Почему вам не отвечают на письмо? Ошибки в письме
У адресата может быть множество причин для того, чтобы оставить ваше письмо без ответа. Не нужно сразу подозревать его в неприязни или нежелании общаться.
Возможно, ему удобнее связываться с вами по телефону или беседовать лично. Или он принял ваше письмо к сведению, посчитав, что ответ не нужен. Иногда люди не отвечают на письмо сразу, а ждут, пока корреспонденция накопится. Ведь легче ответить на несколько посланий, чем отсылать по одному.
Но если ваши письма остаются без ответа всё чаще, есть повод задуматься. Какие ошибки люди совершают при составлении посланий?
- Ошибки в прямом смысле. Грамматические. Возможно, вы пропускаете много знаков препинания, и предложения становятся нечитаемыми. Вспомните знаменитую фразу «казнить нельзя помиловать». Совершенно непонятно, что хотел сказать автор. В то же время орфографические ошибки могут изменить слова до неузнаваемости. На чтение письма с ошибками уходит гораздо больше сил и времени. В нашем динамичном мире легче отбросить «бракованное» письмо, чем исправлять его
- Ваше письмо похоже на спам. Это происходит, когда вы забываете об адресате, и пишете какому-то «среднестатистическому» собеседнику. Такое письмо не содержит ни обращения по имени, ни индивидуальных вопросов. А на безликую рассылку отвечать не принято
- Вы не можете вычленить главное. Среди подробностей и мелких деталей может затеряться тема. Возможно, человек прочитал ваше письмо, но так и не понял, что вы от него хотите
Как грамотно написать письмо, чтобы всегда получать ответ: советы и отзывы
Большинство писем имеет одинаковую структуру. Если вы овладеете техникой составлять послания в соответствии с ней, письма будут читаться легко. Значит, и ответ не заставит себя долго ждать. Структура эта такова.
- Приветствие. В интернете очень распространена фраза «Доброго времени суток!» Она допустима как в личной, так и в деловой переписке. Упомяните имя собеседника. Так он будет знать, что он – не часть большой рассылки, а письмо предназначено ему лично
- Представление. Не забудьте написать не только своё имя, но и что-то, что поможет вашему собеседнику идентифицировать вас. «Это Мария» — такая фраза не скажет человеку ничего. «Это Мария Иванова из соседнего офиса. Мы вместе добирались на такси в прошлую пятницу» — и вот ваш адресат уже точно вспомнил вас
- Основная часть. Постарайтесь изложить кратко. Если это личное письмо, можно добавить пару шуток или ссылок, которые относятся к делу. Не используйте длинные предложения. Вы легко запутаетесь в пунктуации, а ваш собеседник устанет читать. Чаще используйте вопросы
- Вместо того чтобы написать: «Пришлите мне фотографии с корпоратива», — используйте фразу: «Когда вы сможете прислать мне фотографии?» Теперь у вашего собеседника есть стимул написать вам тоже, ведь оставлять вопрос без ответа неприлично. Не злоупотребляйте вводными словами
- «Лирика». Теперь можно обсудить вопросы, косвенно относящиеся к теме. Это могут быть дежурные вопросы: как поживает ваша мама? как вам такая погода для начала весны? Или общие воспоминания, переживания: вы уже видели новый галстук шефа? вы не знаете, когда нам поменяют сломанный кулер
- Прощание. Перед тем, как поставить точку, не забудьте добавить фразу вроде «заранее спасибо за ответ»
- Завершите письмо своими контактными данными. Не ограничивайтесь е-мейлом и адресом. Возможно, человек захочет перезвонить вам или написать смс
Как закончить деловое письмо в сложных ситуациях
К сложным относятся случаи, когда отправителю важно, что ответит получатель («да» или «нет»), но при этом нет возможности спросить прямо. Бывают ситуации, когда просьба указать точные сроки или принять окончательное решение выглядит преждевременной, навязчивой или некорректной (например, если речь идет о предложении каких-либо услуг). Как в таком случае не потерять нить диалога в переписке?
На помощь может прийти прием с указанием на последующее действие – то, которое произойдет после того, как адресат ответит на письмо. Так отправитель не выглядит слишком навязчивым, но в то же время получает возможность обрисовать дальнейшие перспективы. Ниже приводятся примеры подобных фраз:
Михаил Владимирович, сообщите, насколько Вам интересно это предложение, и мы сразу согласуем все детали сотрудничества.
Напишите о своем решении, и мы приступим к оформлению договора.
Сразу после получения ответного сообщения я вышлю скорректированный график выплат.
Напишите, какой из вариантов, предложенных нашей компанией, Вам больше подходит, и мы вышлем детальную информацию.
Уважение — залог доверительного отношения
Иногда люди не отвечают на письмо потому, что им показалось: вы не проявили должного уважения. У каждого свой критерий на этот счёт.
- ошибки. Неграмотность или неряшливость в тексте можно счесть за неуважение. Есть люди, которые принципиально не будут читать письмо, где нет пробела после запятой или тире заменено на дефис
- отсутствие приветствия или прощания
- остальные формы вежливости. Если у вас есть просьба, сопроводите её словом «пожалуйста»
Чтобы не стать жертвой конфузной ситуации, обязательно перечитывайте письмо после написания. При этом постарайтесь увидеть его глазами адресата. Проверяйте не только ошибки, но и адрес, тему, правильность ссылок и вложений. Проследите, как бы письмо про «новый галстук шефа» не ушло к самому шефу.
Если все же ответа не последовало
- Убедитесь, что ваше письмо дошло до адресата. Для этого используйте другие средства связи. Если оно было получено, уточните, может быть, в другой раз лучше связываться не по и-мейлу, а через социальные сети или скайп
- При составлении следующего послания постарайтесь поставить отвечающему какой-то дедлайн, то есть конкретную дату, до которой он должен ответить.
- Пример: «Пожалуйста, пришлите мне расписание лекций. В понедельник заканчиваются каникулы. Я не знаю, во сколько мне идти в университет. Вы сможете сделать это до пятницы
- И главное: возьмите за правило отвечать на письма, адресованные вам. Этому учит и этикет, и деловые правила. 10 минут в день — и ваша корреспонденция не будет накапливаться
Что должно быть отражено в финале делового письма
Активная составляющая.
Следует точно и предметно обозначить, что и как должно быть сделано или будет предпринято в ближайшее время. Активная составляющая финала нацеливает получателя сообщения на скорейшее решение обсуждаемого вопроса.
Имиджевая составляющая.
Необходимо создать или закрепить позитивную атмосферу делового общения. Имиджевая составляющая заключительной части сообщения должна демонстрировать уважение и лояльность по отношению к адресату. Она формирует общее впечатление о компании. В зависимости от контекста можно использовать следующие готовые фразы:
- Будем рады сотрудничать с Вами!
- Надеемся на плодотворное сотрудничество!
- Обращайтесь при возникновении вопросов. Мы обязательно ответим!
- Будем рады видеть Вас в числе наших партнеров!
- Если появились вопросы, напишите или позвоните. Мы подробно ответим Вам.
- Надеемся, что наше сотрудничество будет продуктивным.
- Всегда готовы помочь и ответить на возникающие вопросы.
- С искренним уважением…
- Удачного дня и хорошего настроения!
- Благодаримза сотрудничество!
