Как вести журнал регистрации больничных листов в 2021 году

Плюсы

Сразу скажем, что наличие журнала регистрации больничных листов и его ведение не относятся к обязанностям нанимателя. То есть его может вообще не быть на вполне законных основаниях. Однако практика показывает, что компании, которые работают с журналом учета больничных листов имеют определенные выгоды. Среди них:

• проще мониторить количество дней болезни, которые оплачивает компания (первые трое суток недомогания);
• смотреть за сроком сдачи сотрудником больничного листка (максимальный срок – полгода после больничного);
• проще найти какой-либо листок, если он понадобился специалистам ФСС.

Также см. «Срок предоставления больничного листка работодателю».

Нередко случается, что сотрудник заболел во время отпуска. Это значит, что такой отдых должен быть соразмерно пролонгирован на соответствующее количество дней недомогания по листку. В этом и поможет журнал учета больничных листов (образец заполнения – ниже в статье).

Подробнее об этом см. «Больничный во время отпусков».

Особенности документа

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Журнал учета больничных листов: образец заполнения

Стандартной утвержденной государством формы данного регистра нет. Поэтому каждая компания, подстраиваясь под свои особенности, может сделать собственный вариант журнала учета больничных листов. Образец скачать можно и на нашем сайте.

В качестве основного ориентира можете воспользоваться нашей версией журнала регистрации больничных листов. Образец скачать можно здесь: .

Также см. «Заполняем реестр больничных листов для возмещения ФСС по образцу».

Журнал регистрации листков нетрудоспособности — образец

Согласно трудовому законодательству, работодатель не обязан вести журнал регистрации листков нетрудоспособности. При этом книги и журналы по учету формируются специалистами отдела кадров не только для систематизации документооборота, а также для присвоения документации юридической силы.

Делопроизводство разделяет термины «книга» и «журнал». Журнал представляет собой книжный формат учетно-регистрационного документа, который формируется на определенное время и считается оконченным по его истечении. Тогда как книга имеет альбомный формат и является учетно-регистрационным документом, который ведется на постоянной основе.

Ведение данного журнала обеспечивает работодателю следующие преимущества:

• владение информацией о трудоспособности любого из работников предприятия;
• возможность отслеживать длительность нахождения сотрудников на больничном;
• правильный расчет пособий по нетрудоспособности в зависимости от ее продолжительности;
• анализ уровня заболеваемости на производстве для оценки ситуации;
• разрешение спорных ситуаций, например, при утрате листков нетрудоспособности.

А если больничный в электронном виде?

По электронным больничным пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам рассчитывайте так же, как по бумажным.

Оплачивайте электронные больничные в обычные сроки. Назначить пособие нужно в течение 10 календарных дней с даты, когда в личном кабинете на cabinets.fss.ru появился электронный листок. Далее выдайте пособие в ближайший день для выплаты зарплаты.

Заполняйте свою часть электронного больничного в учетной бухгалтерской программе работодателя либо в личном кабинете страхователя на cabinets.fss.ru. Чтобы войти в личный кабинет, введите логин и пароль от сайта госуслуг. Система попросит подтверждение для доступа к электронной подписи и попросит выбрать сертификат электронной подписи, если сертификатов несколько.

В личном кабинете страхователя вы увидите список всех электронных больничных сотрудников. Журнал учета таких больничных вести просто нет никакого смысла. Они все уже учтены в системе ФСС.

Читать также

03.12.2019

Зачем нужен документ

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.

Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

• систематизирует хранение данных документов;
• помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
• позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
• дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Как заполнять журнал регистрации больничных листов

Не существует унифицированного образца, одинаково актуального для всех учреждений и организаций. За счет этого у руководителей имеется возможность самостоятельного выбора способа представления и упорядочивания больничных листков своих подчиненных. Имеет смысл детально рассмотреть вопрос работы с журналом и официальным путем закрепить основные положения в локальной документации компании, а также установить единый формат журнала. Сформированная таким образом инструкция позволит снизить вероятность ошибок и разночтений.

