Как правильно оформить на работу дистанционного сотрудника?

Дистанционная работа – это новая форма трудовых отношений в России. Есть много вопросов по ее оформлению, режиму, правам дистанционных работников как у соискателей, так и работодателей.

Мы подготовили статью, в которой описаны особенности дистанционной работы с точки зрения законодательства. Если вы желаете найти такую работу или нанимать удаленных сотрудников, обязательно прочитайте статью до конца. Вы узнаете обо всех нюансах и своих правах, а также подводных камнях.

Что такое дистанционная работа с точки зрения ТК РФ?

Дистанционная форма работы означает, что сотрудник выполняет свои обязанности не на территории работодателя и использует для работы и общения с руководством сеть интернет. На практике это значит, что он может работать из дома, кафе, коворкинга или иного места, хотя здесь встречаются ограничения.

Например, сейчас популярно набирать на дистанционный режим работы операторов в Call-центры. Обязательным условием для трудоустройства является возможность совершать звонки в тихом месте.

Отношения между сотрудником и работодателем регулируются нормами Трудового Кодекса РФ, а именно главной 49.1. Договор о дистанционной работе может быть постоянным или срочным (заключаться на определенный срок, например, один год).

Дистанционная форма работа позволяет нанимать талантливых сотрудников из любых регионов, снижать издержки на аренду офиса и другие затраты, а сотрудникам – находить выгодную работу без необходимости переезжать в другой город, например, в Москву.

Законодательное регулирование трудового процесса

Законодательство в виде главы 49.1 ТК РФ допускает подобное построение отношений сторон, обязывая их составить соответствующий договор. Его положения связаны с условиями работы и непосредственными обстоятельствами. Они касаются:

• Выполнения рабочих обязанностей вне места, созданного и контролируемого организацией;
• Гражданину необязательно каждый день появляться по местонахождению компании. Обычно его присутствие имеет место в определенные дни (планерки, совещания);
• Соискатель самостоятельно контролирует режим труда и отдыха, распределяя время по своему усмотрению;
• Даже учитывая удаленный формат, объем работы не может быть чрезмерным, ставя работника в ситуацию, при которой продолжительность (установленная законом) рабочего времени превышается;
• Владельцем инструментов может выступать как сам сотрудник, так и его работодатель. В первом случае гражданину компенсируются расходы за износ и ремонт средств;
• Отдельным пунктом оговаривается процедура передачи заданий и результатов деятельности;
• Соглашение указывает обязательства руководства в части охраны труда и медобслуживания. Речь идет об инструктаже и контроле рабочего места. То есть ответственный представитель организации вправе посетить сотрудника и проверить, при каких условиях он выполняет свои обязанности;
• Документ может содержать и отдельные положения касательно увольнения.

Как отмечалось выше, существует надомная и дистанционная организация труда. Отличия в том, что в первом случае сотрудник трудится дома. Это накладывает на него обязанность находиться там в рабочие часы. Дистанционное трудоустройство не предполагает каких-либо требований к местонахождению сотрудника. Ему необходимо лишь справляться со своими прямыми обязанностями. Зачастую дистанционную форму являет совместительство.

Удаленная, дистанционная и надомная работа: в чем разница?

Надомная работа и дистанционная – это официальные, закрепленные в законодательстве

определения. Согласно Трудовому Кодексу, надомная работа выполняется на дому на основании заключенного договора (ст. 310 ТК РФ). Дистанционная работа – это работа вне места нахождения работодателя и без его постоянного контроля (ст. 312.1 ТК РФ).

В ТК РФ отсутствует такое понятие, как удаленная работа, однако по факту оно близко к понятию дистанционной, просто это народное название того же термина. А вот путать надомную и дистанционную работу не стоит. С точки зрения законодателя – это разные понятия.

Рассмотрим отличия дистанционной и надомной работы в таблице:

Порядок взаимодействия дистанционного работника и работодателя

Порядок взаимодействия дистанционного работника и работодателя предусмотрен в ст. 312.3 ТК РФ, а также устанавливается локальными актами и договорами.

В законе определены случаи, когда при обмене электронными документами нужны усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная (допускается – неквалифицированная) электронная подпись работника.

Такие подписи обязательны

при заключении, изменении либо расторжении:

• трудовых договоров,
• дополнительных соглашений к трудовым договорам,
• договоров о материальной ответственности,
• ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Поэтому следует рекомендовать лицам, которые намерены заключить договор о дистанционной работе, своевременно позаботиться о получении сертификата

усиленной квалифицированной электронной подписи, обратившись в аккредитованный удостоверяющий центр.

