Положение об оказании материальной помощи работникам

Материальной помощью считаются денежные или натуральные выплаты, которые делает работодатель своим работникам, оказавшимся в сложной финансовой или чрезвычайной ситуации. Хотя у работодателя нет обязанности производить выплату матпомощи. Он помогает своим сотрудникам по доброй воле при наличии денежных средств. Чтобы установить единый порядок получения матпомощи, работодатель может утвердить положение о выплате материальной помощи или прописать правила и условия ее получения в другом локальном акте. В данной статье рассказываем про положение о материальной помощи работникам и приводим образец 2021 года для обычных организаций (ИП).

Содержание Положения о материальной помощи

Работодатель в лице руководителя или членов специально созданной комиссии в каждом конкретном случае принимает решение о выплате работнику материальной помощи.

Что такое материальная помощь и в каких случаях она может быть выдана, читайте в статье «Материальная помощь».

В связи с тем, что законодательно не установлена обязанность по выплате матпомощи работникам, то и обязательного наполнения Положения о материальной помощи (далее – Положение) нет. Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает структуру и содержание Положения.

Если в данный момент у вас нет ещё такого документа и вы только думаете, с чего начать, то давайте разбираться вместе. Если же у вас уже разработано Положение о матпомощи, то не лишним будет проверить, все ли нюансы учли.

Итак, в Положении следует указать перечень случаев, в которых работник сможет получить материальную поддержку:

• во-первых, это избавит от лишних заявлений из серии «взял ипотеку, прошу оказать материальную помощь»;
• во-вторых, будут созданы социальные гарантии для работников, которые смогут обратиться за помощью к работодателю в определенной ситуации.

Так сложилось, что многие компании выдают материальную помощь на похороны близкого родственника или работника, на погашение ущерба в связи со стихийным бедствием или иной чрезвычайной ситуацией. Также есть и положительные моменты, в которых работодатель старается поддержать своего работника в радостный для него период. Это рождение ребенка, вступление в брак, юбилей. Также материальная помощь может быть выдана на лечение, в связи с выходом на пенсию, на улучшение жилищных условий. Здесь всё зависит от:

• финансовой возможности компании;
• ее социальной ориентированности.

Некоторые работодатели выдают матпомощь к отпуску, на оздоровление в санатории, родителям первоклассников и выпускников школ, на детские подарки к Новому году и прочее. Все допустимые у вас варианты надо продумать и указать в Положении.

Также в Положении рекомендуем указать перечень документов, который нужен для получения помощи. Этот перечень позволит сэкономить время на разъяснения работникам, какие документы им надо приложить к заявлению на матпомощь. Это могут быть копии следующих документов:

• свидетельство о рождении (усыновлении) детей;
• свидетельство о смерти или признании умершим;
• выписки из истории болезни;
• справка органов МЧС о чрезвычайной ситуации;
• свидетельство ЗАГС о браке и т. д.

Когда требуется и чем предусмотрено

Материальная помощь — единовременная выплата денежных средств, которая не связана с выполнением работником должностных обязанностей и не зависит от качества или количества выполняемой им работы. Она не относится к стимулирующим выплатам и не компенсирует работнику сложные условия труда или переработку, ночной труд и тому подобное.

Важно помнить, что выплата материальной помощи — право бюджетной организации, а не ее обязанность. А размер суммы зависит от финансовых возможностей.

Порядок и условия финансовой поддержки можно установить в локально-нормативном акте: регламенте об оплате труда или в положение о материальной помощи работникам.

Так же дополнительно можно прописать положение о материальной помощи профсоюзной организации, если в этом есть необходимость. Требования к нему не отличаются от описанного в статье случая.

Основные положения

Кроме перечисленных выше разделов, в Положение следует включить пункт об ограничении выплаты. Это необходимо, если работодатель желает ограничить периодичность выплат. Например, можно указать, что материальная помощь положена не чаще 1 раза в год по каждому основанию.

Также работодателю никто не запрещает указать в Положении, что материальная поддержка положена только работникам, которые отработали более 1 года в компании. То есть, можно предусмотреть минимальный стаж для возникновения права на получение помощи.

Также считаем важным указать в Положении размер материальной помощи по каждому основанию или по всем в целом. Это может быть конкретный размер выплаты или так называемая «вилка» – например, «от 5000 до 10 000 рублей».

