Трудовая книжка – один важнейших документов для каждого человека. В ней хранится информация об образовании, квалификации, стаже, занимаемых должностях, причинах увольнения и так далее. Она может являться свидетельством карьерного роста и стать важным аргументом при желании устроиться на более престижную должность и она же является источником для правильного расчета пенсии. Именно поэтому к трудовой книжке стоит относиться с особым вниманием и тщательностью.
Как получить трудовую книжку впервые
Как правило, трудовая книжка оформляется в самом начале трудового пути – при первом же трудоустройстве. Для ее получения существует несколько путей:
- выдает и оформляет трудовую книжку претенденту на ту или иную вакансию кадровик или руководитель предприятия, в которое он устраивается;
- будущий работник покупает данный документ в канцелярском магазине и оформляет личные данные самостоятельно. Далее он относит книжку в кадровый отдел организации и отдает ее туда для внесения всех необходимых записей и на дальнейшее хранение.
Внимание! Никакие записи по поводу работы самостоятельно вносить в свою трудовую книжку нельзя! Они находятся строго в компетенции кадровых специалистов и уполномоченных представителей предприятий и организаций. - некоторые ВУЗы в качестве приложения к диплому также снабжают своих выпускников трудовыми книжками. Конечно, это вряд ли позволит вчерашнему студенту быстрее найти работу, но процесс оформления на новом рабочем месте, определенно, ускорит.
Важно! Необходимо помнить о том, что трудовая книжка по своей сути является бланком строгой отчетности, поэтому ее оформление и все записи должны вестись в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Получение впервые
Получить документ впервые можно тремя способами:
- При оформлении на работу. По закону при приеме на работу нового сотрудника, не имеющего трудовой книжки, кадровая служба организации должна завести ему документ (ст. 65 ТК). Для этих целей организации закупают у поставщиков, с которыми заключены договоры, специальные бланки. Эти бланки должны всегда быть в наличии. При оформлении сотрудника используется чистый бланк, в который вносятся его личные данные и запись о приеме на работу. По трудовому законодательству работодатель имеет право удержать из первой заработной платы специалиста стоимость бланка документа (п. 47 Правил ведения трудовых книжек). Подобное удержание может производиться только на основании соответствующего приказа. Без приказа удержание денежных средств за бланк считается незаконным.
- После окончания учебного заведения. Некоторые учебные заведения высшего, среднего профессионального образования выдают своим выпускникам вместе с дипломами бланки трудовых книжек. Это позволяет молодым специалистам при первом трудоустройстве сэкономить денежные средства, равные стоимости бланка документа.
- Приобрести самостоятельно. При желании работник может самостоятельно купить бланк и принести его в кадровую службу. Этот вариант актуален в двух случаях: в организации на данный момент нет чистых бланков, стоимость приобретенного самостоятельно документа меньше стоимости бланка в организации. При самостоятельной покупке существует риск приобретения подделки. Нередко продавцы реализуют документы, не соответствующие стандартам. АО «Гознак» — единственный на территории РФ официальный производитель бланков трудовых книжек. При самостоятельном приобретении документа необходимо убедиться, что он изготовлен данной печатной фабрикой. На последнем листе трудовой книжки должна присутствовать подтверждающая запись – «МПФ Гознак». Также на титульном листе оригинального документа изображается герб, а на всех страницах присутствуют водяные знаки.
Следует отметить, что требование кадровой службы о самостоятельном приобретении бланка является нарушением трудовых прав работника. Организация обязана предоставить документ, если гражданин не желает приобретать его самостоятельно.
Как получить трудовую книжку при её потере
Никто не застрахован от неожиданной потери трудовой книжки. Понятно, что вернуть оригинал вряд ли удастся, однако в этом случае можно получить ее дубликат. Для этого нужно обратиться к работодателю по последнему месту работы. Сделать это следует обязательно в письменной форме:
- либо путем личной подачи заявления о выдаче дубликата,
- либо через отправление письма почтой России с описью и уведомлением о вручении.
При оформлении дубликата специалист кадрового отдела внесет в нее запись о восстановлении трудового стажа. При этом заново внести получиться только те сведения, которые имеют документальное подтверждение. Иными словами, если у сотрудника нет документов, свидетельствующих о том, что в определенный период времени он работал на том или ином предприятии в такой-то должности, то такую запись на последнем месте работы восстановить не получится.
