Увольняясь по собственному желанию, следует знать, какие справки при увольнении сотрудника по собственному желанию 2021 годом работодатель обязан выдавать, а какие можно получить, если этого желает подчиненный, по письменному заявлению.
Любой процесс расторжения трудового договора по собственному желанию сопровождается оформлением и выдачей документов работнику в крайний день исполнения им обязанностей. Пакет документов при увольнении в 2021году одинаков для всех, независимо от причин ухода, статуса служащего и прочих факторов. В день прекращения обязанностей по трудовому соглашению предприятием выдаются:
- трудовая книжка;
- копия приказа об увольнении;
- справки, касающиеся дохода сотрудника и работы его на предприятии.
Важно! По заявлению работника документы, касающиеся размеров его дохода, удержаний, отчислений, стажа и иных вопросов в рамках трудового контракта с конкретным работодателем, могут быть выданы ему по письменному заявлению и после увольнения в 2021г.
В трудовую книжку вносится формулировка основания увольнения в точном соответствии со статьей ТК РФ, регулирующей порядок освобождения от должности по собственному желанию. С приказом сотрудник должен быть письменно ознакомлен.
В крайний рабочий день сотруднику выплачивается полный расчет.
Уважаемые читатели! В статьях содержатся варианты решения типовых проблем. Бесплатно помочь найти ответ на Ваш персональный вопрос помогут наши юристы. Для решения Вашей проблемы, звоните:
Вы можете также получить бесплатную консультацию онлайн.
Трудовая книжка
В день прекращения трудовых отношений с работодателем работник обязательно должен получить на руки свою трудовую книжку. В ней должна содержаться запись о приеме сотрудника на работу на определенную должность, записи о перемещениях в компании на разных должностях, если они имели место.
В конце – запись об увольнении с обязательным указанием статьи Трудового кодекса, являющейся основанием причины увольнения.
Все записи в трудовой книжке заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью компании.
Сам сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Если сотрудник не может забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или по согласованию с работником отправить ее по почте.
Читайте также «Когда введут электронные трудовые книжки?»
Требования к подготовке справок
Справки при увольнении, содержащие сведения о выплатах подчиненному и отчислениях в фонды, готовятся сотрудниками бухгалтерии, подписываются руководством и заверяются печатью фирмы.
Кадровые документы готовят сотрудники отдела кадров. Копии приказов необходимо заверить: для этого на справке делается пометка «верно» или «копия верна», ставится подпись лица, заверившего акт, и расшифровка (Ф. И. О., должность), печать предприятия. Указывается дата заверения, так как со временем подлинник может стать недействительным.
Справка по форме 2-НДФЛ
Для получения справки по форме 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление.
Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказ работодателя в выдаче справки неправомерен. За отказ в выдаче справки по форме 2-НДФЛ работодатель может быть привлечен к ответственности.
Читайте также «Справка 2-НДФЛ: штраф за недостоверные сведения»
Бумаги по требованию
Руководитель обязан давать увольняемому сотруднику по запросу копии необходимых документов, которые относятся к его трудовой деятельности. Право затребовать бумаги имеют государственные органы и кадровые службы компаний по новому месту работы граждан, которым довелось увольняться. Ст. 89 ТК определяет, что каждый человек имеет право произвести запрос на получение нужной ему персональной информации, которая отражена в архиве прежнего предприятия. Сведения о том, какие справки выдаются работнику при увольнении (2017) его требованию, содержит нижеприведённый перечень:
- акты о несчастных случаях;
- выписки из личного дела, приказы о приёме на работу, переводах и увольнении, справки по отдельным периодам занятости на предприятии;
- информация о зарплате и всех аспектах, с ней связанных: отчислениях и удержаниях, о доходах 2-НДФЛ, средней за 3 месяца для центра занятости;
- сведения о штатном расписании о должности уволенного гражданина.
Все перечисленные данные предоставляются только по заявлению, но многие солидные предприятия при увольнении сотрудника в обязательный список выдаваемых бумаг включают справку 2-НДФЛ, не дожидаясь обращения бывшего работника.
