Суточные сверх нормы: страховые взносы и налогообложение

Ведение деятельности (бизнеса) не всегда ограничивается одним регионом. Поэтому сотрудников часто отправляют для выполнения заданий в служебные командировки. В этой статье мы разбираем очень распространённую ситуацию с суточными сверх нормы по служебной командировке, а также что с этим наприямую связано: понятие места постоянной работы, нормы и правила оплаты суточных, командировки на 1 день, облагаются ли страховыми взносами, код дохода суточных сверх нормы.

Также смотрите:

• Как составить и оформить приказ на суточные в командировке
• Как рассчитать суточные при командировке за границу

Общая информация

В соответствии с положениями ст. 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по указанию его работодателя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы на конкретный срок.

Место постоянной работы – это юридический или фактический адрес компании (подразделения), в котором сотрудник выполняет свои обязанности согласно трудовому договору.

Вот основные правила выплаты суточных:

1. Суточные фирма оплачивает сотруднику за каждый день поездки, вкл. выходные и праздники, время в пути и временную остановку.
2. Суточные выдают до момента отъезда в служебную командировку. Сотрудник должен получить командировочные заранее, иначе он имеет право не ехать в деловую поездку. Бухгалтер выдает деньги в подотчет сотруднику, делая проводку в дебет счета 71.
3. Когда командировка предполагает поездку в близлежащую местность, и сотрудник намерен каждый день возвращаться домой после окончания рабочего дня, суточные не платят.
4. Суточные платят, даже если в командировке сотрудник заболел, что подтверждает больничный. Помимо суточных, заболевшему оплатят пособие по листу нетрудоспособности.

Особенности убытия сотрудников в служебную поездку устанавливает Положение «Об особенностях направления в служебные командировки», утвержденное постановлением Правительства РФ 13.10.2008 № 749.

Что касается командировок на 1 день, то продолжительное время имели место разные мнения о том, надо ли выплачивать суточные, а также как платить с них налоги и страховые взносы.

Сейчас рекомендуем предусмотреть во внутренних нормативных документах оплату данных расходов, уходя от понятия «суточные». В таком случае бухгалтер может включить оплату этих затрат в расходы по налогу на прибыль – согласно разъяснениям Минфина России от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916.

При наличии документального обоснования совершенных расходов нет необходимости облагать страховыми взносами выплаты при однодневных командировках (письма Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309, от 02.10.2017 № 03-15-06/63950, определения ВС РФ от 11.08.2017 № 310-КГ17-10343, от 26.01.2015 № 310-КГ14-7400).

Однодневные командировки практически не отличаются от обычных, поэтому также важно правильно их документально оформить. Оплата таких командировок из-за отсутствия суточных имеет свои особенности, характерные только для командировок на один день.

Изменения суточных сверх норм налогообложения в 2021 году

В 2021 году была проведена реформа по страховым взносам в отношении суточных сверх нормы. Последние нововведения обязывают предприятия уплачивать налоги с доходов своих сотрудников вместе со страховыми взносами в случае превышения ограничений размера суточных, которые удержаны по закону.

Изменения в сфере налогообложения были сделаны в соответствии с тем, что с начала 2021 года за страховые выплаты ответственность несёт ФНС. Единственным исключением является получение травм. Все страховые перечисления по новым правилам вносятся в налоговую службу, а не в Фонд соцстрахования.

Последние изменения налогообложения в 2021 году устанавливают, что суточные сверх нормы должны быть правильно оформлены как при командировках на территории Российской Федерации, так и в других странах. Всё должно быть произведено в точном соответствии с Налоговым кодексом РФ.

В 2021 году были сделаны корректировки в статье 422, они посвящены суточным сверх нормам налогообложения в 2021 году. За них тоже нужно уплачивать налог на физических лиц. Однако помимо этих налоговых взносов компании обязаны совершать платежи в ФСС. Исключение составляют выплаты, которые связаны с травматизмом работников.

Федеральная налоговая служба не устанавливает размер нормативов по выплатам за сутки. Другими словами, каждая компания может самостоятельно их определять на время, которое проведено в командировочной поездке.

