Уведомляем о необходимости получить трудовую книжку (образец)

При стандартной процедуре расторжения трудового договора с сотрудником никакие уведомления отправлять не требуется. Это может понадобиться только в случае, если работник в силу определенных причин не получил трудовую книжку на руки при увольнении. Отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой или о предоставлении согласия на отправку ее почтой позволяет работодателю избежать ответственности за нарушение норм трудового права.
Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или на сайте. Это бесплатно.
8 (800) 350-31-84

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка относится к официальным документам строгой отчетности. Во время осуществления деятельности она находится в отделе кадров. Отсутствовать документ может только в результате порчи или потери, а также при первичном трудоустройстве. Работодатель сам оформляет новую, или можно получить дубликат у компании, где перед этим работал человек в течение 15 дней. Для этого потребуется написать заявление. Сделать это нужно не позже, чем через 5 дней после приема на работу.

Заполнение, выдача и хранение трудовой книжки осуществляется с соблюдением установленных законом правил и регламентов. Основными нормативами являются:

• Трудовой кодекс РФ;
• Постановление Правительства «О трудовых книжках»;
• Постановление Госкомстата №1 от 05.05.2001 года;
• Правила, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года;
• Инструкция Минтруда от 2003 года.

После увольнения сотрудник должен в последний рабочий день получить трудовую книжку, расчет и необходимые справки. В подтверждение он расписывается в специальном журнале. Если гражданин отказывается это делать, составляется акт, в котором три свидетеля ставят подписи, фиксируя тем самым данный факт.

При увольнении работодатель делает в документе соответствующую отметку, руководствуясь вышеуказанными положениями, и отдает ее лично сотруднику. Передавать трудовую через третьих лиц недопустимо, если у них нет нотариальной доверенности.

Важно знать! Если человек не пришел для получения в назначенный день, на его адрес направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Что представляет собой извещение о необходимости получить документ?

Согласно части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка выдается увольняемому в последний день его нахождения на рабочем месте. За допущенное нарушение предусмотрены наказания по статье 5.27 КоАП РФ – предупреждение или штраф в размере до 50 тыс. рублей.

Также при этом работник не сможет устроиться на новое место работы. Тогда виновный должен возместить ему весь неполученный за этот период заработок. Однако часть 6 статьи 84.1 предусматривает ряд исключений из этого правила. К ним относятся случаи, когда последний день фактического выхода на работу не совпадает с датой увольнения по следующим основаниям:

• прогул;
• невозможность продолжить работу в связи с приговором суда;
• истечение срока трудового договора, если он продлевался до окончания беременности или отпуска по беременности и родам.

В день увольнения работник может не появиться или под разными предлогами отказаться забрать документы. В этом случае, чтобы избежать неприятных последствий, ему следует направить уволенному уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте.

С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. При этом нужно приготовиться документально подтвердить факт отправки такого документа, поэтому необходимо бережно хранить все квитанции об оплате почтовых услуг и вторые экземпляры описей вложений, заверенные работником почтовой службы.

Выдача трудовой при отсутствии сотрудника

Забирать документы и расчет человек должен сам, но бывают такие ситуации, когда он сделать это не может. Это могут быть семейные обстоятельства, другие мотивы или болезнь родственника, из-за которой гражданину срочно потребовалось покинуть город. Типичными ситуациями, когда личное получение трудовой невозможно, считаются:

1. В последний рабочий день сотрудник не явился по неуважительной причине.
2. Человек не согласен с увольнением, поэтому просто отказался получать документы и расчет.
3. Гражданин был осужден, в этом случае получить книжку может доверенное лицо. Документ, предоставляющий полномочия, заверяет начальник колонии.
4. Работник был призван для прохождения службы в армии, и расторжение договора произошло автоматически.
5. Смерть. В этом случае уведомление направляется в адрес одного из ближайших родственников.

Если извещение составлено по всем правилам и направлено в адрес бывшего сотрудника, то ответственность за невыдачу документа с работодателя снимается. При изъявлении желания со стороны работника, книжка может быть переслана почтой. В этом случае требуется заказное письмо с уведомлением. Без его согласия, исходя из п. 36 Правил, такое действие считается незаконным.

Как направляется?

Уведомление необходимо направить заказным письмом с описью вложения. В качестве адреса получателя обычно указывается место проживания бывшего работника, которое отражено в трудовом договоре. Однако дополнительным соглашением между сторонами может быть указан иной адрес для обмена корреспонденцией.

