Как восстановить трудовую книжку при утере

Главная / Трудовое право / Трудовая книжка

Опубликовано: 20.06.2018

Время на чтение: 4 мин

308

Как и в случае с другими основными личными документами гражданина, утеря трудовой книжки предполагает кропотливую процедуру ее полного восстановления. При этом под восстановлением понимается процедура выдачи дубликата бланка документа учета трудовой деятельности и стажа, а также внесение в него соответствующих записей фактов трудоустройства на прежних местах. Рассмотрим, каков порядок восстановления трудовой книжки при утере ее владельцем или компанией-работодателем.

Порядок восстановления трудовой книжки при ее утере работником или работодателем
Куда обращаться для восстановления бланка учета трудовой деятельности и стажа?
Способы восстановления бланка трудовой книжки

Правила содержания и хранения трудовой

В соответствии с действующим законодательством, трудовая книжка входит в перечень бланков строгого учета. Значит это то, что относиться к ней нужно крайне бережно и внимательно, не допуская ее попадания в посторонние руки. Связано это с тем, что на основе записей, внесенных в трудовую, в дальнейшем вычисляется общий трудовой стаж работника, начисляется пенсия.

В период, когда человек официально работает, трудовая хранится у его работодателя под присмотром специалиста по кадрам или у секретаря.

В это время данный сотрудник несет за документ полную ответственность, в том числе материальную, т.е. если трудовая внезапно исчезнет, восстанавливать ее представитель компании будет за свой счет.

Однако, иногда трудовая оказывается на руках гражданина. Это бывает, в первую очередь тогда, когда он находится без работы или же по каким-то причинам вынужден взять трудовую у работодателя. Надо отметить, что в большинстве случаев для предоставления информации из трудовой по месту требования достаточно взять с места работы заверенную выписку или копию книжки, но вот что касается некоторых государственных структур, например, Пенсионного фонда или же банковских кредитных учреждений, там зачастую просят только оригинал документа.

И вот в этот период никто не застрахован от утери трудовой или ее утраты (последнее может быть связано с каким-либо чрезвычайным обстоятельством – пожаром, затоплением, аварией и т.д.).

Никакого наказания за потерю или утрату документа по закону нет, но вот его восстановление – это в первую очередь забота и обязанность его владельца.

При этом даже частичное повреждение трудовой книжки – обгорание, нехватка листов, несмываемая грязь и т.п. служит основанием для ее замены и получения нового бланка.

Порядок оформления дубликата

Дубликат – это новый бланк трудовой книжки, в который внесены необходимые записи. Порядок их внесения регламентирован Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69.

Заполнение дубликата производится по следующим правилам:

на первой странице (титульном листе) в правом верхнем углу нужно написать слово «Дубликат».
Ф.И.О. и образование работника указываются по состоянию на момент заполнения дубликата. Предыдущие данные указывать не нужно. Например, если в период работы сотрудница изменила фамилию в связи со вступлением в брак, дубликат оформляется на новую фамилию.
В трудовую книжку необходимо внести запись об общем стаже работы у предыдущих работодателей, а также подробные сведения о предыдущих местах работы на основании предоставленных работником документов;
Последней вносится запись о текущем месте работы.

В течение какого срока работодатель должен оформить новую книжку

После того, как заявление уйдет по месту назначения, новая трудовая книжка должна быть выдана в двухнедельный срок. А вот заниматься сбором предыдущих записей должен тот, по чьей вине произошла утрата прежнего документа. Если это сам владелец – то надо пройтись по бывшим местам работы и попросить, чтобы там поставили в трудовую нужные штампы. Если же утеря произошла по вине сотрудника компании – в тот период, когда книжка находилась на ответственном хранении у работодателя – заботиться о ее восстановлении должен уже он.

«Потеря» бывшего работодателя — что делать?

Нередки случаи, когда владелец трудовой книжки в момент оформления ее дубликата выясняет факт ликвидации организации, в которой он когда-то работал. Для него это значит, что данное предприятие как источник подтверждающих документов для внесения записей в книжку, уже не существует. Что предпринять в этом случае?

Прежде всего, следует выяснить, что ваш наниматель ликвидирован действительно, а не реорганизовался, просто сменив при этом название, или претерпел любое другое изменение (слился с другой организацией, вошел в качестве подразделения в структуру покрупнее или, наоборот, стал его отделением). Если это окажется так, то новое предприятие, будучи правопреемником старого, обязано выдать вам все необходимое.

Если обнаружится, что вашей организации больше не существует, то обращение с запросом в архив, куда ликвидированные организации обязательно сдают всю свою документацию, поможет вам решить вопрос с утерянной книжкой. Справка из архива – убедительный аргумент для внесения необходимых записей в трудовую книжку. Если необходимые сведения не найдутся в архивном учреждении, владельцу книжки придется отправить в суд заявление с просьбой признать факт работы в данной компании, заручившись поддержкой минимум двух свидетелей.

