Документальное сопровождение командировки и отчетные документы командировочного за проживание в гостинице

Особенности и типы расходов

Под командировкой подразумевается деловая поездка по инициативе работодателя. Ее особенность — четкое ограничение во времени и оформление посредством приказа.

Во время этого путешествия направленный сотрудник выполняет служебное задание определенного характера. Командировка никак не связана с увеличением зарплаты, добровольным увольнением или сокращением сотрудника.

Отчетная документация состоит из бумаг, касающихся различных аспектов поездки. Служебная командировка предполагает денежные траты, связанные с физическими нуждами работника. Собирают документы на протяжении всей длительности вынужденного путешествия и после передают их в бухгалтерию.

Начало командировки — это дата и время отправления уполномоченного лица, окончание — момент прибытия домой.

Трудовое законодательство Российской Федерации регламентирует возмещение определенных видов расходов, среди которых:

• Найм квартиры, комнаты или номера в отеле;
• Транспортные расходы;
• Дополнительные платежи за проживание в чужом городе;
• Расходы, непосредственно связанные с командировочными нуждами и совершенные под присмотром работодателя.

Условия рабочей поездки регулируются коллективным договором и распоряжениями руководителя организации. К таковым относятся:

1. Категории подходящих для поездки граждан;
2. Длительность;
3. Дополнительные установки.

В некоторых случаях при составлении документального учета организация руководствуется локальными нормативными актами.

Отчетность после поездки

Командировочные на работников платятся, только если представлены все оправдательные документы. Чтобы получить компенсацию, придется отчитаться за каждую трату. Нужны документы, подтверждающие проживание по отелям, гостиницам. Если документы составлены неправильно или отсутствуют, бухгалтерия откажется возмещать расходы по командировке.

Таблица отчетных документов после командировки

Документы о проживании должны быть составлены правильно. Если человек потеряет билеты, то период командировки будет уточняться по договорам о проживании.

Когда нужно оформлять документы

При появлении служебной надобности отправить сотрудника в краткосрочную или длительную командировку, первым шагом руководства является определение подходящей кандидатуры для это. Возложенное на него задание может выполнить только узкопрофильный специалист, если такова специфика служебной поездки.

По содержанию служебного законодательства отправить можно только сотрудника, состоящего в официальных рабочих отношениях с фирмой. Если некое лицо работает с компанией в рамках гражданско-правового договора, то отправление его в командировку невозможно. Аналогичная ситуация с сотрудником, который с фирмой не состоит ни в каких отношениях по документам.

Если существует необходимость срочной поездки, осуществить ее можно по факту. Однако огромным недостатком будет отказ в возмещении трат, все денежные траты налоговыми органами в качестве расходов не признаются (ст. 264 НК). Единственным выходом в этой ситуации будет выплата затрат работодателем в «конверте».

Формально поехать в командировки могут только лица, заключившие предварительно трудовой договор с конкретной фирмой.

На практике этим моментом пренебрегают, управленцы часто экономят на налогах и решаются на хитрости. Они отправляют в поездку следующие категории лиц:

• Представителей компаний, с которыми заключены партнерские отношения;
• Сотрудников, оформленных по соглашению, по договору гражданско-правового характера;
• Внештатных сотрудников.

В вышеперечисленных примерах командировочные документы не выдаются, а поездку официально не оформляют. При этом отчетные бумаги собираются командированным лицом, так как организация расходы учитывает, а затем возмещает. Порядок компенсационных выплат в этом случае предусматривается заранее, в соответствии с типом выполненных работ. Работник, которого отправляют в рабочую поездку, должен узнать все условия, чтобы по возвращению его не ждал неприятный сюрприз в виде невозможности получить потраченные в поездке личные финансы.

Нюансы проживания

Затраты по найму жилья — одно из основных направлений расходов при командировке. После окончания рабочей поездки, сотрудник обязан предоставить отчетные бумаги за проживание. К ним стоит отнестись серьезно, бухгалтерия не может принять неправильно оформленные документы.

Подтверждающая документация для гостиницы

Наилучший и удобный вариант размещения в поездке — гостиница. Рекомендуется заранее подыскать варианты, забронировать номер.

