Как сделать запрос в архив для подтверждения трудового стажа

Способы и порядок подтверждения стажа работы

Стаж работы гражданина (трудовой стаж) – это одно из основных условий получения права на выплату пенсии, оказывающее влияние также на ее размер. При оформлении пенсии граждане предоставляют документы, свидетельствующие о том, что человек отработал определенное количество лет на том или ином предприятии.
Основные правила подтверждения трудового стажа излагаются в Постановлении Правительства № 555 от 2002 г. Законодательно утверждены 2 способа подтверждения трудового стажа:

Документальный
с использованием официальных документов граждан. В этом порядке можно подтвердить все разновидности трудового стажа: общего, непрерывного, страхового.
Свидетельские показания.
Такой способ применяется при отсутствии или нехватке официальных документов, он является вспомогательным, с его помощью доказывается только период общего стажа гражданина.

Правила подтверждения стажа в документальном порядке разделяются, в свою очередь, на 2 этапа:

До регистрации в качестве застрахованного лица на основании ФЗ о персонифицированном учете, который вступил в действие в 1996 г.
После пенсионного страхования.

На основании ФЗ «О трудовых пенсиях» регулируется порядок подсчета трудового стажа, заработанного гражданами в разные периоды трудовой деятельности. Все установленные факты подтверждаются в форме различных документов, которые сохраняются в установленном порядке по месту работы.

Подтверждение трудового стажа (видео)

Подтверждение трудового стажа — не такая уж безнадёжная задача, как может показаться с первого взгляда, даже при спорных ситуациях. Но для максимальной уверенности в своих шансах на получении пенсии лучше позаботиться о необходимых документах, не дожидаясь, когда придёт пора обращаться в ПФР для её оформления.

Автор: ozakone
Распечатать

Оцените статью:

(1 голос, среднее: 5 из 5)

Поделитесь с друзьями!

Что может выступать доказательством?

Трудовой стаж при оформлении пенсии гражданину считают на основании главного документа работника – трудовой книжки. Они велись всегда и применяются сегодня на всех предприятиях, независимо от их вида собственности, хранятся и учитываются отделом кадров компании. Они заводятся на работников, устраивающихся на постоянную работу, а также на сезонную, временную, внештатную.
Все записи вносятся в книжку при приеме на работу согласно с ТК. Записи должны совпадать с текстом приказа. Кроме этого, в нее вносятся записи, касающиеся кадровых вопросов после издания приказа по предприятию:

о переводе на другую должность;
о наградах и поощрениях;
об увольнении.

Если по какой-либо причине трудовая книжка отсутствует, или записи сделаны с допущением неточностей, ошибок, то в качестве подтверждающих стаж документов могут использоваться:

Трудовые договоры.
Справки, которые выписывает отдел кадров, и подтверждает руководитель предприятия.
Выписки из приказов.
Лицевые счета и другие бухгалтерские документы о выдаче заработной платы.
Документ из ПФ РФ или налоговой службы об уплате налогов и обязательных перечислениях.
Свидетельство об уплате единого налога на вмененный доход ИП, которое выдается налоговой службой.
Справки из военкомата, воинской части, архива для военнослужащих.
Справка из ФСС о периоде выплаты пособия по причине временной нетрудоспособности.
Справка из центра занятости о получении пособия по безработице, из архива.
Ведомости о выдаче зарплаты наличными деньгами.
Характеристики работника во время трудовой деятельности.

Таким образом, официальные учреждения имеют право выдавать справки, подтверждающие стаж граждан при отсутствии трудовой книжки. Бывают случаи, когда у граждан не остается никаких официальных документов. В этом случае подтверждением могут служить, например, удостоверения о членстве в профсоюзной организации с подтверждением факта об уплате работником членских взносов.

Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы

его составляют на бланке организации;
указывают дату составления и номер;
уточняют, на чье имя выданы сведения;
в случае подтверждения стажа указывают период работы со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов, в остальных случаях — со ссылкой на другие официальные распоряжения, изданные работодателем;
указывают цель выдачи информации, исходя из запроса. В нашем случае — для предоставления в ПФР;
обязательно подписывают у руководителя и проставляют печать при ее наличии для дополнительного подтверждения достоверности.

Например, при оформлении наследственных прав либо приватизации может понадобиться архивная справка формы 9 — как ее еще называют, о регистрации или о прописке. Получить ее можно либо в МФЦ, либо в местных органах власти. А если нужно подтверждение стажа, к примеру, для получения звания «Ветеран труда» или при выходе на пенсию, то обращаться стоит непосредственно к своему работодателю — нынешнему и, при необходимости, предыдущему. Если организация по каким-то причинам больше не существует, тогда сведения следует запрашивать либо у ее преемника, либо в городском архиве.