Как сформулировать заявление, особенности документа

Если вы читаете эту статью, значит перед вами наверняка стоит задача по составлению заявления об утере трудовой книжки. Прежде чем предоставить вам подробное описание документа, дадим некоторые общие сведения, которые имеют отношение ко всем таким бумагам.

Во-первых, имейте в виду, что практически любые заявления сегодня можно писать в произвольной форме (за исключением тех, что подаются в государственные органы – там обычно надо заполнять унифицированные формуляры). Конечно, если работодатель требует от вас формирования заявления по шаблону, который он предоставляет – следует воспользоваться таким способом.
Во-вторых, для документа подойдет обычный лист бумаги любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5. Заявление можно писать вручную или же набирать на компьютере, при этом, желательно сразу уточнить в кадровом отделе, какой вариант им нужен – не везде принимают напечатанные бланки. Если вы сделали электронный текст, его в любом случае нужно распечатать – это необходимо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись.
Делайте заявление в двух экземплярах – один из них отдайте представителю работодателя, второй оставьте себе, предварительно заручившись на нем отметкой о получении копии. В будущем такая предосторожность может вам помочь – например, если сотрудник отдела кадров заявит, что заявления об утере трудовой не было, и откажется выдавать дубликат.

При оформлении новой трудовой книжки обратите внимание!

Оформление новой трудовой книжки осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

При оформлении новой трудовой книжки обязательным является получение от поступающего на работу письменного заявления с указанием причины отсутствия трудовой книжки.

При этом причина отсутствия трудовой книжки может быть любой, а работодатель, получив письменное заявление, не вправе отказать работнику в оформлении трудовой книжки. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку только работнику, проработавшему у него свыше пяти дней и если работа у данного работодателя является для работника основной (часть 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 “Правил ведения и хранения трудовых книжек… “, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»).

Некоторые кадровики считают, что если работник поступает на работу впервые, то работник не должен писать заявление с просьбой об оформлении трудовой книжки, поскольку часть 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ этого не требует.

Но позволю себе спросить: Каким же образом кадровику узнать, в первый раз работник устраивается на работу или нет?

Полагаю, что только получив, письменное заявление.

Поэтому, на мой взгляд, правильным будет истребование с работника письменного заявления о выдаче новой трудовой книжке в случае ее отсутствия по любой причине.

Также следует помнить, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (пункт 44 “Правил ведения и хранения трудовых книжек… “, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»). Работодатель не вправе требовать с работника, чтобы он самостоятельно покупал трудовую книжку.

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение.

Образец заявления об утере трудовой книжки

Теперь мы подошли к главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ не представляет особой сложности в составлении – на основе представленного ниже образца вам без особых проблем удастся написать свое заявление.

Итак, по порядку. В начале документа обозначьте, кому вы его адресуете: здесь надо указать должность, ФИО руководителя компании, в которой вы работаете (или работали), а также название самой организации. Далее внесите свои данные – также должность и ФИО. Затем, посередине строки, напишите слово «заявление» и поставьте точку.

С новой строки информируйте работодателя о собственно утере трудовой книжки. Причины утраты писать не обязательно – в законодательстве такое требование отсутствует. Далее сославшись на ст. 65 ч.5 ТК РФ попросите оформить новую трудовую. Напоследок поставьте под документом свою подпись и вручите его ответственному сотруднику.

Если работодатель переименован

Смена наименования работодателя не будет препятствием для выдачи дубликата трудовой книжки по последнему месту работы. В этом случае:

работодатель заполняет дубликат и указывает на титульном листе новое наименование, проставляет печать;
в разделе 3 «Сведения о работе» необходимо указать данные о старом наименовании организации;
запись о смене наименования вносится в хронологическом порядке. Если изменение названия произошло после увольнения работника, запись вносится в последнюю очередь в раздел 3, при этом в 4 разделе указываются название, номер и дата документа о переименовании — как правило, решения участников или учредителей, собственников имущества организации.

Образец записи о переименовании: «Общество с ограниченной ответственностью «Тета» было переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Тета Плюс» первого июня две тысячи девятнадцатого года.»

Как восстановить книжку если организация ликвидирована?

Если организация ликвидирована, необходимо обращаться в архив. Выдадут справку со всеми сведениями. Недействительные записи не будут указаны в справке. В случае, если организация была переформирована, нужно обратиться в отдел кадров.

Как восстановить записи при потере трудовой книжки?

При восстановлении, данные вносятся без сокращений, в соответствии с установленными законом правилами и инструкциями. Для заполнения дубликата используют ручку с черными, фиолетовыми или синими чернилами.

При восстановлении документа, необходимо соблюдать:

Правильный порядок написания;
Достоверность информации.