Получение документа возможно повторно при утрате, и отказать в этом руководитель не имеет права. Оригиналы остаются на предприятии.
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению
Справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению, увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС.
Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого. При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по почте.
Читайте также «Перерасчет зарплаты после увольнения»
Правила предоставления справок
Доказательством факта передачи документов служат: подпись на исходном экземпляре, автограф на отдельном листе или в учётной книге регистрации. Последний вариант с использованием инвентарных номеров на первоисточниках исключает недоразумения при исполнении обязанностей работодателя по выдаче справок. Процесс тиражирования документов происходит при выполнении основных правил:
- всякая бумага вручается сотруднику под расписку;
- срок выдачи копии не превышает 3 дня;
- наличие долга у работника перед компанией не влияет на обязательность предоставления справки;
- неявка гражданина в отдел кадров не препятствие к исполнению передачи документа: отправка осуществляется заказным письмом;
- все бумаги по трудовой деятельности сотрудника заверяются и вручаются бесплатно.
За нарушение сроков предоставления бумаг при увольнении работника организации или её руководителю придётся уплатить штраф, за это предусмотрена административная ответственность, дисквалификация на 1―3 года.
Сведения персонифицированного учета
С 2021 года сведений персонифицированного учета, которые работодатель должен выдавать работникам при увольнении, стало больше.
Читайте также «Персонифицированный учет: формы документов утверждены»
Выписка из отчетности по страховым взносам
Это раздел 3 расчета по страховым взносам, заполненный в отношении увольняющегося сотрудника. При заполнении нужно указать код периода, в котором увольняется сотрудник.
В случае увольнения работника в 2021 году ему нужно выдать и сведения по форме РСВ-1 за все предыдущие периоды. То есть в момент увольнения в 2021 году работник получит на руки выписки из РВС-1 за 2016 и более ранние годы.
Выписка из формы СЗВ-СТАЖ
По общему правилу отчет в ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ все работодатели впервые сдают за 2021 год в 2021 году (не позднее 1 марта). Однако в случае выхода сотрудника на пенсию в 2021 году по старости, СЗВ-СТАЖ надо сдать в ПФР досрочно, не позднее трех дней со дня обращения сотрудника за назначением пенсии. Это касается как работников по трудовым договорам, так и по гражданско-правовым договорам.
Сведения по форме СЗВ-СТАЖ (выписку по конкретному работнику) работодатель обязан выдать на руки сотруднику, который увольняется без выхода не пенсию. Отчет предоставляют в день увольнения работника. Или в день расторжения гражданско-правового договора. Сдавать досрочный отчет в ПФР в таком случае не нужно.
Датируйте СЗВ-СТАЖ последним днем работы сотрудника. Тип отчета – «Назначение пенсии».
Читайте также «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (форма СЗВ-СТАЖ)»
Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М
С 2021 года организация или ИП (страхователь) обязаны выдавать застрахованным лицам по их требованию копии сданных за них СЗВ-М в срок, не позднее не позднее пяти календарных дней со дня обращения. Чтобы обезопасить себя от претензий в несоблюдении сроков, стоит попросить работника написать письменное заявление в произвольной форме.
Количество отчетов по форме СЗВ-М на одного работника должно равняться количеству месяцев, которые работник проработал в организации или у индивидуального предпринимателя.
Каждому делается персонально отдельный лист только со сведениями о нем по форме СЗВ-М. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым № 1 будет заполнена только одна строка – на работника, которому форма выдается.
Оформление и выдача формы СЗВ-М при увольнении
Выписка из формы СЗВ-М является подтверждением страхового стажа работника. В документе необходимо отразить следующие данные:
- название организации;
- реквизиты компании;
- отчетный период;
- сведения о служащем;
- ИНН сотрудника;
- СНИЛС работника.
В пункте 4 статьи 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 говорится о том, что выписка из СЗВ-М должна быть подготовлена за период работы в 2021 году. Следует использовать форму документа СЗВ-М, которая была принята Постановлением Правления ПФР № 83п. от 01.02. 2016 года.
