Размер командировочных расходов в 2021 году суточные

Командировочные расходы. Суточные. Определение

Итак, прежде чем говорить о размере выплат, необходимо определиться с тем, что они собой представляют. В понятие командировочных расходов входят суточные, выплачиваемые на каждый день работы сотрудника в другой местности, а также затраты на проезд и проживание. Дополнительно могут оплачиваться и иные расходы, которые работодатель счел необходимым допустить.

Облагаются ли суточные страховыми взносами

Что же представляют собой суточные? Говоря простым языком, это денежные средства, выплачиваемые работнику для выполнения его работы и возможности проживания в местности, в которую его отправили. Следует отметить, что суточные не положены работнику в случае его возможности возвращения в собственное место жительства, если оно будет признано работодателем целесообразным.

В каких случаях сотрудники могут претендовать на выплату суточных

В число служебных командировок, согласно ст. 166 ТК РФ не попадают поездки сотрудников, чьи трудовые обязанности осуществляются в пути на постоянной основе или чья работа связана с постоянными разъездами и перемещениями — пилотов, экспедиторов, водителей, курьеров, проводников и др. Тем не менее, расходы, связанные с регулярными служебными поездками, хоть такие расходы и не относятся к категории командировочных, работодатель обязан возместить, включая расходы на проезд, полевое довольствие, суточные, расходы по аренде жилого помещения, прочие согласованные с ним расходы. Размер и порядок компенсации суточных расходов в этом случае, как и перечень профессий, работ и должностей таких сотрудников устанавливает руководство внебюджетной организации, закрепляя внутренние нормы в коллективном договоре, трудовом договоре, соглашении и/или локальном нормативном акте.

К вышесказанному добавим, что в последнем случае на сам факт выплаты компенсаций понесенных расходов не влияет то, осуществляются ли систематические поездки в пределах местности, где расположена организация с которой сотрудник заключил трудовой договор или же в какой-либо другой местности, как и то, длится ли служебная поездка один день или более.

Не оплачиваются расходы на проживание и суточные в том случае, когда работник командирован в другую организацию, находящуюся в той же местности (городе, ПГТ и т. д.), поскольку в данном случае законодательство логично предполагает, что место проживания работника не меняется, поскольку он сохраняет ежедневную возможность добраться к месту постоянного жительства.

Размер командировочных расходов в 2021 году: суточные

Следует отметить, что законодательством не предусмотрены конкретные размеры суточных, которые нужно выплачивать работнику. Определение их размеров возлагается на саму организацию, в связи с чем конкретные суммы фиксируются в локальном акте или коллективном договоре компании.

При этом, однако, важно, что на законодательном уровне определен максимальный размер суточных, не облагаемых налогом. Так, для командировки в пределах РФ эта сумма составляет 700 рублей, а для зарубежных командировок 2500 рублей ежедневно. Таким образом, при предоставлении работнику суточных свыше данных сумм придется уплатить НДФЛ.

Если нужны изменения

Положение о служебных командировках изначально составляется для того, чтобы избежать спорных и конфликтных ситуаций руководства с работниками, контрагентами, прежде всего, в финансово-хозяйственных вопросах. В нем рассматриваются принципиально важные моменты, позволяющие регулировать и оптимизировать алгоритм отправки в командировку. Это особенно важно, если компания отправляет своих сотрудников туда часто.

В случае если Положение перестало удовлетворять требованиям с течением времени либо случилась ситуация, которую необходимо там отразить, то в документ необходимо внести изменения. Причем начинается это изменение с должностной записки одного из сотрудников, принимающего участие в командировочном процессе (его финансировании).

Потом на основании записки издается приказ руководителя о необходимости внесения изменений. На основании этого приказа разрабатывается новое, более соответствующее условиям Положение. Потом оно утверждается уже новым приказом об утверждении положения о командировках.

Таким образом, в одной организации одновременно может находиться несколько приказов об утверждении, датированные разными числами и имеющие разные регистрационные номера. Для того чтобы не запутаться в подписываемой документации и для соблюдения норм документооборота, все приказы вносят в журнал приказов по основной деятельности в хронологическом порядке. В практической деятельности руководствуются самой свежей версией приказа об утверждении положения о командировках.

