Особенности и условия предоставления дополнительного отпуска за работу в районах Крайнего Севера

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Продолжительность отпуска работающих в районах Крайнего Севера
• Расчет стажа для дополнительного отпуска в районах Крайнего Севера
• Расчет количества дней дополнительного отпуска
• Расчет суммы оплаты отпуска в районах Крайнего Севера
• Условия предоставления отпуска в районах Крайнего Севера работающим по совместительству
• Отпуск вахтовиков в районах Крайнего Севера
• Северный отпуск для сопровождений ребенка к месту учебы
• Компенсация проезда к месту отдыха работающих в районе Крайнего Севера
• Нюансы предоставления компенсаций на отпускные расходы в 2020 году
• Денежная компенсация отпуска в районах Крайнего Севера
• Ответственность за непредоставление отпуска

Отпуск в районах Крайнего Севера имеет свои особенности. Причем они касаются не только продолжительности отдыха, но и некоторых других моментов. К примеру, порядка определения стажа для дополнительного отпуска или права родителей брать дни для сопровождения детей к месту их поступления в то или иное учебное заведения.

Вся специфика предоставления отпусков гражданам, работающим на Крайнем Севере, четко регламентируется законом. К сожалению, далеко не все работодатели следуют его букве, особенно работающие в частном секторе. Но если знать установленные Трудовым кодексом РФ нормы, в случае необходимости всегда можно будет защитить свои права.

Продолжительность отпуска работающих в районах Крайнего Севера

Трудящиеся граждане нашей страны по закону имеют право на ежегодный отпуск в течение как минимум 28 дней. Однако в некоторых случаях отдых может продлиться дольше. Например, если человек работает в северных регионах. Существует несколько способов, с помощью которых можно продлить отпуск в районах Крайнего Севера.

Определенная категория трудящихся государственных структур может рассчитывать на продление отпуска. К примеру, не менее 45 рабочих дней отдыхают сотрудники судейского корпуса и не менее 45 календарных дней — работники следственных органов, полиции, прокуратуры.

Также жители холодных областей, кроме отпуска, на общих условиях могут получить дополнительные дни отдыха:

• 24 календарных дня, если человек работает на Крайнем Севере;
• 16 календарных дней, когда гражданин проживает в области, приравненной к Крайнему Северу;
• 8 календарных дней, если район не относится к вышеуказанным категориям, однако по закону в нем действуют северные надбавки к заработной плате.

Кроме того, можно получить дополнительные дни отдыха по иным причинам. К примеру, если человек трудится во вредных условиях производства. Отпуск в районах Крайнего Севера можно увеличить, если к основным прибавить льготные дни.

Северяне имеют право отправиться на отдых по стандартным правилам: спустя 6 месяцев работы в одной организации.

Распределение отпусков происходит по графику, который утвердил руководитель на 12 месяцев. В Трудовом кодексе РФ определено, что гражданам доступен отпуск в районах Крайнего Севера как в летний период, так и зимой, осенью или весной.

По закону трудящийся имеет право на частичное либо полное объединение основного и льготного отпуска лишь за последние 24 месяца. При этом отдых должен быть не более 6 месяцев (учитывая дни, которые человек взял без сохранения зарплаты, а также время, пока он будет добираться до места отдыха).

В ситуации, когда длительность отпуска больше 6 месяцев за год, неиспользованные дни можно перенести на следующий отпускной период. Северянам рекомендуется продумывать график отдыха на два года вперед.

Если трудящийся увольняется, при этом он не воспользовался отпуском, то необходимо поступить следующим образом: использовать положенный отдых, а затем уйти с работы. Однако это возможно лишь в том случае, когда работник не нарушил нормы Трудового кодекса РФ.

В качестве подтверждения статуса северянина выступает трудовая книжка. В ней отмечено, что человек трудится в компании, расположенной в северном регионе.

В некоторых организациях предоставляют справку, подтверждающую северный стаж. Она оформляется в свободной форме, так как законодательство не регулирует то, как она должна быть составлена.

Обратите внимание!

Граждане, отправляющиеся в командировку в северные районы, не получают никаких компенсационных выплат и льготных отпусков.

Основной и дополнительный отдых работающим вахтовым методом

Регулирование занятости граждан, которые выполняют вахтовые задачи, проводится на основании гл. 47 ТК. Вахтой, согласно ст. 297, является рабочий процесс, предусматривающий реконструкцию или ускоренное строительство объектов.