В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя

может осуществляться с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и работодателем документов в электронном виде.

Важно:

каждая из сторон
обязана направлять подтверждение
получения электронного документа от другой стороны в установленный локальными актами и договорами срок.

Для предоставления обязательного страхового обеспечения

по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю одним из двух способов

• оригиналы документов по почте заказным письмом с уведомлением;

• либо представляет работодателю сведения о серии и номере листка нетрудоспособности, сформированного медицинской организацией в форме электронного документа, в случае, если указанная медицинская организация и работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа.

Особенности дистанционной формы работы

Организация труда дистанционного работника: особенности

Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми оборудованием и средствами (ст. 312.6).

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование и средства.

В случае направления работодателем дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности (территории) выполнения трудовой функции, на дистанционного работника распространяется действие статей 166 − 168 ТК РФ о командировках.

Прием на дистанционную работу: этапы, нюансы, как оформить трудовой договор?

Давайте разберемся, как устроиться на работу дистанционно. В этом процессе есть много нюансов, которые необходимо учитывать.

Как принять на работу дистанционного работника?

Прием на работу проходит так же, как оформление обычного штатного работника. Разница лишь в том, что дистанционный работник может предоставить документы как лично, так и электронно или по почте.

Если сотрудник отправляет документы электронно, то они должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью

. При отправке по почте копии документов необходимо заверить у нотариуса.

Перечень документов, которые должен предоставить работник, регулируется ст. 65 ТК РФ. В этот перечень входит:

• Паспорт.
• Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).
• Документы об образовании и квалификации работника (диплом, свидетельство, аттестат).
• Справку о наличии (отсутствии) судимости.

Трудовая книжка может не предоставляться, о чем работник делает соответствующую запись в заявлении о приеме на работу.

Иные документы работодатель может попросить по договоренности с работником, предоставлять их в обязательном порядке не нужно.

Этапы приема на дистанционную работу

1. Заключение трудового договора (ст. 57 ТК). Ниже в статье мы расскажем, какие условия должны быть прописаны в этом документе. Договор может подписываться электронно, но затем лучше обменяться версиями на бумажном носителе.
2. Оформление заявления о приеме на работу. Заявление может оформляться в простой письменной форме на имя руководителя организации. В нем перечисляются документы, предоставленные работником. На заявлении руководитель накладывает резолюцию для издания приказа о приеме.
3. Издание приказа о приме. Формируется на основании поданного заявления. Работник обязан ознакомиться с приказом и имеет право получить его копию.
4. Ознакомление работника с локальными нормативными актами. Например, положением о командировках, об аттестации, повышении квалификации, коммерческой тайне и другими. При электронном обмене документами работнику необходимо направить документ с листом ознакомления, который он подписывает электронной подписью и направляет обратно. Также лист ознакомления можно отправить почтой. В этом случае работник подписывает его и отправляет обратно в бумажном виде.

Мы разобрались, как оформляется прием на дистанционную работу нового сотрудника. Давайте узнаем, как оформить перевод действующего работника на такой режим труда и нужно ли получать согласие на это.

Как перевести сотрудника на дистанционную работу?

Перевод на дистанционную работу может происходить по инициативе работника или работодателя. В обоих случаях необходимо письменное согласие сотрудника на такие изменения

.

Если перевод идет по инициативе работодателя, то последний обязан письменно предупредить работника об этом минимум за два месяца, указав причины такого решения (ст. 74 ТК).

Работник может отказаться от перевода на дистанционную работу. В этом случае компания обязана предложить ему другие вакансии, которые соответствуют уровню квалификации и оплате. Если вакансий нет, то работник увольняется (п.7 ч.1 ст.77 ТК).

Как оформить перевод на дистанционный режим работы?

Юридически перевод оформляется подписанием дополнительного соглашения к ранее заключенному трудовому договору, в котором прописываются соответствующие изменения:

1. Характер работы устанавливается дистанционный.
2. Указывается место работы. По закону привязки к определенному месту нет, но в договоре лучше указать место жительства работника или иное место, где он будет выполнять свои обязанности. От этого зависит расчет зарплаты, в частности, размер районного коэффициента.
3. Изменения, касающиеся рабочего времени. Лучше прописать часы, в которые работник должен трудиться.
4. Условия передачи информации, использования личной техники и компенсация за это (если она предусмотрена).