Проще всего, если на руках есть заверенная копия трудовой – это облегчит процесс ее восстановления, если же нет, то придется побегать.
Для полного восстановления стажа нужно будет посетить все те организации и предприятия, где приходилось ранее работать. В них придется взять все необходимые приказы, выписки и справки. Если же это невозможно, например, по той причине, что предприятие закрылось, нужно будет посетить государственный архив того населенного пункта, где оно было зарегистрировано.
Внимание! Если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то все хлопоты и расходы по ее восстановлению он должен взять на себя. Работнику следует только лишь выдать представителю работодателя доверенность на получение необходимых сведений для восстановления трудовой книжки.
Пошаговая инструкция для работодателя
Если вы работодатель или уполномоченное на ведение ТК лицо, вам нужно подходить к вопросу оформления книжек очень внимательно. Малейшее нарушение может быть чревато развитием проблем. Поэтому имейте в виду, что заполнять бланк необходимо очень аккуратно, а если по случайности вы допустили помарку или ошибку – бланк нужно заменить.
Для впервые устраивающегося на работу лица, трудовую книжку потребуется заполнять в его присутствии. Для этого он должен предоставить вам паспорт и документ об образовании. Трудовая должна соответствовать паспортным данным.
А если в документе об образовании (квалификации) вписана другая фамилия – потребуйте документ, подтверждающий её смену. Например, если женщина вышла замуж, она должна представить свидетельство о браке и его копию. Копию нужно заверить и положить в её личное дело наряду с копиями других документов.
Заполнение титульного листа не составит сложностей, так как на нём указано, какие сведения нужно вписывать. Но нужно соблюдать нормативы, которые установлены законодательными документами. В частности:
- Заполнять бланк разборчиво, аккуратно, без помарок.
- Использовать шариковую ручку синего или фиолетового цвета, можно писать чернилами.
- Даты указывать только арабскими цифрами.
Бланки книжек
Они должны храниться в сейфе бухгалтерии, вместе с приходно-расходной книгой учёта. Взять бланк можно только под расписку, в которой указано, какому работнику заводится трудовая книжка, в соответствии с требованиями Минтруда за № 69.
Если бланк испорчен, его нужно списать актом и уничтожить, а для заполнения взять следующий. Не запрещено храниться бланкам у уполномоченного на ведение ТК лица, а также – у работодателя.
Если вы начинающий предприниматель и не знаете, как приобрести бланки – обратитесь на сайт и закажите бланки у посредников. Они имеют специализированную доверенность от Гознака и лицензию на распространение бланков ТК и вкладышей в трудовую книжку.
Приобретите сразу нужную партию и храните в организации, чтобы они всегда были в наличии, так как предоставление трудовой работнику должно укладываться в 5 дней от дня заключения трудового договора.
Если эти сроки будут нарушены или будут допущены другие нарушения, то инспекторы ГИТ вменят штрафы, которые как минимум, укладываются в сумму от 300 до 5 000 рублей.
Прежде чем начать заполнять ТК, необходимы правовые основания. К ним относятся:
- заявление о приёме на работу;
- приказ о приёме на работу;
- приказ о выдаче и заполнении бланка трудовой.
После того как титульный лист заполнен, владелец трудовой ставит внизу подпись. Ниже подписывается:
- начальник отдела кадров;
- или работодатель;
- или уполномоченное лицо.
Если предприятие небольшое, на котором отсутствует штат ответственных за делопроизводство лиц, а также кадровый отдел или подобный ему, работодатель имеет право предоставить право заполнения трудовых главному бухгалтеру, в соответствии с законодательно утверждёнными Правилами от 16.04.03 г. за № 225.
Однако если он без приказа заполнил трудовую вместо руководителя, используя факсимильную печать с его подписью – это будет считаться нарушением.
При подписи обязательно нужно соблюдать последовательность, и ставить:
- должность;
- подпись (росчерк);
- её расшифровку с инициалами.
Нужно ли иностранцу?
При устройстве на работу иностранного гражданина заводить ТК не обязательно, если его можно трудоустроить по договору подряда или иным образом.
Однако по его желанию и требованию, ТК придётся завести. Более того, в соответствии со статьёй 65 ТК РФ, работодатель не имеет права отказывать лицу в официальном трудоустройстве. Недопустимо принимать трудовые иностранных государств или учитывать стаж, внесённый в книжку иностранного гражданина, выработанный за пределами РФ.
