Самое важное о резерве отпусков, в том числе порядок расчета с примером

Что такое резерв на оплату отпусков

Резерв по отпускам в бухгалтерском учете — это обязательство, позволяющее оценить и подтвердить действительное наличие ответственности учреждения по выполнению трудовых гарантий перед сотрудниками на отчетный день в периоде. Правила установлены в ПБУ 8/2010, утвержденных Приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н и ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Кто обязан создавать

Начисление резерва на оплату отпусков обязаны осуществлять все существующие учреждения. Исключением являются организации, которым разрешено ведение упрощенного учета:

• субъекты малого предпринимательства;
• некоммерческие организации;
• участники проекта Сколково.

Это означает, что такие компании вправе не формировать финансовый запас на отпускные в бухучете, а могут отнести финансы непосредственно на счета по текущим затратам.

Как часто формировать

Созданный денежный запас отражает обязательства перед сотрудниками, касающиеся оплаты отдыха на дату отчета (п. 15 ПБУ 8/2010). Его надо формировать как минимум раз в год (на заключительный день — 31.12). Если вы предоставляете и годовую, и квартальную отчетности, создавайте запас на заключительный день каждого квартала.

В целом допустимо формировать его на заключительный день:

• месяца (трудоемко, но точно);
• квартала (для многих наиболее приемлемый вариант);
• года (для учреждений, имеющих годовую отчетность).

Конкретный день устанавливается самим предприятием в учетной политике, которая должна быть утверждена распорядительным документом по организации.

Резерв отпусков на 2021 год формируется с учетом ранее установленных правил, так как в законодательство изменения в части начислений за дни отдыха не вносились.

Резерв в бухгалтерском учете и отчетности

Предприятия, формирующие обязательства в части оплаты отдыха, должны фиксировать этот факт в учетной политике для целей бухучета. Там же следует разъяснить алгоритм расчета.

Проводки по использованию

Формируемый запас средств подлежит отражению на субсчете «Резерв на оплату отпусков» к счету 96 «Резервы предстоящих расходов».

При его создании нужно сделать проводку по кредиту данного субсчета на сумму отчислений. Она должна быть такой, чтобы сальдо по субсчету стало идентичным рассчитанному запасу.

Резерв на оплату отпусков (проводки приведены далее) применяется при начислении денежных средств на отпускные и взносов на протяжении года.

Учитывая, что подсчет резервируемых сумм приблизительный, этих средств может не хватить на год. При таком варианте отпускные суммы следует начислять в дебет затратных счетов. Идентично тому, как начисляется зарплата.

Бухучет: резерв не создается

Если резерв в бухучете не создается, то начисление и выплату отпускных отразите следующим образом:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 70

– начислены отпускные.

Дебет 70 Кредит 50 (51)

– выплачены отпускные.

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счет 70).

Аналогичные проводки делайте и в том случае, если отпуск является переходящим (т. е. начинается в одном месяце, а заканчивается в другом). При этом распределять отпускные по месяцам бухгалтеру не придется.

Это объясняется следующим.

С 2011 года затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, в бухгалтерском балансе в качестве расходов будущих периодов (отдельной строкой) могут не отражаться. Они показываются в балансе в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативно-правовыми актами по бухучету. И подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида.

Такие правила установлены пунктом 65 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

В связи с этим счет 97 «Расходы будущих периодов» используется не во всех случаях, в которых он применялся ранее. Этот счет можно использовать при условии, что соответствующие суммы прямо названы в качестве расходов будущих периодов в действующих нормативно-правовых актах по бухучету. Либо суммы учитываются на счете 97, если они отвечают следующим критериям:

• организация понесла затраты, при этом у контрагента не возникло встречных обязательств перед ней (в противном случае признается дебиторская задолженность, а не расход);
• данные расходы не формируют стоимость материальных или нематериальных активов;
• расходы обуславливают получение дохода в течение нескольких отчетных периодов.

Отпускные, начисленные в текущем месяце за следующий месяц, к расходам будущих периодов не относятся, поскольку такие затраты не обуславливают получение доходов в нескольких отчетных периодах (п. 19 ПБУ 10/99) и влияют на финансовый результат именно того периода, в котором они осуществлены. Следовательно, в бухучете отпускные не нужно распределять между месяцами, на которые пришелся отпуск, то есть их следует учитывать единовременно по факту начисления.

Пример отражения в бухучете начисления отпускных. Отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. Организация является субъектом малого предпринимательства, резерв на оплату отпускных не создает

В июне 2015 года менеджеру ООО «Торговая » А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней: с 16 июня по 13 июля 2015 года. Отпускные были выплачены сотруднику 11 июня 2015 года.

За расчетный период – с 1 июня 2014 года по 31 мая 2015 года – Кондратьеву начислена зарплата в сумме 360 000 руб. Расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок Кондратьева составил: 360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1024 руб./дн.

Бухгалтер начислил отпускные в сумме: 1024 руб./дн. × 28 дн. = 28 672 руб.

в том числе:

• за июнь: 1024 руб./дн. × 15 дн. = 15 360 руб.;
• за июль: 1024 руб./дн. × 13 дн. = 13 312 руб.

Начисление отпускных бухгалтер организации отразил в учете следующими записями.

В июне 2015 года:

Дебет 44 Кредит 70 – 28 672 руб. – начислены отпускные Кондратьеву за июнь и июль.

Резерв по отпускам в налоговом учете

Создание оценочного обязательства в налоговом учете является правом, а не обязанностью налогоплательщика. В этом основное отличие от бухгалтерского учета. Кроме того, алгоритм расчета и отражения резерва в целях исчисления налога на прибыль не предусматривает вариативности. В статье 324.1 НК РФ прописан четкий алгоритм его формирования. Он предусматривает:

• определение процента отчислений в резерв;
• определение резервируемой суммы на конец каждого месяца;
• проведение инвентаризации на 31 декабря каждого года.