Кого можно переводить на дистанционную работу?

В Трудовом Кодексе отсутствует перечень лиц, которые могут работать дистанционно. Поэтому с точки зрения закона на такой режим можно переводить любого сотрудника при условии, что работник может выполнять свои обязанности через сеть интернет.

Например, дистанционно сейчас работают даже чиновники. Подобные инновации внедрены в Подмосковье.

Можно ли оформить на дистанционную работу иностранного гражданина?

• Если иностранный гражданин проживает в России, то с ним можно заключить договор о дистанционной работе.
• Если он живет за пределами РФ, рекомендуется заключать договор ГПХ. Поскольку если сотрудник проживает за границей, работодатель не может в полной мере исполнять свои обязанности, прописанные в ТК РФ.

Как в трудовом договоре прописать дистанционную работу?

При оформлении трудового договора имеется ряд особенностей, про которые нужно рассказать. Также в таком документы должны присутствовать обязательные условия, которые мы перечислим ниже.

Особенности оформления трудового договора

• Согласно ст. 312.2 ТК, при заключении трудового договора о дистанционной работе возможен электронный обмен документами, но после заключения договора работодатель обязан направить работнику почтовое сообщение с уведомлением, в котором будет бумажный экземпляр соглашения.
• Работодатель может требовать от работника предоставить копии документов (паспорт, документы об образовании и квалификации и т.д.), заверенные нотариусом, по почте.
• Трудовая книжка, для внесения записи о работе, предоставляется по договоренности. В случае первичного трудоустройства может не заводиться. Если работник хочет, чтобы запись в трудовую была сделана, то он предоставляет книжку лично или почтовым отправлением с уведомлением.
• Если трудовая книжка не предоставляется, то подтвердить трудовые отношения работник может договором.

Какие условия являются обязательными для договора о дистанционной работе?

Данный вопрос регулируется ст. 57 ТК РФ.

В случае трудового договора о дистанционной работе в нем обязательно должны указываться:

1. Характер работы – дистанционный.
2. Тип договора – бессрочный или срочный (на определенный срок). Обратите внимание, что не со всеми категориями граждан можно заключать срочные договора.
3. Режим работы и отдыха. Несмотря на то, что дистанционный работник может сам решать, когда ему работать, в договоре могут содержаться требования о наличии на рабочем месте в определенное время. В этом случае данному требованию работник обязан подчиняться.
4. Условия оплаты и наличие компенсационных выплат. Как правило, для дистанционных работников устанавливают сдельную зарплату, которая зависит от количества выполненных задач, их сложности и объема. Если предусмотрены компенсационные выплаты, например, оплата доступа в интернет или техники, то размеры данных выплат также фиксируются в договоре.
5. Обеспечение средствами и оборудованием для работы. Если работодатель предоставляет технику, софт, доступ в какие-либо сервисы, то информация об этом должна быть в документе.
6. Сроки выполнения работы и предоставления результатов, сроки и формат отчетности, особенности организации труда. Например, многие компании для управления дистанционными работниками используют Таск-трекеры или CRM-системы, где фиксируются задачи, сроки их выполнения и т.д.
7. Условия изменения и расторжения договора.

Если в организации нет шаблона такого договора, то его можно составить, обратившись к юристам.

Временная дистанционная работа по инициативе работодателя: в исключительных случаях

Временный перевод работника без его согласия

на дистанционную работу возможен в случаях (ст. 312.9):

• катастрофы природного или техногенного характера,

• производственной аварии,

• несчастного случая на производстве,

• пожара, наводнения, землетрясения,

• эпидемии или эпизоотии,

• в любых иных исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части,

• принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления.

При этом работодатель обязан:

• обеспечить работника необходимыми оборудованием и средствами
  либо выплатить дистанционному работнику
  компенсацию
  за использование принадлежащих ему или арендованных оборудования и средств, возместить расходы, связанные с их использованием, а также
  возместить
  дистанционному работнику
  другие расходы
  , связанные с выполнением трудовой функции дистанционно;

• при необходимости организовать обучение
  работника применению оборудования и средств, рекомендованных или предоставленных работодателем.

Если специфика работы, выполняемой сотрудником на стационарном рабочем месте, не позволяет осуществить его временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя либо работодатель не может обеспечить работника необходимыми для выполнения им трудовой функции дистанционно оборудованием и средствами:

время, в течение которого указанный работник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя
по причинам, не зависящим от работодателя и работника, с оплатой этого времени простоя согласно части второй статьи 157 ТК РФ, если больший размер оплаты не предусмотрен договорами.