Порядок трудовых задач в местностях с экстремальными или сложными климатическими условиями регламентирован Постановлением № 794/33-82 и применяется на основании ст. 423 ТТК.

С учетом занятости в особых условиях вахтовики имеют право на льготный отдых. К особенностям северного отпуска для данной категории работников относятся:

• длительность – 28 календарных суток ежегодного (ст. 115 ТК);
• получение дополнительной недели отгулов (ст.117), если работа проводится во вредных или опасных условиях;
• увеличение периода отдыха на основании локальных документов компании;
• продление отпускного времени для людей, трудоустроенных на Крайнем Севере и сравнимых с ним районах.

График отгулов составляется на основании действующих норм трудового законодательства (ст. 123). Если вахтовик вышел из отпуска, но по табелю учета рабочего времени должен отдыхать между сменами, его могут задействовать на другой должности до момента начала работы бригады.

Второй вариант решения ситуации – временный перевод сотрудника в другую вахтовую смену.

Расчет стажа для дополнительного отпуска в районах Крайнего Севера

Чтобы определить длительность отпуска в районах Крайнего Севера 2020, следует придерживаться тех же принципов, как при расчете стандартного отпуска. Необходимо учитывать:

• период работы, причем не важно, сколько длится рабочая неделя или рабочая смена;
• временной промежуток, когда трудящийся был по закону освобожден от работы, как без, так и с сохранением зарплаты. Сюда относятся выходные, праздничные дни, отпуск;
• длительность прогула по вынужденным причинам: человека незаконно уволили, не допустили к работе или если он не смог пройти медицинский осмотр по вине третьих лиц;
• время отдыха без сохранения заработка, которое было предоставлено по требованию работника (не дольше 14 дней в год);
• выход в декрет, роды;
• длительность простоя по вине работодателя.

Чтобы определить стаж, необходимо учесть все календарные дни с момента оформления человека на должность до последнего дня рабочего года.

В стаж для дополнительного отпуска в районах Крайнего Севера не входят:

• дни, когда трудящийся не явился на работу без уважительной причины (находился под действием алкоголя, не прошел инструктаж или медицинский осмотр по своей вине);
• отпуск по уходу за ребенком до полутора и трех лет.

Важно! При вахтовом методе работы стаж подсчитывается иначе. Здесь ключевое значение имеет то, из какого региона гражданин отправляется на вахту: северного района или же той области, где северная надбавка отсутствует.

Когда можно заменить деньгами

Минимальный отпуск за год длится 28 дней, отдохнуть меньше запрещается законом. Компенсировать можно только те дни отпуска, которые превышают эти обязательные 28 рабочих дней — это и называется компенсация за неотгулянный отпуск. Откуда могут взяться у работника эти дополнительные дни:

• есть право на дополнительный отпуск;
• положены дополнительные дни, например, за переработку или ненормированный рабочий день;
• остались с прошлого года (речь идет только о дополнительных днях, превышающих 28 календарных дней).

Во всех этих случаях сотрудник не обязан отдыхать дополнительные дни, а может попросить работодателя компенсировать их деньгами. Но отгулять 28 рабочих дней в течение года придется в обязательном порядке.

Получают деньги за отпуск по личному заявлению сотрудника. Как и любое другое, оно оформляется на имя руководителя в письменной форме. Унифицированная форма отсутствует, поэтому пишите произвольно. В статье мы подробно расскажем, как составить такое заявление и приведем образец.

Расчет количества дней дополнительного отпуска

Сколько дней длится отпуск в районах Крайнего Севера? Чтобы определить длительность, следует использовать следующую формулу:

Кдо = Дкс / 12 × Сг – Ои

Как она расшифровывается:

• Кдо – дни отпуска в северных регионах за 12 месяцев;
• Дкс – дни дополнительного отдыха, который полагается по закону;
• Сг – отпускной стаж, полученный человеком во время работы в северном регионе;
• Ои – дни дополнительного отдыха, которые работник использовал в текущем году.

