Правильное оформление командировки за счет принимающей стороны, порядок оплаты

Нередко возникают случаи, когда по договоренности между предприятиями работника направляют к другому, стороннему работодателю для выполнения работ у последнего либо с целью обмена опытом. Как следствие, раз поступило приглашение, то все сопутствующие траты (дорога на транспорте туда и обратно, проживание, питание) возмещает приглашающее лицо. Как правило, такая ситуация возможна при назначении в заграничные командировки, острой потребности в выполнении квалифицированных либо высокотехнологичных работ.

Как оформляется командировка за счет принимающей стороны

Все операции, имеющие отношение к хозяйственной деятельности компании, должны быть отражены в документах – бланках первичной документации, хранящихся затем у сотрудника бухгалтерии. Командировка как раз и относится к таким событиям, а потому и она должна быть оформлена должным образом.

Когда предприятие направляет работника в служебную командировку, оформляются следующие обязательные документы:

• служебное задание (на унифицированном бланке Т-10а);
• командировочное удостоверение (на бланке унифицированной формы Т-10);
• приказ руководителя фирмы или его распоряжение о направлении сотрудника в командировку (по форме Т-9 или Т-9а).

Хотя в трудовое законодательство и обязывает руководителей работников оплачивать им командировочные расходы, каких-либо определенных указаний относительно методов и порядков финансирования командировок не существует.

В связи с тем, что способы компенсации командировочных затрат работника законом не определены, возместить расходы может как непосредственный работодатель, так и организация, в которую поехал служащий для исполнения каких-либо обязанностей. Чтобы предоставить сотруднику гарантии оплаты его работы, перед поездкой он подписывает соглашение с нанимателем, в котором будет указано, какая именно фирма должна будет выплатить деньги, и какие конкретно затраты подлежат возмещению.

Приказ руководителя на отправку подчиненного в поездку должен содержать сведения об источнике финансирования командировки. В случае с оплатой поездки за счет предприятия, в который поедет работник, прописывается, что имеет место командировка за счет принимающей стороны.

Если кормят

Компания должна заплатить суточные при оплате питания принимающей стороной. Несмотря на то, что кто-то оплачивает питание работника, это не может служить основанием для отказа в выплате суточных.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

По данному вопросу неоднократно высказывались судьи. Так, например, Верховный суд обратил внимание на то, что работодатели не выплачивают суточные на конкретные цели, а данная выплата покрывает личные расходы сотрудника во время командировки (решение от 04.03.2005 № ГКПИ05-147).

Поэтому заменить суточные оплатой питания и прочих услуг нельзя. Они должны быть выплачены перед командировкой в размере, установленном внутренними локальными актами компании. Обратим внимание читателей, что такой подход необходимо использовать не только для командировок по России, но и для служебных поездок за рубеж.

Читать также

07.11.2018

Как оплачивается командировка за счет принимающей стороны

Прежде чем направить сотрудников в командировку, компания должна внести пункт об определении размера оплаты поездок в локальные нормативные акты и коллективный договор.

Сотрудник должен вовремя и в полном объеме получить деньги в счет компенсации командировочных затрат, когда он предоставит принимающей фирме документы о расходах, в том числе платежные документы за жилье (договор аренды или квитанции об оплате гостиничного номера), билет на поезд или самолет. Если в договоре оговаривается оплата каких-либо еще расходов в течение пребывания в командировке, собрать нужно будет больше бумаг.

По утвержденным правилам, работник не может претендовать на суточные выплаты в размере, большем чем 700 рублей в день. Однако, если речь идет о заграничной поездке, размер суточных существенно увеличивается – до 2,5 тысяч рублей в день.

Суточные – оплата за все без исключения дни, проведенные сотрудником в командировке, с учетом выходных, праздничных дней, периодов нахождения в пути и вынужденных остановок.

Даже если оплатой командировки обязалась заниматься принимающая сторона, работодатель сотрудника все равно выплачивает ему некоторые суммы. Принимающее предприятие будет оплачивать стоимость проезда до пункта назначения и за аренду жилого помещения, а руководитель работника выплатит:

• зарплату за все время пребывания в командировке в размере среднемесячного оклада;
• компенсацию суточных затрат за все дни нахождения в поездке, в том числе компенсацию понесенных с позволения нанимателя расходов (на оформление документов, на услуги мобильной связи).

Пока сотрудник предприятия пребывает в командировке, его нельзя уволить, лишить должности и рабочего места. Должность сохраняется и на время, проведенное в пути до места назначения и обратно.