Как уволиться с дистанционной работы?

Увольнение или расторжение трудового договора возможно по желанию работника (ст. 80 ТК) или по инициативе работодателя (ст. 81 ТК). Возможно расторжение трудового договора по соглашению сторон. В каждом случае требуется письменное оповещение второй стороны о прекращения договора.

Заявление на увольнение дистанционный работник может отправить по электронной почте с использованием ЭЦП. Но судебная практика показывает, что лучше обмениваться заявлениями и приказами на увольнение в бумажном виде. Увольнение дистанционного работника может быть по основаниям непосредственно трудового кодекса, может по условиям трудового договора. Например: отсутствие объема работы, не выход (не своевременный выход) на связь и т.д.

Удаленная работа по совместительству

Российским законодательством разрешается заключать трудовой договор с дистанционным работником по совместительству и срочный трудовой договор. При его заключении необходимо соблюдать правила, прописанные в главе 44 Трудового кодекса России, в которых указано, что рабочее время работника по совместительству составляет половину стандартной продолжительности рабочего дня. Поэтому объем выполненной им работы будет наполовину меньше.

Отпуск предоставляется в одно время с отпуском по основному рабочему месту. На удаленную работу по совместительству не распространяются гарантии, положенные гражданам, работающим в условиях Крайнего Севера, и студентам. Расторжение договора требует обязательного предупреждения сотрудника за 2 недели, если для выполнения тех же обязанностей нанимается другой человек, для которого эта работа будет основной.

Команда опытных юристов ООО «Проверка труда» поможет оформить документацию в соответствии с требованиями закона. Также предлагаем такую услугу, как правовое сопровождение реорганизации штата — отдельно, так и при комплексном сопровождении бизнеса в форме устных и письменных консультаций, разработки плана сокращения, составления кадровой документации, контроля увольнения и урегулирования споров в интересах клиента. Гарантируем положительный результат. Оставьте заявку на сайте: консультанты оперативно свяжутся с вами, чтобы ответить на все вопросы.

Где и как найти дистанционную работу?

• Посмотрите компании, предлагающие вакансии удаленной работы.
• Много подобных вакансий имеется в Яндексе, в том числе есть вакансии, не требующие ИТ-квалификации (подходящие почти всем). Например, вакансии модератора, асессора, тайного покупателя.
• Искать вакансии можно на сайтах по трудоустройству, указывая, что вас интересует удаленная работа.
• Если вам нужен дистанционный сотрудник, разместите вакансию в сервисе Это бесплатный сайт для поиска удаленных работников.

В интернете под видом дистанционной работы встречаются предложения от лохотронов. Поэтому до поиска работодателей рекомендуем прочитать про обманы в сети интернет и особенно про вакансии-лохотроны. Эта информация поможет значительно снизить риски при трудоустройстве через интернет.

Автор: Kadrof.ru (KadrofID: 79032) Добавлено: 25.12.2019 в 18:12

В избранное

Комментарии (0)

Охрана труда

При работе на стационарном рабочем месте у работника и работодателя задействован полный комплекс обязанностей и мероприятий по охране труда.

При трудовом договоре о дистанционной работе в обязанности работодателя в данной сфере входит:

• Расследование учет в установленном порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• Выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
• Обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда, Установленные на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно, не распространяются.

Приказ о приеме на работу дистанционного работника

Приказ (распоряжение) о приеме на работу дистанционного работника оформляют так же, как при приеме других работников: по унифицированной форме, например по форме N Т-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), или по форме, разработанной работодателем. Основанием для его издания является трудовой договор. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям договора.

В частности, при использовании формы N Т-1 в строке «Условия приема на работу, характер работы» нужно указать информацию о выполнении работником трудовой функции дистанционно (ч. 1 ст. 68 ТК РФ, п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

При приеме на дистанционную работу (до подписания трудового договора) ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором можно путем обмена электронными документами (ч. 3 ст. 68 ТК РФ, п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

В трудовую книжку (если она ведется) сведения о трудовой деятельности дистанционного работника вносятся по его желанию. Предоставить трудовую книжку он может, например направив ее по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

В остальном порядок приема на работу не отличается от общих правил.