Подробнее методику формирования резерва в налоговом учете рассмотрим ниже (вариант 3).

Как рассчитать резерв отпусков

Алгоритм расчета предприятие выбирает самостоятельно и утверждает его в учетной политике для бухгалтерского учета. Необходимо предусмотреть:

• периодичность отражения формирования резерва (раз в год, ежеквартально, ежемесячно);
• порядок расчета суммы резерва.

Отдельно в учетной политике для налогового учета необходимо отразить решение организации о создании (или несоздании) резерва. И отразить правила его расчета в целях исчисления налога на прибыль.

Таким образом, учреждению нужно строго придерживаться установленных правил и норм в целях определения требующихся финансов на оплату отпускных.

Рассмотрим далее наиболее часто применяемые методики формирования резервных сумм на оплату отпусков. А приведенные примеры помогут понять, как реализовать их применение на практике.

Вариант 1: самый простой

Наиболее простой вариант — планирование суммы, аналогичной израсходованной на отдых, и взносов по страхованию в текущем году. Создается при этом методе резерв один раз — 31 декабря. Правда, обязательство в данном варианте будет превышено, так как наниматель еще не должен сотрудникам столько денег.

Пример.

ООО «Компания» формирует оценочное обязательство по отпускным суммам один раз в год. За 2021 год были выплачены отпускные в размере 100 000 руб., также на них начислены страховые взносы в размере 30 200 руб. (100 000 × 30,2 %). На 31.12.2018 бухгалтер сделал проводку:

При уходе сотрудника в очередной отпуск и начислении ему отпускных проводки нужно будет сделать следующие:

Этот метод является не очень правильным, поскольку не отражает реальных обязательств предприятия перед сотрудниками по отпускным выплатам. Также, так как он формируется только раз в год, не учитываются изменения в штате. В середине года может быть принято решение о сокращении численности штата или, напротив, о его резком увеличении.

Порядок выплаты отпускных

Отпуск оплачивайте не позднее чем за три дня до его начала. При этом в Трудовом кодексе не запрещено выплачивать отпускные и раньше (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
Ситуация: в каких днях отсчитывать трехдневный срок для выплаты отпускных – календарных или рабочих?

Предельный срок выплаты отпускных отсчитывайте исходя из календарных дней.

Ведь если в Трудовом кодексе прямо не указано, какие дни считать для того или иного срока, исходить нужно именно из календарных.

Этот порядок действует и в отношении предельного срока выплаты отпускных, так как в статье 136 Трудового кодекса РФ прямо не указано, какие дни учитывать. Поэтому считайте и рабочие, и нерабочие – праздничные, выходные дни. То есть все календарные дни. При этом если окончание срока выпадает именно на нерабочий день, то выплату делайте накануне – в последний рабочий день.

Такой порядок предусмотрен в статье 14 Трудового кодекса РФ, аналогичные выводы выражены и в письме Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1.

Ситуация: можно ли по желанию сотрудника выплатить ему отпускные после его выхода из отпуска?

Ответ: нет, нельзя.

Трудовое законодательство так поступить не позволяет. Организация обязана выплатить отпускные сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). И никаких исключений из этого положения, связанных с желанием работника, Трудовой кодекс РФ не содержит.

Вариант 2: более точный

Второй способ заключается в следующем:

• посчитать число неиспользованных дней у всех сотрудников на дату отражения резерва;
• произвести расчет среднедневной зарплаты в учреждении. Например, по формуле:

• вывести по формуле буферные средства = СДЗ × (1 + тариф взносов по совокупности) × число неиспользованных дней отдыха на дату отчета. Тариф совокупных взносов представляет сумму тарифов тех взносов, которые начисляются на зарплату.

Периодичность расчета также можно предусмотреть один раз в год, но при этом методе лучше делать перерасчет чаще: раз в квартал или даже ежемесячно.

Пример.

ООО «Компания» производит расчет оценочного обязательства по отпускам на последнее число каждого квартала.

Число сотрудников (не изменялось) — 10 человек.

Сумма зарплаты за 2021 год — 2 млн. руб.

Число неотгулянных дней отпуска:

• на 31.12.2018 — 50;
• на 31.03.2019 — 60;
• на 30.06.2019 — 40.

Выплачено отпускных:

• за 1 квартал 2021 — 20 000;
• за 2 квартал 2021 — 40 000.

Для начала определим расчет среднего заработка:

Средний дневной заработок = 2 000 000 / 12 × 29,3 × 10 = 568,83 руб.

Остальные расчеты и проводки приведем в таблице:

Ответственность за просрочку выплаты отпускных

Внимание: несоблюдение срока выплаты отпускных может быть расценено как нарушение требований трудового законодательства. За это нарушение трудовая инспекция может оштрафовать организацию или ее должностных лиц.

Ответственность предусмотрена такая:

• для должностных лиц организации (например, руководителя) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
• для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 руб.;
• для организации – штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение влечет:

• для должностных лиц организации (например, руководителя) – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
• для предпринимателей – штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
• для организации – штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности установлены в частях 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сотрудник, которому не выплатили отпускные своевременно, может потребовать перенести ежегодный отпуск на другое время (ч. 2 ст. 124 ТК РФ, п. 2 определения Конституционного суда РФ от 23 июня 2005 г. № 230-О).

Если отпускные рассчитаны и выплачены, а сотрудник в связи с экстренной ситуацией на производстве не может уйти в отпуск, оформите отзыв из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).