Моменты, на которые следует обратить внимание при подготовке журнала или рекомендаций по работе с ним:

• титульная страница или шапка должна содержать идентифицирующую компанию данные, а также информацию о датах начала и окончания ведения журнала;
• при формировании сводной таблицы стоит включить такие пункты, как: номер листка, ФИО сотрудника, период нетрудоспособности, наименование организации, выдавшей листок нетрудоспособности, дата предоставления документа;
• дополнительно можно указать вид нетрудоспособности, общее (суммарное) количество дней нетрудоспособности, номер больничного листка, подразделение или отдел, в котором трудится сотрудник, и выделить целый столбец под примечания.

Примечания необходимы для указания особых обстоятельств, влияющих на расчет оплаты больничного.

Заполнять журнал можно ручным способом, но лучше это делать в программе 1С. Для этого нужно будет разработать шаблон документа, утвердить его в локальной документации компании и внедрить его в программное обеспечение.

Где найти номер больничного листа

После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа». Где указан номер листка нетрудоспособности, и что он из себя представляет, подробно объяснено в Письме Фонда Соцстрахования России № 14-03-11/15 — 8553 от 22 сентября 2011 года.

Как правильно вписывать коды заболеваний в больничном листе:

Как следует из указанного письма, номер больничного листка (номер бланка листка нетрудоспособности) состоит из двенадцати цифр. На бланке больничного листа он находится в двух местах, на основной части бланка и на отрывном корешке. Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.

Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия. Если ранее в документе указывалась серия и номер бланка листка нетрудоспособности, то теперь на листке присутствует только двенадцатиразрядный номер.

Обратите внимание: в новом бланке листка нетрудоспособности отсутствует серия, идентификация документа производится только по номеру.

Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа. Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд.

Инструкция по заполнению

При заполнении бланка следует опираться на нормы делопроизводства.

Титульный лист журнала учета и регистрации содержит сведения:

• наименование юридического лица или ИП;
• название документа;
• дата открытия книги и окончания (когда документ закрыт);
• фамилия ответственного специалиста (за ведение журнала);
• при наличии утвержденной номенклатуры дел, дается ссылка на соответствующий индекс журнала.

Основную информацию лучше заносить в оформленную таблицу.

Графы, в которые необходимо внести информацию

при регистрации листков нетрудоспособности:

• двенадцатизначный номер больничного листа;
• наименование медицинского учреждения (частная клиника, медицинский сервис, городская больница, поликлиника), выдавшего листок;
• должность и персональные данные подчиненного (ФИО), его структурное подразделение (отдел);
• период освобождения от работы;
• причина нетрудоспособности (код прописан в бланке листка);
• дата предъявления больничного листка представителю организации.

Если существует необходимость, таблицу можно дополнить иными сведениями: подпись работника, предоставившего больничный лист и бухгалтера, принявшего его.

Заполнять журнал можно при помощи темных чернил, а также на компьютере. Все сведения должны быть хорошо читаемы, при возникновении ошибок поправки вносятся в общепринятом порядке. Записывается информация о больничных листках в хронологическом порядке.

и образец

формы книги учета и регистрации листков нетрудоспособности – word.

заполнения журнала учета больничных листов – word.

Обязательна ли регистрация?

Все сотрудники могут обратиться за медицинской помощью в свою поликлинику для подтверждения своего самочувствия. Выданный листок нетрудоспособности заболевшему работнику будет служить доказательством законного отсутствия на рабочем месте. Без такого бланка поход в учреждение здравоохранения может приравняться к прогулу.

Это важно знать: Начисление пособия по временной нетрудоспособности: призаз и проводка

Помимо этого, больничный лист дает право трудящемуся на получение пособия на период болезни.

Ведение журнала учета и регистрации больничных листков на предприятии предназначено для следующих целей:

• систематизация хранения сведений документов;
• быстрый поиск необходимого бланка при проведении проверок налоговыми органами и специалистами ФСС;
• отслеживание срока предъявления документа в бухгалтерию компании;
• возможность контролирования лимита оплачиваемых дней по временной нетрудоспособности;
• общий анализ заболеваемости персонала в организации для полной оценки текущего положения;
• планирование профилактических действий по укреплению здоровья персонала;
• разрешение претензий по утере листков нетрудоспособности.