Сумма командировочных в сутки при однодневной командировке

В процессе чтения данной статьи может возникнуть вопрос о том, нужно ли платить суточные при однодневной командировке. Как уже было сказано выше, если работник может возвращаться к себе домой из другой местности и будет признано, что это никак не будет ухудшать его положение, суточные не выплачиваются. Если же командировка длиной в один день происходит за пределами России, то работнику выплачивается 50% от суточных, установленных внутренними актами организации.

Однако стоит учитывать, что работнику могут быть выплачены денежные средства, не считающиеся суточными, если такая возможность предусмотрена правилами компании.

Элементы приказа

Документ формируется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (который уже заменил ГОСТ Р 6.30-2003). В верхней части указываются:

• При наличии – товарный знак или эмблема организации. Обычно они имеются на фирменных бланках компании.
• Название организации, сотрудники которой составляют документ.
• Наименование приказа полностью.
• Номер документа.
• Дата.
• Место, где был составлен приказ.
• Регистрационный номер бумаги.

После вводной части обычно следует основной текст приказа. Он начинается с констатирующих слов о цели издания. Сослаться можно на желание сформировать определенный порядок направления в командировки, оптимизировать (документально оформить) возникающие в поездках работников расходы и пр. Во второй части основного текста распоряжения располагается список, который в большинстве случаев содержит указания относительно:

• Ссылки на Положение о командировках, обязательно прилагающееся к приказу. В первом пункте указываются его регистрационный номер и дата составления.
• Отмены предыдущего приказа об утверждении положения о служебных командировках. Второй пункт содержится в документе, только если ранее в организации уже существовало Положение и сейчас на утверждении находится свежий, более поздний вариант.
• Того, кому из работников поручается ввести в курс дела других сотрудников. Это могут быть главы отделов, начальники структурных подразделений, а также весь коллектив (при необходимости и реальности выполнения предъявляемых требований). Указываются ФИО и должность.
• Того, кто назначается ответственным за выполнением приказа.
• За кем остается контроль над выполнением всех пунктов официальной бумаги.

Заканчивается приказ визой руководителя организации. Если есть такая возможность, то ставится печать. Приказ будет выглядеть более внушительно, если будет напечатан на фирменном бланке компании. Если такой возможности нет, то не стоит забывать об указании реквизитов организации составителя.

Пожалуйста, как на предприятии можно увеличить суточные по командировке?

Приказом.

«Комментарий к письму МНС от 17 февраля 2004 г. N 04-2-06/127

«О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками

Работники МНС России в очередной раз разъяснили порядок исчисления налога на доходы физ лиц с компенсаций, которые выплачиваются работникам за время их пребывания в служебных командировках.

Виды «командировочных» компенсаций, освобожденных от налогообложения, перечислены в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса. Наиболее распространенными из них являются:

— оплата расходов на проезд к месту командировки и обратно;

— оплата расходов, связанных с наймом жилого помещения;

— суточные. Первые два вида компенсаций освобождаются от НДФЛ в размере фактически израсходованных сумм при условии, что работник представил в бухгалтерию подтверждающие документы. Что же касается суточных, то они не облагаются НДФЛ только в пределах норм, установленных действующим законодательством. Авторы опубликованного письма пояснили, что под «действующим законодательством» следует понимать нормативные акты, изданные Правительством РФ.

Суточные и подоходный налог

Напомним, что размер суточных по командировкам внутри страны определен постановлениями Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 * (1) (для коммерческих структур) и от 02.10.2002 N 729 (для бюджетных организаций). Согласно этим документам, суточные работникам выплачиваются из расчета 100 рублей в день.

Размеры суточных для загранкомандировок установлены приказом Минфина России от 12.11.2001 N 92 н* (2). Налоговое ведомство приравнивает этот документ к действующему законодательству, ссылаясь на то, что он издан на основании постановления Совета Министров РФ от 01.12.93 N 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств». Суточные, которые выплачены сверх сумм, указанных в этих документах, должны облагаться НДФЛ.

Комментируемое письмо появилось не случайно. Дело в том, что и постановление N 93, и приказ N 92 н изначально были привязаны к порядку исчисления налога на прибыль. О том, что эти же нормы нужно использовать при расчете НДФЛ, МНС России официально заявило впервые. Все разъяснения, которые исходили из министерства раньше, носили частный характер. К тому же они были довольно противоречивы.