Особенности «северного» отпуска для совместителей

По ст. 321 ТК РФ граждане, осуществляющие деятельность параллельно основной работе в суровых климатических условиях, вправе рассчитывать на добавочные дни отдыха. В законодательстве строго определено, сколько дней отпуск на Севере составляет для совместителей. Сотрудникам, выполняющим должностные обязанности на другом предприятии в неблагоприятном для жизни и здоровья регионе более полугода, положено 16 или 24 дня дополнительных отгулов в зависимости от субъекта страны. По ст. 286 отпуск внешнего совместителя должен совпадать с периодом отдыха на основной работе. Если гражданин трудоустроен в другой организации менее 6 месяцев, дополнительные отгулы начисляются руководителем авансом.

Расчет суммы оплаты отпуска в районах Крайнего Севера

Работодатель обязан предоставить отпускные не позднее чем за 3 дня до начала ухода трудящегося на отдых. Чтобы определить размер денежных выплат, положенных за дополнительный отпуск, берется в расчет средняя заработная плата. Как узнать среднедневной доход человека? Для этого существует специальная формула:

Сз = (ФОТ / 12) / 29,4

Как она расшифровывается:

• Сз – среднедневная заработная плата для отпуска;
• ФОТ – заработная плата человека за год до начала месяца отдыха.
• 29,4 – среднемесячное количество дней в году.

Когда гражданин отработал в компании меньше 1 года, при этом в периоде есть месяц, который был отработан частично, следует размер полученной за все время заработной платы разделить на количество дней, когда человек был официально устроен.

Определяем сумму отработанных дней в полных месяцах. Поэтому 29,4 умножаем на количество полных месяцев, которые человек проработал. Далее к ним прибавляем дни трудоустройства в неполном месяце. Затем на сумму этих дней делим всю зарплату за выбранный временной промежуток.

Чтобы определить количество дней трудоустройства в неполном месяце, действуем следующим образом: 29,4 делим на количество дней в месяце, затем умножаем на число дней, когда человек работал.

Для наглядности разберем пример: северянин трудится 11 месяцев 7 дней. За этот период он получил доход 241 590 рублей. Определяем количество дней трудоустройства в полных месяцах по формуле: 29,4 * 11 = 323,4 дня. В оставшемся месяце, если в нем 31 день, будет столько отработанных дней для целей расчета зарплаты: 29,4 : 31 * 17 = 16,12.

Всего за год человек был трудоустроен в течение 323,4 + 16,12 = 339,52 дня. Учитывая это, средняя заработная плата в день равна 711,56 руб. (241 590 : 339,52).

Будет ли начислен районный коэффициент на отпускные? Сделано это не будет, поскольку коэффициент, а также надбавка учтены в составе ФОТ.

Чтобы рассчитать размер отпускных, следует воспользоваться формулой:

Со = Сз × Кддо

Как она расшифровывается:

• Со – размер отпускных;
• Сз – среднедневная заработная плата;
• Кдо – дни отдыха.

Таким образом, работник северного региона за 52 дня отпуска получит 37 001,12 руб. (711,56 * 52 = 37 001,12). Точно так же рассчитывается размер денежного вознаграждения, если человек не уходил в отпуск (умножаем неиспользованные дни на среднюю зарплату).

Если соединить основной, а также дополнительный отдых, средняя заработная плата определяется за календарный год перед объединенным отпуском.

Но когда человек берет отпуска отдельно, среднедневная заработная плата будет рассчитана также для каждого.

Порядок расчета отпускных

На сумму пособия влияет размер средней зарплаты сотрудника. Отпуск работникам Крайнего Севера будет оплачиваться в зависимости от ежедневного дохода, для расчета которого в соответствии со ст. 139 ТК РФ величина денежных средств за год делится на 12 и коэффициент 29,3 — среднемесячное число календарных суток. В зарплату уже включены процентные надбавки, поэтому при расчете отпускных дополнительно они не учитываются. Если трудовой стаж на текущем месте менее года, то сумму полученной прибыли необходимо разделить на количество отработанных дней. Для определения периода выполнения служебных обязанностей коэффициент 29,3 нужно умножить на число полных месяцев, в течение которых осуществлялась трудовая деятельность. Если основные и дополнительные дни отдыха не суммируются, величина заработка вычисляется отдельно для каждого периода. Для расчета отпускных среднедневная прибыль умножается на количество дней отгулов.

Условия предоставления отпуска в районах Крайнего Севера работающим по совместительству

Законодательство действует одинаково не только для основных работников, но также для тех, кто трудится по совместительству.