Для сотрудников кадровых служб журнал учета оказывает помощь при подсчете дней отпуска (если заболевание получено в отпускной период).

Какую форму использовать?

Унифицированного бланка для заполнения журнала нет. Структура и содержание документа разрабатывается самостоятельно на предприятии, допускается заполнение уже существующих бланков.

Форма журнала для регистрации листков нетрудоспособности утверждается приказом начальника предприятия, в качестве приложения может выступать инструкция по его заполнению для специалистов кадрового отдела.

В конце года журнал пронумеровывается, сшивается ниткой, скрепляется подписью главы компании и печатью.

Является ли больничный бланком строгой отчетности

Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:

1. Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).

2. Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.

Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — Закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.

Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.

Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Необходимость ведения журнала

Ведение книги регистрации листов нетрудоспособности не является обязательным условием и не закреплено в законодательстве Российской Федерации. Однако её создание носит рекомендательный характер, согласно пункту 10 «Путеводителя по кадровым вопросам».

Рекомендация по ведению книги регистрации больничных бюллетеней обусловлена:

1. Возможностью сверки данных учета рабочего времени при подписании соответствующего табеля.
2. Возможностью подсчета дней для увеличения отпуска в случае совпадения больничных дней с отпускными.
3. Отслеживание предоставления работниками бюллетеней нетрудоспособности в установленные законом сроки (в течение 6 месяцев со дня восстановления полной трудоспособности).
4. Возможностью предоставления отчётности по больничным бюллетеням перед фондом социального страхования в случае проверки.
5. Отслеживание совокупного количества оплачиваемых больничных дней каждого работника для подсчета лимита, установленного законом.
6. Разрешение спорных моментов в случае утери бюллетеня нетрудоспособности.

Заполнение журнала: особенности и форма

Каждый работодатель вправе вести журнал учета по своему усмотрению. Однако существует стандартная разработанная форма, которая используется большинством организаций.

Основными моментами, которые должны быть указаны на титульном листе документа, являются:

1. Указание полного наименования и реквизитов организации, которая принимает бюллетени нетрудоспособности.
2. Указание названия документа «Журнал (или книга) учета (или регистрации) больничных листов». Обозначение документа носит добровольный характер и может быть выбрано также на усмотрение работодателя.
3. Период действия документа – указывается дата открытия и дата закрытия журнала регистрации.
4. Срок хранения документа на предприятии.
5. Указание данных лица, ответственного за ведение книги учета, и его подпись.

Во внутренней таблице документа нужно создать следующие столбцы:

1. Номер бюллетеня нетрудоспособности.
2. Данные работника, предоставившего больничный лист (фамилия и инициалы, должность).
3. Причина ухода на больничный.
4. Дата предоставления бюллетеня нетрудоспособности.
5. Период действия листа нетрудоспособности.
6. Наименование медицинской организации, выписавшей бюллетень.
7. Общее количество дней отсутствия работника.
8. Подпись лица, принявшего бюллетень, и работника, предоставившего его.

Графы таблицы устанавливаются по усмотрению должностного лица и могут либо дополняться, либо уменьшаться. Образец книги регистрации больничных листов можно посмотреть здесь.

Также существуют некоторые правила составления и оформления журнала учета, несоблюдение которых влечет за собой потерю юридической силы документа:

• составление книги ведется как в электронном, так и в печатном виде. При этом если заполнение ведется в печатном виде, то все записи должны быть сделаны перьевой или гелевой ручкой черного цвета;
• все страницы журнала должны иметь нумерацию, а сам документ в обязательном порядке должен быть прошит; также на последней странице должны проставляться дата закрытия, инициалы и подпись ответственного лица, а также количество прошитых и пронумерованных страниц. Также при желании руководителя указанные данные могут быть скреплены печатью организации;
• запрещено использование корректирующих средств; в случае допущения ошибки в документе он либо полностью переделывается, либо ошибка зачеркивается, пишется надпись «Исправлено» и закрепляется подписью ответственного лица;
• все вносимые данные должны быть правдивы и точны на момент внесения их в книгу учета.