Особенности подтверждения стажа документами

Способ подтверждения трудового стажа на основании иных официальных бумаг, помимо трудовой книжки, – довольно распространенное явление при выходе на пенсию, поэтому законодательство предусматривает различные категории трудовой деятельности, где трудовая книжка может отсутствовать (в некоторых ситуациях этот момент значительно упрощает будущим пенсионерам жизнь):

Выполнение работ по гражданско-правовому договору. Стаж в данном случае исчисляется с момента заключения соглашения и до дня расторжения.
Индивидуальное предпринимательство граждан, которые имеют документ о регистрации их в качестве ИП и оплачивали налоги, что подтверждается документом из налоговой службы или ПФ в зависимости от формы налогообложения.
Фермеры, которые исправно платили налоги, о чем свидетельствует справка из ПФ или налоговой инспекции.
Работники семейных общин коренных народов Севера, которые зарегистрированы как предприниматели, занимающиеся традиционными промыслами.
Работники творческих коллективов, не состоящие в штате, но выполнявшие работы в этих организациях и получавшие вознаграждение за труд.
Детективы, нотариусы, адвокаты, которые занимаются частной деятельностью.
Военнослужащие, а также приравненные к ним служащие МВД и органов уголовно-исполнительской системы. Эти работники подтверждают стаж справками военкоматов, военными билетами, другими документами, которые свидетельствуют о сроках прохождения службы.

Закон регулирует также перечень частных случаев, когда гражданам необходимо подтвердить различные периоды, которые могут быть засчитаны в страховой стаж: содержание под стражей несправедливо репрессированных, а потом реабилитированных граждан, уход за инвалидами по решению органов социальной защиты, уход за престарелыми родственниками старше 80 лет и прочие. Каждый случай необходимо подтвердить официальными документами.
Более подробную информацию об этих изменениях в законодательстве и подтверждении трудового стажа при уходе за пожилым или родственником-инвалидом Вы можете узнать из данного видео.

В каких случаях надо подтверждать трудовой стаж

Во избежание путаницы с терминологией не будет лишним сразу оговорить, какие разновидности стажа, имеющие значение при определении права гражданина на пенсию и её размера, существуют в стране сегодня.

Весь страховой стаж с 1 января 2002 года отражается в системе персонифицированного учёта в ПФР

А их в 2021 году две:

Страховой стаж — совокупность всех периодов после 1 января 2002 года, когда за будущего пенсионера делались взносы в Пенсионный фонд (ПФР).
Трудовой стаж — любая работа и иная общественно полезная деятельность, которую будущий пенсионер осуществлял до указанной даты.

Право на страховую пенсию, согласно действующему законодательству, даёт именно страховой стаж. Но если у претендента на пенсию имеется и трудовой, проблемы нет. Он тоже засчитывается в страховой. Таким образом, когда гражданину придёт время обращаться за пенсией, в страховой стаж засчитаются оба периода — и собственно страховой стаж, полученный им с начала 2002 года, и трудовой, обретённый ранее.

Такой подход со стороны государства представляется вполне логичным. Ведь человек не виноват в том, что до 2002 года не имел возможности заработать страховой стаж. А этой возможности не имел никто — сама пенсионная система была иная, а у многих изрядная часть трудового стажа появилась ещё в Советском Союзе — другом государстве, где многое было иначе. И не этих обычных граждан вина, что все мы теперь живём в совершенно другой стране.

А благодаря тому, что трудовой стаж засчитывается в страховой, эти отработанные годы не пропадают.

Рассмотрим такой пример. В январе 2021 года пенсионного возраста достиг мужчина 1958 года рождения: пенсионный возраст для мужчин — 60 лет, 2021 – 60 = 1958. Собственно страховой стаж у него может составить до 16 лет: с января 2002 по январь 2021 включительно. А работать он начал с 18 лет, то есть ещё в советский период — например, в январе 1976 года. Значит, его трудовой стаж может достигать 26 лет. Таким образом, если он сможет подтвердить весь этот имеющийся стаж, засчитано ему будет 26+16=42 года, что позволит рассчитывать на более высокую пенсию, чем при 16 годах.

Остаётся добавить, что каждый год трудового стажа вносит свою лепту в копилку пенсионных баллов. А их достаточное количество является обязательным условием назначения страховой пенсии по старости в дополнение к достижению соответствующего возраста и минимальному страховому стажу. И требования к их количеству с каждым годом растут: в 2021 достаточно 13,8 балла, а с 2025 будет требоваться уже от 30. К тому же каждый дополнительный балл увеличивает и размер пенсии.

А вот с подтверждением этого самого трудового стажа нередко возникают сложности.

