Заграничные командировки: учет и подтверждение затрат

Не каждый работодатель направляет сотрудников в командировку за границу. Однако, если компания всё же решила направить своего работника в загранку, надо знать, чем отличается оформление заграничной командировки. В этой статье говорим про оформление командировки 2021 за границу: какие и как оформить документы.

Также смотрите:

• Работа, связанная с командировками за границу: что нужно знать
• Размер суточных при командировках и их расчет

Основные нюансы

Приведём список мероприятий, который необходимо выполнить при направлении сотрудника в загранкомандировку. Это:

1. Издание приказа о направлении в служебную командировку за пределы РФ.
2. Оформление загранпаспорта и проверка разрешения на выезд за границу.
3. Получение визы.
4. Наличие обязательных прививок при въезде в ту или иную страну.
5. Подготовка расчета или сметы на командировочные расходы.
6. Выдача аванса на командировку.
7. Подготовка авансового отчета.

Если вы хорошо не знакомы с оформление российских командировок, рекомендуем нашу статью «Как правильно оформить командировку».

Также не лишним будет прочитать наш материал о заграничных командировках «Командировка за границу: какие есть бухгалтерские нюансы».

А теперь подробнее по указанным этапам.

Как рассчитать

Руководитель предприятия самостоятельно принимает решение, какую валюту использовать для перечисления суточных за пределами своей страны. Однако служащему выдается соответствующая сумма в рублях, эквивалентная валюте.

Суточные рассчитывают в следующем порядке:

1. Если сотрудник был направлен в рабочую поездку за границу, должна быть произведена оплата его проживания в соответствии с законодательными нормами, соответствующие заграничным командировкам и странам, куда отправляется служащий.
2. Возвращение должностного лица из за границы на рабочее место сопровождается выплатой суточных в соответствии с российскими нормами. Организация должна произвести оплату до того момента, когда он пересекает границу, а именно, днем ранее.
3. При условии посещения во время рабочей поездки нескольких стран суточные рассчитывают согласно государственным нормам, учитывая место пребывания сотрудника в последний день командировки.

Приказ на командировку

Перед подготовкой приказа необходимо проверить:

• не относится ли командируемый сотрудник к категории лиц, которых запрещено направлять в командировки;
• нет ли ограничений на отправку в поездку конкретного сотрудника.

В случае запрета на выезд надо искать другую кандидатуру для командирования. А в случае наличия ограничений на служебные поездки необходимо ознакомить сотрудника с наличием у него права на отказ от командировки и получить письменное согласие с него на поездку.

В приказе на загранкомандировку указывают страну и город (местность/населённый пункт), в который командируют работника. Также указывают принимающую сторону – организацию, которая направила приглашение или вызов.

Кроме того, в приказе можно отразить, за чей счет будет оплачена командировка. Дело в том, что бывают командировки, расходы по которым оплачивает принимающая компания (полностью или частично).

В приказе имеет смысл отразить вид транспорта, на котором отправляют командируемого. Особенно это актуально, если работник будет пересекать границу на личном или служебном автомобиле.

Если внутренними актами компании предусмотрено издание других документов при командировании (например, служебное задание, служебная записка и т. п.), необходимо оформить и их.

Предлагаем ознакомиться с оформлением командировки за границу с использованием служебной записки в статье «Что нужно знать про служебную записку о направлении в командировку».

Если в компании принято делать только приказ на командировку, необходимо подготовить лишь его. Специальной формы этого приказа не установлено. Можете использовать форму бланка Т-9 или разработать свою.

Бесплатно скачать форму приказа Т-9 можно по ссылке ниже:

ФОРМА БЛАНКА Т-9

Также ознакомиться с формой приказа Т-9 вы можете в нашей статье «Распоряжение (приказ) о направлении в командировку».

Если компания дополнительно использует свои разработанные шаблоны документов, можете взять образцы из нашего материала «Как составить и оформить приказ на суточные в командировке».

Порядок оформления

Оформление командировки предполагает создание ряда бумаг. Первый по важности документ – это приказ. С ним нужно обязательно ознакомить работника. В подтверждение ознакомления сотрудник ставит подпись. Потребуется издать распоряжение. Командировка учитывается в табеле учета времени, а также в журнале. Принятые о. Рассмотрим все этапы оформления командировки:

1. Доклад руководителю об оформлении командировки.
2. Издание приказа, в котором прописываются цели командировки, ее задачи и продолжительность.
3. Издание командировочного удостоверения, если сотрудник отправляется в страны СНГ.
4. Ознакомление работника с оформленными документами.
5. Расчет затрат на командировку. При этом учитываются авансы, курсы валют.

ВАЖНО! Порядок оформления однодневных поездок аналогичен оформлению многодневных путешествий.

ВНИМАНИЕ! Обязанность сотрудника отправляться в командировки должна быть установлена трудовым договором. Если данного условия в соглашении не прописано, лицо может отказаться от поездки.

Контрольные мероприятия

Чтобы поездка не сорвалась и компания не понесла лишние расходы, необходимо заблаговременно провести так называемые контрольные процедуры.

Прежде всего, необходимо проверить наличие задолженности командируемого сотрудника на сайте ФССП. Он не пройдет пограничный контроль при выезде за границу, если имеет задолженность более 10 000 рублей по алиментам и 30 000 рублей и более по другим требованиям.