Оформляем командировки по-новому

Руководители компании (2 человека) едут в командировку в Китай. Билеты на самолет были заказаны через интернет и оплачены с кредитной карты одного руководителя (то есть он купил билеты на всех). Как все это провести? Как и когда возместить расходы руководителю, который купил билет?

Кадровое оформление всей необходимой документации при должностных поездках подобного рода выполняется в общем порядке с учетом целого ряда особенностей.

Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения.

Подробности Категория: Подборки из журналов бухгалтеру Опубликовано: 29.07.2015 00:00 Источник: журнал «Главбух» Начнем с различий договора подряда (гражданско-правового) и трудового договора.

Оформление командировки за свой счет

Законодательство не предусматривает возможности отправления работника в командировку за его счет, однако, наниматели часто нарушают закон и компенсируют расходы сотрудника уже после его возвращения с поездки.

Как и в общем случае, работодатель должен издать приказ, оформить служебное задание и выдать командировочное удостоверение (если такие документы предусмотрены внутренними актами компании). Перед поездкой сотрудник не обращается в бухгалтерию за получением денег в счет выплаты среднемесячного оклада, суточных и компенсаций его будущих затрат. Все выплаты будут произведены по возвращении.

Типичные ошибки

Ошибка: Работник, пребывавший в командировке за рубежом, не истратил все выданные ему деньги и вернул часть средств работодателю в рублях.

Комментарий: Компенсация расходов на поездку за границу по работе выплачивается в иностранной валюте той страны, куда направлен сотрудник. Если деньги остаются, работник возвращает их в кассу предприятия также в валюте.

Ошибка: Работодатель направил работника в командировку за счет принимающей стороны, не предложив оформить соглашение об оплате затрат, которые будет нести сотрудник во время поездки.

Комментарий: В качестве гарантии сотруднику должно быть предоставлено на подпись соглашение об оплате командировки принимающей стороной.

Образец договора на командировку между отправляющей и принимающей стороной

Работнику не выдаются в качестве аванса денежные средства, поэтому он все расходы берет на себя. При этом ему не будут выплачены среднемесячный заработок, суточные, иные виды расходов.

Вдобавок необходимо заметить, что основной целью служебной командировки является выполнение производственного задания.

Но по окончанию поездки он может представить авансовый отчет, по которому компенсируются его издержки на проезд, проживание в гостинице или съемной квартире при условии договоренности с работодателем. К тому же он должен предъявить результаты выполненной работы. : Служебная командировка.

Внимание Если поездка планируется за пределы территории РФ (независимо от того, относится ли государство назначения к дальнему или ближнему зарубежью), то суточные выплачиваются:

• за время нахождения в пределах Федерации – в общеустановленном порядке;
• с момента пересечения границы зарубежья — в порядке и размерах, специально определенных для заграничных поездок. В таких случаях работник обеспечивается авансом в валюте.

При краткосрочных (однодневных) поездках по территории страны суточные не выплачиваются.

Когда же однодневная командировка планируется за границу, то суточные выплачиваются в сумме 50 % от нормы затрат (НДФЛ не облагаются суммы ниже 1250 руб.). Что следует знать, если Вам предстоит командировка за счет принимающей стороны – НДФЛ и страховые взносы с суточных не высчитываются, если соблюден их лимит. По п. 3 ст. 217 НК РФ лимит суточных составляет 700 руб.

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Данные по работнику приведены в таблице: Месяц Заработок за месяц, руб. Количество отработанных за месяц дней Июль 2000 14 Август 1000 10 Сентябрь 7000 14 Октябрь 6500 15 Ноябрь 3000 14 Декабрь 7500 14 Январь 8000 18 Февраль 4000 10 Март 5000 14 Апрель 6000 14 Май 7000 14 Июнь 3000 9 Кроме того, у работника был отпуск 14 дней и 7 дней больничного.

Июль и август работал совместителем. После чего уволен, а с сентября принят в штат. Получил 2000 рублей отпускных. Командировка длилась с 17 по 25 июля, то есть 9 дней, но в это время было 2 выходных, во время которых сотрудник не привлекался к работе.

То есть рабочих дней было 7. Сумму отработанных дней считают за 10 месяцев, так как первые два были отработаны совместителем с последующим увольнением. Если бы в штат работника приняли без увольнения, считали бы дни за 12 месяцев.

14+15+14+14+18+10+14+14+14+9-14 (отпуск)-7 (больничный)=115 дней.

Суточные при командировке за счет принимающей стороны

Оформление командировки за счет принимающей стороны Для оформления командировки за счет принимающий стороны в первую очередь нужны такие документы:

• договор между компаниями;
• приказ о командировке.

