Приказ на материальную помощь: образец, основания и оформление

Приказ о выплате материальной помощи — источники правового регулирования

Среди юридически значимых документов, на которые необходимо опираться при издании приказа о выплате материальной помощи, можно выделить следующие:

• Трудовой кодекс (далее — ТК);
• ведомственные нормативные акты в отношении различных категорий работников (муниципальных служащих, работников культуры, педагогических работников и т. д.);
• коллективный договор, заключенный между предприятием и его трудовым коллективом (при наличии);
• инструкцию по делопроизводству в организации;
• порядок или положение об оказании материальной помощи сотрудникам.

В частности, трудовым законодательством (ст. 8 ТК) установлены право и обязанность работодателя (за исключением случаев, когда таковым является физическое, то есть не имеющее статуса ИП, лицо) издавать по вопросам труда локальные правовые акты. В ст. 135 ТК установлены правила формирования заработной платы, порядок фиксации дополнительных гарантий работнику и выплаты надбавок. При этом коллективный договор ст. 40 ТК определяет как акт, регулирующий социально-трудовые отношения, что допускает возможность установления материальной помощи работникам именно как социальной помощи, а не в качестве стимулирующей выплаты в виде надбавки к зарплате.

Можно ли учесть материальную помощь сотруднику в расходах по налогу на прибыль рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.

Когда требуется и чем предусмотрено

Материальная помощь — единовременная выплата денежных средств, которая не связана с выполнением работником должностных обязанностей и не зависит от качества или количества выполняемой им работы. Она не относится к стимулирующим выплатам и не компенсирует работнику сложные условия труда или переработку, ночной труд и тому подобное.

Важно помнить, что выплата материальной помощи — право бюджетной организации, а не ее обязанность. А размер суммы зависит от финансовых возможностей

Порядок и условия финансовой поддержки можно установить в локально-нормативном акте: регламенте об оплате труда или в положение о материальной помощи работникам.

Так же дополнительно можно прописать положение о материальной помощи профсоюзной организации, если в этом есть необходимость. Требования к нему не отличаются от описанного в статье случая.

Для чего нужен приказ об оказании материальной помощи?

Организации зачастую пренебрегают изданием приказа при оказании материальной помощи. С одной стороны, это может быть следствием того, что установленная материальная помощь в силу ее социального характера не является обязательной, потому зависит от воли работодателя и не требует дополнительного оформления. По смыслу данной выплаты социальной она является изначально (если, конечно, данным понятием не завуалированы стимулирующие выплаты и премии), что подтверждается в том числе судебной практикой. Например, данный вывод следует из постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.07.2017 № Ф04-2629/2017 по делу № А27-23509/2016.

С другой стороны, материальной помощью в организациях часто именуют фиксированную надбавку к заработной плате, выплачиваемую ежемесячно вместе с иными суммами за выполнение работником его трудовых обязанностей. В таких случаях выплата происходит автоматически и не требует регулярного издания внутреннего акта.

В то же время, если материальная помощь действительно является социальной выплатой, обязательным условием ее предоставления является соответствующий приказ, так как он:

• позволяет обосновать ее вид (от чего во многом зависят и особенности ее регулирования);
• служит основанием для начисления помощи бухгалтерией;
• служит документом налогового и бухгалтерского учета, а также основанием исчисления подоходного налога с работника и налогов организации в зависимости от применяемой системы налогообложения;
• необходим для правильного исчисления сумм страховых взносов в пенсионные и внебюджетные фонды.

См. также «Материальная помощь в связи со сертью работника».

Обложение матпомощи НДФЛ и взносами

На основании приказа о выплате материальной помощи бухгалтер должен перечислить работнику деньги. Сумма матпомощи не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах 4000 руб. на одного работника за календарный год (п. 28 ст. 217, пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ). С суммы, превышающей указанный лимит, нужно будет исчислить НДФЛ и начислить взносы.

Исключения из правила предусмотрены для материальной помощи, выплачиваемой (п. 8 ст. 217, пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ):

• в связи с рождением ребенка – она не подлежит обложению в пределах 50 000 руб. на каждого родителя (Письмо ФНС России от 05.10.2017 № ГД-4-11/[email protected] );
• в связи с чрезвычайными обстоятельствами (п. 8.3 ст. 217 НК РФ), а также в случае смерти члена семьи работника / самого работника. Такая матпомощь не подлежит обложению независимо от суммы.