Совместители, которые работают в северных и приравненных к ним регионах, помимо положенных по закону ежегодных основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отдыха (предоставляемых на общих основаниях), могут получить дополнительный оплачиваемый отпуск.

Важно, чтобы руководство организации, где трудится северянин по совместительству, знало о том, что ежегодный оплачиваемый отдых должен быть предоставлен в одно время с отпуском по основному месту работы.

В случае, когда в компании, где гражданин нанят по совместительству, он проработал менее полугода, отпуск может быть предоставлен авансом.

В ситуации, если в фирме, где по совместительству трудится человек, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, по сравнению с длительностью отдыха по основному месту работы, компания-работодатель по требованию трудящегося может предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы.

Правовое регулирование

Компенсации работникам, которые трудятся в тяжёлых климатических условиях, предоставляются на основании следующих нормативно-правовых актов:

1. Глава 50 Трудового кодекса РФ полностью посвящена особенностям регулирования труда «северных» работников, а статья 321 прямо закрепляет обязанность работодателя предоставить дополнительный отпуск таким сотрудникам.
2. Закон РФ от 19.02.1993 №4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях». Документ конкретизирует право на дополнительный отпуск и устанавливает его продолжительность в зависимости от того, в какой именно местности трудится работник.
3. Постановление Совмина СССР от 03.01.1983 №12 «О внесении изменений и дополнений в Перечень районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, утвержденный Постановлением Совета Министров СССР от 10 ноября 1967 г. N1029». Этот документ был принят еще в Советском Союзе, но имеет силу до сих пор. Здесь определяются конкретные территории (по субъектам Российской Федерации), где труд предполагает повышенное время восстановления жизненных ресурсов.

Отпуск вахтовиков в районах Крайнего Севера

Главное отличие работы вахтовым методом заключается в том, что трудящийся по закону получает дополнительные гарантии. Например, кодекс гарантирует следующие преимущества вахтовикам:

• работник получает надбавку к зарплате;
• квартира предоставляется бесплатно, либо компенсируется оплата жилья;
• проезд до вахты и обратно оплачивается, так же как и дни задержки в пути из-за плохой погоды (по дневной ставке).

Если человек трудится вахтовым методом в северных, а также приравненных к ним областях, он имеет право получить дополнительный отпуск. Тогда рассчитывается стаж, от которого зависит длительность отпуска. Необходимо учитывать и дни, затраченные трудящимся на то, чтобы добраться до места работы.

Из чего складывается ежегодный оплачиваемый отпуск в северных районах и приравненных к Крайнему Северу:

• основной отпуск, длительность которого не менее 28 календарных дней;
• дополнительный отпуск для северян – от восьми дней;
• дополнительный отдых, его длительность может отличаться. К примеру, если у человека ненормированный рабочий день, он получит минимум 3 дня дополнительного отдыха.

Чем более неблагоприятные климатические условия, в которых трудится гражданин, тем больше дополнительных дней отдыха он получит. Законодательство выделяет три категории областей с холодным климатом, длительность дополнительного отпуска в которых будет отличаться. Например, на Крайнем Севере – 24 дня, в регионах, приравненных к северным —16 дней, в прочих холодных областях 8 дней.

В некоторых ситуациях человек за время своей работы трудится сразу на нескольких территориях с разными условиями льготного отдыха. Тогда длительность дополнительного отпуска определяется с учетом времени, в течение которого гражданин работал в каждом из регионов.

Если человек трудится в районе Крайнего Севера, проезд в отпуск и обратная дорога будут оплачены за счет компании-работодателя 1 раз в 2 года. Человек может запланировать поездку любым видом транспорта, кроме такси. Важно, чтобы место отдыха находилось в России. Но такое возможно, только если компания ведет свою деятельность в северных и приравненных к ним регионах, которая финансируется из федерального бюджета.

Что компенсирует работодатель при льготном отпуске

Работодатель компенсирует подчиненным следующие расходы.