Подтверждение стажа свидетельскими показаниями

Свидетельские показания могут стать хорошим подспорьем для граждан, которым необходимо подтвердить трудовой стаж, если по каким-либо причинам отсутствуют другие документы. Для этого работнику следует написать заявление в отдел кадров предприятия, где осуществляется персонифицированный учет.
образец заявления об установлении факта работы в формате .pdf (Adobe Reader) Необходимо сопроводить заявление такими документами:

Документ, который подтверждает фактами обстоятельства, в результате которых была испорчена или утеряна трудовая книжка. Например, подтверждение из службы пожарного надзора о возгорании объекта с указанием даты произошедшего события.
Справка об утере книжки с подписью работодателя с указанием причин.
Справка из архива об отсутствии данных о запрашиваемых периодах работы.

Если утрата документов произошла в результате небрежного хранения или умышленного уничтожения, но работник в этом не виноват, то в качестве подтверждения трудового стажа могут быть использованы показания 1-2 свидетелей. Они должны быть коллегами работника, то есть трудиться на одном предприятии. Согласно их показаниям, продолжительность времени работы не должна быть больше, чем установлено законодательно при назначении пенсии.
Допустимо, чтобы свидетель предоставил свои показания в письменной форме, если он не может дать показания по объективным причинам, например, в случае заболевания. В ситуации если ПФ принимает решение не учитывать трудовой стаж на основании свидетельских показаний, то граждане могут решить данный вопрос через суд.

Способы подтверждения трудового стажа

Если трудовой стаж не нашёл отражения на индивидуальном лицевом счёте гражданина в ПФР, для его подтверждения понадобятся дополнительные документы.

Выделяются такие основные способы подтверждения стажа:

С помощью трудовой книжки.
Архивной справкой.
Свидетельскими показаниями в ПФР.
Через суд.

Подтверждение стажа трудовой книжкой

Трудовая книжка считается основным документом, подтверждающим трудовой стаж, однако не гарантирует на 100% включение в него, а значит, и в страховой стаж всех зафиксированных в ней периодов работы.

Трудовая книжка считается основным документом, подтверждающим трудовой стаж до 2002 года, включая советский

Если с ней всё в порядке, сложностей с признанием трудового стажа обычно нет.

Проблемы возникают в таких ситуациях:

Запись в трудовую книжку внесена неправильно. Например, не заверена печатью и/или подписью руководителя организации или ответственного лица, не проставлены дата или порядковый номер, не указано основание для внесения записи (это обычно приказ о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность или в иное структурное подразделение и т. п. с упоминанием наименования документа, его номера и даты издания) и т. п.
Запись содержит неточности. Например, не совпадают с названиями должностей в записях о приёме на работу и увольнении или номер приказа сильно хронологически различается с датой внесения записи, сделанной на его основании.
В записи есть исправления, не оформленные должным образом.
Не читается печать.

Необходимость в дополнительном подтверждении трудового стажа часто возникает у бывших членов колхозов. В этом случае запись в трудовой книжке колхозника о членстве в коллективном хозяйстве не служит автоматическим подтверждением факта работы в нём. А значит, требуются дополнительные документальные подтверждения того, что человек в соответствующий период действительно работал в колхозе и ему начислялась зарплата, в том числе и в трудоднях.

В таких случаях сотрудники отделения ПФР могут потребовать дополнительные документы, подтверждающие соответствующий период работы. Например, архивную справку или иные подтверждения.

Подтверждение страхового стажа архивной справкой

Архивная справка, подтверждающая факт работы гражданина в той или иной организации, считается вторым по важности документом, подтверждающим отдельные периоды трудового стажа, после трудовой книжки.

Потребность в этом документе возникает, когда те или иные периоды работы в трудовой книжке почему-то не отражены или же записи о них вызвали нарекания работников ПФР.

Если организация, в которой работал претендент на пенсию, продолжает существовать, обращаться за архивной справкой надо напрямую туда. Бывает и так, что самой организации давно нет, но у неё есть правопреемник. Информацию о его наличии можно получить в налоговой инспекции по месту, где располагалась такая организация.

Гораздо сложнее, когда организация прекратила существование, а правопреемника у неё нет, остаётся только обращение в архивы, где могут храниться сведения о ней и её бывших работниках. Обращаться в архив приходится и в тех случаях, когда правопреемник у организации есть или продолжает функционировать она сама, но выдать справку, подтверждающую трудовую деятельность, там заявителю под теми или иными предлогами отказываются.

В какой обращаться архив, зависит от подчинённости интересующей организации в прошлом. Если она была союзного или республиканского подчинения, сведения о ней, скорее всего, содержатся в федеральном архиве, областного или краевого — региональном, городского — в городском же архиве и т. п. Впрочем, достаточно обратиться в любой архив по месту нахождения организации. Если в нём нужных сведений нет, его работники в течение семи дней обязаны сами переадресовать заявление по принадлежности.