Приказ о материальной помощи

Содержание и образец приказа о выдаче материальной помощи

Исходя из источников правового регулирования, касающихся издания приказа о материальной помощи и ее выплаты в целом, а также сложившейся практике социально-трудовых правоотношений данный правовой акт организации должен содержать в себе:

• наименование организации или индивидуального предпринимателя, издающего приказ;
• реквизиты документа (место подписания, дата издания, идентификационный номер в соответствии с номенклатурой дел и правилами делопроизводства);
• основания издания приказа — перечень документов, в соответствии с которыми было принято решение о выделении помощи (в том числе регулирующих вопросы осуществления данной выплаты);
• обстоятельства, в связи с которыми осуществляется социальная помощь сотруднику (рождение ребенка, регистрация брака, смерть члена семьи, болезнь и др.);
• занимаемая сотрудником должность, точное место его работы (филиал, структурное подразделение), Ф. И. О.;
• точный размер оказываемой помощи, указываемый в российских рублях;
• указания для бухгалтерии (начисление, порядок и сроки выплаты и т. п.);
• перечень приложений к приказу;
• иные сведения в соответствии внутренними правилами и конкретными обстоятельствами (возложение контроля исполнения, порядок вступления в силу и др.).

Законодательно установленной формы данного документа нет, что может вызывать сложности при отсутствии практики его издания. На нашем сайте вы можете бесплатно приказа на материальную помощь, который поможет избежать распространенных ошибок.

Как правильно составить распоряжение на выплату?

Составляется такой документ в произвольном виде. Многие руководители, которые практикуют материальную поддержку своих сотрудников, обычно разрабатывают и утверждают фирменные бланки распоряжений. Это значительно упрощает процедуру составления документа. Структура приказа на выплату денежной помощи является стандартной и представлена шапкой, названием, основным и заключительным блоками.

В шапке приводятся реквизиты компании. Обычно ее располагают по центру строки в самом верху листа. Чуть ниже пишут название документа с номером. Точку в конце слова «Приказ» ставить не требуется.

В главном блоке приводятся основания для издания распоряжения, а затем, после слова «ПРИКАЗЫВАЮ» даются указания работникам по его исполнению. В финальной части ставятся подписи лиц, которые отображены в приказе с расшифровками в виде фамилии и инициалов.

В распоряжении обычно указывают следующую информацию:

• организационно-правовая форма компании;
• название фирмы;
• номер распоряжения;
• название документа;
• дата и место составления приказа;
• ссылка на пункт трудового договора, в котором предусмотрена возможность выплаты мат. помощи к отпуску;
• фамилия, имя и отчество, должность и структурное подразделение сотрудника, которому начисляются деньги;
• номер и дата подачи заявления работника на мат. помощь;
• размер выплаты;
• срок начисления денег;
• фамилия, имя и отчество ответственных за исполнение приказа лиц;
• тип отпуска, даты его предоставления;
• подписи лиц, указанных в распоряжении.

Мнение эксперта Ирина Васильева Эксперт по гражданскому праву

Распоряжение регистрируется в журнале учета внутреннего документооборота.

Основания издания приказа о выделении материальной помощи

Непосредственным основанием для предоставления материальной помощи служит соответствующее заявление работника, хотя законодатель не устанавливает ограничений на оказание данной помощи и по инициативе работодателя. Конкретное же документальное основание оказания социальной помощи зависит от вида обстоятельств, предоставляющих работнику в соответствии с локальным правовым актом (в том числе коллективным договором, согласно ст. 40 и 41 ТК) право на ее получение.

В частности, обоснование могут служить:

• документы, подтверждающие расходы на медицинское лечение (абз. 1 п. 10 ст. 217 НК);
• свидетельство о рождении ребенка (когда помощь оказывается в связи с пополнением в семье);
• свидетельство о регистрации брака (при осуществлении выплаты в связи со вступлением в брак);
• платежные документы, подтверждающие покупку лекарственных препаратов, и соответствующее назначение лечащего врача (абз. 5 п. 28 ст. 217 НК);
• справки и иные письменные свидетельства чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, урагана, техногенной катастрофы и т. п.);
• свидетельство о смерти (при оказании помощи по случаю гибели члена семьи).

