Как пересчитать зарплату после увольнения работника

Перерасчеты по зарплате работников после увольнения случаются часто, и для бухгалтера это всегда связано с целым комплексом проблем: проводки, корректировки по страховым взносам и НДФЛ, «уточненки» и прочие. Все это бывает как в случае переплаты, так и при занижении зарплаты, допущенные до увольнения работника.

Переплата зарплаты

Чаще всего переплата зарплаты вызвана:

• перерасходом отпуска;
• неотработанными авансами.

В первом случае работнику был предоставлен отпуск за неотработанный период. На момент увольнения период, за который были выплачены отпускные, остался неотработанным, а отпускные стали излишне выданной зарплатой.

Второй случай – когда работник в середине месяца получил деньги, после чего уволился, а фактически начисленная зарплата за данный месяц оказалась меньше полученного аванса.

Выйти из ситуации с переплатой зарплаты можно тремя путями:

• попросить работника добровольно возвратить долг;
• при отказе добровольно вернуть долг подать судебный иск;
• простить долг.

Когда должны выплатить зарплату, если работник в последний день отсутствовал на рабочем месте

В последнее время все больше и больше работодателей переходят на безналичный способ перечисления зарплаты и иных платежей своим работникам. В данной ситуации, перевод денег в день увольнения сотрудника осуществляется беспрепятственно, даже есть увольняющийся сотрудник в последний рабочий день отсутствует на своем месте.

Но, как должен поступить работодатель, выплачивающий деньги наличными? В какой срок он должен произвести платеж? ТК РФ устанавливает, что руководство обязано рассчитать такого сотрудника не позже дня, перед которым от него было получено соответствующее требование.

Пример:

Последний рабочий день Скворцовой А.У. – 17 января. Однако, в дату увольнения ее не было на работе, в связи с чем, работодатель не смог выплатить ей полагающийся расчет.

20 января Скворцова А.У. обратилась к работодателю с требованием о выплате расчета.

Крайний срок для выплаты денежных средств уволенной сотруднице – 21 января.

Добровольная возврата долга

Если возвращен аванс, корректировок по страховым взносам делать не придется, поскольку с сумм аванса страховые взносы не начисляются. То же и с НДФЛ, если работодатель не удерживает налог с выплаченных авансов. Если удерживает, то перечисленный налог придется возвращать на расчетный счет или засчитывать в счет будущих платежей в бюджет, а по сотруднику делать уточненную справку 2-НДФЛ, если налоговый период, в котором произошла переплата, истек.

Обратите внимание

При добровольном возврате переплаты никаких взаиморасчетов с сотрудником по НДФЛ делать не нужно, поскольку он возвращает деньги, из которых НДФЛ уже удержан, то есть за минусом налога.

При возврате отпускных бухгалтер должен сторнировать проводку по их начислению и аннулировать расходы в виде начисленных отпускных в налоговом учете.

Образуется переплата по страховым взносам. За текущий период нужно учесть корректировки по их начислению, а переплату отрегулировать дальнейшими платежами.

Если в связи со снятием начисления отпускных в персонифицированном учете в ПФР по сотруднику образуются отрицательные значения, отчет у компании не примут. Поэтому корректировать придется не текущий, а предыдущий период.

Образуется переплата по НДФЛ, удержанного из суммы отпускных и перечисленного в бюджет. Если Справка 2-НДФЛ за соответствующий год сдана, нужно сделать уточненную справку – текущей датой со старым номером.

Проводка по начислению НДФЛ с отпускных сторнируется. Образовавшуюся переплату по налогу можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущих платежей в бюджет.

ПРИМЕР 1. КАК ОТРАЗИТЬ ПЕРЕРАСХОД ОТПУСКНЫХ И ИХ ДОБРОВОЛЬНЫЙ ВОЗВРАТ

В начале отчетного года работнику Белову был предоставлен досрочный отпуск за неотработанный период. Сумма начисленных отпускных 20 000 руб., НДФЛ в сумме 2600 руб. (20 000 руб. × 13%) удержана и перечислена в бюджет. Выдано на руки Белову 17 400 руб. (20 000 руб. – 2600 руб.). Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 70

— 20 000 руб. – начислены отпускные Белову;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 68

— 2600 руб. – начислен НДФЛ;

ДЕБЕТ 68   КРЕДИТ 51

— 2600 руб. – перечислен НДФЛ;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 50

— 17 400 руб. – отпускные выданы Белову.