При этом необходимо уточнить в соответствии с перечнем, его профпригодность. Для лиц с документами об образовании советского образца – право на образование сохраняется. Для иных – предусмотрено подтверждение квалификации, если учебное заведение не входит в перечень общезначимых.
Без этого условия кадровик заполняет ТК по аналогии с работником без образования. Исключение составляют приглашённые специалисты высокого профессионального уровня по коллегиально согласованному официальному решению.
Важным моментом будет заполнение фамилии, имени и отчества на русском языке. Для того чтобы оно были вписаны правильно потребуется отдельное заявление от работника, в котором он лично подтвердит правильность внесённых данных, соответствующих паспортным данным на его родном языке.
Получаем трудовую книжку при увольнении
По закону работодатель обязан выдавать трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний день работы. Для того, чтобы получить трудовую, сотрудник не должен писать никаких заявлений, однако после того, как данный документ ему выдали, он обязан расписаться во внутреннем журнале учета движения трудовых книжек. Далее кадровый специалист вносит соответствующую запись в личную карточку работника и она также заверяется его автографом.
Если уволившийся сотрудник по каким-либо причинам не может получить трудовую лично, он может отправить за ней своего представителя. Правда, предварительно его следует снабдить доверенностью, заверенной у нотариуса.
Еще один вариант — попросить работодателя отправить ему трудовую книжку заказным письмом с описью и уведомлением о вручении через почту России по фактическому месту проживания.
Работа по трудовому соглашению
Если работодатель не делает записей о трудоустройстве, значит, нормы КЗоТа на работника не распространяются. Отчисления в данном случае выплачиваются в добровольном порядке.
Чаще всего сам работодатель не планирует их проводить с целью экономии. Именно этим и отличается трудоустройство по книжке от устройства на работу по соглашению. В таком случае сотруднику сложно будет доказать, что он работал. Поэтому при устройстве на работу желательно делать соответствующие записи для доказательства вашей трудовой деятельности.
Как получить трудовую книжку без увольнения
По закону, трудовые книжки в период работы сотрудника на предприятии хранятся в сейфе работодателя, который несет за их наличие, содержание и сохранность полную ответственность. Для временной выдачи трудовой книжки на руки работника у кадровых специалистов нет никаких законных оснований. Поэтому, если работнику по каким-либо причинам все же нужна трудовая, то он может обратиться с письменным заявлением только на выдачу ее заверенной копии.
В тех редких ситуациях, когда необходим именно оригинал, то можно попросить выдать ее так же в письменной форме с обязательным указанием причины (отлично подойдет необходимость снятия нотариальной копии), датой и подписью с расшифровкой. Не факт, что работодатель пойдет навстречу, но, как говорится, попытка не пытка.
Можно ли устроиться на работу без трудовой книжки?
Работник может устраиваться на работу без книжки, которая затем заводится ему работодателем согласно закону, либо есть другая возможность: трудовые или фактически трудовые отношения и начинаются и складываются без трудовой книжки.
В первом случае человек мог совсем не иметь трудового стажа. Это впервые устраивающиеся на работу несовершеннолетние и выпускники учебных заведений, иные граждане, не работавшие по каким-то причинам (домохозяйки). 65-я ст. указывает, что при заключении трудового договора с этими гражданами работодатель не требует от них трудовых книжек.
В том же пункте приводится и другое исключение – от совместителя при поступлении не требуется книжка и она для него не заводится потом.
Еще один, указанный в 66-й ст. случай, – когда работодателем выступает физическое лицо. Трудовая книжка в этом случае не оформляется совсем, даже если работа является для человека основной.
Детально порядок этих отношений прописывается в 303-й ст.: в обязательном порядке оформляется письменный трудовой договор, который регистрируется в органах местного самоуправления, работодатель уплачивает страховые и др. обязательные взносы.
У работника нет книжки при поступлении, если он ее утратил, потерял и т.д. В этом случае, согласно 65-й ст., обязанность работодателя по заявлению работника оформить новую трудовую книжку.
Начавшись без книжки, отношения дальше складываются как обычно, то есть с ней.
Как следует из 66-й ст. п. 3-го ТК, на каждого проработавшего в организации более 5-ти дней работодатель обязан завести трудовую книжку, при том, что работа является для гражданина основной. Полный текст закона 11 главы, 66 статьи смотрите ниже:
За нарушение этого требования предусмотрена ответственность: 3-й пункт 5.27-й ст. административного кодекса устанавливает наказание в виде штрафа за ненадлежащее оформление трудовых отношений.