1. Дорога до места отдыха и обратно – для подчиненного и его близких родственников. Если семья отправляется отдыхать на самолете, то компенсируется стоимость авиабилета с учетом оплаты багажа. То же самое относится к поездке на поезде. Если семья отправилась отдыхать на своем автомобиле, то работодатель возмещает стоимость израсходованного бензина.
2. Проживание в отеле, гостинице, в съемной квартире. Однако в этом случае законом установлено ограничение в 50 тысяч рублей на одного человека – больше этой суммы компенсировать не получится.
3. Санаторно-курортное лечение. Подчиненному необходимо заблаговременно обратиться в медучреждение, чтобы установить перечень медицинских процедур, которые будут проводиться для восстановления его здоровья. Для того чтобы работодатель компенсировал лечение, сотрудник предоставляет ему справку или заключение из больницы, содержащее перечень процедур, которые и подлежат компенсации.
4. Экскурсии. Сотрудник предоставляет работодателю перечень экскурсий, которые были включены в его путевку. Если семья дополнительно посещала другие развлекательные мероприятия уже после прибытия на место отдыха, то они компенсации уже не подлежат.

Внимание! Претендовать на возмещение расходов на отдых подчиненный может только в том случае, если он отдыхал в пределах России.

Все гарантии, надбавки и поощрения указываются во внутренней документации компании. Данные положения содержат подробную информацию о том, на что вправе претендовать служащие, причисленные к различным категориям.

Воспользоваться компенсацией льготного отпуска могут только близкие члены семьи работника-северянина. Но если близкий родственник не проживает в районе Крайнего Севера, то претендовать на льготу он уже не имеет права.

Если совместитель работает на Крайнем Севере или в приравненных к нему регионах, то дорога компенсируется только по основному месту трудоустройства.

Вахтовикам компенсация отпуска не положена, поскольку указанная льгота затрагивает только тех сотрудников, которые не только работают, но и проживают в регионе Крайнего Севера и на приравненных к нему территориях. Ведь цель данной льготы – обеспечить северянам возможность отдохнуть в других областях страны.

Комментарий специалиста

Колесникова Анна

Юрист

Судебная практика неоднозначна по поводу вопроса компенсации отпуска с последующим увольнением. Уполномоченные лица утверждают, что если сотруднику предоставлен отпуск с последующим увольнением, то стоимость проезда будет компенсирована, если сотрудник вернется из места проведения отпуска после его завершения. Ведь в соответствии с ТК РФ, действует связь между оплатой стоимости проезда с фактом предоставления сотруднику и использования им ежегодного оплачиваемого отпуска.

Северный отпуск для сопровождений ребенка к месту учебы

Трудящийся в районах Крайнего Севера может получить оплачиваемый отпуск (14 дней), если ему требуется сопроводить ребенка, не достигшего 18 лет, до учебного заведения, которое находится в другом регионе.

Такой вид отпуска можно получить один раз на каждого ребенка. При этом должны соблюдаться следующие условия:

• у матери или отца есть стаж работы на севере в нужном размере, чтобы получить отпуск;
• человек может документально подтвердить, что ребенок сдает экзамены для поступления в учебное заведение в другом регионе.

Обратите внимание!

Здесь говориться не о «лишних» днях отдыха. По закону работник может использовать основной либо северный оплачиваемый отпуск в выбранные дни. Он будет иметь преимущество в момент составления графика отпусков в организации.

Когда у северянина есть ребенок, не достигший шестнадцатилетнего возраста, он имеет право написать заявление с просьбой каждый месяц предоставлять ему неоплачиваемый день отдыха.

Регламент отпусков для родителей при поступлении детей

Граждане, которые работают на территории Севера и имеют детей до 16 лет, могут получить дополнительный отпуск. Он предоставляется по письменному заявлению сотрудника без выплаты денежной компенсации.

Оплачиваемый дополнительный отпуск продолжительностью 14 календарных суток получают родители, ребенок которых является абитуриентом. Условия доотпуска прописаны в ст. 322 ТК и предусматривают:

• поступление несовершеннолетних детей в техникум, училище, вуз, расположенные в другом регионе;
• предоставление отгулов на период поступления каждого ребенка, если в семье их несколько;
• трудовой стаж родителей – от 6 месяцев;
• наличие у северянина документа из образовательного учреждения о том, что ребенок действительно является абитуриентом.

Право получения отпуска распространяется на опекунов. Отпускной период – северный или основной – оформляется на дату, удобную для работников.

Компенсация проезда к месту отдыха работающих в районе Крайнего Севера

Когда работник Крайнего Севера отправляется в отпуск на территории нашей страны, организация, где он трудится, обязана не только предоставить отпускные, но и оплатить ему проезд, включая место в багажном отделении.