Вернувшись из отпуска, Белов уволился. Отпускные были возвращены в кассу.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 70

— 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 68

— 2600 руб. – сторнировано начисление НДФЛ;

ДЕБЕТ 50   КРЕДИТ 70

— 17 400 руб. – возвращены Беловым излишне выплаченные отпускные.

В налоговом учете расходы по заработной плате в сумме 20 000 руб. аннулированы. Переплата НДФЛ в размере 2600 руб. будет зачтена в счет предстоящих платежей в бюджет после принятия налоговой инспекцией соответствующего решения на основании заявления налогового агента.

Порядок расчета

Порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении с учетом коэффициента пересчета зависит от того, когда было повышение окладов (тарифных ставок, денежного вознаграждения): в пределах расчетного периода или по его истечении.

Если оклады (тарифные ставки, денежное вознаграждение) повысили в пределах расчетного периода, выплаты, учитываемые при определении средней зарплаты, которые предшествовали изменению, нужно умножить на коэффициент пересчета. Об этом сказано в абзаце 2 пункта 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Коэффициент пересчета, на который нужно скорректировать выплаты за расчетный период (средний заработок), определите по формуле:

При этом если увеличение оклада (тарифной ставки, денежного вознаграждения) в организации сопровождалось изменением состава и (или) величины ежемесячных выплат, которые напрямую зависят от его размера (доплат, надбавок), то коэффициент пересчета рассчитайте по формуле:

Такой порядок определения коэффициента пересчета установлен в абзацах 2 и 5 пункта 16 постановления Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Ситуация: нужно ли при расчете компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении учесть повышение оклада, если отдельные месяцы расчетного периода отработаны сотрудником не полностью (например, из-за болезни)?

Ответ: да, нужно.

При повышении в организации окладов компенсацию нужно рассчитать (пересчитать) с учетом коэффициента повышения (коэффициента пересчета). Сделать это необходимо в одном случае: если повышение коснулось всех сотрудников организации (филиала, структурного подразделения). Это следует из пункта 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. При этом положения данного пункта не содержат ограничений относительно полноты отработки расчетного периода.

Следовательно, при повышении зарплаты выплаты, предшествующие изменению, нужно умножить на коэффициент пересчета. Увеличьте на коэффициент пересчета выплаты, фактически начисленные сотруднику за те месяцы расчетного периода, которые повышение не затронуло. В том числе и за не полностью отработанные месяцы.

Пример учета повышения оклада сотруднику при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением. Оклад повышен в одном из месяцев расчетного периода

Сотрудник организации В.К. Волков написал заявление об увольнении с 17 июля 2015 года. Ему положена компенсация за неиспользованный отпуск за 4,66 календарных дня.

Для расчета компенсации расчетным является период с 1 июля 2014 года по 30 июня 2015 года. Расчетный период Волков отработал полностью.

В июле 2014 года его оклад составлял 3000 руб., с 1 октября 2014 года ему установлен оклад 4000 руб., а с 1 января 2015 года – 6000 руб. В последующих месяцах оклад не повышался.

Повышение оклада Волкова связано с увеличением окладов в целом по организации.

Вместе с окладом Волкову начисляют ежемесячную премию за производственные результаты в размере 50 процентов от оклада. Премия включается в расчет компенсации в полной сумме.

Коэффициенты повышения составят:

– в июле–сентябре 2014 года: 6000 руб. : 3000 руб. = 2;

– в октябре–декабре 2014 года: 6000 руб. : 4000 руб. = 1,5;

– в январе–июне 2015 года: 6000 руб. : 6000 руб. = 1.

Бухгалтер скорректировал заработок за расчетный период с учетом повышения оклада: (3000 руб./мес. + 3000 руб./мес. × 50%) × 2 × 3 мес. + (4000 руб./мес. + 4000 руб./мес. × 50%) × 1,5 × 3 мес. + (6000 руб./мес. + 6000 руб./мес. × 50%) × 1 × 6 мес. = 108 000 руб.

Средний дневной заработок бухгалтер рассчитал так: 108 000 руб. :12 мес. : 29,3 дн./мес. = 307 руб./дн.

Компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением, составила: 307 руб./дн. × 4,66 дн. = 1431 руб.