Минимальные требования к запросу в архив от частного лица предполагают наличие такого набора сведений:

Точное наименование архива, в который обращается заявитель.
Ф. И. О. заявителя, адрес его регистрации, дополнительные контактные данные: почтовый адрес, если отличается от регистрации, контактный телефон, электронную почту.
Наименование документа — заявление.
Суть обращения. Здесь желательно максимально точно и полно изложить, какие сведения нужны:
наименование структурного подразделения;
наименование занимаемой должности;
период работы.
Место и цель подачи архивной справки — в Пенсионный фонд для назначения пенсии.
Дату.
Подпись заявителя.

Образец заявления о выдаче архивной справки
В архив города Новокузнецка
от Иванова Ивана Ивановича,
дата рождения: 12.01.1958,
проживающего по адресу: Новосибирск, Красный проспект д…, кв..,
тел.
Заявление
Прошу выдать архивную справку о подтверждении трудового стажа работы в литейном цехе № 1 ОАО «Западно-Сибирский металлургический комбинат» в должности литейщика за 1992–1997 годы.
Справка необходима для представления в Пенсионный фонд для назначения страховой пенсии по старости.
20.01.2018

Надо учитывать, что архивные справки бывают двух видов:

о трудовом стаже;
о зарплате за интересующий период.

Часто для ПФР требуются обе справки. Ведь размер будущей пенсии зависит в числе других факторов и от средней зарплаты за любые пять лет, предшествующие 2002 году, и, может статься, сведения о ней именно за период, нуждающийся в подтверждении, окажутся причиной для её пересмотра в сторону увеличения. На такой случай есть смысл запросить сразу обе справки — и о подтверждении стажа, и о зарплате. Для этого можно запросить обе одним заявлением («прошу выдать архивные справки о подтверждении трудового стажа и о зарплате…») или на каждую написать отдельный запрос.

Справки, подтверждающие трудовой стаж, архивы выдают бесплатно. Ведь эта услуга относится к разряду социально значимых. На её подготовку закон отводит 30 дней с момента получения запроса. Если этого времени оказалось недостаточно, архив уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения с указанием причин и нового срока, в который даст ответ.

Архивная справка должна удовлетворять ряду обязательных требований:

Быть оформленной на бланке предприятия, организации или архива.
Содержать в тексте данные о предмете запроса.
Содержать архивные шифры документов и номера листов архивных дел, послуживших источниками излагаемой в ней информации.
Предоставлять сведения только относительно гражданина, о котором идёт речь в запросе.
Излагать события в хронологической последовательности в том же порядке, что и в источниках.
Отражать все переименования самой организации, структурных подразделений, должностей и т. п., упоминаемых в справке, которые имели место со времени излагаемых событий вплоть до дня составления документа.
Все расхождения со сведениями, содержащимися в запросе, сопровождать пояснениями, например, что именно так излагается в подлиннике документа.
Исправления в тексте архивной справки не допускаются. Если они есть в источнике, об этом делается соответствующее примечание.
Сведения о зарплате излагаются отдельно по каждому месяцу начисления, среднегодовой и среднемесячный доход не рассчитываются. Не делаются и поправки на инфляцию — вся информация даётся в ценах соответствующего периода, о чём допускается сделать оговорку в тексте. Если сведений о зарплате конкретного бывшего сотрудника нет, цифры берутся из штатного расписания за интересующий период.
Справка заверяется печатью организации и подписью её руководителя или иного уполномоченного лица.

В 80-е годы прошлого века родственница автора этих строк, в то время молодая медсестра, получила направление в Афганистан. Там она почти два года проработала операционной сестрой во фронтовом госпитале в Кабуле. Затем вернулась домой, окончила мединститут и стала кардиохирургом. В 2014 году, уже в возрасте, близком к пенсионному, она обратилась за консультацией в своё отделение ПФР, где ей посоветовали взять архивную справку относительно афганского периода биографии. В архиве Минобороны РФ ей помочь не смогли. Нужная информация оказалась в архиве Министерства обороны Республики Узбекистан. А вот благодаря полученной оттуда справке она не только подтвердила стаж, но и ушла на пенсию досрочно на правах приравненной к участникам боевых действий.

Фотогалерея: образцы архивных справок о трудовом стаже и зарплате

Образец архивной справки о трудовом стаже, ч. 1

Образец архивной справки о трудовом стаже, ч. 2

Образец архивной справки о трудовом стаже, ч.3

Образец архивной справки о зарплате, ч. 1

Образец архивной справки о зарплате, ч. 2

Образец архивной справки о зарплате, ч.3

Образец архивной справки о зарплате, ч. 4

Подтверждение трудового стажа свидетельскими показаниями в ПФР

В отдельных случаях закон допускает подтверждение трудового стажа показаниями свидетелей. Но есть обязательное условие — данные по интересующему периоду в архиве не сохранились по причине стихийного бедствия, боевых действий или иных чрезвычайных событий, и этот факт документально подтверждён. Как правило, в роли подтверждения выступает справка из архива, где хранились интересующие документы.