Например, позиция, изложенная в письме от 09.12.2002 N 04-1-07/1323-АП 930, была аналогична сегодняшней: нормы суточных определяются постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93, а с сумм, выплаченных сверх этих норм, нужно удерживать 13 процентов подоходного налога.

Письмо же от 22.07.2003 N 04-2-10/451-Ю 909 отражало совершенно иную точку зрения. Ссылаясь на статью 168 Трудового кодекса, его авторы указали, что нормы суточных устанавливаются коллективными договорами, приказами и распоряжениями руководителей организации. Норматив в размере 100 рублей обязателен только для работников бюджетной сферы.

На практике подобное разъяснение означало, что работники коммерческих организаций находятся в более выгодных условиях, чем бюджетники. Но нельзя забывать, что плательщиками НДФЛ являются граждане, права которых не зависят от того, где они трудятся. А если применять различные нормативы, то при прочих равных условиях работники, направленные в командировку от частного предприятия и от бюджетного учреждения, в конечном счете заплатили бы разные суммы налога. Такой подход недопустим, поскольку он противоречит пункту 2 статьи 3 Налогового кодекса, где говорится, что налоги не могут носить дискриминационный характер.

Суточные и другие налоги

Из нового письма следует, что единая норма суточных, которую в настоящее время нужно использовать при расчете НДФЛ с доходов любого работника, составляет 100 рублей в день. Этот норматив применяется и в других ситуациях. Как уже было сказано, коммерческие организации должны учитывать его при расчете налога на прибыль.

Кроме того, сверхнормативные суточные облагаются взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п.10 постановления Правительства РФ от 07.07.99 N 765). ЕСН и пенсионные взносы на них начислять не надо. Затраты сверх норматива не уменьшают налогооблагаемую прибыль, а следовательно, не увеличивают расчетную базу по этим платежам.

Пример 1

начисляет взносы на страхование от несчастных случаев по тарифу 0,5 процента. В феврале 2004 года менеджер фирмы Смирнов 7 дней находился в командировке. Вернувшись обратно, он составил авансовый отчет, к которому приложил:

— два железнодорожных билета на общую сумму 2400 руб. (НДС не выделен);

— счет и кассовый чек из гостиницы на сумму 5600 руб. (НДС не выделен).

По приказу руководителя «Гранда» суточные в организации выплачиваются в размере 300 руб. в день. Таким образом, общая сумма компенсации, которая начислена Смирнову за командировку, составляет:

2400 руб. + 5600 руб. + 300 руб. x 7 дн. = 10 100 руб.

Поскольку расходы на проезд и наем жилья подтверждены документально, сверхнормативной признается только компенсация суточных в размере:

(300 руб. — 100 руб.) x 7 дн. = 1400 руб.

С этой суммы надо начислить:

— налог на доходы физ лиц — 182 руб. (1400 руб. x 13%);

— взносы на страхование от несчастных случаев — 7 руб. (1400 руб. x 0,5%).

Так как сумма НДС в проездных и гостиничных документах не выделена, ее можно списать в уменьшение прибыли вместе с основной суммой затрат (письмо МНС России от 04.12.2003 N 03-1-08/3527/13-АТ 995)* (3). Общая сумма командировочных расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль «Гранда» за февраль, будет равна:

2400 руб. + 5600 руб. + 100 руб. x 7 дн. = 8700 руб.

ЕСН и взносы в ПФР со сверхнормативной части суточных должны начислять организации, которые существуют за счет средств целевого финансирования или за счет доходов, не облагаемых налогом на прибыль (например, казино или игорные дома). Такое требование содержится в письме от 23.01.2004 N СА-14-05/16 ДСП, которым МНС России заменило свою методичку по единому социальному налогу. Позиция разработчиков «дээспэшного» циркуляра основывается на том, что пункт 3 статьи 236 Налогового кодекса распространяется только на плательщиков налога на прибыль. Организации, которые не формируют базу по этому налогу, могут включать в свои расходы все что угодно, поэтому при расчете ЕСН им нужно руководствоваться подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса, где сказано, что суточные освобождаются от налогообложения только в пределах норм.

М.Л. Рузский, аудитор

«Нормативные акты для бухгалтера», N 5, март 2004 г».