Подача судебного иска

Если вопрос возврата переплаченных сумм решается через суд, эти суммы (без НДФЛ) нужно со счета 70 перевести на счет 73. В случае успешного исхода для работодателя и возврата денег бывшим работником сумму следует списать в корреспонденции со счетами 50 или 51. Если выиграет работник, сумму нужно будет вернуть со счета 73 на счет 70.

В случае победы работника расходы в виде отпускных нужно отразить на счете 91, в налоговом учете эти расходы аннулировать. Если победит работодатель, расходы следует аннулировать и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Что касается страховых взносов, они будут считаться правомерно уплаченными в случае победы бывшего работника и невозврата переплаченной суммы. Корректировки в учете не потребуются.

При победе бывшего работодателя и возврате долга взносы будут являться переплатой, и их нужно будет отразить в текущей отчетности как задолженность фонда.

По НДФЛ – в случае победы компании учетное решение аналогично случаю добровольного возврата денег работником. В случае победы работника налог считается удержанным и уплаченным правомерно, и корректировки не нужны.

ПРИМЕР 2. КАК ОТРАЗИТЬ ПЕРЕРАСХОД ОТПУСКНЫХ И ИХ ВОЗВРАТ ПО СУДУ

В начале отчетного года работнику Белову был предоставлен досрочный отпуск за неотработанный период. Сумма начисленных отпускных 20 000 руб., НДФЛ в сумме 2600 руб. (10 000 руб. × 13%) удержана и перечислена в бюджет. Выдано на руки Белову 17 400 руб. (20 000 руб. – 2300 руб.).

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 70

— 20 000 руб. – начислены отпускные Белову;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 68

— 2600 руб. – начислен НДФЛ;

ДЕБЕТ 68   КРЕДИТ 51

— 2600 руб. – перечислен НДФЛ;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 50

— 17 400 руб. – выплачены отпускные Белову.

Вернувшись из отпуска, Белов уволился. Отпускные возвращать отказался. Компания подала иск в суд.

Бухгалтер сделал проводку:

ДЕБЕТ 73   КРЕДИТ 70

— 17 400 руб.(20 000 руб. – 2 600 руб.) – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным.

Вариант 1

Суд выиграл Белов.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 73

— 17 400 руб. – отражен отказ по претензии;

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 70

— 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;

ДЕБЕТ 91   КРЕДИТ 70

— 20 000 руб. – отпускные Белова списаны на прочие расходы;

В налоговом учете из расходов исключена сумма 20 000 руб.

Вариант 2

Суд выиграла компания.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 50   КРЕДИТ 73

— 17 400 руб. – отпускные возвращены Беловым по решению суда;

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 70

— 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;

ДЕБЕТ 68   КРЕДИТ 70

— 2600 руб. – сторнировано начисление НДФЛ.

В налоговом учете из расходов исключена сумма 20 000 руб.

Прощение долга

Это самый простой выход. Если долг возник из-за неотработанного аванса, дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до моменты списания. Если долг возник из-за перерасхода отпуска, нужно сторнировать проводку по начислению отпускных и исключить сумму из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 также останется «висеть» до момента списания.

Страховые взносы с суммы отпускных являются правомерно уплаченными. Никакие корректировки в учете и отчетности не нужны (письмо Минфина России от 26 июля 2021 г. № 03-15-06/52554).

НДФЛ с суммы отпускных удержан и перечислен в бюджет обоснованно. Поэтому повторно начислять и удерживать НДФЛ при прощении задолженности за неотработанные дни отпуска не нужно (письмо УФНС России по г. Москве от 28 июня 2021 г. № 20-15/138129). Как и не нужно делать никаких корректировок.

Если же с неотработанного аванса компания не удержала НДФЛ, нужно после списания долга сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог, предоставив справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2».

Обратите внимание! Списать задолженность нужно по истечении трехгодичного срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ). При списании бухгалтер должен сделать проводку:

ДЕБЕТ 91   КРЕДИТ 70

— списана задолженность в связи с истечением срока давности.

Повышение оклада

При расчете компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, учтите повышение оклада (тарифной ставки, денежного вознаграждения) сотрудника (понижение не учитывайте).
При повышении в организации окладов (тарифных ставок, денежных вознаграждений) компенсацию нужно рассчитать (пересчитать) с учетом коэффициента повышения (коэффициента пересчета). Сделать это необходимо в одном случае: если повышение коснулось всех сотрудников организации (филиала, структурного подразделения) (абз. 1 п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).