Затем от будущего пенсионера требуется найти не менее двух свидетелей, с которыми он вместе работал, и быть готовым сообщить своему отделению ПФР их Ф. И. О. и адреса. В свою очередь, документальные подтверждения факта работы на том же предприятии в интересующий период должны быть у каждого свидетеля. Ещё одно условие — к моменту начала периода, стаж за который подтверждается, свидетели должны были достигнуть возраста, в котором допускается заключение трудового договора, то есть 16 лет.

В отдельных случаях подтвердить трудовой стаж можно с помощью коллег

Боятся, что свидетелей придётся тащить в своё отделение ПФР, не надо. Дать показания они могут в ближайшем к ним подразделении фонда или же предоставить их в письменном виде, предварительно заверив у нотариуса.

Для привлечения свидетелей надо написать в своё отделение ПФР заявление с просьбой опросить свидетелей для подтверждения страхового стажа за такой-то период и указать их Ф. И. О. и адреса, а к нему приложить справку, подтверждающую факт и причину утраты документов в архиве.

Но есть и ограничения. При подтверждении свидетельскими показаниями засчитывается не более половины от минимального стажа для начисления страховой пенсии. Этот стаж в 2021 году составляет девять лет, соответственно, засчитаны могут быть максимум четыре с половиной года. К 2025 году, когда минимальный страховой стаж увеличится до 15 лет, если в пенсионном законодательстве не случится очередных изменений, подтвердить с помощью свидетельских показаний можно будет до семи половиной лет стажа.

Если показания свидетелей относительно продолжительности стажа расходятся, засчитан будет наименьший период из подтверждённых ими.

Случай из жизни. В советские времена женщина три года, с 1985 по 1988, была членом колхоза и работала в нём. Однако в трудовой книжке присутствовала только запись о членстве в колхозе, которой для трудового стажа недостаточно. Колхоз был преобразован в агропредприятие, которое существует и поныне, но вот его архивы за 80-е годы были уничтожены пожаром. Поэтому оттуда бывшая колхозница смогла получить только справки о новом наименовании агропредприятия и об уничтожении архива. Свидетелями, подтвердившими, что она в интересующий период была дояркой, стали бывший председатель колхоза и экс-заведующая фермой, занимавшие эти должности как раз в то самое время. Председатель свою работу в колхозе подтвердил трудовой книжкой, запись в ней сомнений у ПФР не вызывала, а заведующая фермой — справкой, выданной ей при увольнении. В результате три года колхозного стажа были зачтены.

Подтверждение трудового стажа в судебном порядке

В ситуации, когда подтвердить трудовой стаж невозможно ни записями в трудовой книжке, ни архивной справке и не соблюдены условия для привлечения свидетелей по линии в ПФР, да и при иных сложных случаях претендент на пенсию может обратиться за подтверждением трудового стажа в суд.

Особенностью этого варианта можно назвать то, что суду истец вправе предъявить любые документальные доказательства своей работы в тот или иной период, включая не принятые к рассмотрению Пенсионным фондом. И если тот учтёт их и вынесет решение об удовлетворении иска, решающий голос будет именно за ним.

Суд принимает во внимание и свидетельские показания, включая и чем-то не удовлетворившие ПФР. И может вынести вердикт в пользу истца по общей совокупности представленных им доказательств.

Шансы на выигрыш дела в суде повышает грамотно составленное исковое заявление. В этом документе нужно детально изложить все обстоятельства дела и привести перечень документов, подтверждающих ваши слова. Одновременно с подачей иска можно сразу приложить к нему ходатайства о вызове свидетелей, что несколько ускорит рассмотрение дела.

Фотогалерея: образец искового заявления в суд о подтверждении трудового стажа

Образец искового заявления в суд о подтверждении трудового стажа, ч. 1

Образец искового заявления в суд о подтверждении трудового стажа, ч. 2

Образец искового заявления в суд о подтверждении трудового стажа, ч. 3

Образец искового заявления в суд о подтверждении трудового стажа, ч. 4

Другие документы для подтверждения трудового стажа

Если сведения из основных документов о трудовом стаже неполны или требуют дополнительного подтверждения, закон позволяет использовать любые бумаги, на основании которой можно сделать вывод, что претендент на пенсию в соответствующий период работал или выполнял иную полезную обществу деятельность, подлежащую включению в трудовой стаж.

