Зачем нужна трудовая книжка?
Согласно ст. 66 ТК РФ, ей отведены следующие функции:
- она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;
- позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;
- содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу
Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.
Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.
Где хранится?
Способ хранения бумажного документа о стаже зависит от того, какой вариант ведения трудовой книжки выбран работником:
- самостоятельно, если в заявлении содержится способ формирования только электронного документа. Вся ответственность за хранение тогда лежит на самом гражданине. Бумажная трудовая книжка не теряет своей актуальности при подтверждении трудового пути до 2021 года. В ЭТК будут формироваться записи, начиная с 2021 года;
- у работодателя в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек, если работник выбрал дублирование записей в бумажном варианте. В этом случае ничего не меняется, книжка находится на хранении у работодателя и записи одновременно вносятся и в ЭТК и в бумажный вариант.
Это важно знать: Алименты с неработающего отца: как рассчитываются и начисляются в 2021 году
С какого возраста можно устроиться на работу?
Согласно ст. 63 ТК РФ, работник может быть принят на предприятие с 18 лет, но на некоторые должности разрешается прием и несовершеннолетних сотрудников с 14 лет. Для этого требуется письменное разрешение родителей подростка и органов опеки и попечительства.
Текст разрешения может звучать так: “Орган опеки и попечительства дает согласие на заключение трудового договора между (ФИО несовершеннолетнего гражданина, дата рождения, паспортные данные) для выполнения обязанностей (указывается должность, наименование работодателя) в свободное от образовательного процесса время не более 2,5 ч. в день и не более 12 ч. в неделю”. Подробнее — в статье “Заключаем контракт с несовершеннолетним”.
В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.
Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.
Бланки и образцы уведомлений и заявлений
Формы уведомления и заявлений законом не установлены. Каждый работодатель должен утвердить их самостоятельно.
Это важно знать: Нюансы закона о списании долгов за ЖКХ
Предлагаем возможные бланки заявлений от работников и уведомлений о переходе на электронные (цифровые) трудовые книжки в 2021 году:
- Бланк 2021 уведомления о переходе на электронные трудовые книжки: формыОбразец 2021 заполнения уведомления работника о переходе на электронные трудовые книжки в 2021 году:
Мнение эксперта
Давыдов Александр Юрьевич
Консультант по вопросам гражданского права с 20-летней практикой. Автор множества статей на юридическую тематику
Чтобы письменно уведомить каждого сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки в срок не позднее 31 октября 2021 года, можно использовать такое уведомление:
- Бланк 2021 заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки: формыОбразец 2021 заполнения работником заявления о ведении бумажной трудовой книжки: скачать пример
Если работник хочет, чтобы ему продолжили вести бумажную трудовую книжку, он подает такое заявление:
- Бланк 2021 заявления о переходе на электронную трудовую книжку: формы
- Образец 2021 заполнения работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку: скачать пример
Чтобы начать формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и отказаться от бумажной трудовой книжки, от работника нужно получить специальной заявление о переходе на цифру. Вот возможный образец:
В КонсультантПлюс есть детальная пошаговая инструкция, как работодателю подготовиться в 2021 году к переходу на электронные трудовые книжки. Бесплатно 2 дня при оформлении доступа к системе К+.
Сотрудники подают заявления до 31 декабря 2021 года. Однако по закону подать заявление можно и после 2021 года (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Где закреплены правила оформления трудовой?
О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:
— ст. 66 ТК РФ;
— Постановление Правительства РФ от 16.04.03г. № 225 “О трудовых книжках”;
— Постановление Минтруда РФ от 10.10.03 №69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.
Утеря
Рассматривая тему, как завести новую трудовую книжку впервые, необходимо знать нюансы по поводу ее утери. Если это произошло по вине компании, где находился документ, то работодатель должен выполнить восстановление утраченного документа:
- выписку дубликата;
- восстановление данных о стаже и прочих записях – для этого подаются запросы в нужные службы и оплачиваются расходы.
Если книжка утеряна работником, то дубликат предоставляется работодателем по заявлению. Но восстановление информации будет заботой лица, которое допустило утрату.
Какие документы нужны для оформления бланка?
Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:
— паспорт или свидетельство о рождении;
— диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.
Эти данные указываются на титульном листе документа.