Важно сразу учесть: обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда дистанционных работников ограничены (п. п. 1, 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ). Подробнее об охране труда дистанционных работников см. п. 4.3 настоящего материала.

Предмет трудового договора

2.1. Работник принимается в Организацию на должность – _________ (наименование должности), с окладом ______ (__________________________________) рублей в месяц (включая налог на доходы физических лиц по ставке 13%), дополнительно по распоряжению руководителя может выплачиваться премия по результатам работы в соответствии с Положением о премировании, составляющая до ____ (_____________________) рублей в месяц (включая налог на доходы физических лиц по ставке 13%).

2.2. Работа, выполняемая Работником по настоящему Договору, является дистанционной работой.

2.3. Зарплата выплачивается Работнику каждые полмесяца в следующие сроки: 5-го и 20-го числа каждого месяца.

2.4. Заработная плата, социальные компенсации, премии и другие подобные выплаты по письменному заявлению Работника могут выплачиваться ему путем перечисления на специальный карточный счет физических лиц, открытый в банке ______ (наименование банка) по Тарифу ________________ для проведения операций с использованием банковских карт, в порядке, предусмотренном договором между Организацией и банком. Работник подтверждает, что ознакомлен с условиями обслуживания банковских карт.

• Все расходы, связанные с открытием банковского счета и обслуживанием банковской карты, относятся на Организацию.
• Все расходы, связанные со снятием наличных денежных средств, относятся на Работника.
• При увольнении Работника, в случае если увольняемый Работник желает сохранить оформленную банковскую карту, Банк по заявлению Держателя переоформляет карту из зарплатной в карту для физического лица, Работник заключает с Банком от своего имени договор об открытии специального карточного счета физическому лицу и предоставлении в пользование банковской карты, при этом Работник за свой счет выплачивает Банку стоимость обслуживания карты согласно Тарифам по обслуживанию держателей банковских карт, утвержденных банком.
• Ответственность за сохранность банковской карты, перечисленных на карточный счет денежных средств, информации о ПИН-коде несет Работник, как держатель карты.
• Работник несет весь риск, связанный с представлением неправильной информации в Банк при оформлении банковской карты.

2.5. Место работы – ______________________________________ (адрес места нахождения Работника).

2.6. Работа в Организации является для Работника основным местом работы.

2.7. Договор является бессрочным.

2.8. Работник обязан приступить к работе с «__» _____________ 20__ г.

2.9. Работнику устанавливается испытательный срок – __ месяца. При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с Работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее, чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого Работника не выдержавшим испытание. Если работник выдерживает испытание и продолжает работу, настоящий трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

2.10. Если в период испытания Работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели.

Порядок и причины перевода

Нормы, регулирующие дистанционное выполнение должностных обязанностей в РФ, предусмотрены в главе 49.1 ТК РФ. Но ею чаще пользуются, когда только оформляют трудовые отношения. А как применять, если необходимо пересмотреть условия трудового договора и заключить дополнительное соглашение о переходе на дистанционную работу, мало кто представляет. Сложностей не возникнет, если понимать некоторые нюансы.

Перевод возможен в двух случаях:

• по инициативе работника;
• по предложению работодателя.

Сотрудник вправе подать письменное заявление, составленное в свободной форме, на имя руководителя с просьбой разрешить трудиться удаленно. Если работодатель согласен, он оформляет дополнительное соглашение о переводе работника на дистанционную работу к трудовому договору, издает приказ о переводе сотрудника на удаленную работу, и человек начинает трудиться, не приходя в помещения организации.

Инициатором изменения условий трудового соглашения может выступить и работодатель, если, к примеру, появились соответствующие рекомендации государственных органов о переводе сотрудников на удаленный формат, как это произошло в случае с карантином по коронавирусу. В ТК РФ заявлено, что о смене условий труда работодатель обязан уведомить не менее чем за 2 месяца.

ВАЖНО!

Перевод возможен только при обоюдном согласии сторон. Если работники против, их нельзя заставить работать из дома. Придется сохранить все условия договоров без изменений. С другой стороны, пока контролирующие органы рекомендуют перевести персонал на удаленку, и если работодатель не в состоянии это сделать, останавливать производственный процесс чиновники не станут.

Когда стороны договорились, работодатель издает приказ о переводе всех (или части) сотрудников на удаленку. Это не должно повлиять на уровень оплаты, если только трудовая функция не изменилась.

Подробнее: Как составить уведомление об изменении условии трудового договора