В этом качестве могут рассматриваться:

Трудовые и гражданско-правовые договоры, по одному экземпляру которых всегда остаётся на руках у работника или исполнителя.
Копии любых приказов, как касающихся непосредственно претендента на пенсию (о приёме на работу, увольнении, переводе на новую должность или в другое структурное подразделение, награждении, премировании, наложении взыскания и т. п.), так и любые другие, где он упоминается как работник.
Справки 2-НДФЛ.
Характеристики с мест работы.
Профсоюзные билеты.
При отсутствии других доказательств есть надежда подтвердить трудовой стаж с помощью профсоюзного билета с отметками об уплате взносов по месту работы
Справки из профсоюзных организаций, участвовавших в заключении трудовых договоров.
Справки от работодателей, подтверждающие факт и период работы, размер зарплаты, занимаемые должности и т. п.

Словом, любые документы, содержащие информацию, где, когда, кем и как долго вы работали.

По закону принимать их при отсутствии других подтверждений обязан ПФР. Но даже если он их забраковал, есть шанс отстоять свою правоту в суде.

Что же касается текущих и недавних мест работы, то можно порекомендовать запросить у них копии тех из перечисленных документов, которые представляется реальным заполучить. Такое право есть как у работника, состоящего в трудовых отношениях, так и у физического лица, выступающего стороной гражданско-правового договора.

Заявление в архив

В процессе оформления пенсии человек может обратиться в архив, если отсутствует трудовая книжка, и нет иных источников получения сведений о местах работы. Архивная выписка – официальный документ, который удостоверяет факты осуществления гражданином трудовой деятельности на том или ином предприятии.
Законодательство не содержит строгого правила оформления заявления, но определенные пункты должны в нем содержаться:

наименование архива;
Ф.И.О. заявителя, дата рождения, адрес, контакты;
заголовок «Заявление о подтверждении стажа»;
содержание заявления: просьба о выдаче справки, наименование предприятия, где работал гражданин, должность, период работы;
наименование учреждения, куда необходимо предоставить документ;
дата составления заявления, подпись заявителя.

образец заявления в архив в формате .pdf (Adobe Reader)

Как составить запрос о выдаче справки для подтверждения стажа

Заявление о подтверждении стажа работы довольно часто приходится составлять пенсионерам. Однако как правильно оформить такой документ и какую информацию в него внести физические лица либо не знают, либо же имеют об этом довольно расплывчатое представление.

Я недавно подал заявление, которое было написано мной, полагаясь на интуицию, однако положительного ответа так и не дождался, поскольку сотрудники архива хотели увидеть в документе абсолютно другие сведения. После этого я посоветовался со знакомым юристом, и он мне помог составить заявление должным образом.

В статье я расскажу о том, для чего необходим документ подобного рода, какую структуру нужно соблюдать при его оформлении, а также какая информация в нем должна присутствовать. Кроме того, будет сделан акцент на обязательных реквизитах заявления.

Что делать, если в архиве нет нужных документов?

Работая в течение жизни, мало кто из граждан заботится о сохранности всех документов, надеясь на добросовестность отделов кадров и персонифицированного учета. Однако нередки случаи, когда дело доходит до оформления пенсии, обнаруживается нехватка документов, подтверждающих трудовой стаж. Это влияет на размер пенсии, поэтому потенциальным пенсионерам необходимо знать, как решить проблему.
Невозможность подтвердить стаж чаще всего возникает, если речь идет о периодах деятельности граждан, когда еще не была узаконена регистрация в системе обязательного пенсионного страхования.

Будущим пенсионерам необходимо иметь информацию о состоянии своего лицевого счета накануне выхода на пенсию, чтобы убедиться, что все периоды трудовой деятельности в нем отражены. Варианты получения сведений из личного лицевого счета:

на сайте госуслуг или ПФР;
визит в ближайшее отделение ПФ в своем населенном пункте;
по месту работы (в этом случае работодатель может ознакомить работника с данными о сотрудниках, которые он передает в органы персонифицированного учета).

Если гражданин обнаруживает отсутствие в лицевом счете тех данных, которые прописаны в трудовой книжке, ему нужно сразу обратиться в ПФ. Работники пенсионного фонда, в свою очередь, также организуют поиск утерянных сведений.

Доказательство стажа свидетелями

Если предприятия больше нет, как и преемников вместе с архивной документацией, то человек может воспользоваться свидетельскими сообщениями. Их слова подтверждают определенный срок занятости, но не информацию о зарплате.

Если архивы организации утрачены не по вине человека, то сроки его работы на этом предприятии подтверждаются на основе сообщений минимум 2 свидетелей, которые знают заявителя по общей деятельности за эти сроки. У свидетелей должны быть справки, доказывающие их трудоустройство у конкретного руководителя во время общей работы с человеком, для которого они предоставляют информацию.