Фактические трудовые отношения, оформленные как гражданско-правовые, и начинаются и складываются без трудовых книжек. Формально они являются гражданскими и регулируются нормами ГК, а не ТК.
Вместо трудового, оформляются, например, авторский, подрядный, агентский и др. договоры. Работник при этом лишается гарантий: работодателем не уплачиваются обязательные взносы; не оплачиваются отпуск и больничный; гражданский договор срочный, тогда как трудовой как правило бессрочный; теряется стаж; и др.
При всем кажущемся удобстве, для работодателя это тоже рискованно: п. 3-й 5-27-й ст. административного кодекса наказывает за заключение гражданского договора, а пунктом 5-м установлена повышенная ответственность за повторные действия. При этом никто не вмешивается в хозяйственную деятельность организаций и ответственность наступит, только если одни отношения маскируются другими.
Работник, оформляющий свою деятельность таким образом, должен учитывать, что она не может носить систематического характера, а должна быть именно разовой.
В противном случае, ему необходима регистрация в качестве индивидуального предпринимателя, уплата взносов и налогов согласно закону.
Работник не возвращает взятую трудовую
Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее. Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу. В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.
Работодатель не может привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности, потому что невозврат трудовой не значится в перечне проступков, за которые она предусмотрена (ст. 21 ТК РФ). Если трудовая была выдана «под честное слово», работодатель может быть наказан органами контроля, так как ответственность за хранение этих документов возлагается на него. Но если выдача была на законном основании, работодатель в отсутствии трудовой на месте не виновен. Чтобы обезопасить себя, следует потребовать у работника объяснительную о причине задержки с возвратом,
подкрепить ее запросом в ПФР. Если работник потерял трудовую до или после использования при оформлении пенсии, работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней.
Статус трудовой книжки
Запись приема на работу в трудовой книжке является обязательной, но статус данного документа постепенно становится все меньше.
В СССР трудовая книжка была фактически единственным законным подтверждением стажа работника. Только с ней можно было заявить о своих претензиях на пенсию. Со временем система упрощала жизнь работнику, давая возможность подтвердить стаж иным образом.
Например, с 1997 года ФСС и Пенсионный фонд также стали вести учет стажа работы, так что с этого времени оформление пенсии фактически перестало зависеть от трудовой книжки. Каждый желающий сегодня может получить выписку о своем стаже, согласно с данными ПФ России.
Основания для подсчета стажа
Копии приказов о принятии на работу и увольнении также стали служить в качестве документов, подтверждающих стаж работы. Таким образом, теперь совершенно необязательно иметь трудовую книжку для того, чтобы начать оформлять пенсию – ранее без нее пенсионное дело заводить было нельзя.
Тем не менее, трудовая книжка является обязательной к оформлению на основном месте работы. Если сотрудник, по сути, может хоть на каждое место работы устраиваться без трудовой книжки, то работодатель о ее наличии должен позаботиться. Выходит, что трудовая книжка больше нужна работодателю, чем работнику. Для последнего достаточно, чтобы работодатель правильно проводил удержания и начисления на заработную плату.
Квалификация
Ранее в трудовую книжку необходимо было вносить абсолютно все изменения в статусе работника. Фактически единственным документом, который подтверждал смену квалификации, была именно трудовая книжка. Сегодня это делать не обязательно – о карьерном росте сотрудника информацию можно почерпнуть из его резюме, а не из трудовой. В случае возникновения вопросов можно обратиться к предыдущему работодателю. С одной стороны, это упрощает работу, с другой – появляются возможности для предвзятого отношения к работнику со стороны бывшего работодателя. Для работников же подобные нововведения хороши в том смысле, что некоторые отрицательные моменты трудовой деятельности можно скрыть.
Расчет пенсии
Ранее трудовая книжка сильно влияла на получение пенсии, потому что ею фиксировалась непрерывность стажа. Сегодня эта функция утрачена, так как величина начисленной пенсии находится в зависимости не столько от стажа, сколько от величины отчислений в Пенсионный Фонд. Минимальный стаж для того, чтобы получить пенсию, сегодня составляет 5 лет, к 2025 году возрастет до 15. Молодые россияне (родившиеся после 1967 года) имеют широкие возможности касательно получения пенсии и выбора пенсионного фонда, который будет обеспечивать их старость. Поэтому вопросом, как заполнить трудовую книжку при приеме на работу, озабочены больше кадровики.