В выписке из формы СЗВ-М нужно обязательно заполнить все разделы. При этом в раздел 4 нужно внести сведения только по тому работнику, который увольняется.
Что касается порядка заполнения формы СЗВ-М, то он не был издан ПФР. Рекомендации по заполнению формы можно найти в образце бланка документа.
Обратите внимание на то, что в действующем законодательстве нет нормы, которая бы определяла лицо, занимающиеся оформлением данного документа. Организация должна самостоятельно назначить ответственное лицо.
Другие документы
Статьей 62 Трудового кодекса установлена обязанность работодателя выдавать по требованию работника копии документов, имеющих отношение к трудовой деятельности работника. Это, например (перечень не закрытый):
- копии приказов о переводах на другую работу;
- справки о заработной плате;
- справки о периоде работы у данного работодателя;
- акты о несчастном случае на производстве и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права.
Если поступил запрос на локальный нормативный акт, например, штатное расписание, можно сделать заверенную выписку, касающуюся только заявителя.
Копии приказов о приеме на работу и об увольнении работодатель обязан выдать на основании статей 69 и 84.1 Трудового кодекса соответственно.
А статья 89 Трудового кодекса дает сотруднику право запросить копии любой записи, содержащей его персональные данные в рамках Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
Читайте также «Какие документы нужно выдавать сотрудникам»
Оформление и выдача Выписки из раздела 3 формы расчета по страховым взносам
Теперь в обязанность работодателя входит оформление выписку из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам в день, когда сотрудник увольняется. ФНС объединила два отдельных документа в один — 4-ФСС и РСВ-1. В документе указывают взносы и доходы по увольняемому служащему.
В документе отражают сведения о последних трех месяцах отчетного периода, в котором работник был уволен – с начала квартала и до дня увольнения.
В приказе ФНС РФ № ММВ-7-11/[email protected] от 10.10.2016 года содержится форма выписки по страховым взносам. В документе прописывают такие данные:
- информацию о заработной плате работника;
- о страховых взносах, которые были начислены;
- данные паспорта служащего.
Этот документ готовится бухгалтерией предприятия и подается в налоговую инспекцию. В письме от 17.03 2021 г. № БС-4-11/4859 ФНС разъяснила порядок заполнения раздела 3 Выписки.
При заполнении документа нельзя исправлять ошибки корректирующими средствами. Заполнение вручную предполагает использование синих, фиолетовых или черных чернил.
Сотрудник в день своего увольнения должен подписать справку о том, что им получен расчет. Унифицированной формы расчета не существует и поэтому организация может самостоятельно разработать свой шаблон документа, в котором работнику необходимо будет указать:
- ФИО;
- должность;
- подпись;
- дату.
Необходимо учитывать, что выписка выдается не только при увольнении работников, оформленных по трудовому договору, но и тем лицам, которые осуществляли деятельность по договорам оказания услуг и гражданско-правовым договорам.
При увольнении какие выдаются документы на руки сотруднику в 2017 году?
Прекращение трудового договора – серьезный процесс, требующий у работодателя внимания и точного соблюдения норм закона. Законодательство, регулирующее данный вопрос, в текущем году никаким образом не изменилось, по-прежнему действует Трудовой Кодекс . Его статья 84.1 определяет порядок увольнения, в том числе разъясняет подробности об обязательной выдаче документов.
К таким относятся:
- трудовая книжка – ценный документ. Она подтверждает весь стаж трудовой деятельности с момента ее начала по настоящее время;
- документ из бухгалтерии о доходе по трем месяцам. Она необходима в случае обращения на биржу труда;
- справка 2-НДФЛ за год. Она обязательна для людей, желающих в будущем получить налоговый вычет;
- о пенсионных отчислениях застрахованного лица в Пенсионный Фонд.
Что делать, если документы не выдают
Трудовое законодательство предусматривает, что при уходе с работы сотрудник имеет право получить все нужные ему документы, которые имеют отношение к работе на этом предприятии. Трудовую книжку предоставляют в обязательном порядке, а остальные — в соответствии с письменным заявлением. Это предусмотрено статьёй 62 ТК РФ.