Как оформить трудовую книжку впервые образец
Приобретение
У работодателя должно быть нужное число бланков трудовой книжки и вкладышей в нее по закону. Он не может требовать у сотрудника, чтобы он сам покупал документ. При выдаче книжки работодатель может взять плату, сумма которой устанавливается размером расходов на ее покупку.
Рассматривая тему, как завести трудовую книжку впервые, следует определить, кому надо покупать бланк – работнику или работодателю. Приобретать бланк нежелательно самостоятельно, так как есть риск приобретения экземпляра, который не соответствует стандартам, или созданного предприятием, не имеющим на это права.
Покупать книжки должен работодатель. В его обязанности входит:
- ведение книги по выдаче, хранению, приходу-расходу, регистрации документов новых работников;
- хранение книжек;
- выдача документов при увольнении с записью.
После оформления документа работодатель вправе удерживать из зарплаты работника цену трудовой книжки. Но выполняется это после выхода приказа, с которым следует ознакомить сотрудника под подпись. Нельзя высчитывать сумму без согласия лица.
Какая информация указывается на титульном листе?
На титульном листе указывается следующая информация:
— Ф.И.О;
— дата рождения;
— образование;
— специальность;
— дата заполнения.
Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.
Когда трудовик является владельцем трудовой
Даже если трудовая книжка впервые заводится у работника отдела кадров, он не должен сам заполнять ее. Помимо кадровика, заполнением документа занимается работодатель. Он имеет право поставить подпись лишь в том месте, где указывается владелец трудовой книжки. Ниже на документе:
- ставит подпись руководитель;
- расписывается другой кадровик или специальное лицо.
Уполномоченный сотрудник должен быть назначен приказом. В число отрицательных причин в данном плане входит то, что лицо без этого документа не будет полноправным сотрудником, даже если есть приказ и трудовое соглашение.
В каком порядке вносятся записи о работе в документ?
Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.
Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале движения трудовых книжек. В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.
Порядок
В трудовой книжке указана трудовая биография гражданина. При обращении человека за оформлением пенсии именно этот документ служит подтверждением стажа. У каждого работника когда-то трудовая книжка заводилась впервые. Не стоит допускать ошибки в указании паспортных данных.
Как завести трудовую книжку впервые? Специалист кадровой службы фирмы или ИП заполняет этот документ в присутствии нанимаемого специалиста, а затем должен проверить правильность обозначенной информации. Если есть ошибка, то работник должен требовать повторного заполнения бланка.
Оформление трудовой книжки впервые нельзя выполнять самостоятельно. Это должен делать кадровик или другой представитель работодателя. Законом не предусмотрено составление заявления. Но некоторые работодатели, чтобы завести трудовую книжку впервые, заявление требуют обязательно.
Если сотрудник, на которого заводится книжка на первой работе, устраивается еще и в другую компанию, вторую книжку оформлять не нужно. На втором месте он будет трудиться по совместительству. Указывать ли информацию о данном трудовом периоде, решает сам работник. Запись о приеме на второе место выполняет кадровый специалист по основному месту. Но для этого требуется предъявить ему подтверждающий документ.
Срок внесения записей
Как гласит Трудовой кодекс (статья 66), обязательно завести книжку или внести записи в уже имеющиеся, если сотрудник проработал в компании более пяти дней, и эта работа у него основная.
Это вступает в небольшое противоречие с Постановлением Правительства № 225 «О трудовых книжках», в пункте 8 второго раздела которого указывается, что завести трудовую необходимо не позже чем через неделю работы – то есть оно позволяет не оформлять её на день дольше. Маловероятно, что возможны какие-либо штрафы при столь мелком нарушении 66 статьи ТК, то есть, если работодатель немного не уложился в срок, но всё же лучше ориентироваться именно на меньший временной период.
Где и как купить бланк?
В Трудовом кодексе Российской Федерации, а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Министерством труда Российской Федерации, содержится указание на то, что данный документ при его первичном оформлении, когда речь идет о первом трудоустройстве, выдается работодателем из своих собственных резервов либо приобретается для предоставления работнику.
В том случае, если по каким-либо причинам у работодателя нет в резерве трудовых книжек, работник может приобрести бланк за свой счет, но потом написать заявление на возмещение затрат, предоставив работодателю товарный и кассовый чеки на приобретение данного бланка документа.