Непрерывность стажа
Получение больничного листа сегодня также практически не зависит от стажа, а следовательно, и от заполнения трудовой книжки. С 2007 года непрерывность стажа не влияет на расчет больничного листа.
В целом, такой анахронизм, как непрерывность стажа, практически полностью остался в прошлом. Сегодня работник для получения хорошей пенсии фактически должен заботиться о правильности отчислений, приличном доходе и отсутствии нарушений трудовой дисциплины.
Награды
Не является обязательной сегодня запись о награждениях и поощрениях, хотя подобные разделы в трудовой книжке остались. В советское время они играли значительную роль в карьере работника – сегодня это осталось в прошлом. В основном такие записи делают в бюджетной сфере, особенно в государственной и муниципальной службе. В остальных же сферах деятельности такие записи не делают, а законодательно это в строгом порядке не регулируется.
Как получить еще одну трудовую книжку
Трудовую книжку должен завести первый работодатель, а далее она передается вместе с новым трудоустройством, либо на на других рабочих местах должно быть оформлено совместительство. Но на практике могут сложиться такие ситуации, когда человек после увольнения потерял трудовую книжку и отыскал ее уже после оформления дубликата. Либо он сознательно пошел на сокрытие, чтобы не обнародовать неприятные записи. Теперь в наличии два экземпляра, что, хотя прямо и не разрешено, не запрещается законами РФ. Наказание за это не предусматрвается.
Однако, если работодатель узнает, что у работника имеется непредоставленная ему трудовая, он вправе будет провести увольнение. Основание – предоставление ложных документов при трудоустройстве.
Две трудовых книжки работнику ни к чему: когда придет пора обращаться за пенсией либо каким-либо пособием, ему нужно будет предоставить лишь одну, обе одновременно «тянут» на мошенничество.
Если же вторая трудовая поддельная, это прямой подлог и уголовная ответственность.
Поэтому вторая трудовая работнику в большинстве случаев ни к чему: гораздо целесообразнее следовать законодательству РФ.
Особенности оформления
Занесение сведений в трудовую книжку выполняет сотрудник ОК или из службы контроля персонала.
Этот документ оформляется впервые при трудоустройстве на рабочее место еще нигде не работавшего соискателя, принятого на свободную вакансию.
Затем, если трудящийся увольняется, ему выдают его трудовую книжку и он передает ее новому работодателю при поступлении на новое предприятие.
Давайте более подробно рассмотрим, какие правила существуют, на основании которых кадровик осуществляет порядок оформления, учета и хранения этого документа.
Кем выдается впервые?
Основанием для оформления изначально данного документа являются обстоятельства, описанные в п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены 16.04.2003 г в постановлении Правительства РФ № 225 (далее – Правила).
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Там указано, что труженику, принятому на работу впервые, осуществляется оформление трудовой книжки ответственным сотрудником работодателя в присутствии лица, на которого она заводится, не позднее 7 дней с момента принятия его в штат предприятия.
Сотруднику ОК для внесения записей выдается бланк трудовой книжки в бухгалтерии этой же организации в установленном порядке (п. 42 Правил). При этом предусмотрено, что с труженика взимается ее стоимость (п. 47 Правил), но данная процедура выполняется по усмотрению работодателя, поэтому происходит не всегда.
Есть моменты, при которых с трудящегося не может быть взята компенсация за внесение записей в трудовую книжку и ее оформление:
- если внесены недостоверные или ошибочные данные при первичном заполнении листов данного документа или вкладыша;
- когда она испорчена не по вине того лица, чьим документом является;
- в связи с массовой утратой документации у работодателя из-за чрезвычайной ситуации.
В таких случаях предприятие должно оформить новую трудовую книжку своему рабочему взамен утраченной за свой счет.
Сколько стоит трудовая книжка?
Итак, мы выяснили, что первичное оформление и приобретение трудовой книжки возлагается на работодателя.
Но если гражданину нужно открыть ее до поступления на первую работу с целью внесения записей о полученной специальности, которую вносит образовательное учреждение, то купить бланк ему придется за счет собственных финансов.
Цена документа может колебаться в пределах 175-180 рублей, причем стоимость вкладыша такая же.
Кто заполняет?