Гостиница выдает отчетные документы для командировочных для подтверждения факта пребывания в отеле. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что в случае, когда в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, разработанный самостоятельно.

Данный бланк может носить любое название, например, счет или гостиничный чек. Вместе с ним многие гостиницы предоставляют кассовый чек, который выдается после произведения оплаты. Он служит подтверждением затрат, подлежащих возмещению.

С принятием таких документов к учету редко возникают проблемы.

Счет из гостиницы

Для оплаты проживания в отеле достаточно одного бланка строгой отчетности № 3-Г «Счет», установленной для гостиниц.

В счете должна быть отражена следующая информация:

• реквизиты гостиницы;
• наименование документа;
• номер и дата его оформления;
• данные о посетителе (ФИО, паспортные данные, адрес прописки);
• дата заезда и выезда;
• расчет стоимости номера с выделенным НДС;
• печать предприятия и подпись администратора.

Если включен завтрак

Затраты на завтрак, указанные в счете отдельной строкой, не рекомендуется включать в проживание. В бюджетной организации такие расходы не оплатят.

Письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, и поэтому может облагаться НДФЛ и страховыми выплатами.

Другие гостиничные сервисы

Согласно п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. Эти затраты обязаны возместить.

Использование некоторых других сервисов может потребовать доказательства экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Служебная квартира

Некоторые предприятия имеют служебные квартиры в других городах, либо снимают жилье для проживания командированных сотрудников. Расходы в этом случае несет напрямую организация и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Целесообразность служебной квартиры:

• обособленное подразделение в другом городе, постоянные поездки туда;
• частые командировки сотрудников в одно место назначения.

Аренда у собственника

Съем квартиры у частного лица — не лучший вариант. С документами часто возникают проблемы, особенно в бюджетных организациях. Для командированного работника этот вариант подходит только тогда, когда другое жилье найти невозможно. Нужно составить письменный договор с собственником, указав паспортные данные обеих сторон. Обязательно следует ознакомиться с документами на право собственности.

Параметры заключения договора:

• сроки;
• стоимость проживания;
• дополнительные услуги (при наличии).

Сейчас особой популярностью пользуются услуги «гостиница в квартире «. Их предоставляют многие агентства недвижимости. Такое жилье можно найти везде.

Основные плюсы такого вида найма:

• низкая стоимость (можно уложиться в бюджетную норму);
• большой выбор и территориальная доступность;
• можно экономить на питании, воспользовавшись кухней;
• предоставляют пакет документов.

Проблем с возмещением затрат в таких квартирах не возникает.

Список документов, подтверждающих расходы:

• договор найма;
• акт выполненных работ;
• кассовый чек или иные платежные документы.

Лимиты расходов

Организация вправе установить ограничения возмещения затрат для командированного работника. Возможность уложиться в указанную сумму бывает не всегда, может возникнуть ситуация, когда лимит выделенных средств превышается. В таком случае при предоставлении документов на полную стоимость расходов, НДФЛ с работника не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Основной список документов

Полный расширенный в 2017-2018 годах пакет документов включает в себя:

• Командировочный приказ (вид поручения руководства), который оформляется предварительно по типовой форме. Бланк должен быть заполнен в формате № Т-9 или № Т-9а в случае с несколькими командированными;

• Авансовый отчет. При его отсутствии используется отчет о потраченных средствах, составленный командированным лицом;
• Табель рабочего времени за календарный месяц или другой промежуток времени на усмотрение бухгалтерии, в котором отмечены дни, проведенные в поездке;
• Служебную записку (необходима в случае поездки на своем автомобиле или другом виде транспорта). Пример для скачивания;
• Командировочное удостоверение. В настоящее время оформление этого документа не является обязательным. Выдают его в случае, например, если предприятие во внутреннем регламенте предусматривает его обязательность;
• Служебное задание в формате № Т-10а. Еще один из документов, который не является необходимым всегда. Если по каким-то причинам задание было сформировано, то заполнять отчет по нему командированный гражданин должен уже после возвращения.

Нюансы

Есть группа работников, обязанности которых носят разъездной характер. Например, курьеры. Отдельное документирование для поездок не требуется. Приказ оформляться не должен. Правило утверждено ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса.