В связи с тем, что данные о погашении задолженности обновляют на портале ФССП не сразу, важно заранее позаботиться о погашении задолженности.

Далее, если предполагается выезд в экзотические страны (Вьетнам, Шри-Ланка, африканские государства и т. п.) необходимо узнать об обязательных и рекомендуемых прививках. Это тоже необходимо делать заранее – хотя бы за 1 месяц до предполагаемого выезда сотрудника. Тем самым, вы защитите его жизнь и здоровье.

Также заранее необходимо удостовериться о наличии и действительности загранпаспорта командируемого. Получение нового паспорта – дело не быстрое. Поэтому надо заранее это планировать.

Кроме того, нужно заблаговременно получить визу для выезда (при ее необходимости). Это тоже дополнительное время, а также лишние расходы. Если сотрудник будет сам оплачивать свою визу, компания обязана компенсировать ему эти расходы согласно трудовому законодательству.

Нормативная база

Начнем с трудового российского законодательства. Понятие командировки и процесс ее постановления описан в статье 166 Трудового кодекса. Закон гарантирует, что за командированным будет сохранено его рабочее место, он получит компенсацию затрат на поездку и свою обычную зарплату.

Другие нормативные документы, которыми нужно руководствоваться, отправляя сотрудника в зарубежную командировку:

• Статья 167 российского ТК.
• Постановление правительства №749, на которое мы уже не раз ссылались в своих статьях о командировках.
• Налоговый кодекс.
• ФЗ №173, принятый в 2013 году.

Кроме того, на предприятии также могут прописать особенности заграничных командировок в специальном положении, принять коллективное соглашение по этому вопросу, а также другие локальные документы.

Важно

Ситуация на политической арене и отношения между государствами изменяются часто. Поэтому руководителю необходимо получать актуальную информацию о системе въезда иностранцев в то или иное государство. Только в таком случае все документы сотрудника, который направляется в командировку за рубеж, будут оформлены по всем правилами принимающей страны.

Предварительный расчет

Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.

В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.

СОВЕТ

Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.

Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.

Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Какой размер суточных за границу в 2021 году

Сразу скажем, что суммы выданных суточных при загранкомандировках в 2021 году имеют значение для:

• расчета налога на прибыль (налоговый учет расходов);
• исчисления и уплаты НДФЛ (не облагаются НДФЛ, взносами по временной нетрудоспособности и материнству, ОПС и ОМС – 700 руб. для командировок по России и 2500 руб. для загранкомандировок).

По общему правилу, размер суточных в 2021 году работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив любые конкретные суммы в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

Отметим, что некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.

Однако бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках в 2021 году устанавливает Правительство РФ. При этом коммерческие организации при желании могут ориентироваться на эти размеры суточных (см. далее).

Авансовый отчет

Какие именно документы должны быть оформлены перед началом командировки и после возвращения из нее, должно быть прописано в локальном акте компании. Этим актом может быть положение о командировках.

Как его подготовить, вы узнаете из нашей статьи «Каким должно быть Положение о командировках».

Напомним, что по возвращении из командировки работнику дано 3 дня на подготовку авансового отчета. Он должен быть сдан в бухгалтерию работодателя.

Как оформить авансовый отчет, узнаете из нашей статьи «Каким должен быть отчет о командировке».

Компания может самостоятельно разработать форму отчета по командировке. Важно, что в нем необходимо отразить все расходы на загранкомандировку. А именно:

• суточные (исходя из установленных норм);
• расходы на проезд;
• расходы на проживание (гостиница или квартира);
• визовый или консульский сборы;
• обязательные сборы и страховки в аэропорту или ж/д вокзале;
• квитанции, подтверждающие сборы за обмен валюты;
• расходы на сотовую связь и Интернет;
• оплату членских взносов или пригласительных (при необходимости);
• квитанции за пользование постельным бельем;
• другие расходы.

Особенности оформления заграничной командировки в бюджетных организациях

Зарубежная командировка работников бюджетной сферы в целом никак не отличается от общего порядка. Существует лишь несколько нюансов. Во-первых, это срок составления и подачи авансового отчета – сотрудник обязан предоставить его сразу же в день возвращения. Во-вторых, в отношении бюджетных служащих возможно начисление суточных принимающей стороной. Если же ею компенсируется только питание, то данные суммы выплачиваются основным предприятием, в котором трудится гражданин, в уменьшенном размере – 30% от нормы.

В какой валюте начисляют

Руководство организации вправе определять валюту, в которой предоставляют суточные. Однако в данном вопросе необходимо учитывать несколько нюансов.

Среди них:

1. Суточные при внутренних переездах по РФ выдают только в рублях.
2. В валюте деньги можно передавать в наличном виде либо на персональную банковскую карту.
3. При выдаче наличных средств сотрудник обязан предъявить все бумаги, удостоверяющие расходы.
4. При выдаче в рублях потребуется предъявить справку из обменного пункта.

Наличие подтверждающих документов является очень важным фактором. Квитанции и чеки требуются для последующего составления отчетов и подтверждения расходов.

О правилах заграничных командировок на видео: