Увольнение по сокращению численности или штата в 2021 году

По закону в день расторжения с сотрудником трудовых отношений наниматель обязан выдать ему заполненную трудовую книжку. Данный документ нужно оформлять грамотно, с учетом ряда правил. Малейшая ошибка может стать причиной появления серьезных проблем. Обычно обязанность по заполнению такого документа ложится на специалиста отдела кадров. Важно знать, как оформить запись в трудовой об увольнении по сокращению штата.

Особенности процедуры увольнения

Если предприятие увольняет персонал из-за изменения штатного расписания, по закону – это увольнение со стороны работодателя. И оно должно, конечно, быть правильно оформлено.

Российское трудовое законодательство защищает интересы наемного персонала и обязует работодателя свести к минимуму возможный ущерб для подчинённых. Поэтому запись в трудовой при сокращении работника вносят, только если не удалось сохранить рабочее место. Руководство предприятия обязано использовать для этого следующие варианты:

Вариант	Пояснение
Предоставить равнозначную работу	Причем сотрудник получает возможность продолжать трудиться в этом же регионе
Предложить альтернативный вид деятельности	Здесь учитывают возможности здоровья сотрудника
Предложить место трудоустройства в другом регионе	Если стороны согласовали между собой такой вариант

Если ни один из этих вариантов не подходит, работник будет уволен по сокращению штата. Запись в трудовой об этом делают после опубликования приказа об увольнении.

Персонал нужно уведомлять о будущем увольнении заранее. Это делают только в письменной форме под роспись. После чего работодатель публикует приказ, подтверждающий фактическое прекращение трудовых отношений.

Также см. «Процедура сокращения штата работников по ТК РФ 2018».

Изменение численности или штата по ТК РФ

Если внимательно просмотреть трудовое законодательство, то можно увидеть, что эти два понятия довольно часто упоминаются в одной связке друг с другом. При этом оба они предполагают изменение количественного состава кадров, работающих у конкретного работодателя. Однако тут есть и принципиальное отличие.

В общем понимании под изменением численности подразумевается уменьшение (или добавление) количества кадров, занимающих конкретное место. При этом сама штатная единица не трогается. Если же речь идет о сокращении штата, то в данном случае исключается именно должность. При этом если ее занимали несколько работников, то теоретически все они должны быть уволены.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Если на предприятии проводят сокращение, запись в трудовую книжку вносят по правилам вышеуказанной Инструкции, а также по нормативам ст. 84.1 ТК РФ. В ней сказано о том, что все записи в трудовых книжках сотрудников должны соответствовать установленным нормам законодательства. Обязательно нужно вписать номер статьи Кодекса, пункта и подпункта.

По действующим нормативам запись в трудовой при сокращении штата вносят в виде одной из следующих формулировок:

«Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»;
«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Кадровик вправе применять любую из названных формулировок по собственному выбору, так как обе они считаются верными.

Важное условие: запись в трудовой по сокращению вносят полностью без каких-либо сокращений. Например, недопустимо вписать просто «России» вместо «Российской Федерации». Любое отклонение от этого требования считают нарушением, которое влечет неприятные последствия.

Далее показан образец записи в трудовой по сокращению штата:

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)			Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3			4
10	26	09	2018	Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации			Приказ от 26.09.2018 № 7-У
				Генеральный директор	Краснов	В.В. Краснов
				ПЕЧАТЬ
						Широкова

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2021 году».

Последствия неправильно оформленной записи в трудовой об увольнении по сокращению штатов

Согласно п. 1.2 Инструкции, в разделе трудовой книжки «Сведения о работе», куда вносятся записи об увольнении (в том числе и по оргштатным мероприятиям) запрещается исправление неточностей путем зачеркивания или использования канцелярского корректора. Исправления вносятся исключительно посредством признания неверной записи недействительной, для чего в графе 3 ставится о. Несоблюдение этого требования влечет недействительность трудовой книжки и обязанность сотрудника, ответственного за ее заполнение, по оформлению дубликата.

Более того, в силу абз. 3 п. 1.2 Инструкции у работника — владельца трудовой книжки есть право потребовать выдачи ее дубликата даже при правильном исправлении неверных записей. Для этого ему достаточно подать соответствующее заявление на имя работодателя.

Несмотря на то что законодательство не предусматривает ответственности именно за некорректное заполнение трудовых книжек, нарушение правил их ведения может привести к очень неприятным последствиям — в частности, к невозможности правильного расчета страхового стажа. В такой ситуации все финансовые издержки, которые придется понести в связи с восстановлением трудовой книжки, работник вправе возложить на работодателя в судебном порядке.

Еще больше материалов по теме в рубрике: «Увольнение».

Как быть, если допущена ошибка

Иногда кадровики по неопытности или по невнимательности допускают ошибки, когда делают запись в трудовой книжке при сокращении штата. Ошибочную строчку нельзя перечеркивать, замазывать корректором, а также пытаться внести какие-либо исправления.

Единственный допустимый способ исправления – сначала внести запись о недействительности, а затем заново записать нужную информацию уже верным способом. Кадровику приходится постоянно быть предельно внимательным при работе с документацией.

Также см. «Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)».

Читать также

29.09.2018

Когда документ выдается на руки?

Вопрос регулируется нормами, содержащимися в ст. 84.1 ТК РФ. По общему правилу, трудовая книжка при увольнении по сокращению или по любому другому основанию должна выдаваться в день расторжения трудового договора. Но могут иметь место ситуации, когда это невозможно. Например:

Работник не явился за документом. Чтобы не быть привлеченным к ответственности, работодателю, сразу же, необходимо написать бывшему сотруднику письмо, в котором следует предложить два варианта решения проблемы.
Второй: предложить сокращенному работнику дать согласие на отправление трудовой книжки почтой по указанному сотрудником адресу.
Работодатель, по той или иной причине, не выдает документ, о котором идет речь.
Во-вторых, в данном случае, сокращенный сотрудник должен направить бывшему работодателю заявление с просьбой выдать трудовую. Срок на выполнение этого законного требования составляет 3 дня.

Отметим, что сам работник имеет право выбора получения всех документов, выдаваемых при сокращении, в том числе, и трудовой книжки.

Приказ о сокращении

Указывается название должности.

В общем приказе о предстоящем сокращении, исполнительный орган – руководитель предприятия, определяет организационные меры по сокращению штата и назначает ответственных лиц.

Законодательно утвержденной формы приказа не существует, поэтому приказ составляется в свободной форме применимой для отдельного предприятия и отражающей суть сокращения штата. Содержание приказа рекомендуется свести к следующим положениям:

Бланк предприятия;
Дата, номер;
Название: приказ о проведении мероприятий по сокращению штата;
Причина или цель: например, аутсорсинг внешней компании и оптимизация затрат и т.д.;
Указать единицу подлежащую сокращению в штатном расписании и дату сокращения;
Распоряжение главе кадровой службы информировать соответствующих сотрудников о сокращении, разъяснить права и гарантии в соответствии с ТК РФ, а также информировать профсоюз и службу занятости о планируемом сокращении штата организации;
Возложение контроля за исполнением на руководителя;
Подпись руководителя, расшифровка, должность и печать;
Ознакомление главы кадровой службы с приказом: подпись, расшифровка, должность.

Уведомление

Работник расписывается в уведомлении.

Далее, в соответствии с вышеуказанным приказом отдел кадров вручает письменное уведомление каждому сокращаемому сотруднику. Содержание уведомления выглядит следующим образом:

дата, номер;
ФИО сотрудника и должность;
уведомление о предстоящем сокращении штата в соответствии с приказом руководителя (реквизиты) и ТК РФ;
указание даты сокращения (через два месяца после вручения уведомления);
разъяснение права работника получить выходное пособие, проработать два месяца или отказаться от работы с пропорциональной оплатой времени отказа;
предложение вакантной должности из существующего штатного расписания, если таковая имеется;
подпись, расшифровка подписи, должность руководителя, печать;
ознакомление работника: должность, ФИО, подпись, дата.

В случае отказа сотрудника расписаться, отдел кадров составляет соответствующий акт фиксирующий отказ при свидетелях с их подписями.