Для получения справок нужно подавать заявление, которое пишется на имя главного бухгалтера или руководителя отдела кадров. Если при получении документов возникают сложности, то можно сделать следующее:
- Подать заявление через секретаря. В этом случае оно пройдёт официальную регистрацию, будет зарегистрированы входящий номер и дата документа.
- Можно обратиться к руководству посредством почтового отправления. В этом случае письмо должно быть заказным с описанием вложения и уведомлением о вручении.
В этих случаях у сотрудника будет имеющее юридическую силу доказательство того, что он обратился с заявлением о получении рассматриваемых справок.
Если руководитель уклоняется от оформления документов, имеются основания для обращения в Трудовую инспекцию или прокуратуру. За уклонения от выдачи справок предусмотрены штрафы:
- Для должностного лица он составит 1-5 тысяч рублей.
- Для предприятия 30-50 тысяч рублей.
В этой ситуации законодательство будет на стороне работника.
Увольнение сотрудника из-за условий независящих от обеих сторон
Трудовой кодекс предусматривает 12 причин для увольнения по указанному основанию:
- Призыв работника на военную службу.
- Восстановление работника, ранее занимавшего данную должность, по решению государственной инспекции труда.
- Неизбрание на должность.
- Смерть работника или признание его безвестно отсутствующим.
- Осуждение к наказанию, исключающему возможность продолжения работы.
- Чрезвычайные обстоятельства, препятствующие осуществлению работы.
- Осуждение к административному наказанию, а также дисквалификация, делающие невозможным осуществление трудовой деятельности.
- Истечение и приостановление срока действия лицензии или иного специального разрешения.
- Отмена решения суда или трудовой инспекции о восстановлении на работу.
- Прекращение доступа к гостайне, если трудовая деятельность требует такого доступа.
- Возникновение ограничений, препятствующих исполнению трудовой функции.
- Признание полностью нетрудоспособным по состоянию здоровья.
Основания для расторжения трудового договора
Основания для расторжения трудового договора перечислены в ст. 77 ТК РФ и включают в себя увольнение:
- По собственному желанию.
- По инициативе работодателя.
- По соглашению сторон.
- При истечении срока действия срочного трудового договора.
- Вследствие перевода работника к другому работодателю или назначение его на выборную должность.
- При отказе работника от дальнейшего продолжения работы из-за смены руководства.
- При изменении существенных условий трудового договора.
- При отказе сотрудника от перевода на другую должность (из-за медицинских противопоказаний).
- При отказе сотрудника от перевода в другую местность.
- По независящим от обоих сторон условий.
- При нарушении порядка заключения трудового договора.
Примечание
: работник может быть уволен и по иным причинам, прямо в Кодексе не прописанным, но предусмотренным действующим трудовым законодательством.
Обязанность компании в день увольнения
Ранее упоминалось, что все справки при увольнении работника, как обязательные, так и по запросу увольняемого, оформляются в течение трех дней с момента расторжения трудовых отношений или представления соответствующего заявления в кадровый отдел. Однако, существует информация, которую следует предоставить сотруднику непосредственно в день прекращения трудовых отношений. К ней относятся данные персонифицированного учета сотрудника в системе пенсионного страхования (ст.11 №27-ФЗ).
Как в этом случае оформляются документы при увольнении от работодателя?
- Во-первых, эти сведения в произвольном виде отражаются в отдельном документе;
- Во-вторых, работник готовит письменное подтверждение передачи этой информации.
По своему составу сведения персонифицированного учета включают информацию, касающуюся:
- Информации об объеме начисленных и уплаченных страховых взносов;
- Данных о страховом стаже сотрудника;
- Сведений о специальных взносах работодателя в пользу накопительной пенсии сотрудника и иных дополнительных взносах.
Выдача такой информации предусматривает оперирование частными данными, следовательно, работник не обязан писать заявление на их предоставление. Однако, работодатель имеет право выдавать такие сведения строго под роспись работника.