Налоговая инспекция устанавливает лимиты по величине возмещений, не подлежащих налогообложению. Если ограничение будет превышено, организация должна заплатить компенсацию оплаты НДФЛ по суточным сверх нормы по налогообложению в 2021 году. Также компании придётся заплатить взносы по медстрахованию и в ПФР.

Значительное количество предприятий устанавливают собственные размеры командировочных выплат, которые превышают нормативы, определённые законодательством. В результате они готовы произвести страховые выплаты.

Нормирование суточных

Для начисления и уплаты страховых взносов начиная с 2021 года нужно руководствоваться пунктом 2 статьи 422 НК РФ.

Устанавливаемые законом нормативы суточных порой не позволяют командированному сотруднику комфортно чувствовать себя во время деловой поездки. В этом случае в компании по решению руководства могут быть установлены свои собственные нормы.

Расходы в пределах суточных, установленных законодательством, документально подтверждать не нужно. Разве что, для подтверждения авансового расчета могут потребоваться оправдательные документы. Такие как:

• авиа-, ж/д, автобусные билеты, электрички;
• онлайн-чеки и квитанции;
• счет о регистрации в гостинице;
• иные документы на проживание работника;
• договоры, акты;
• путевка;
• служебные записки;
• отметки в загранпаспорте о пересечении границы.

На основании информации из первичных документов командированный заполняет авансовый отчет. Далее на его основании бухгалтер отразит в учете расходы на законченную командировку по Кт 71.

Исходя из толкования ст. 167 ТК, при направлении сотрудника в служебную командировку ему сохраняют и возмещают:

• место работы (должности), а так же среднюю зарплату;
• расходы на служебную командировку.

К расходам по служебной поездке относят:

• проезд (туда и обратно);
• найм жилого помещения (гостиницы или квартиры);
• суточные;
• иные расходы, которые работник совершил с разрешения или указания работодателя.

Размер дохода, с которого нужно рассчитывать НДФЛ, определяет бухгалтер в момент утверждения авансового отчета.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Суточные сверх установленной нормы – это их сумма, превышающая норму, указанную в ТК РФ и НК РФ. Независимо от того, что размер суточных установлен во внутренних документах предприятия.

То есть, сверхнормативные суточные облагают страховыми взносами и НДФЛ, если они превышают:

• 700 рублей – за каждый день в командировках внутри РФ;
• 2500 рублей – за каждый день в зарубежной командировке.

Эти суммы превышения считают доходом, полученным сотрудником предприятия.

Код дохода суточных сверх нормы для заполнения официальных справок и отчетов – 4800 «Иные доходы».

Отражение в РСВ-1

Всем юридическим лицам, включая индивидуальных предпринимателей, следует направить в отделение Пенсионного фонда, кроме собственных личных сведений, документ в виде справки, составленной в соответствии с формой РСВ-1.

Данная форма представляет собой отчет, содержащий в себе сведения, касающиеся начисленных или оплаченных страховых перечислений. Он хранит в себе множество данных, которые передаются в обязательном порядке в ПФР и ФФОМС.

Строка 201, расположенная в форме РСВ-1 в подразделе 2.1, отображает величину выплат и компенсаций, не облагающихся страховыми перечислениями по обязательному пенсионному страхованию.

Всем руководителям предприятий и предпринимателям с любыми налоговыми режимами необходимо изучить все главные положения и сведения, относительно справки, составленной по форме РСВ-1.

Страховые взносы на суточные сверх нормы

Суточные сверх нормы подпадали под налогообложение Единым социальным налогом (ЕСН) до 2010 года. Потом его заменили страховыми взносами.

Страховые начисляют в месяце утверждения руководителем авансового отчета. Потому что до этого момента нет возможности определить точную сумму, которую потратит сотрудник. Данные разъяснения дал Минфин 29.05.2017 в письме № 03-15-06/32796.

Если суточные выплачивают сотруднику в валюте, суммы нужно пересчитывать в рубли по курсу Банка России на дату согласования директором авансового отчета.