Причем выплата предоставляется вместе с первым отдыхом. Затем компенсацию можно будет получать каждый второй год работы, не важно, когда была произведена первая оплата.

На ежегодную оплату проезда до места отдыха могут рассчитывать следующие категории северян: судьи, прокурорские работники, служащие следственных органов. Если человек трудится в компании, которая финансируется из госбюджета, либо в органах государственной власти, то деньги будут выплачиваться как за работника, так и за его неработающего супруга и проживающих с ним детей в возрасте до 18 лет.

Так, в предоставляемую сумму будет входить оплата билетов и багажа (до 30 кг) для каждого члена семьи. Работник может отправиться в место отдыха на личном автомобиле, поезде или автобусе (за исключением такси).

Чтобы получить материальную выплату, необходимо чтобы вся семья отправилась в отпуск в одно место. При этом возвращаться они могут отдельно друг от друга.

Для тех, кто является государственным служащим, действуют ограничения по максимальной сумме оплаты проезда в зависимости от выбранного транспортного средства:

• поезд — будет оплачен билет в вагоне-купе;
• судном — стоимость каюты первой категории парома, второй категории речного транспорта, пятой группы морского транспорта;
• самолетом — будет оплачен билет экономкласса;
• автобус — стоимость проезда по указанному маршруту (исключая такси).

Если человек решит поехать в отпуск на личной машине, для определения размера выплаты будет использован наиболее короткий путь, а также минимальная стоимость проезда. Она определяется как стоимость места в плацкартном вагоне поезда.

Но в случае если человек трудится в государственном учреждении и планирует отправиться в отпуск на своем транспорте, ему необходимо собрать чеки с АЗС. При этом ему нужно подтвердить, что он находился в месте отдыха.

Размер выплат в этой ситуации не должен превышать максимальные расходы топлива на его машине, которые установлены правительством нашей страны. Будет учитываться наиболее короткий путь от дома до места отдыха трудящегося.

Чтобы получить материальную компенсацию, человек пишет заявление и подает за 3 дня (или ранее) до планируемого отдыха.

Организация предоставляет ему деньга в размере приблизительной стоимости проезда. Затем сумма перерассчитывается с учетом предоставленной документации, которая подтверждает проезд. Причем деньги человек получит, даже если ушел в отпуск без сохранения заработной платы.

Как производится компенсация транспортных расходов до места отдыха, если гражданин трудится в коммерческой компании в северных и приравненных к ним регионах? В этом случае организация предоставляет выплаты самостоятельно, согласно заключенному трудовому, коллективному договору, локальному нормативному акту. В этих документах указывают сумму выплат, а также условия и правила предоставления денежных средств, которые работник сможет использовать на оплату проезда до места отдыха и обратную дорогу.

Если согласие между компанией и работником будет достигнуто, размер выплат может отличаться от установленного в Трудовом кодексе РФ. Главное, чтобы цель предоставления компенсации была достигнута и человек смог выехать за пределы северного региона и отдохнуть.

Налогообложение компенсации за отпуск

Чиновники определили, что замена отпуска денежным возмещением, как и сумма отпускных, подлежит налогообложению в общем порядке. То есть на исчисленную сумму компенсационной выплаты следует начислить страховые взносы, затем удержать НДФЛ.

Затраты компании на выплату замены отпуска следует относить в состав расходов на оплату труда при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организации. То есть на сумму выплаченной компенсационной суммы за неиспользованный отпуск можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.

Однако есть важные исключения. Чиновники, а именно представители Минфина России выразили определенную позицию, что денежная выплата дополнительного отпуска за вредные условия труда не облагается НДФЛ. Выплата освобождается от налогообложения при соблюдении следующих условий:

1. Речь идет только о дополнительном отпуске за вредные условия труда 2, 3 или 4 степени.
2. Продолжительность дополнительного отпуска за вредность превышает 7 календарных дней. Эта норма должна быть закреплена документально (трудовой или коллективный договор) и подтверждена результатами специальной оценки труда.
3. Размер компенсации за неиспользованный отпуск, порядок ее исчисления и перечисления также закреплены в локальных нормативных актах организации. Например, условия и размер предоставления выплат закреплен в коллективном договоре.
4. Работодатель получил письменное согласие работника на замену дополнительных дней «вредного» отпуска денежной компенсацией.
5. Выплата компенсационного характера произведена в установленных размерах, закрепленных в отраслевых, межотраслевых соглашениях и коллективных договорах.

