Направление работника в служебную командировку по ТК РФ в 2021 году

Подготовка к служебной командировке

Перед оформление командировки необходимо проверить, не относится ли командируемый сотрудник к категории лиц, которых в соответствие с трудовым законодательством РФ запрещено направлять в командировку.

Даже при их согласии нельзя заниматься оформлением командировок на беременных и подростков до 18 лет (кроме отдельных категорий – артистов, спортсменов и т. п.).

Также стоит учитывать, что в отношении некоторых сотрудников есть ограничения при направлении в командировку. Поэтому у них необходимо взять письменное согласие. Это:

• женщины, имеющие детей до 3-х лет;
• одинокие родители и опекуны с детьми младше 5 лет;
• лица с ограниченными возможностями, если это противоречит их программе реабилитации;
• иностранный гражданин или высококвалифицированный специалист (необходимо учесть особенности);
• лица, заключившие с работодателем ученический договор;
• кандидат на выборную должность;
• другие категории.

При отсутствии письменного согласия наниматель не может настоять на отправке такого работника в командировку.

Командировка за рубеж: правила 2021 год

Если сотрудник отправляется за рубеж и для заграничной командировки ему необходимо сделать заграничный паспорт и оплатить визовый сбор, то организация-отправитель должна компенсировать эти расходы. Аванс в данном случае может быть выдан в рублях или в валюте. Если сотрудник получил аванс в рублях и самостоятельно обменивал валюту, важно сохранить и приложить к авансовому отчету справку из обменного пункта. Изменение курса валют на дату обмена и дату утверждения отчета может отразиться на компенсации командировочных расходов. Без справки, в которой отмечен курс покупки-продажи, перерасчет в рубли будет проводиться по курсу, актуальному на день утверждения авансового отчета, и, в зависимости от экономической обстановки, сумма, положенная к возмещению, может уменьшиться.

Как уже упоминалось, в заграничных поездках полагаются повышенные суточные. Дни, в течение которых суточные начисляются по повышенному тарифу, ограничиваются отметками о пересечении государственной границы. В соответствии с Постановлением УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 № 28-11/074505, в случае когда в бухгалтерии нет загранпаспорта командировочного, основанием для расчета суточных являются приказ руководителя об отправке в поездку, распечатка или ксерокопия билета или посадочного талона и счет за оплату проживания в отеле. Если от границы предстоит долгий путь или командировка еще некоторое время продолжается на территории РФ, то оставшиеся дни оплачиваются по внутреннему тарифу. Важно, чтобы все подтверждающие документы на иностранном языке прикладывались к авансовому отчету с построчным переводом на русский.

Оформление командировки: документы

С каких документов начать и как оформить командировку?

Прежде всего, необходимо распоряжение руководителя. Например, это может быть приказ о направлении сотрудника в командировку. Специально утвержденной формы нет. Можно использовать унифицированную форму Т-9 или Т-9а (если направляете несколько работников).

В настоящее время командировочные удостоверения и служебные задания законодательно отменены. Однако работодатель в силу ч. 1 ст. 8 и абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ внутренним нормативным актом может установить свои документы, которые должны быть подготовлены при оформлении местной командировки или загранкомандировки. Это может быть и служебная записка, и отчет по итогам командировки, и т. д.

Еще один документ, который обязательно должен быть заполнен – это табель рабочего времени. Табель заполняют на основании подписанного приказа о направлении в командировку. В нём должен быть проставлен буквенный код «К». Продолжительность времени в данном случае не указывают.

Оформление командировки на 1 день, как правило, не производят, т. к. если работник в тот же день успел возвратиться к месту работы, такой выезд командировкой не считается.

Что такое командировка

Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст. 166 ТК РФ, служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен. Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.
В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.

Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:

Аванс на командировку

На оформление командировочных расходов командированный сотрудник должен получить аванс. Его выдают на расходы, связанные с проживанием вне дома. Также работника можно снабдить деньгами на проезд и гостиницу.

Как правило, аванс выдают на основании сметы или предварительного расчета либо письменного заявления работника. Формы этих документов и порядок оформления командировки работника утверждают тоже в локальных актах.

Аванс выдают с учетом:

• продолжительности командировки;
• установленного лимита суточных;
• кто приобретает билет и оплачивает гостиницу – работник или компания.

При оформлении заграничных командировок аванс может быть выдан в валюте страны поездки.

Аванс может быть выдан на командировку одним днем, на оформление документов, оплату услуг нотариуса, закупку материалов.

Командировка в выходной день: оформление документов, 2020 год

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи. В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение. Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Изменение командировки

В связи с изменениями планов руководства или контрагентов, а также по другим причинам, возникает вопрос – как оформить продление (изменение) командировки. Так вот: даты командировки могут быть изменены, продлены или командировка может быть вовсе отменена.

В случае изменения сроков командировки с работников, с которых по закону должно быть получено согласие, также запрашивают согласие на изменение или продление сроков командировки.

Также должен быть подготовлен приказ, с которым необходимо ознакомить командированного.