Согласие принимающей стороны взять на себя расходы, связанные с приездом работника другой компании, прописывается в договоре между предприятиями. Выглядеть соответствующий пункт может подобным образом – компания-заказчик по данному договору компенсирует компании-исполнителю такие издержки:

• Затраты на проезд к месту выполнения и обратно представителей исполнителя.

Из этой статьи вы узнаете:

• как происходит оформление командировки за счет принимающей стороны;
• какие документы понадобятся для оформления командировки за счет принимающей стороны;
• нужно ли выплачивать суточные работнику, если командировку оплачивает принимающая сторона.

Командировка за счет принимающей стороны предполагает, что все расходы, связанные с трансфером и проживанием командированного сотрудника берет на себя компания, в которую он направляется для выполнения служебного задания.

В этом случае непосредственный работодатель специалиста заключает с другой компанией соответствующий договор, в котором прописываются все нюансы, связанные с финансированием поездки — в дальнейшем этот документ используется бухгалтерией предприятия при учете расходов.

Как оформить командировку? Чтобы оформить командировку за счет принимающей стороны, необходимо составить два базовых документа — приказ о направлении сотрудника в служебную поездку и упомянутый коллективный договор. При этом за сотрудником сохраняются некоторые обязательства:

• За весь период нахождения за ним сохраняется рабочее место;
• Возмещаются суточные расходы за каждый день нахождения в служебной поездки. Сюда относятся и те суммы, которые были потрачены лишь с разрешения руководителя: оформление паспорта для заграницы, телефонная связь, приобретение визы и тому подобное.

В договоре должна быть представлена максимально точная информация. В нем описываются базовые командировочные расходы и указывается, какое предприятие должно их возместить.

Служебная командировка за счет принимающей стороны

Заработок за год также считают без первых двух месяцев: 7000+6500+3000+7500+8000+4000+5000+6000+7000+3000-2000 (отпускные)=57000 рублей. Сумма командировочных: 57000 (заработок за 10 месяцев)/115 (отработанные за 10 месяцев дни)*7 (длительность командировки)=3470 рублей.

В случае, когда суточные выплаты значительно меньше среднего заработка за месяц, можно производить доплату, предусмотренную коллективным или трудовым договором, нормативным актом предприятия. Суточные за день командировки на территории России не должны быть больше 500 рублей, за границей – 2500 рублей.

Важно

Жилье и транспорт в командировке Расходы на жилье возмещаются в размере не более 550 рублей в сутки, если работник предоставляет документы, подтверждающие оплату жилья. При отсутствии документов выплачивают 12 рублей в сутки.

Командировка за счет принимающей стороны

Договор за счет другой стороны должен быть составлен двумя компаниями, после чего все расходы на служебную поездку сотрудника переходят на принимающую компанию. Оплата суточных во время командировки Как уже говорилось выше, принимающая сторона никакого отношения к суточным не имеет.

• Проанализировать количество отработанных дней за один год.

Источник: https://vipkonsalt.ru/obrazets-dogovora-na-komandirovku-mezhdu-otpravlyayushhej-i-prinimayushhej-storonoj/

Ответы на распространенные вопросы о том, как оформляется командировка за счет принимающей стороны

Вопрос №1: Как отразить в табеле учета отсутствие сотрудника, который был направлен в служебную командировку?

Ответ: Сотрудник отдела кадров должен отметить дни пребывания в командировке как рабочие с отметкой “К”.

Вопрос №2: Как компенсировать затраты сотрудника, который был направлен в командировку за границу за счет принимающей стороны?

Ответ: Все расходы работника должны быть возмещены в иностранной валюте, то же касается и аванса.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Понятие принимающей и приглашающей стороны (новый обязательный документ для иностранных работников)

Прежде чем выяснять, чем обернется для российских компаний и иностранных работников принятие законопроекта № 150363-7, следует разобраться с двумя понятиями:

1. Принимающая сторона
   – юридическое или физическое лицо (гражданин России или иностранец, проживающий в РФ на постоянной основе – с видом на жительство), у которого фактически проживает приехавший из-за рубежа иностранный гражданин.
2. Приглашающая сторона
   – юридическое или физическое лицо, органы государственной власти, международные организации и другие уполномоченные лица, имеющие законное право ходатайствовать о приглашении визовых иностранцев в РФ (у безвизовых иностранных подданных нет приглашающей стороны).

Приглашающая и принимающая сторона у иностранца может оказаться одним и тем же лицом. Но данные понятия нельзя путать.