Необходимо выдать документ или отправить его по почте в течение 3 рабочих дней со дня обращения работника.

Отправлять трудовую книжку вместе с уведомлением категорически запрещено. Пересылка допускается только после получения письменного согласия.

Правила составления уведомления

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку направляется работнику почтой или курьером. Строгой формы для документа не предусмотрено, но кадровая служба должна учитывать положения ст. 84.1 ТК РФ. Составляется оно в произвольном виде, с обязательным содержанием требования прийти в кадровый отдел. В извещении должны быть следующие сведения:

• Исходящий номер документа, дата его составления и место;
• Реквизиты сторон, а также ссылка на трудовой договор;
• Сообщение о причине и порядке расторжения контракта;
• Временной отрезок и место, когда человек обязан забрать трудовую книжку;
• Информация о том, что отправка документа почтой возможна только при наличии согласия со стороны владельца;
• Подпись руководителя и печать организации.

Высылка уведомления курьером является также соблюдением установленного регламента относительно необходимости забрать трудовую книжку и нужные справки. Направление через доверенное лицо требует распечатку извещения в двух экземплярах, на втором гражданин ставит отметку о дате и времени получения.

Образец уведомления

Общество с ограниченной ответственностью «Пирожков и компания»

Исх.№ 35 от 01.02.2003 Петрову Ивану Дмитриевичу г. Ижевск, ул. Еловая, д.8

УВЕДОМЛЕНИЕ О необходимости получения трудовой книжки

Трудовой договор №48 от 05.06.2000 года был расторгнут по соглашению сторон 29.01.2003 года. В связи с Вашей неявкой для получения трудовой книжки в назначенный день, документ Вам выдан не был.

В соответствии с ч.6 ст. 84.1 ТК РФ, уведомляем о необходимости в ближайшее время явиться в отдел кадров ООО «Пирожков и компания» для получения трудовой книжки, или дать письменное согласие на отправку ее почтой России.

Приложения:

Копия приказа о расторжении трудового договора.

Начальник отдела кадров Ильин И.В.

подпись

Сроки отправки

Уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении направляется сотруднику в течение 3-х дней после расторжения договора. Если она была утеряна, то ответственность за выдачу дубликата возлагается на кадровый отдел.

Уведомление о явке за трудовой книжкой: образец документа

Уведомление следует отправить сотруднику заказным письмом вместе с почтовым уведомлением о вручении послания и описью вложения (чтобы лишить его возможности утверждать, что письма в конверте не было).

Шапка документа должна содержать реквизиты организации-отправителя и данные о работнике-получателе – его ФИО и адрес. Также следует проставить дату и исходящий номер.

В уведомлении бывшему работнику нужно предложить:

• либо явиться за трудовой книжкой самостоятельно;
• либо разрешить переслать ее по почте (без согласия владельца книжки делать это запрещено).

Чтобы без труда составить уведомление о вручении трудовой книжки, образец его содержания можно использовать такой:

Сроки выдачи уведомления

Трудовая книжка предъявляется при устройстве на работу в подтверждение стажа. Ее предоставляют в Пенсионный фонд РФ для установления стажа работы и положенных государственных отчислений.

Формуляр остается на ответственном хранении работодателя до момента оставления сотрудником своих обязательств.

Запись об увольнении фиксируется на основании приказа, подписанного руководителем с основанием прекращения трудового контракта.

При прекращении отношений со специалистом кадровый отдел возвращает формуляр сотруднику. Передать его необходимо лично в последний день исполнения должностных обязанностей. Если осуществляется перевод обязанности по выдаче документа не предусмотрено, достаточно внести запись на основании соответствующего приказа.

Порядок уведомления об увольнении за виновные действия

Законодательство официально не требует уведомлять работника о подобном увольнении. На практике – например в случае длительного прогула, совершения хищения, наличия приговора суда – работники часто длительное время не появляются на рабочем месте, в том числе и в последний рабочий день. В подобной ситуации целесообразно дождаться его появления и вручить уведомление об увольнении и все связанные с ним документы.

Нередко компания направляет уведомление по почте заказным письмом и производит увольнение. Однако, если вдруг выяснится, что сотрудник болел в это время, расторжение трудового договора могут признать незаконным. Поэтому желательно до этого связаться с работником и попросить его явиться лично. Общий алгоритм оповещения сотрудника в остальном аналогичен описанному выше.

