в дальнейшем образец акта о выявленной недопоставке груза, товара необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского контроля. Для получения навыков корректного оформления актов различного назначения необходимо обратиться к нормативным документам и досконально изучить правила и порядок заполнения первичной документации. Сегодня в разных целях используется три типа бланков.

1. ТОРГ-2. Данную форму используют при осуществлении приемки продукции от отечественных компаний. Она должна быть заполнена без ошибок, помарок и иметь не менее трех копий.
2. ТОРГ-3. Если выполняется оприходование груза, который был поставлен иностранными компаниями, принимающий сотрудник обязан заполнить акт в соответствии с данной формой. Позже он должен представить документ в пяти экземплярах.
3. ТОРГ-12. Недостающая продукция или товары, подлежащие возврату, описываются в акте, заполненном по образцу данного документа.

Сотрудники, осуществляющие приемку, обязаны знать тонкости заполнения всех бланков. Это позволит избежать проблем с органами, контролирующими документооборот.

Создание проверяющей комиссии

Поскольку во время приемки коммерческого груза, товара обнаруживается его недостаточное количество, законодательство требует составления акта. Для соблюдения правовых норм руководство обязано создать специальную комиссию из числа сотрудников, осуществляющих приемку продукции (или иных работников). Главное, что в ее состав должно входить не менее трех человек.

Важно знать! Исключением являются индивидуальные предприниматели, не располагающие штатом рабочего персонала. Они могут выявить факт недостачи и оформить документ самостоятельно.

p style=»text-align: center;»>

Состав комиссии утверждается соответствующим приказом руководства. На основании заключенного соглашения они проходят специальное обучение. Акт должен составляться с участием представителя поставщика или грузоотправителя. С этой целью в договоре заранее прописывается порядок уведомления продавца о необходимости прислать доверенное лицо для приемки товара и фиксации недопоставки, указываются сроки для его прибытия, а также действия на случай его отсутствия. На практике, если груз прибыл без сопровождения, документ визируется только получателем. Копия отправляется поставщику заказным письмом или электронной почтой.

Процедура составления

Во избежание возникновения различных недоразумений в ходе проверки специальными органами или во время судебного разбирательства, акт о недостаче требуется составлять максимально корректно. Для этого необходимо учесть несколько основных моментов.

1. Законодательство позволяет использовать унифицированную форму либо образец, разработанный компанией или организацией, но содержащий при этом все необходимые реквизиты.
2. При обнаружении факта недостачи документ должен быть оформлен в присутствии представителя поставщика. Если его нет, можно пригласить водителя компании-перевозчика или экспедитора. В ситуации, когда не удается привлечь вышеуказанных лиц, получатель имеет право воспользоваться услугами независимого эксперта.
3. Если получатель одномоментно принимает груз от нескольких поставщиков и в каждом случае выявлен факт недостачи, рекомендуется составлять столько актов, сколько прибыло недоукомплектованных партий. С целью обеспечения доказательной базы все нарушения необходимо фиксировать с помощью фото и видеосъемки.
4. Составленный документ обязаны подписать члены комиссии, представитель поставщика либо вместо него независимый эксперт.
5. После оформления юрист или бухгалтер обязан в кратчайшее время составить претензию и передать продавцу под роспись. Сроки данной процедуры четко определены Федеральным законодательством. При их нарушении поставщик имеет право отказаться от ее исполнения.
6. При недостаче топлива комиссия обязана составить акт о списании ГСМ, где указать причину перерасхода.

В ходе составления акта нужно внести все необходимые реквизиты, а после завершения указать дату оформления.

Содержание акта недостачи

Образец акта о выявлении недостачи товара, с которым можно ознакомиться, представлен в конце статьи. Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо правильно заполнить.

Шапка. Здесь следует указать реквизиты компании, организации, получившей товар. Они содержат: название, адрес местоположения, структурное подразделение, номера телефона. С другой стороны нужно выставить номер документа и дату его составления.

Основная часть. В этом разделе полностью отображается вся важная информация.