Фактический размер материальной помощи конкретному работнику в конкретной жизненной ситуации указывают в приказе руководителя.

Для прозрачности выплат материальной помощи рекомендуем в Положении указать фиксированную сумму материальной помощи. Или сделать это хотя бы по основным видам помощи. Например, при рождении ребенка – 5000 рублей, на свадьбу – 8000 рублей, на похороны – 10 000 рублей и т. д. Это позволит снизить влияние человеческого фактора при принятии решения о выплате материальной поддержки.

Положение утверждают приказом руководителя. Также руководитель может поставить визу в правом верхнем углу Положения в графе «Утверждаю».

Матпомощь в положении об оплате труда на предприятии

Возможно не создавать отдельный документ, а прописать такой раздел в регламенте об оплате труда.

С этим документом нужно знакомить под личную подпись всех сотрудников организации.

Поддержка человека, оказавшегося в трудной ситуации, является благородным поступком, вне зависимости кто ее оказывает – простой человек или организация. Организации совершают такую акцию в виде материальной помощи. Но к сожалению, оказание помощи от предприятия, при неграмотном ее оформлении может принести благодетелю убытки и даже штрафные санкции от ФНС.

Что является материальной помощью, кому она полагается, какие условия обязательны, объём помощи, облагается ли она налогами? Как получить материальную помощь на работе? Ответить на эти вопросы поможет нижеизложенная информация.

Матпомощь, по определению является поддержкой в вещественной или денежной форме, которую оказывают различные предприятия, организации нуждающимся сотрудникам и их близким родственникам. Это один из видов социальной гарантии, которую предоставляет работодатель сотруднику.

Закон, регулирующий нормы выплат материальной помощи — это Трудовой кодекс РФ. Средства для её оказания могут иметь различные источники происхождения.

Если финансирование выделяется из бюджета страны (региона), то это — федеральная, региональная помощь, если выдаётся предприятием — производственная.

Назначение материальной помощи осуществляется как одному работнику, так и разным работникам. При этом происходит это с разной периодичностью:

• единовременно;
• многократно на протяжении календарного года.

Матпомощь выплачивают для поддержания работника в финансово сложных, непредвиденных обстоятельствах. Она не является результатом работы, вознаграждением за добросовестный труд или профессиональное мастерство.

Обязательным условием для назначения материальной поддержки является обоснование — приказ, утвержденный руководством компании согласно принятому порядку. Для определения такого порядка создаётся специальный акт — Положение о материальной помощи работникам — образец его приведен ниже. Официальное название: Положение об оказании материальной помощи работникам. В нём прописываются чёткие причины и условия, лежащие в основе такой поддержки с назначенной величиной в определённых обстоятельствах: выплата материальной помощи в связи со смертью близкого родственника, рождением ребёнка, доплата к очередному отпуску, на обучение, лечение и прочие ситуации.

Законодательно не регламентирован жесткий порядок при разработке данного Положения, однако должны соблюдаться требования Трудового Кодекса РФ, в частности, статья 8. А также статья 372, которая предусматривает согласование содержания данного документа с органом, представляющим интересы сотрудников предприятия (профсоюзом).

Алгоритм разработки Положения выглядит так:

1. Издание приказа руководителя по созданию проекта Положения.
2. Разработка данного проекта.
3. Согласование проекта Положения с профсоюзом (прочим представительным органом).
4. Утверждение согласованного акта и введение его в действие.
5. Письменное ознакомление работников с утвержденным Положением.

Существует вариант регулирования оказания материальной поддержки не обязательно подобным принятым актом, но и Положением об оплате труда работников, куда добавляются соответствующие пункты. Таким образом, работодатель может выделять средства на финансирование помощи из фонда оплаты труда. Также, для подобных выплат руководство использует средства прибыли предприятия.

Образец положения о материальной помощи

Наши специалисты подготовили для вас пример Положения о выплате материальной помощи (образец), с которым вы можете ознакомиться по ссылке.

Данное Положение приведено для примера. Его можно легко доработать и использовать в своей ситуации. Мы постарались учесть в нем все основные моменты.