Если бланк был испорчен при первом заполнении, даже если его приобретал работник, выдать новый на замену обязан именно работодатель.
Стоимость данного документа колеблется в зависимости от региона и находится в диапазоне от 180 до 250 рублей. При этом приобретаться должны только те бланки, которые произведены Гознаком и имеют соответствующие степени защиты.
В противном случае работодатель может и не принять данный документ к использованию и заполнению.
Заполнение трудовой
Сотрудник, уполномоченный руководством предприятия на ведение книжек о труде, должен в установленный законодательством срок оформить данный документ для нового сотрудника. Если работа на данном предприятии является для него первой, то вначале кадровику потребуется заполнить титульный лист трудовой. Как уже было отмечено выше внесение данных осуществляется на основании предоставленных документов.
После заполнения первой страницы, новый работник должен быть ознакомлен с ней и поставить подпись на титульном листе. После этого сотрудник кадрового отдела переходит к занесению данных об осуществлении трудовой деятельности.
Вначале вносится информация о получении образования и службе в армии. После этого совершается запись о заключении трудового договора с данным предприятием:
- В первой графе указывается порядковый номер записи;
- Во второй – дата приема на работу и фактического начала трудовой деятельности;
- В третьей графе указывается наименование предприятия и должность, на которую был принят сотрудник в соответствии с трудовым договором;
- В четвертой графе вносятся реквизиты документов регулирующих прием на работу, с указанием их даты и номера.
Если сотрудник принимается на работу в конкретный отдел фирме и он четко указан в трудовом договоре, то в третьей графе также это должно быть указано.
На этом завершается процедура оформления книжки при трудоустройстве нового сотрудника. Далее в процессе работы в неё может быть внесена информация о переводе на иную должность, присвоении звания или разряда, вынесения благодарности и расторжении трудовых отношений.
Требуется ли для иностранцев?
В деятельности кадровой службы при оформлении иностранных граждан часто появляются трудности. Обычно они связаны с оформлением документов. Ими представляются книжки, заполненные по правилам делопроизводства. Особых отличий в заполнении нет.
Но в данном случае работодатель задумывается о правомерности использования документов, применяемых в других странах, необходимости оформления российских книжек. Такой документ для иностранных граждан, устраивающихся на работу в России, обязателен.
На предприятиях некоторых стран заведение книжек не утверждено или они имеют другу форму, не как в нашей стране. Нормами трудового права не установлен вопрос о заведении документа иностранцами, но некоторые работодатели все же заводят его.
Сейчас действует лишь 1 акт – письмо Роструда № 908-6-1. В нем указаны разъяснения, относящиеся к данному вопросу. Выявлено, что работодателю надо завести книжку, созданную по российскому образцу, если трудоустраивающийся сотрудник не предоставил ее. Причем важно проработать больше 5 рабочих дней, как указано в ст. 66 ТК РФ.
Личные сведения заполняются не только по паспорту, но и по водительскому удостоверению, загранпаспорту, военному билету. Сотрудник должен расписаться в трудовой книжке на титульном листе, подтверждая записанные данные. Ставит подпись еще уполномоченное лицо. После этого ставится гербовая печать.
Порядок оформления
Когда в организацию трудоустраивается сотрудник без опыта работы и соответственно без оформленной трудовой, кадровику или предпринимателю понадобиться не только приобрести, но и самостоятельно заполнить её с «нуля».
Первая страница книжки – титульная. В неё вносятся данные о владельце документа:
- Его ФИО;
- Дата рождения;
- Специальность и образование.
В конце трудовой ставиться дата её заполнения, подпись владельца, печать организации, оформившей документ и подпись ответственного лица, занимавшегося её заполнением. Печать предприятия может быть заменена аналогичной отметкой отдела кадров, если таковая имеется на фирме. Необходимо помнить, что все данные, которые вносятся в книжку, должны основываться на официальных документах, представленных сотрудником.
На практике часто встречаются ситуации, когда служащие по незнанию самостоятельно заполняют титульную страницу трудовой или их обязывает производить данное действие руководство предприятия. Это является прямым нарушением действующего законодательства, так как оформлять трудовую должен только работодатель.
После заполнения документа, он храниться на предприятии. За учет и ведение книжек несет ответственность кадровик или иное уполномоченное на это лицо. Если работодателем является индивидуальный предприниматель, то данные обязанности возлагаются на него.