А страховые взносы на случай производственной травмы и проф. болезней (травматизм) не начисляют на суточные в пределах норм, которые установлены внутренними приказами работодателя. По-прежнему действует Положение, установленное в статье 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 года № 125-ФЗ.

Отражаем суточные в 6-НДФЛ

П. 3 ст. 217 НК РФ говорит о том, что для суточных существует лимит, с которого не уплачивается НДФЛ. Это 700 руб. в день для командировок по стране и 2 500 руб. в день для зарубежных командировок. Если по внутреннему регламенту работодатель выдает большие суммы суточных, то всё, что выдано сверх лимита, облагается НДФЛ. Соответственно, облагаемый доход должен быть отражен в 6-НДФЛ.
Подробнее о правилах выплаты суточных читайте здесь.

Сумму дохода по стр. 020 показываем только в части превышения. Вариант, при котором показывают полную сумму дохода в стр. 020 и вычет на сумму лимита в стр. 030, не подходит, поскольку в письме ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984 (вопрос 3) объяснено, что в стр. 030 попадают суммы в соответствии с кодами видов вычетов, перечисленных в приказе ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected]

Датой получения дохода (стр. 100) в виде суточных признается последний день того месяца, когда руководитель утвердит авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Этой датой не может быть день выдачи денег, так как в тот момент еще нет оправдательного документа, свершившегося факта командировки, и сотрудник получает аванс, который может быть возвращен в случае раннего приезда обратно или отмены поездки.

Удержать налог (стр. 110) работодатель должен, когда произойдет следующая выплата денежных средств работнику после даты получения дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Раньше этой даты удерживать налог ФНС не разрешает (письмо ФНС от 25.07.2014 № БС-4-11/[email protected]).

Как правило, НДФЛ по сверхнормативным суточным удерживается в день выдачи зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет. Перечисление налога (стр. 120) делается на следующий день после удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).

См. также «Как оплачивается командировка на один день?»

Проверьте, правильно ли вы отражаете различные выплаты работникам в 6-НДФЛ с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Сверхнормативные суточные и их налогообложение

При направлении работодателем своих сотрудников в служебную командировку он гарантирует, что за его подчиненными будет сохранено рабочее место, их средний заработок, а также компания возместит им командировочные расходы, в том числе работникам будут выплачены суточные.

Данное понятие можно определить, как покрытие работодателем ежедневных расходов сотрудников, которые возникают в результате их проживания вдали от дома. Если суточные выплачиваются в рамках норм, которые установлены Налоговым кодексом, то с них не должен удерживаться налог на доходы физических лиц. Когда же выплачиваются сверхнормативные суточные, уплата НДФЛ является обязательной.

Правильное начисление суточных человеку, находящемуся в командировке – это важный аспект бухгалтерской деятельности. Чтобы верно производить выплату, бухгалтер должен владеть информацией про установленный размер суточных, период, за который они выплачиваются, удержание налога с выплаты и отчисление страховых взносов.

Что это такое

Когда сотрудника отправляют в командировку в другой населенный пункт России или за рубеж, организация должна выплатить ему денежное вознаграждение, исчисляемое за каждые сутки. Называется оно «суточные».

Работодатель должен их платить в таких ситуациях:

• сотрудник отправлен в командировку;
• работник находится в служебной поездке, которая имеет разъездной характер или работа в рамках которой проходит непосредственно в пути;
• при работе в полевых условиях или участии в экспедиции.

На законодательном уровне закреплено следующее определение: командировка – это служебная поездка, термины и условия которой определяются работодателем. Важное условие – место осуществления работы удалено от места нахождения организации, в которой работает командированная особа.

Выплата сверхнормативных суточных предполагает получение сотрудником суммы, которая превышает норму, установленную законом. Отдельного внимания заслуживают расходы, которые не относятся к суточным, но должны быть оплачены работодателем.

Среди них:

• транспортные расходы (виды транспорта, затраты на который будут компенсированы, каждый работодатель определяет самостоятельно);
• траты, связанные с проживанием в другом городе;
• дополнительные расходы, ставшие следствием того, что сотрудник проживает вне дома.