Все записи делаются на государственном языке.

Кто восстанавливает книжку?

Обязанности по восстановлению возлагаются на последнего работодателя, если гражданин напишет заявление о выдаче дубликата. Гражданин сам решает, кого считать своим последним работодателем. Об утрате или порчи книжки можно заявить при устройстве на новое место работы, в этом случае, дубликат должен выдать новый работодатель.

Сроки восстановления

Даже если документ был утерян по вине работника, или после увольнения, он должен направиться к своему последнему начальнику, тот, в свою очередь направит бывшего служащего в отдел кадров. Сроки восстановления — 15 дней (календарных). Гражданин должен расписаться в получении нового документа.

Работник потерял трудовую книжку

Рассмотрим следующую ситуацию: сотрудник, уволившись с работы и получив трудовую книжку, благополучно ее теряет. Как быть бухгалтеру организации, в которую пришел трудоустраиваться такой работник? Первым делом, с него нужно потребовать заявление об оформлении новой трудовой книжки в связи с утратой (повреждением, порчей и т.п.). Оформляется оно так:

Генеральному директору ООО «Валентино» Скороходову Д.Б. От оператора call-центра Дубовой Е.П.

В связи с тем, что в период до заключения трудового договора с ООО «Валентино» я утратила свою трудовую книжку, и на основании части 5 статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу оформить мне новую трудовую книжку. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.

Е.П. Дубова 26 декабря 2011 года

Обратите внимание: такое заявление подает уже сотрудник, а не кандидат на должность. Это значит, что сначала нужно заключить трудовой договор с этим лицом, несмотря на то, что трудовой книжки у него на руках нет.

После того, как руководитель завизирует это заявление (если это предусмотрено системой документооборота, сложившейся в организации), а сотрудник оплатит стоимость бланка трудовой книжки, бухгалтер может приступать к ее заполнению. При этом нужно учитывать, что речь в данном случае идет не о выдаче дубликата (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек*, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225), а о выдаче новой трудовой книжки взамен утраченной (последний абзац ст. 65 ТК РФ). А значит, никаких сведений о суммарном стаже и т.п. в книжку вносить не нужно – она заполняется в том же порядке, что и сотруднику, поступающему на работу впервые.

Факт выполнения заявления работника будет подтверждаться его собственноручной подписью на титульном листе трудовой книжки. Поэтому брать с работника расписку о выдаче новой трудовой книжки не нужно.

Куда обращаться

Как работнику, так и работодателю доступны три варианта оформления дубликата:

Пенсионный Фонд. Обратившись в ПФ, работник может получить выписку всех ранее занимаемых должностей, находящихся в базе Фонда. После чего обойти все предприятия для сбора подтверждающих приказов, финансовых ведомостей и договоров.
МФЦ. Многофункциональные центры наиболее удобный вариант. Работнику нужно только прийти в МФЦ и написать заявление с просьбой о выдаче дубликата. Центр сделает запрос на получение справок в Государственном архиве. Вот только, если организация не позаботилась о сдаче документов в архив, то получить документы через МФЦ не получится.
Частные юридические организации. Услуги таких организаций сегодня довольно популярны. Гражданам не приходится обивать пороги кабинетов, разбираться с бумажной волокитой и бюрократией. Все сделают юристы. Для этого работник подает заявление на имя юридической организации и оплачивает услуги.

К сожалению, услуги частных организаций дороги, а в Госархиве не всегда найдется вся нужная информация, поэтому, зачастую, работникам приходится самостоятельно искать справки для ПФ. Также работник может попросить помощи у работодателя, который поручит поиск документов отделу кадров.

Кстати, запрос в архив можно сделать самостоятельно, но такая услуга относится к дорогостоящим. Часто Государственным архивом приходится пользоваться в тех случаях, когда организация или предприятие было ликвидировано. По закону, после ликвидации вся документация сдается в архив и хранится еще 75 лет.

Восстановление книжки возможно и через суд. Но этот вариант еще более кропотливый и подразумевает долгое бюрократическую волокиту с привлечением юристов, поэтому к суду прибегать следует в самых безнадежных ситуациях.

Что говорится в законе о восстановлении

Во-первых, закон обязует, чтобы у каждого работника была трудовая книжка. Без нее официальное трудоустройство невозможно. Во-вторых, согласно официальной терминологии, при восстановлении речь идет о выдаче дубликата, хотя по сути это одно и тоже.

Утерю трудовой регламентируют два нормативных документа – постановление правительства №225 пункты 31 и 32 от 2003 года и постановление Минтруда №69 пункты 7.1 и 7.2 также от 2003 года.

При этом в новой книжке, в верхней части страницы, будет стоять отметка, что это дубликат, а подтвержденный стаж будет суммирован и записан одной строчкой с указанием количества лет, месяцев и дней.