Человеку потребуется направить в ПФР заявление с просьбой подтвердить длительность работы по сообщениям свидетелей с указанием их ФИО и адресов регистрации. К заявлению прикладывается архивная справка о том, что документы ликвидированной организации не были найдены.

Продолжительность работы человека на предприятии, которая подтверждается сообщениями со стороны свидетелей, не может превышать 50% страхового стажа, требуемого для установления пенсионных выплат.

Сообщения свидетелей принимаются для установления сроков работы в России до регистрации человека в роли застрахованного гражданина. Подтвердить военную службу, время ухода за ребенком с инвалидностью с помощью свидетелей не получится.

Как подтвердить трудовой стаж, если предприятие ликвидировано?

Еще один случай, с которым часто сталкиваются граждане при оформлении пенсии: предприятие, на котором когда-то работал гражданин, ликвидировано. В такой ситуации необходимо навести справки о компании в налоговой инспекции, есть ли у нее правопреемник, или произошло слияние с другим предприятием. При наличии правопреемника ситуация упрощается, так как все документы должны находиться у него.
Если правопреемник отсутствует, то информацию о компании рекомендуется искать в архиве. В зависимости от того, кому подчинялось предприятие, документы размещаются в соответствующем архиве: региональном, федеральном или муниципальном. Всю информацию об этом можно получить в налоговой инспекции.

Когда выходят на пенсию, граждане подтверждают, что отработали определенное количество лет на том или ином предприятии. Учитывая факт, что поиск информации о трудовом стаже, который не прописан в трудовой книжке, может занять много времени, будущим пенсионерам рекомендуется заблаговременно изучить свой лицевой счет и заняться оформлением отсутствующих бумаг.

Как сделать запрос в архив через Госуслуги, заказать и получить справку

Архивная справка – необходимый документ. С помощью него, можно получить информацию в случаях необходимости: подтвердить родство; взять данные о трудовом стаже, заработной плате; изучить дело генеалогического характера; собрать сведения о культурном заведении, музее, его истории.

Услугу предоставляет Федеральная служба безопасности Российской Федерации. Прежде чем выполнить запрос, определитесь с тематикой документа: тематическая, социально-правовая сфера или поиск родственников.

При необходимости, обратитесь в архив по местонахождению. Однако с помощью сайта государственных услуг операция выполняется намного удобнее и экономит время.

Из статьи узнаете, как сделать запрос в архив через портал Госуслуги.

Кто может обратиться в архив через Госуслуги?

Через портал Госуслуги могут обращаться физические и юридические лица. Возможна подача по доверенности. Относительно требуемой справки, сроки завершения процедуры будут разные. В Москвеобычнодвадцать рабочих дней.

Для подачи в архив требуется описать вопрос, а также приложить все известные сведения. Достаточно подать заявку и написать в поле все материалы, которые запрашивают. Паспортные данные не потребуются, так как при регистрации они уже внесены.

Обращения принимаются от тех, кто зарегистрирован на портале.

Виды архивных справок

Прежде чем получитьматериал, нужно определить тип. Они различаются по видам (генеалогические, тематические, социально-правового характера).

Типы архивных справок:

Персональные (генеалогического характера). Касаемо родословной, подходит для обычных людей.
Самые распространенные, о трудовом стаже. Возможно получить данные о заработной плате.
Образование. Нужна для предоставления в пенсионный и др. фонды.
О культурных вопросах. Для выявления достаточного количества знаний о заведении и его истории.
Завещание.
О депортации, и др.

Образец составления запроса

В случае подачи заявлениячерез портал госуслуги должно быть четким и ясным, без содержания лишних сведений. В первую очередь, в составлении требуется указать личные данные: ФИО, телефон и почтовый адрес (если лицо физическое). Однако юр.

лицу при составлении нужно отметить наименование организации. Следующим шагом является описание темы, все запрашиваемые факты

Важно предоставить подпись и инициалы заявителя, адрес обратной связи

заявления №1 (для предоставления сведений из архива)

заявления №2 (для предоставления архивной справки о заработной платы)

заявления №3 (для выдачи архивной справки, подтверждающую награждение медалью)

заполнения бланка заявления №1

заполнения бланка заявления №2

заполнения бланка заявления №3

Отказ в решении проблемы бывает в следующих случаях:

нет обязательных для дела сведений;
не указаны фамилия, имя, отчество, нет подписи с обратной связью;
недостаточно конкретики о третьем лице (при необходимости);
подача составляет вопрос федерального уровня, либо известия, которые не могут быть разглашены, так как являются государственной тайной (предоставить полномочия, которые могут получить подобного рода информацию).

Необходимые документы

Отличаются в зависимости от тематик и типов. Если тема трудового характера, нужна информация о стаже и заработной платы.