Остальные расходы покрываются работником из суточных, которые выплачивает ему работодатель. Их сумма может быть увеличена по усмотрению руководства организации. В подобном случае нельзя забывать, что сверхнормативные суточные подлежат налогообложению. Если данным правилом пренебречь, можно стать ответчиком в судебном процессе.

Какие нормы предусмотрены законодательством

Вопрос сверхнормативных суточных регулируется двумя основными законодательными документами – Трудовым и Налоговым кодексами.

Трудовой кодекс регулирует следующие аспекты:

• статья 168 обязует работодателя возмещать расходы работников, которые связаны с проживанием за пределами их постоянного места жительства;
• размер суточных может определяться работодателем самостоятельно, при этом он должен быть зафиксирован в локальном нормативном документе или колдоговоре;
• за командировку не принимается поездка работника, работа которого официально предполагает осуществление выездной деятельности;
• когда человек находится в служебной поездке, зарплата должна быть начислена ему в установленном размере, также за ним должно сохраниться его рабочее место.

Статья 168. Сумма налога, предъявляемая продавцом покупателю

Налоговый кодекс устанавливает следующие нормы:

• тот факт, что суточные выше нормы, установленной Правительством России, не понижают налоговую базу на прибыль (статья 264);
• статьей 217 ограничен размер суточных выплат, не подлежащих налогообложению;
• порядок, согласно которому происходит удержание НДФЛ, определяет статья 226.

Статья 264. Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией

Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)

Статья 226 Особенности исчисления и уплаты налога налоговыми агентами при осуществлении операций с ценными бумагами

Важными нормативными документами являются постановления российского правительства, которые затрагивают проблему выплаты суточных сотрудникам.

В первом документе под номером 93 можно найти информацию про нормативы суточных, которые могут быть выплачены.

Во втором под номером 729 — отображены размеры возмещения расходов, возникших в командировке, которыми должны руководствоваться бюджетные структуры.

Сверхнормативные суточные и форма 6-НДФЛ

Налоговый кодекс России определяет, что размер суточных при поездках в пределах страны составляют 700 рублей, заграничные командировки предполагают выплату суточных в размере 2,5 тысячи рублей.

Если человеку выплачиваются суммы свыше установленных норм, они облагаются НДФЛ.

Однако организация не имеет права удерживать данный налог в тот момент, когда выдает человеку средства в виде аванса, поскольку достоверно неизвестно, какая именно сумма будет ним израсходована.

Если особа вернется из командировки раньше срока, ее затраты будут меньше, если же она задержится в командировке, расходы соответственно увеличатся. Учитывая то, что финансы, которые предоставлены особе на основании авансового запроса, нельзя считать экономической выгодой человека, то и начислять НДФЛ в момент их выплаты будет неправомерно.

Форма 6-НДФЛ

Таким образом, когда встает вопрос начисления НДФЛ на суточные сотрудника, нужно придерживаться следующей последовательности действий:

• предоставление сотрудником отчета;
• расчет точного размера дохода особы, который подлежит налогообложению;
• начисление НДФЛ;
• удержание налога, который рассчитан от суммы, полученной сотрудником в качестве дополнительного дохода.

Даты

Чтобы отразить размер суточных, которые превышаю установленную норму, в форме 6-НДФЛ, нужно уточнить, какие даты должны быть указаны во втором разделе расчета.

Для облагаемых налогом суточных датой, когда был получен фактический доход, является последний день месяца, в котором произошло утверждение авансового отчета после возвращения сотрудника из командировки.

Именно это число месяца должна быть указано в строчке 100 формы 6-НДФЛ (дата, когда фактически был получен доход).

В строке 110 (дата, когда налог был удержан) следует указать число, когда произошла выплата дохода, из которого был удержан НДФЛ.

Важно знать, что не допускается, чтобы это число наступило раньше последнего числа месяца, поскольку удержание НДФЛ не допустимо, если доход не был получен работником.

Поскольку получение дохода произошло в заключительный день месяца, то и удержание налога может произойти при произведении ближайшей выплаты.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что перечисление НДФЛ со сверхнормативных суточных должно произойти не позднее рабочего дня, который следует за днем, когда с суточных был удержан НДФЛ.