Не забывайте, что материальная помощь может быть выдана не только деньгами, но и имуществом.

Некоторые компании вводят отдельный раздел под описание условий получения материальной помощи в Положении об оплате труда. Это не запрещено. Самое главное, чтобы в документе были отражены основные моменты и условия получения помощи, а также размер или предельные выплаты.

Как составить приказ об оказании материальной помощи

Оказание материальной поддержки работнику реализуется после издания приказа. Приказ, безусловно, должен быть составлен юридически грамотно, с учётом правовых основ, придерживаясь законодательства РФ. Напрямую нормы Трудового кодекса РФ не предусматривают требований к оформлению данного приказа, право по его составлению остаётся у руководства предприятия.

При оформлении приказа кадровой службе необходимо опираться на утвержденное руководством предприятия Положение, поскольку в нём чётко определён порядок её назначения и выплат. Чтобы подготовить приказ, прибегать к единой форме не требуется. Он оформляется в произвольном виде с указанием перечня документации, котрая легла в основу принятого решения:

• Положение об оказании материальной помощи работникам предприятия;
• письменное обращение работника;
• документ для подтверждения факта случившегося события;
• решение комиссии (согласованное с руководителем) по соответствующему вопросу.

Эта документация не является обязательной, но её наличие желательно, поскольку в результате начисления матпомощи, зависит уплата налогов и взносов. Поэтому соблюдение порядка и наличие документации обеспечат правильный подход к осуществлению выплаты материальной помощи работнику.

Каждое предприятие оформляет приказы, опираясь на собственную практику. Шаблон для издания приказов, как правило, типовой, поэтому создавать данный приказ разумно подобно аналогичным.

В определенных ситуациях выплата матпомощи может проходить не сразу, а в несколько этапов. Тогда в приказе следует указать ее общую сумму, а также размер и сроки каждой выплаты.

В случае если помощь будет предоставляться в вещественной форме, например, в виде продуктов, лекарств, хозяйственных товаров и прочих вещей, их перечень и количество в обязательном порядке отображается в приказе с указанием их стоимостной оценки, которую подтверждают документально.

Материальная помощь к отпуску

Установленного законом такого вида выплаты для частного бизнеса нет. Однако работодатель таким образом может стимулировать своего сотрудника, который берет отпуск сроком 14 дней и более. Делают это 1 раз в году.

Если компания выдает дополнительную материальную помощь к отпуску, обязательно пропишите условия ее получения в Положении. Например, условие получения – подписанный приказ на очередной ежегодный отпуск сроком на 14 календарных дней или более. Данный вид выплат считают элементом оплаты труда с начислением соответствующих налогов.

О том, какими налогами облагается матпомощь, вы можете узнать в статье «Как и чем облагается материальная помощь».

Материальная помощь в натуральной форме

Когда у человека случается несчастье, он будет рад любой помощи – в том числе выданной одеждой, предметами первой необходимости.

В соответствии с письмом Минфина России от 24 августа 2012 г. № 03-03-06/4/87 передача предметов первой необходимости (одежды и т. п.) работникам и членам их семей в связи с чрезвычайной ситуацией или стихийным бедствием признается материальной помощью, выданной в натуральной форме.

Также материальная помощь может быть выдана дорогостоящими лекарствами, которые работник сам не может купить. Это тоже натуральная форма помощи.

В некоторых компаниях принято выдавать материальную помощь именно в натуральной форме. Приведем примеры.

ПРИМЕРЫ

Родителям будущего первоклассника выдают канцелярские товары (тетради, альбомы, карандаши, краски, цветную бумагу и т. п.), упакованные в портфель. С одной стороны, компания имеет возможность приобрести школьную канцелярку по оптовым ценам, а с другой, у родителей первоклашки снимается головная боль по поводу сбора его в первый класс. Для подшефных ветеранов войн и боевых действий компания может выдавать адресную материальную помощь в форме продуктовых наборов. Данный вид поддержки снимает необходимость ветерана или членов его семьи приобретать продукты.

Также некоторые компании оказывают материальную помощь в виде выдачи сертификатов и карт для покупки товаров или услуг в магазинах. Например, молодоженам дают сертификат на покупку фотосессии или заказ другой услуги.

При создании Положения в нем можно прописать и такие варианты помощи.