Если все эти условия соблюдены, то сумма возмещения неиспользованного дополнительного отпуска за вредные условия труда, превышающие продолжительность в 7 дней, не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Отметим, что представители ФНС официально не обозначили своей позиции в отношении данного вопроса. А это значит, что налоговики могут оспорить такой подход к налогообложению компенсационных выплат. Обоснование: в НК РФ данный вопрос не урегулирован.

В части страхового обеспечения аналогичных исключений не предусмотрено. То есть на компенсации «вредного» отпуска страховые взносы начисляйте в полном объеме.

Нюансы предоставления компенсаций на отпускные расходы в 2020 году

Из-за сложившейся ситуации в стране и мире (распространения вируса COVID-19) многие работники, трудящиеся в северных и приравненных к ним регионах, которые могли по закону получить выплаты 1 раз в 2 года за счет компании, чтобы доехать до места отдыха (в России) и провести багаж и обратно, не воспользовались этим правом.

По этой причине правительство приняло постановление для урегулирования данной ситуации. Так, если человек, который по закону мог получить выплаты, компенсирующие затраты на отдых, не воспользовался этим правом в 2021 году (по причине введенных ограничений для предупреждения распространения вируса COVID-19), то ему все причитающиеся суммы выдадут в следующем году.

Когда указанный период, за который гражданину предоставляется право получить материальные выплаты, кончается в 2021 году, при этом человек не отправился на отдых, право на компенсацию затрат в 2021-2022 годах можно будет реализовать в 2022 году.

Как быть в том случае, если гражданин получил компенсацию расходов на поездку в отпуск в 2021 году, но не смог воспользоваться ими по причине введенных ограничений из-за пандемии? Денежные средства не нужно возвращать фирме-работодателю, если транспортная компания предоставляет пролонгацию на 2021 г. даты выполнения обязательств по перевозке работника (с учетом ранее внесенной оплаты проезда).

Также могут быть пролонгированы действия проездной и перевозочной документации на 2021 г., если при этом деньги за проездные и перевозочные документы не были возмещены.

Что делать работникам, которые оплатили проезд и провоз багажа, но не смогли отправиться в отпуск из-за введенных ограничений? Они должны в течение 7 дней с момента выхода из отпуска (окончания периода осуществления мер, распространенных на работника):

• вернуть компании деньги, которые были выделены на покупку билетов и оплату провоза багажа, если перевозчик осуществил их возврат (исходя из суммы возмещения);
• проинформировать организацию, где он работает, о том, что на 2021 год транспортная фирма пролонгирует выполнение обязательств по перевозке работника с учетом суммы, которую он заплатил за проезд ранее (или же о пролонгации действия проездной и перевозочной документации на 2021 г.);
• сообщить о том, что перевозчик отказался вернуть оплату за билет и перевозку, не пролонгировал выполнение обязательств по транспортировке, подтвердив это необходимой документацией. Если потребуется, компания-работодатель может отправить запрос перевозчику с просьбой отправить подтверждающие документы.

То, каким образом информировать работодателя в подобной ситуации, прописано в локальных нормативных актах, также должно быть учтено мнение представительного органа трудящихся, если он существует.

Человек должен отчитаться и своих расходах, предоставив оригиналы билетов на проезд и провоз багажа либо распечатанную проездную и перевозочную документацию, если она была оформлена онлайн. Это необходимо в том случае, когда трудящийся использовал билеты, чтобы доехать до места отдыха и вернуться домой.

Предоставить документы необходимо в течение 3 рабочих дней после того, как человек выйдет на работу. При этом необходимо учесть длительность ограничительных мер, действующих в месте проведения отпуска либо по месту работы человека, если данные меры на него распространялись.

Как составить приказ на выплату компенсации

После того как работодатель рассмотрит заявление и примет положительное решение, необходимо составить приказ. Именно он будет основанием для выплаты денег.