ОБРАЗЕЦ УВЕДОМЛЕНИЯ ОБ УВОЛЬНЕНИИ ЗА ПРОГУЛ

В какой срок должно быть отправлено уведомление

Работодатель обязан заранее известить сотрудника о предстоящем увольнении. Срок вручения уведомления – от 3 дней до двух месяцев до предстоящего события – установлен положениями ТК РФ. Конкретный срок определяется причиной увольнения. Например, если планируется сокращение штата, или ликвидация предприятия – необходимо известить работников как минимум за 2 месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ). За это время они смогут определиться с дальнейшими планами или найти новую работу. Если истекает срок действия срочного трудового договора, работодателю следует поставить в известность сотрудника за три календарных дня до его окончания (ст. ТК РФ).

Ответственность за увольнение без уведомления

Существующим законодательством предусмотрена ответственность за уклонение от подготовки документа оповещения. Например, если скрыть информацию о прекращении трудовой деятельности алиментщика, должностному лицу сулит штраф в размере от 15 000 до 20 000 рублей, а организации от 50 000 до 100 000 рублей. Если наниматель скрыл от ФМС, что иностранец освобожден от занимаемой должности, в отношении должностного лица предусмотрен штраф в размере от 35 000 до 50 000 рублей. На юридическое лицо налагается штраф в размере от 400 000 до 800 000 рублей. Об этом говорит пункт 3 статьи 18.15 КоАП РФ.

Какие права сохраняются за работниками при увольнении по инициативе руководства организации

За увольняемыми по инициативе работодателя сотрудниками сохраняется право на:

• получение выходного пособия,если причиной увольнения является сокращение штата или ликвидация предприятия. Кроме того, при сокращении штата, работнику перед увольнением должны быть предложены все имеющиеся на предприятии вакансии;
• получение заработной платы за фактически отработанное время;
• получение компенсации за неиспользованный отпуск;
• получение всех необходимых документов для трудоустройства на новом месте.

Недопустимо увольнение во время нахождения работника на больничном или в отпуске.

Что делать, если сотрудник не может получить трудовую книжку по той или иной причине

Обстоятельства, по которым важный документ не был выдан, могут быть различны:

1. Объективные, не зависящие от работодателя и работника: — болезнь уволенного работника; — смерть; — отсутствие в месте нахождения предприятия (отпуск, призыв в армию, заключение под стражу); — стихийные бедствия, техногенные катастрофы.
2. Субъективные: личное нежелание бывшего сотрудника из-за конфликтной ситуации с работодателем.

По закону в последний рабочий день должен быть издан приказ об увольнении, о чем делается отметка в книжке. Уволенный сотрудник обязан расписаться в карточке учета и журнале о выдаче ему документа. Расхождение с требованием закона происходит чаще всего при заключении срочных контрактов и при нарушениях корпоративной дисциплины постоянными сотрудниками.

Срочный контракт, заключенный на время замещения постоянного сотрудника, прерывается в день его выхода на работу. Временный работник может быть в это время на больничном, в отпуске. Вручить ему персональную книжку не представляется возможным. В образце уведомления о трудовой книжке при увольнении в таком случае обосновываются причины расторжения со ссылкой на приказ, просьба забрать документ.

Прогульщик, уволенный по статье, сотрудник, не согласный с аргументами работодателя о его сокращении, не забирают документ либо по халатности, либо из желания наказать работодателя и предприятие финансово.

По прошествии времени не получивший формуляр на руки гражданин имеет право обратиться в суд с требованием материального и морального возмещения ущерба. Причина – невозможность устроиться на новую работу из-за своеволия работодателя. Наличие копии своевременно отправленного извещения, акта об отказе получить формуляр послужат контраргументом в судебном разбирательстве.

Как правильно составить

В зависимости от того, для какого случая готовится уведомление, варьируется его внешний вид и содержание. Обязательно включить информацию:

• название предприятия;
• персональные сведения о сотруднике, должность, реквизиты трудового контракта;
• причина и дата прекращения договора;
• подпись лица, уполномоченного подготовить документ;
• данные о передаче и направлении документа адресату.

А вот образец письма приставам об увольнении сотрудника обязательно содержит информацию о том, имеется ли какая-то задолженность у алиментщика, произведен ли с ним окончательный расчет и когда это произошло.

Оповещении о необходимости получить расчет и документы направляется, если сотрудник не явился за причитающимися ему выплатами после прекращения контракта. Оно не имеет унифицированной формы, поэтому составляют его в произвольном порядке.

Оповещение для иностранца готовится по форме, утвержденной приказом ФМС России от 28.06.2010 № 147.