Обязанность по заполнению всех важных нюансов, касающихся трудовых отношений между трудящимся и работодателем, обычно возлагается на отдел по персоналу.
Если предприятие не имеет большого штата сотрудников, то хранение и записи может вносить руководитель фирмы самостоятельно или поручить это дело своему секретарю.
В трудовой книжке лицо, ответственное за внесение данных, проставляет свои реквизиты и подпись.
При наличии печати и штампа их оттиски ставят обязательно в записях приеме и увольнении.
Во время утверждения нового бланка трудовой книжки Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года также были изданы по ним правила ведения и хранения.
В них четко прописан порядок заполнения страниц.
Здесь же оговорено, что данный документ трудящегося, работающего в организации более 5 дней, заполняется должным образом и ведется только ответственным лицом.
Правила по учету и хранению трудовых брошюр обязывают к следующим действиям:
- на каждого сотрудника заводить личную карточку, где дублируют информацию аналогично записям в трудовой книжке;
- информацию заполняют на русском языке, но при некоторых обстоятельствах они могут быть продублированы на языке, который официально утвержден вторым государственным по республике, входящей в состав РФ;
- все параметры записывают только при наличии соответствующего приказа или распоряжения руководителя.
Обратите внимание, что записи в документ могут вносить только те, кому поручено исполнение данных обязанностей по приказу руководителя предприятия либо им самим.
Внесение данных другими лицами являются недействительными и влекут порчу документа.
Как ведется учет?
Все предприятия обязаны вести учет трудовых книжек, поэтому им нужно применять по приказу Минфина № 69 специальную книгу движения книжек.
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
Обязанность ее ведения вменяется специалистам ОК или иному лицу, которому поручено данное мероприятие.
Им необходимо иметь для осуществления учета трудовых книжек следующее:
- специальную утвержденную форму бланка книги;
- документы фирмы и личные книжки сотрудников;
- печать организации.
Руководство каждого предприятия обязано получить ответственному лицу вести книгу по учету документов о подтверждении трудовой деятельности.
Этот порядок установлен трудовым законодательством, и при его нарушении на организацию накладываются штрафные санкции.
Как составляется акт передачи трудовых книжек? Образец вы найдете на нашем сайте. Для чего нужна выписка из трудовой книжки? Узнайте тут.
Что делать, если в трудовой книжке неправильная запись? Смотрите здесь.
Где хранится?
В организации книжки на сотрудников хранятся в ОК или в кабинете руководителя компании.
Трудящемуся они выдаются при увольнении, в остальное время выдается заверенная предприятием копия.
Это бывает в случае, если сотрудник хочет устроиться на другое предприятие по совместительству.
Для получения копии он пишет соответствующее заявление.
Отказывать в таких случаях работодатель не имеет права.
Для контроля за данными бланками в ОК заводят следующие реестры:
- Для учета движения трудовых книжек и их вкладышей.
- Приходно-расходная книга учета трудовых книжек.
Все варианты получения и выдачи данных брошюр заносят в приходно-расходный список, в котором фиксируют ее индивидуальный номер и серию.
В данном случае записи вносят бухгалтера.
Работодатель отказывается выдавать трудовую: как решить проблему
Довольно часто случается так, что работодатель и сотрудник расстаются злейшими врагами. В отместку бывший работодатель может наотрез отказаться выдавать неугодному работнику его трудовую книжку.
Если все возможности договориться с ним путем устных переговоров исчерпаны, то остается одна дорога: идти в суд.
Но предварительно следует запастись копией письменного заявления, оригинал которого должен быть передан работодателю. В нем следует в произвольной форме попросить бывшего работодателя выдать трудовую книжку и поставить дату. Если через три дня трудовая не будет выдана, то с этим заявлением можно смело отправляться в судебную инстанцию.
В качестве компенсации в исковом заявлении можно требовать сумму в размере средней заработанной платы за период вынужденного прогула по причине отсутствия трудовой книжки. Как показывает практика, в таких случаях суды идут навстречу сотрудникам и присуждают им материальное возмещение.
Если места в книжке больше нет
Если в данной книжке уже нет места для совершения новых записей, то новый работодатель должен вклеить в нее специальный вкладыш с аналогичными реквизитами книжки. Как правило, вкладыш приклеивают после последней страницы с целью сохранения порядка трудовой деятельности человека.
При вклеивании вкладыша ему присваивается номер и серия, их также следует указать на титульном листе, также следует поставить штамп с надписью о выдаче вкладыша.