Дубликат для бывшего работника

Продолжим тему потерянных трудовых книжек. В принципе, у сотрудника, который после увольнения вдруг обнаружил, что его трудовая книжка «куда-то делась», есть альтернативный описанному выше вариант поведения. Он может обратиться к своему бывшему работодателю и потребовать выдать ему дубликат трудовой книжки. Согласно пункту 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан этот дубликат оформить.

Очевидно, что заявление о выдаче дубликата должно быть письменным:

Директору ООО «Сарагон» Петрову Н.И. От Дубовой Е.Н.

В связи с утратой трудовой книжки, в период после увольнения с должности оператора сall- и до трудоустройства на другое место работы, на основании пункта 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.

Е.Н. Дубова 26 декабря 2011 года.

На основании этого заявления и документов, имеющихся в организации, бухгалтер должен подготовить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней. Порядок оформления дубликата достаточно детально прописан в законодательстве, поэтому останавливаться на нем подробнее не будем. Скажем лишь, что бухгалтер должен четко следовать букве закона и вносить в дубликат только те сведения, которые имеются в документах. Никаких дополнений, исправлений и т.п. делать нельзя, даже если ошибка (например, в статье или пункте статьи) очевидна. Все, что есть в документах, должно быть в точности – слово в слово – перенесено в дубликат – таков закон!

Не забудьте при передаче работнику дубликата взять с него расписку в получении. Сделать это можно непосредственно на заявлении – пусть работник собственноручно напишет (снизу или на обороте): «Дубликат трудовой книжки получил лично», проставит число и подпись.

Ошибочные записи

Наверное, каждый бухгалтер, которому приходилось сталкиваться с кадровой работой, знает, что записи, внесенные в трудовую книжку по ошибке, можно исправить, признав их недействительными. Но для многих оказывается сюрпризом правило, согласно которому любой работник, в трудовой книжке которого появилась недействительная запись, связанная с увольнением или переводом, может потребовать замены трудовой книжки. А между тем такое право предоставлено работнику пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Соответственно, если, например, при увольнении работник увидит у себя в трудовой книжке сделанную по ошибке (и признанную недействительной) запись о переводе или об увольнении – согласитесь, всякое бывает и от ошибок никто не застрахован – то он может попросить заменить такую трудовую книжку дубликатом. Однако одной устной просьбы в данном случае мало – в пункте 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек прямо говорится о письменном заявлении.

Выглядеть оно может, например, так:

Директору ЗАО «Васк» Нурину П.С. от старшего экономиста Дургилиевой О.П.

В связи с наличием в моей трудовой книжке записи об увольнении, признанной недействительной, и на основании пункта 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.

Дургилиева О.П. 26 декабря 2011 года.

Обратите внимание, что в этом случае работник в силу прямого указания в пункте 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек не обязан оплачивать стоимость бланка трудовой книжки.

Сам дубликат в данном случае оформляется на основании «испорченной» трудовой книжки путем перенесения «слово в слово» в новую трудовую книжку всех имеющихся записей (за исключением, конечно, тех, которые послужили основанием для выдачи дубликата). После оформления дубликата, его нужно выдать работнику одновременно с «испорченной» трудовой книжкой. Не забудьте взять с работника расписку в их получении следующего содержания: «Дубликат трудовой книжки, а также трудовую книжку, в которой имеется запись об увольнении, признанная недействительной, получил. Число, подпись».

*Полное название документа – Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Источник: БухОнлайн.ру Автор: Алексей Крайнев, налоговый юрист портала «Бухгалтерия Онлайн»

Цитата (Flashka-T): Здравствуйте! Спасибо за статью. Может поможете мне разобраться, что делать с моей трудовой книжкой? На титульном листе в ней не зачеркнута, а ЗАТЕРТА и ИСПРАВЛЕНА неправильная запись отчества. На 1 странице обложки написано «Исправленному верить». Печать. Подпись. Дата. Эти исправления сделаны организацией, ВЫДАВШЕЙ трудовую книжку в 1984 году. Понимаю, что меня ждут большие проблемы при оформлении пенсии, которая не за горами. *Действительна ли моя трудовая книжка с такими исправлениями (кстати сказать есть и другие в сведениях о работе)? *Возможна ли выдача дубликата? *Не будет ли выглядеть странным то, что мне придется самой себе выписывать дубликат, т.к. сейчас я работаю документоведом и отвечаю за ведение трудовых книжек?

Добрый день. На нашем форуме нельзя задавать вопросы в темах, в которых обсуждаются публикации. Пожалуйста, свой вопрос задавайте в новой теме в соответствующем разделе форума

. (О том, как задать новый вопрос, смотрите в сообщении здесь ) Читайте правила форума .

Сообщение-вопрос удалено модератором. Задайте, пожалуйста, этот вопрос в НОВОЙ теме в разделе «Вопросы от работников».

Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер