Одна из востребованных задач – организация командировок руководителя и его сотрудников.
Обслуживание бизнес-поездки
- Поиск, покупка билетов, трансфер для руководителей, сопровождения
- Составление оптимального маршрута следования в командировке
- Оформление виз
- Бронирование гостиниц для руководителя и групп
- Управление расходами, сокращение бюджета командировки, экономия средств
- Поддержка в экстренных ситуациях корпоративных клиентов (руководителя и сотрудников компаний)
- Обеспечение безопасности командировок
ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК РУКОВОДИТЕЛЯ
В первую очередь, это означает организацию всех необходимых процессов и подготовку документов. Приоритет – сберечь время топ-руководителей и бюджет бизнес-структуры. Этому способствует четкий план служебной командировки и контроль его выполнения на всех этапах. Командировка руководителя не потребует много усилий от организаторов при наличии у них релевантного опыта.
Переговоры, конференции, деловые встречи с зарубежными партнерами, открытие новых филиалов – важная часть большого бизнеса. Для руководителя командировка предполагает новые возможности, готовиться к ней нужно заранее.
Выезд за границу потребует оформления деловой визы. Для руководителя и сопровождающих его лиц — собрать и подготовить необходимые бумаги. Пакет документов и срок оформления визы зависит от места и цели выезда руководителей. Для получения разрешения в некоторые страны потребуется личное присутствие руководителя.
Имея аккредитацию в 15 посольствах и специальное структурное подразделение, ГК Аэроклуб окажет содействие и всестороннюю визовую поддержку руководителю и сотрудникам компаний.
Поездка руководителя может носить частный характер, сохранение конфиденциальности в этом случае гарантировано.
Индивидуальный подход к организации деловых поездок
Гарантией успешного сотрудничества в области менеджмента командировок служит профессионализм и опыт нашей команды:
- менеджеры компании предоставят заказчику данные о наличии мест на требуемые даты, забронируют билет в бизнес-классе и выставят счет. После оплаты счета осуществляется курьерская доставка перевозочных документов в офис заказчика;
- исполнитель возьмет на себя сбор, заполнение и подачу документов для получения загранпаспорта и визы для руководителя. Процедура получения деловой визы – более сложный и длительный процесс, чем получение туристической визы, мы берем на себя эти хлопоты. С 2013 года занимается содействием в оформлении деловых виз для корпоративных клиентов в Китай и страны Европы, мы имеем аккредитацию в соответствующих инстанциях, уполномоченных на выдачу въездных документов;
- наши специалисты организуют услуги трансфера от аэропорта до отеля, а также от отеля на совещание. Организация ускоренного прохождения паспортного и таможенного контроля, а также комфортного ожидания в VIP-зале аэропорта – в пределах нашей компетентности.
УСЛУГИ ДЛЯ КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВ
Предложения ГК Аэроклуб направлены на конструктивную реализацию всех запросов руководителя. Использование нашего программного продукта решает вопрос организации, поиска оптимальных предложений на авиа и железнодорожные билеты.
Как официальному представителю BCD Travel, нам доступны специальные тарифы в тысячах отелей по всему миру. Для руководителя и сотрудников компаний ¬– наших клиентов, предоставляются скидки в размере до 30 % от официальных цен. Комплексно это способствует контролю служебных расходов на поездку, экономии средств.
Взаимодействие с крупными международными компаниями, позволяет реализовать индивидуальные потребности клиентов, включая VIP-поездки.
- Аренда самолетов, вертолетов
- Обслуживание руководителей в VIP-залах аэропортов
- Организация частного транспорта и аренда автомобилей класса люкс
- Аренда и подготовка вилл
- Консьерж-сервис в командировке
Важный для руководителя аспект – высокий уровень безопасности и клиентская поддержка в экстренных ситуациях.
Процедура подготовки бизнес-поездки руководителя.
Организацию поездки занимающего высокое служебное положение сотрудника компании-заказчика следует начинать заранее. В ходе подготовки исполнитель связывается с уполномоченным представителем заказчика. Такую функцию, как правило, выполняет секретарь. В соответствии с договором корпоративного туристического обслуживания оформление заказа состоит из следующих шагов:
- заказчик направляет в адрес исполнителя письменную заявку с перечнем услуг;
- в заявке содержатся персональные данные руководителя для оформления всех необходимых документов;
- стоимость, порядок и условия оказания услуг оговариваются в договоре;
- компания проводит работы по обеспечению выполнения всех пунктов заявки.
Особенности предоставляемых услуг
Организация командировок профессионалами компании осуществляется на основе надежных партнерских отношений и многолетнего опыта. Основными причинами обратиться к нам являются экономия денежных ресурсов и времени, а также гарантии того, что деловые командировки будут продуманы до мелочей. Мы готовы предоставить полный комплекс услуг по планированию поездок крупных руководителей и их подчиненных.
При организации командировок наши специалисты готовы обеспечить следующее:
- разработка оптимального маршрута и графика поездки,
- бронирование и приобретение любых необходимых билетов,
- бронирование номеров на необходимое время в любой стране мира,
- оформление виз,
- трансфер,
- оптимизация расходов,
- страхование,
- ВИП-обслуживание для руководителей.
Организация зарубежных командировок предполагает тщательное планирование не только с точки зрения расходов. Важно правильно оформить визу, обеспечить встречу в аэропорту и трансфер к месту проживания, на деловые встречи, организовать качественное питание. Все это готовы в кратчайшие сроки выполнить опытные специалисты компании. При планировании деловых командировок мы в полном объеме учитываем все интересы клиентов. Квалификация специалистов компании дает возможность эффективно решить все задачи.
Как быстро и экономно организовать бизнес-поездку?
Деловые поездки — неотъемлемая часть бизнеса. Командировки за границу к деловым партнерам, посещения международных инвестиционных форумов, участие в региональных выставках, визиты вежливости к компаньонам-подрядчикам — в среднем за год на компанию приходится от нескольких десятков до нескольких сотен поездок. И каждое выездное мероприятие связано с массой организационных вопросов, которые нужно срочно решить и, желательно, с минимальными затратами времени и средств. Возможно ли это?
Должность тревел-координатора (или тревел-менеджера) уже давно перестала быть экзотичной. В штате практически каждой компании состоит специальный человек, главная задача которого — организовывать деловые поездки и отвечать за то, чтобы шеф долетел до места назначения в салоне бизнес-класса, поселился в гостинице, соответствующей его статусу, ездил на переговоры в удобной для себя машине, а свободное от дел время проводил с пользой и удовольствием. Так как во время поездки шефа традиционно сопровождают первые (а иногда и вторые) лица компании, то менеджеру по организации деловых поездок необходимо позаботиться и о группе сопровождения. При этом он должен максимально сэкономить деньги компании и соблюсти ее travel policy — свод рекомендаций и требований относительно того, каким классом какой менеджер должен по статусу лететь в самолете, должен ли он ехать в поезде в купе или СВ и в какого класса отеле ему полагается остановиться. Так как идеально организовать путешествие не под силу ни одному, даже самому расторопному менеджеру, на помощь приходят специальные агентства по организации деловых поездок.