Лицо, ответственное за ведение документа

Лицо, отвечающее за ведение журнала, выбирается непосредственно руководителем предприятия.

Но так как больничные листы передаются работником в отдел кадров, то, соответственно, именно работники этого подразделения занимаются ведением и заполнением книги регистрации листов нетрудоспособности.

Если на предприятии отсутствует отдел кадров, то работники, как правило, отдают больничные бюллетени в бухгалтерию. В таком случае ответственность за ведение книги учета ложится на бухгалтера предприятия.

В любом случае независимо от того, кто занимается ведением и заполнением журнала, на его титульном листе должны быть прописаны данные (фамилия и инициалы), занимаемая должность и подпись ответственного лица.

Период и место хранения журнала

Период хранения журнала регистрации больничных определяется приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 (ред. от 16.02.2016). В этом документе сказано, что, как и больничные листы, журналы учета бюллетеней нетрудоспособности хранятся на предприятии в течение пяти лет.

Однако если обратиться к Налоговому кодексу (первая часть) РФ ФЗ №146 от 31.07.1998 (ред. от 03.08.18) ст. 23, то, согласно подпункту 6 пункта 3.3, хранение документов, касающихся уплаты страховых взносов, должно осуществляться на протяжении шести лет.

Хранение книги регистрации бюллетеней нетрудоспособности осуществляется на предприятии в течение 6 лет. Что касается места хранения, то, согласно Положению Минфина СССР №105, журнал должен храниться в специальном помещении или закрытом шкафу под ответственность установленного лица.

После истечения установленного срока документ передается в архив предприятия.

Кто обязан вести журнал

Назначение ответственного лица – задача руководителя фирмы. Как правило, им становится кадровик. О том, что к числу функциональных обязанностей работника кадрового аппарата добавилась обязанность ведения журнала листков, подтверждающих нетрудоспособность, выносится соответствующий приказ. Служащий ознакамливается с ним под подпись.

В функции ответственного работника входят:

• своевременное заполнение книги;
• внесение правильных сведений или правка неверных данных;
• прикрепление больничного листка к личному делу сотрудника;
• гарантия сохранности учетных документов.

Ненадлежащее исполнение служебных обязанностей может привести к дисциплинарной ответственности. Серьезное нарушение сотрудников отдела кадров — утрата больничного формуляра. В таком случае предприятие готовит запрос на имя медицинского учреждения для оформления нового бланка нетрудоспособности.

По окончании календарного года или же после заполнения всех страниц журнал передается на хранение в архив. Об этом составляется специальный акт.

Требования к оформлению журнала

Журнал учёта больничных листов представляет собой официальный документ, к которому выдвигается ряд обязательных требований. При заполнении документа ручкой, необходимо использовать чёрную гелевую пасту. В противном случае ФСС может отклонить документ. Отдельные нюансы затрагивают оформление журнала. При ведении документации учётного типа нужно обратить внимание на такие нюансы:

1. Не допускается наличие исправлений, не имеющих под собой документального основания. В случае внесения правок, необходимо делать сноску и указывать, на основании чего данные были подвергнуты корректировке. Любое исправление заверяется подписью уполномоченного лица.
2. Сведения, указанные в журнале, должны быть актуальными и правдивыми.
3. Не допускается наличие ошибок грамматического характера.
4. Запрещено использовать при оформлении записей корректирующие средства (специальные ластики, штрихи и т.д.).
5. Данные вносятся разборчивым почерком.
6. Страницы журнала должны быть прошиты и пронумерованы. На последнем листе указывается дата нумерации и прошивки, печать и подпись организации, число страниц.

Неисполнение указанных требований влечёт за собой сложности. Согласно законодательным нормам, документы, не отвечающие правилам ведения, теряют юридическую силу, не могут быть использованы в судебных инстанциях и правоохранительных структурах как доказательная база.