Как и в случае с заявлением, утвержденной формы для такого приказа нет. Его можно составить в произвольной форме, следуя обычным требованиям к распорядительным документам. Обязательно укажите:

1. Реквизиты организации: полное наименование, адрес. Можно использовать стандартный бланк, где эта информация уже содержится в шапке.
2. Дату и место составления.
3. Наименование (Приказ) и тему документа (О замене части отпуска денежной выплатой).
4. Основание предоставления. Здесь нужно сослаться на статью 126 ТК РФ.
5. Основную часть. Например, можно сформулировать таким образом: «Помощнику тренера Семенову С.С. заменить деньгами часть ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставленного за период работы с с 06 ноября 2021 года по 06 ноября 2021 года в количестве 3 (трех) календарных дней». Здесь же следует упомянуть, что приказ составлен на основании личного заявления работника (обязательно приведите реквизиты).
6. Должность, Ф.И.О. и подпись директора организации, а также дата составления.
7. Блок для подписей работников, которые должны ознакомиться с приказом.

Денежная компенсация отпуска в районах Крайнего Севера

В каких ситуациях человек может отказаться от отдыха и воспользоваться выплатами? Это возможно в случае, когда человек увольняется и не пошел в отпуск либо заменил дни отдыха материальной компенсацией.

Чтобы рассчитать размер выплат, учитывают отработанное время. Чтобы определить сумму, если человек увольняется, берут ежемесячное количество дней отпуска, при этом учитываются все виды.

Когда работодатель находится в северном регионе, трудящиеся имеют право на ежегодный отпуск длительностью от 28 дней из основного и 24 дня льготного отдыха. Таким образом общее количество дней отпуска составляет 52 дня. Если сделать перерасчет на месяц, длительность составит 4,33 дня отдыха (52 дня : 12 мес. = 4,33).

К примеру, человек проработал 8 месяцев в одной компании, поэтому он получит оплату за 34,64 дня отпуска (4,33 * 8 = 34,64). Однако в случае, когда северянин отработал больше 12 месяцев и отказался от отдыха, ему предоставят компенсационные выплаты в полном размере за первый и за второй год пропорционально затраченному на работу времени.

Работник имеет право получить материальные выплаты вместо части оплачиваемого отпуска, которая составляет более 28 дней.

Это значит, что жители Крайнего Севера и приравненных регионов могут полностью либо частично отказаться от дополнительного отдыха, который составляет 24 дня, получив за это деньги. Однако так поступить не смогут беременные работницы, а также лица, не достигшие 18-летия, те, кто трудятся на вредных производствах, когда отдых необходим из-за неблагоприятных условий работы.

Чтобы определить сумму компенсации в вышеописанных ситуациях, действуют по тем же принципам, как и в случае с отпускными. Основа расчета — среднедневная заработная плата за 12 месяцев. Когда северянин трудился меньше года, необходимо брать в расчет только отработанное время.

Для предоставления материальной компенсации при отказе от отдыха следует написать заявление. Но компания, где трудится северянин, не обязана вместо отпуска предоставлять выплаты. По закону человеку могут отказать, и ему придется пойти в отпуск.

Территории, относящиеся к остальным районам Севера

Постановлением Совмина СССР от 03.01.1983 № 12 определены районы Крайнего Севера и все территории, которые приравнены к нему. Список остальных районов Севера никаким нормативным актом не закреплен. Более того, ТК РФ такую категорию северных территорий в ст. 321 даже не упоминает. Однако обязательность предоставления восьмидневного северного допотпуска работникам таких территорий установлена ст. 14 закона РФ № 4520-I.

Для отнесения территории к рассматриваемым районам необходимо соблюдение 2 условий:

1. Территория не признана Крайним Севером, а также не приравнена к нему.
2. На ней действует процентная надбавка и применяется районный коэффициент.

Соответствующие надбавки и коэффициенты должно устанавливать Правительство РФ, что следует из ст. 315–316 ТК РФ. Однако по состоянию на 2021 год соответствующие нормативные документы не изданы, поэтому в силу ч. 1 ст. 423 ТК РФ для решения вопроса о признании местности районом Севера следует руководствоваться правовыми актами РФ и бывшего СССР, ранее установившими коэффициенты и надбавки. Именно такое правило предусматривает ч. 1 ст. 423 ТК РФ (в частности, это подтверждается приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 № 2).

Важно! Возможность получить 8-дневный «северный» отпуск — единственная привилегия работников северных районов, не отнесенных к Крайнему Северу и приравненным к нему местностям. Другие льготы, положенные северянам (в том числе компенсация отпускных расходов), им не предоставляются.