Как оформить материальную помощь работнику в связи со смертью члена семьи узнайте в Готовом решении от КонсультантПлююс. Если у вас еще нет доступа, оформите бесплатно пробный онлайн-доступ к системе.

См. также:

• «Положена ли материальная помощь к отпуску?»;
• «Материальная помощь при увольннии по собственному желанию».

Документальное оформление

Положения ФЗ №135 не предполагают заключение договора на оказание благотворительной помощи. Но в главе 32 ГК указано, что акт дарения нужно оформить при помощи договора. Соглашение потребуется в том случае, если дарение выполняется не в рамках ФЗ №135.

В пункте 2 статьи 574 ГК указано, что договор дарения нужен в том случае, если даритель является ЮЛ и стоимость дара превышает 3 000 рублей. Требуется заключать соглашение в письменной форме. Помощь может оказываться на основании письма организации-получателя с просьбой о пожертвовании.

Для перечисления средств руководитель обязан издать приказ о благотворительной помощи. Именно на основании этого документа будут перечисляться пожертвования.

Образец

ООО «Зеленая планета»

Приказ №44

г. Москва

23.04.2021 года

Об оказании благотворительной помощи

На основании ФЗ №135, главы 32 ГК, в целях оказания поддержки экологии

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В целях борьбы с загрязнением окружающей среды оказать единовременную помощь НКО «Экология» в размере 100 000 рублей. 2. Бухгалтеру Могилевой О.А. перевести средства в срок до 15.05.2021 года. 3. Ответственность за исполнение настоящего распоряжения оставляю за собой.

Документ, на основании которого составлен приказ: письмо-просьба о пожертвовании от НКО «Экология».

Директор Громов Р.А. (подпись)

С приказом ознакомлены:

Могилева О.А. (подпись)

Итоги

Как видите, приказ об оказании материальной помощи сотруднику организации не имеет утвержденной формы, но его издание должно соответствовать внутренним правилам, установленным на предприятии. Кроме того, документ не должен противоречить действующему законодательству. Именно поэтому при отсутствии практики издания подобных актов целесообразно во избежание правовых ошибок воспользоваться при его составлении заведомо грамотным образцом.

Источники:

• Налоговый кодекс РФ
• Трудовой кодекс

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Порядок выдачи матпомощи

В своих внутренних документах компания прописывает условия и документы, необходимые для получения материальной поддержки. Но даже если в регламенте компании нет конкретной жизненной ситуации, компания все равно может оказать помощь и поддержать.

Четко прописанного порядка выдачи материальной помощи законом не установлено. Каждый работодатель самостоятельно утверждает данный порядок.

Исходя из практики, можем сказать, что для получения матпомощи изначально пишут заявление на имя руководителя компании. Потому что только он принимает решение о необходимости оказания материальной поддержки сотруднику. Исключение составляет ситуация, когда в материальной помощи нуждается сам генеральный директор. В этом случае решение принимают собственники компании или члены совета директоров.

Правила составления приказа

• Для издания приказа можно использовать фирменный бланк предприятия, на котором уже имеет шапка в правом верхнем углу;
• Формировать документ можно, как от руки, так при помощи компьютерного составления;
• Документ обязательно должен содержать порядковый номер согласно внутреннему исчислению локальных актов и все необходимые данные;
• В обязательном порядке кроме шапки, документ должен складываться из распорядительной части и заверительной;
• Составляется приказ только после официального обращения работника или его родных;
• Он обязательно должен содержать подпись ответственного лица после его ознакомлением с содержанием бумаги.

Пример приказа о выплате помощи при рождении ребенка. Фото: kurovskoe-auto.ru

Как не допустить ошибки

При написании заявления на материальную помощь следует понимать, что она будет выдана в день, указанный в приказе, так как нет ограничений по периоду ее выплаты.

Данные средства могут выплатить сотруднику в день выплаты зарплаты с внесением в ведомость или же в любой день по индивидуальному расходному ордеру. Все это подразумевает обязательное указание в приказе дату выплаты.

Кроме размера выплаты необходимо указать в документе источник средств, так как это играет важную роль для бухгалтерии в оформлении проводок и при уплате налогов.

При выдаче подарков по случаю праздников и прочих событий следует указывать сумму до 4 000 рублей, выше только при условии существования договора дарения.

К приказу по любому случаю на материальную помощь необходимо прикладывать справки и прочие документы, подтверждающие нужду работника в поддержке.