Если по производственной необходимости работник должен вернуться раньше запланированной даты, то его следует отозвать из командировки. Как правильно оформить отзыв из командировки?

Процедура отзыва не регламентирована трудовым законодательством. Однако на практике компания самостоятельно разрабатывает порядок оформления служебных командировок и отзыва. Можно предусмотреть издание соответствующего приказа, отразив в нем решение руководителя об изменении/сокращении сроков командировки и досрочном возвращении работника. В дальнейшем это позволит полюбовно уладить вопросы со штрафными санкциями за возврат/обмен билетов, отмену бронирования гостиницы и т. п.

При наличии решения руководителя, оформленного приказом, все штрафы по отмене билетов и гостиниц оплачивает работодатель. При наличии вины работника в изменении дат командировки руководитель может принять решение об отказе компенсации за такие штрафные санкции.

ОТМЕНА КОМАНДИРОВКИ: ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА

Оплата расходов сотрудника

К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании и порядок расчета и выплаты суточных определен Постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА. При этом, по нормам (Налоговый кодекс Статья Налогового кодекса РФ), при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных и подтверждает произведенные расходы проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с Постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма № АО-1.

Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течение 3 дней по возвращению из командировки. В противном случае расходы ему не возместят.

Правовые документы

• статьей 166 ТК РФ
• статьи 167 ТК РФ
• статьи 168 ТК РФ
• (Налоговый кодекс Статья Налогового кодекса РФ)

Возвращение из командировки

Как оформить документы по возвращении из командировки?

Прежде всего, по возвращении из поездки работник должен подготовить и сдать авансовый отчет. На это дано 3 дня. В это же время излишек выданного аванса должен быть возвращен работодателю: наличными в кассу или допустимо удержание из заработной платы по заявлению работника.

По загранкомандировке оформление документов аналогичное.

Если сотруднику не хватило полученного аванса, работодатель обязан возместить понесенные расходы на основании подтверждающих документов – билетов, счетов гостиницы, товарных чеков на приобретенные материалы и т. п.

Если работник не вернул остаток неиспользованного аванса, работодатель вправе удержать эту сумму из заработной платы согласно абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Однако это может быть сделано только если работник не спорит по поводу данной суммы.

Поэтому следует получить согласие работника на удержание из его заработной платы. Аналогичная позиция изложена в письме Роструда от 07.10.2019 г. № ПГ/25778-6-1. Если работник не согласен с суммой удержания, то взыскать ее можно только через суд.

Табельный учет

Во время рабочей поездки за работником сохраняется его рабочее место и начисляется заработная плата. Тариф за этот период равен среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни, либо удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздники. В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается, поскольку они оплачиваются по среднему заработку и фактически отработанные часы в эти дни в расчет не принимаются.

Если на выполнение работы, поручения выделены сжатые сроки, а сделать предстоит много, и трудится приходится больше, чем в обычные дни, то в табеле это тоже надо будет отразить кодом, который для этого принят в организации. Работа будет оплачиваться по сверхурочному тарифу.

Итоги

Мы рассмотрели, как оформлять и оплачивать командировки, а также изменения в них. Ответы на другие вопросы, как правильно оформить и рассчитать командировку, смотрите на нашем сайте в статьях:

• «Как рассчитать командировочные выплаты (расходы)»;
• «Размер суточных при командировках и их расчет»;
• «Какие суточные при командировке за границу в 2020 году».

Читать также

26.01.2021

Местная командировка

Служебная поездка без выезда за предела населенного пункта называется местной командировкой. В 2021 году данный процесс вносится в журнал учета местных командировок.

На один день

При оформлении оплаты и выезда в командировку на один день нет отличий от долговременных поездок.

В бухгалтерской документации и в кадровых справках представленные дни учитываются и оплачиваются аналогично:

• в случае, когда день выпал на рабочий, сотрудник получает средний свой заработок по месту работы;
• если совпала с праздником или просто выходным днем, то выплачивается двойная сумма.

Существенным отличием является то, что суточные в этом случае не выплачиваются.

Если специалист уезжает в служебную командировку на срок до одного дня за границу, то ему выплачивается половина от среднего заработка.

При поездке на несколько дней, действующее законодательство предусматривает обязательную компенсацию, которая не облагается налогом на добавочную стоимость:

• до 700 руб. по Российской Федерации;
• до 2,5 тысяч рублей при поездке за границу, выплачивается в валюте пункта, в который отправляет работодатель.

Работодатель не должен оставлять своих специалистов без компенсации. Конечно законодательство не обязывает, но и не запрещает поощрять своих сотрудников.

Обязанность по возврату расходов прописывается во внутренних локальных документах. В ином случае, это может прописываться в коллективном договоре.

Иначе, работодатель должен издать соответствующий приказ о дополнительной выплате. В отличие от стандартной поездки, оплата работодателем основного расхода осуществляется только при командировке.

При однодневной поездке, компенсирует работодатель только стоимость проезда. Но иногда приходиться компенсировать и стоимость проживания.

Сотрудник вправе выехать на личном транспорте, а также на служебном.