Если же бланк для вкладыша был при заполнении испорчен, то его следует утилизировать и сменить на новый. Ошибок в документе допускать нельзя.
Теперь вам известно, где можно получить трудовую книжку и как правильно ее заполнять. Информация будет интересна как рядовым сотрудникам, так и работникам отдела кадров, которые ведут учет трудовых книжек сотрудников предприятия.
Работник отказывается забирать трудовую: что делать в этом случае
Бывает так, что сотрудник, которого уволили, не согласен с решением руководства. В качестве протеста он наотрез отказывается забирать трудовую книжку. Или же, к примеру, человек уволился, но забрать трудовую не счел нужным. Что делать руководству предприятия и кадровому специалисту в этом случае? Для таких ситуаций разработан определенный алгоритм действий:
- Необходимо отправить по месту прописки бывшего сотрудника уведомления с просьбой забрать трудовую;
- Если первый пункт не сработал, можно отправить трудовую книжку по тому же адресу ценным письмом с уведомлением о вручении. Правда, если работник не давал заранее письменного соглашения на такую пересылку, в случае конфликтных или спорных ситуаций он может использовать данный факт против работодателя;
- Можно передать трудовую книжку бывшему работнику через его представителя. Однако, последний должен предъявить нотариально заверенную доверенность на получение этого документа.
Если же работник ни при каких обстоятельствах не желает забирать трудовую, данный факт следует зафиксировать в соответствующем акте письменно и в присутствии свидетелей. В дальнейшем это послужит доказательством того, что работодатель со своей стороны сделал все, что мог для передачи трудовой книжки на руки бывшего сотрудника.
Перспективы использования трудовых книжек
Государство постепенно расширяет возможности сотрудников касательно подтверждения своего стажа, делая трудовые книжки уже не той ценностью, которой они были 25 лет назад. Однако полностью этот документ из оборота не ушел и к работодателям предъявляются законные требования по поводу ведения трудовых книжек.
К тому же, есть определенная категория работодателей, которая любит смотреть именно в трудовую книжку, а не в резюме, считая, что в последнем можно написать что угодно. С одной стороны, это даже верно: резюме подтверждается только подписью автора, а в трудовой книжке стоит печать предприятия, значит, есть высокий уровень ответственности. С другой стороны, тот факт, что сотрудник проработал на какой-либо должности определенное количество времени, еще не говорит о высоком уровне его способностей.
С развитием электронного документооборота значимость трудовых книжек становится все меньше. Правда, для карательных органов появилась лазейка в виде расхождения данных трудовой книжки и учета органов ФСС и Пенсионного фонда: есть повод провести проверку, в результате которой финансово могут пострадать и сотрудник, и работодатель. К тому же, электронный документооборот – это слишком большое для страны новшество, чтобы моментально прижиться. Многие просто отрицают электронный документ как таковой, а государство пока не утвердило нормативную базу, запрещающую их не принимать.
В любом случае, ошибка при осуществлении записи в трудовую книжку перестала быть трагедией, как это было раньше. Ошибка в записи если и повлияет на какие-то обстоятельства, то незначительно – просто придется ее исправить, может быть, с помощью исправления других документов. Однако, последнее также может стать пережитком прошлого очень скоро, потому что законопроекты об отмене трудовых книжек регулярно появляются.
Какие сведения хранятся в ЭТК
В электронной трудовой книжке хранятся те же сведения о работнике, что и в классическом бумажном варианте:
- данные о работнике;
- даты приёма, увольнения и перевода на другую должность;
- место работы;
- название мероприятия (приём, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- дата, номер и вид документа;
- причины прекращения трудовой деятельности.
Электронная трудовая книжка хранит сведения о трудовой деятельности, начиная с 1 января 2021 года. Информация о предыдущем трудовом стаже хранится в бумажной трудовой книжке.
Преимущества: доступность и достоверность
Работник с электронной трудовой книжкой всегда сможет посмотреть свой стаж. Для этого не нужно обращаться в отдел кадров и запрашивать копию, также не потребуется отдавать трудовую при приеме на работу.
Кроме того, можно самому контролировать достоверность внесенных данных. Если в трудовой книжке допущена ошибка, всегда можно это отследить и сообщить об этом руководству.
Также с помощью электронной трудовой пенсию можно оформить дистанционно без подтверждающих документов. Для этого потребуются только данные лицевого счета.