1. Данные отправителя груза или товара (название организации, адрес, номер телефона).
2. Место, где была получена партия.
3. Сведения о производителе продукции, поставщике, страховой компании (в случае надобности).
4. Основные документы (договор, счет-фактура, накладная, акт), и их данные (номер и дата составления).
5. Дата отправки товара и способ его транспортировки.
6. День, число и время отгрузки со склада или станции отправления

Перечень товаров. Сюда для наглядности имеет смысл вставить таблицу, в которой будет зафиксирован факт недостачи и основные сведения. Единицы изменения указываются согласно ОКЕИ.

1. Наименование, количество, артикул, сорт, цена, сумма товара или груза, указанного в накладной и имеющегося по факту.
2. Состояние пломб контейнера, вагона, ящиков (для выявления несанкционированного вскрытия и внутритарной недостачи).
3. Перечень бракованной и битой продукции (количество, сумма).
4. Отклонение от указанных в сопроводительном документе данных, то есть недостача или излишек.

В следующем разделе следует отобразить, каким образом проводился подсчет и измерение количества или веса товара, описать характер повреждений и мнение о причинах их возникновения. В конце указываются действия получателя, а именно, что товар был выгружен и отправлен на склад для дальнейшего хранения. В этом случае необходимо внести его название. Далее следует мнение членов комиссии, их заключение.

Внимание! Полностью оформленный документ визируют члены комиссии. В нем указывается место работы и должность каждого из них, а также расшифровка подписи. Сюда же вносятся аналогичные сведения о представителе поставщика, транспортной компании, либо независимом эксперте.

Кто проводит инвентаризацию кассы?

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических указаний N 49).

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3 Методических указаний N 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

• представители администрации организации;
• работники бухгалтерской службы;
• представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
• сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).

Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний № 49).

Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.

Особенности оформления

На практике очень часто путают акт о недостаче товара с аналогичным документом о выявлении нехватки денежных средств в кассе. На самом деле правовые нормы предусматривают использование различных форм для оформления таких нарушений. p style=»text-align: center;»>

Нехватка товара

Выявление недостачи товара при получении оформляется специальным актом по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3, который имеет определенную структуру:

1. Шапка документа, где указываются реквизиты поставщика: название компании (организации) либо ФИО продавца, адрес месторасположения, куда должен быть направлен акт.
2. Название документа
3. Фактологическая часть, где детально описывается: место «происшествия», номер накладной прибывшего груза, описание средства и способа доставки.
4. В нижней части указывается состав комиссии, место работы и должность каждого из них. Здесь же будут находиться их подписи.

Недостача денежных средств в кассе

Оформление проверки кассы производится по форме ИНВ-15. Ее образец не утвержден Госкомстатом РФ, поэтому требует крайне аккуратного, почти идеального, заполнения. Акт о сумме выявленной недостачи денежных средств или ТМЦ имеет определенную структуру и должен содержать следующие данные:

1. Название организации (предприятия, компании) или ее подразделения.
2. Номер акта, дата оформления и время инвентаризации.
3. Причина проведения проверки.
4. Фактическое наличие материальных ценностей (деньги).
5. Расписка материально ответственного сотрудника за ценности в кассе.
6. Объяснение причины недостатка денежных знаков в кассе на момент проверки.

Эти сведения позволяют получить представление и сделать предварительные выводы относительно недостачи денежных средств в кассе и причины данного недоразумения.

Введение

Российское законодательство строго регулирует деятельность кассы и процедуру действий в случае обнаружения недостачи. Обычно она выявляется в конце рабочего дня, когда кассир пересчитывает наличные денежные средства и снимает Z-отчет. Данная процедура должна проводиться под руководством главы компании или главбуха, но не все придерживаются этого требования. Нормальным развитием ситуации считается, когда размер наличности, имеющейся в кассе, совпадает с Z-отчетностью. Если в отчете фигурирует одна сумма, а по факту она меньше, то это означает, что возникла недостача.

Кассу необходимо регулярно проверять

Не всегда проблему находят в конце дня: все зависит от кассовой дисциплины, кассира и действующих в компании правил. Обнаружить ее можно и в течение рабочего дня, если у кассира возникли подозрения в ошибке. Для этого он может снять Зет-отчет в любое время дня и перепроверить денежные средства, причем как по одной кассе, так и по всему отделу.