Работникам, находящимся на больничном в связи с болезнью или травмой, уведомление вручается после их выхода на работу. Срок уведомления также составляет два месяца. Необходимо отметить, если сотрудник взял больничный для ухода за ребенком, уведомление вручается во время больничного наравне со всеми.

Что необходимо знать, чтобы не ошибиться?

Если ссылаться на нормы законодательства, то ведение и хранение трудовых книжек – это процедура унифицированная и до известной степени формализованная.

Поэтому далее мы последовательно рассмотрим сведения, необходимые для успешного заполнения граф разбираемого в статье документа.

Итак, как производится запись в трудовой при сокращении работника:

В трудовой книжке информация фиксируется посредством ручки (вне зависимости от формы подачи чернил) с чернилами черного, фиолетового или синего цвета без использования общеупотребимых сокращений.
Заполняются всего 4 графы (№ записи, дата ее внесения (число, месяц, год), непосредственно отражаемый кадровый факт, основание для его фиксации).
В записи об увольнении по сокращению (инициатива работодателя) должно быть место для отсылки к статье 81, точнее к одному из ее пунктов (в нашем случае – на второй).
Печать — общеорганизационная (или принадлежать ИП), хотя, по существу, в документе можно увидеть и оттиск печати структурного подразделения, в функционал которого входит ведение кадров (если таковое в учреждении имеется).
Дата увольнения – это, в большинстве своем, последний рабочий день сотрудника.
ВАЖНО. Это не относится к моментам, когда рабочее место за сотрудником сохранялось, а он в это время непосредственно не осуществлял свои трудовые функции.
Данные в трудовой книжке не визируются, а заверяются подписями, соответственно, работника (если это возможно) и руководителя (либо лица, которому делегированы полномочия по их ведению).

Порядок увольнения

Обязательно вносится запись в трудовую.

При сокращении штата работодатель убирает должность – штатную единицу, например: вследствие аутсорсинга внешней маркетинговой компании сокращается должность маркетолога на предприятии. Соответственно все маркетологи будут подлежать сокращению.

Для этого работодателю необходимо строго соблюдать требования установленные законодательством в ст. 81 ТК РФ для предотвращения возможных разногласий с сокращенными работниками. Требования заключаются в:

издании локального приказа по предприятию о предстоящем сокращении;
информировании профсоюза, если имеется;
информировании местной службы занятости;
индивидуальном письменном уведомлении сотрудников под роспись;
предложение вакантных должностей сотрудникам имеющимся на дату уведомления в порядке приоритета оснований (квалификация, семейное положение, наличие иждивенцев и т.д.);
издании индивидуальных приказов о прекращении трудовых отношений вследствие сокращения штата;
издании приказов и дополнительных соглашений в трудовые договоры для сотрудников согласившихся на вакантные должности;
утверждении нового штатного расписания;
занесении записи в трудовую книжку;
осуществлении всех причитающихся выплат;
выдаче трудовой книжки в последний день работы.

Работодатель должен всегда помнить, что беременные и сотрудницы в декрете являются привилегированными сотрудниками, их сокращать нельзя.

Далее подробнее о вышеуказанных требованиях.

Документы

Сокращение подразумевает составление ряда локальных документов, с которыми сотрудники знакомятся под роспись. Без этого процедура может быть признана недействительной, а уволенные сотрудники восстановлены на работе.

Первым из них должен стать приказ об утверждении нового штатного расписания и начале процедуры сокращения. Ознакомление с ним может совпадать по срокам с уведомлением о предстоящем увольнении, а может быть выполнено и раньше.

Письменное уведомление о сокращении — второй документ, где должна быть подпись сотрудника. Для этого документ составляется в двух экземплярах. Один выдается на руки, а второй сохраняется в личном деле.

Одновременно в таком уведомлении может содержатся информация об отсутствии в компании свободных подходящих вакансий.

Если работнику предлагаются другие вакантные должности, то это также должно выполняться письменно. На предложении работник своей рукой пишет о согласии на перевод или об отказе от него. При отсутствии вакансий предложение не направляется.

Обязательна подпись сотрудника на приказе об увольнении. При отказе ее поставить, сотрудниками кадровой службы составляется об этом акт. Последний документ, подписываемый работником при увольнении, будет его трудовая книжка. Подписью заверяется последняя запись.