Родственные аспекты решаются с помощью личных сведений о родственнике (в этом случае требуется письменное подтверждение на обработке персональной информации). При изменении фамилии – прежние инициалы.

Генеалогического вопроса – все, что может как-либо помочь в поиске, есть возможность самостоятельно изучать в зале архива.

Важно описать максимально точную информацию об услуге. Подавать заявку могут физические и юридические лица

Подавать заявку могут физические и юридические лица.

Прежде чем отправлять обращение, нужно определить форму запроса и подготовить материал, который необходим для решения проблемы.
Существует 3 вида запроса: генеалогические, тематические, социально-правового характера.
При составлении заявления, требуется указать ФИО, номер телефона, обратную связь и личную подпись.
Через портал госуслуги можно легко подать заявку, указав адрес электронной почты, и в обязательном порядке придет уведомление о рассмотрении либо отказе.

Из статьи узнали каких видов бывают архивные справки, для чего они нужны и как их получить через портал Госуслуги.

Договоры ГПХ

Этот вид договора выпадает из сферы трудовых отношений, однако выплаты по нему облагаются страховыми взносами в ПФР (ст. 420-1 п. 1 НК РФ). Несмотря на то что записи в трудовой книжке об этом событии будут отсутствовать, взносы нанимателем должны перечисляться.

Доказательством этого факта послужит сам договор ГПХ и сведения, передаваемые в ПФР на гражданина, оказывающего услуги (выполняющего работы). Истребуют их аналогично документам, подтверждающим трудовые отношения. Иногда пометку об уплате сумм в ПФР делают прямо на договоре, скрепляя ее подписью ответственных лиц.

ИП, работающие по такому договору, уплачивают взносы самостоятельно (ст. 419-1 НК РФ), следовательно, полностью несут ответственность за свои пенсионные накопления в этот период.

Выводы

Стаж, влияющий на размер пенсии, в отдельных случаях необходимо доказывать. Периоды работы подтверждаются, прежде всего, данными трудовой книжки, а затем, если их недостаточно, другими сведениями о работе и начислении заработной платы, отчислении сумм в ПФР. Это могут быть справки из архива, от работодателя, другие сведения, вплоть до свидетельских показаний бывших сотрудников. В отдельных случаях обращаются в суд.
Иные периоды, включаемые в страховой стаж, могут быть подтверждены в зависимости от ситуации: справкой службы занятости, свидетельством о рождении ребенка, справкой об инвалидности и пр.
По договорам ГПХ страховые взносы перечисляются и подтверждаются по аналогии с трудовыми отношениями.

Как включаются в стаж трудовой договор и договор подряда

Нередки случаи, когда наниматели заключают с работником вместо трудового договора договор подряда, так как такая форма отношений выгоднее для работодателя. Различия договоров состоят в следующем.

Любопытная информация

Сумма пособий работнику со страховым стажем равном или превышающим 8 лет не рассчитывается, потому как в любом случае размер пособий будет 100% от заработка.

Трудовой договор – это соглашение нанимателя и работника о выполнении последним работы по конкретной специальности и должности. На работника распространяются правила внутреннего распорядка и иные правила, действующие в организации. В свою очередь наниматель обязан обеспечить ему здоровые и безопасные условия труда и регулярно выплачивать заработную плату. Задержка выплаты ведёт к штрафным санкциям для работодателя.

Весь период работы по трудовому договору входит в трудовой стаж. Отношения сторон в данном случае регулируются законодательством о труде (в большей степени Трудовым Кодексом).

Договор подряда – один из видов гражданско-правового договора и его стороны подчиняются нормам Гражданского Кодекса. Подрядчик не является сотрудником нанимателя и не обязан подчиняться его приказам и распоряжениям. Основная цель договора – конечный результат работы, который подрядчик должен сдать в срок.

Наниматель не должен заниматься охраной труда подрядчика. В его обязанности входит лишь оплата результата работы. При этом при задержке или отказе в оплате работнику придётся взыскивать положенные ему выплаты в судебном порядке.

Входит ли декретный отпуск в трудовой стаж читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/3930-vhodit-li-dekretnyi-otpusk-po-uhodu-za-rebenkom-v-trudovoi-stazh.

Договор подряда входит в трудовой стаж только в том случае, когда за время работы отчислялись взносы в ФСС. Например, если подрядчик является ИП и платит взносы.

Вместе с тем закон предусматривает возможность перевести договор подряда в трудовой договор и соответственно зачесть его в трудовой стаж. Сделать это можно в судебном порядке по заявлению работника при условии, что договор подряда регулирует фактически трудовые отношения между работником и нанимателем (ст.11 ТК).

В видео рассказывается про подтверждение трудового стажа