Страховые взносы

Не облагаются страховыми взносами суточные, которые не превышают установленных на уровне российского законодательства нормативов.

Во избежание спорных ситуаций с налоговой службой, Пенсионным фондом и Фондом соцстрахования, компании следует прописать, по каким правилам происходит начисление суточных. Сделать это можно в любом нормативном документе локального характера, например, в Положении о командировках или коллективном договоре.

На суточные, которые превышают установленный норматив, начисляются страховые взносы. Однако, подобное правило однозначно распространяется только на те командировки, длительность которых превышает 24 часа.

Что же касается однодневных командировок, то тут присутствует два различных мнения:

• Мнение Фонда социального страхования состоит в том, что взносы должны начисляться в любом случае.
• Верховный Арбитражный Суд России высказывает противоположное мнение (решение от 14.06.2013 года). Основывается оно на том, что суточные, которые получает сотрудник за нахождение в служебной поездке, не являются доходом особы. Это средства, которые компенсируют человеку неудобства, которые появились в его жизни вследствие выполнения поручения работодателя.

Отображение в бухгалтерском учете

Выплату сверхнормативных суточных следует в обязательном порядке отражать в бухгалтерской отчетности. В документах должны быть отображены как непосредственные выплаты суточных, так и удержанные страховые взносы, а также налог на доходы физических лиц.

Например, сотрудник отправлен работодателем в служебную поездку в пределах России на 7 дней. Размер его суточных составляет 1200 рублей, что на 500 рублей выше установленной нормы. За дни, отведенные на командировку, работнику будет выплачена сумма в размере 8400 рублей.

В расчетной таблице выглядит это следующим образом:

Подобные правила указания выплат и расходов содержаться в Инструкции по применению планов счета бюджетного учета, утвержденной Министерством Финансов Российской Федерации в 2010 году.

Часто возникает вопрос, какой код дохода в 1С нужно использовать, когда речь идет про сверхнормативные суточные. В данном случае используется код 4800, он предназначен для иных расходов, для которых не предусмотрена персональная кодификация.

Изменения с 2021 года

С начала 2021 года прекратилось действие закона про страховые взносы №212. На смену ему пришла новый раздел 34 Российского Налогового кодекса. В связи с этим работодателю следует забыть про самостоятельное нормирование суточных расходов.

Согласно положениям статьи 422 устанавливается обновленный порядок, по которому суточные будут облагаться страховыми взносами при превышении лимитов, которые установлены для НДФЛ. Размер таких лимитов зависит от того, отправляется работник в командировку в пределах России или речь идет о заграничной служебной поездке.

Статья 422. Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами

Сверхнормативные суточные страховыми взносами облагаются в общем порядке. Исключение составляют лишь страховые взносы на травматизм, от которых суточные освобождены.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://buhuchetpro.ru/sverhnormativnye-sutochnye/

Как облагаются суточные НДФЛ и страховыми взносами

Порядок налогообложения для СР, превышающих установленные в ст. 217 НК РФ, применяется общий. Для НДФЛ устанавливается ставка в 13 %. Напомним, что облагается не вся сумма, а только разница, превышающая допустимый предел.

Размер страхового обеспечения определяется в индивидуальном порядке. Это означает, что если у компании есть льготы и она применяет пониженные тарифы по СВ, то и для обложения суточных сверх нормы страховые взносы 2021 будут исчисляться по пониженным тарифам. Подробнее о том, какие льготы действуют в 2021 году, мы рассказали в специальной статье «Кому положены пониженные тарифы СВ в 2021 году».

Например, компания осуществляет деятельность в сфере IT-технологий и имеет право на пониженные тарифы страхового обеспечения:

Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ

В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ):

• стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;

См. также «Даты в билетах не совпадают с датами командировки — Минфин напоминает про НДФЛ».

• комиссия за услуги аэропортов;
• стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
• провоз багажа.

Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 НК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.

О том, как учитываются командировочные расходы, читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2018-2019 годах».