Для оформления поездки организация может оформить удостоверение. Отсутствие удостоверения у сотрудника нарушением не является. Ранее были нужны удостоверения, чтобы показать дату отъезда к месту назначения и дату выезда.

От работников также не требуется составление отчета о поездке. Отсутствует необходимость писать задание для работников и проверять его выполнение.

Руководитель вправе утвердить собственный порядок по учету документов для поездок. Такая возможность предоставлена ч. 1 ст. 7 Трудового кодекса. Сотрудниками оформляются те документы, которые утвердил работодатель.

Основанием для заполнения дополнительной документации на командировку является акт, принимаемый на предприятии.

Итак, какие документы утвердил руководитель, такие и придется заполнять работникам. Если имеется локальный акт, то заполняется удостоверение и служебное задание.

Документы после окончания поездки

Для финансовой отчетности о своих тратах и для дальнейшего составления авансового отчета работник из поездки должен предоставить следующий набор документов:

• Официальное подтверждение расходов за проживание;

Среди них договор с гостиницей, счет или кассовый чек выставленный и оплаченный, на нем должна стоять фирменная печать, обязательно должны быть проставлены реквизиты принимающей стороны и личные данные заселяющихся. При найме квартиры нужно предоставить акт выполненных услуг, договор аренды, расписку. За служебное помещение обычно предоставляется счет и договор.

• Транспортные документы (билеты, чеки, проездные, чеки с АЗС);
• Кассовые чеки за питание и покупку необходимых товаров;
• Документальное подтверждение в виде чеков за прочие расходы (связь и интернет, обмен валюты, например).

Организация не оплатит развлекательные расходы, например, обслуживание в кафе и ресторанах, услуги СПА, бассейнов. Все расходы должны быть документально подтверждены, а бумаги соответствовать установленным законодательством нормам.

После того как сотрудник прибыл из командировки обратно, ему необходимо подтвердить, что все положенные задания выполнены в полном объеме. Иначе его могут уволить с места работы, указывая разные причины — от прогулов до несоответствия занимаемой должности.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

• Сертификат участника любого мероприятия, носившего обучающий характер;
• Документы, подтверждающие обучение, включая график проведенных мероприятий и их четкий план;
• Диплом или бумаги о повышении рабочей квалификации.

Многие работодатели запрашивают отчет работника в письменном виде, где он излагает в произвольной форме особенности навыков и знаний, приобретенных в поездке. Часто такая информация необходима ему для дальнейшей работы в организации.

Существуют ограничения по срокам, этот пакет документов необходимо сдать не позднее 7 дней, начиная с даты прибытия.

Если сотрудник не предоставит официальных доказательств трат в поездке, бухгалтерия может отказать в выплате компенсационных выплат. Все денежные затраты вносятся в базу, отображаются в бухгалтерских отчетах (месячных и годовых). Любые документы, связанные с денежными расходами, заполняются либо на официальных фирменных бланках, либо на простых, но с обязательным указанием реквизитов фирмы, где работает конкретный сотрудник.

Как доказать затраты

Документами подтверждается, сколько времени провел человек в поездке. Не все едут на поезде или летят на самолете. Зачастую работники путешествуют на собственном автомобиле или мотоцикле. Перед поездкой пишется служебная записка, где пишется срок отсутствия. Составление записки допускается в произвольной форме. Вместе с оправдательными справками записка представляется руководителю фирмы. Записку нужно приложить к авансовому отчету.

В заграничной командировке также нужно собирать подтверждающие документы. Время пребывания за границей проверяется по отметкам, сделанным в паспорте. Для подтверждения рабочей поездки нужно отксерокопировать паспорт с отметками. Документы для командировки в 2020 году по странам СНГ ­– это проездные документы. По билетам проверяется дата пересечения границы.

Длительность командировки, категории граждан

Согласно пункту 4 Положения о служебных командировках, ее сроки устанавливаются работодателем. При этом учитывается сложность предстоящего задания, фактический объем работы, которую необходимо выполнить, другие нюансы поручения. В настоящее время предельные сроки служебной поездки законодательно не установлены, все зависит от решения главы организации.

Моментом выезда считается дата и время отправки транспорта от места работы. Днем приезда считается время и дата прибытия транспорта к фактическому адресу организации, откуда был отправлен сотрудник. Если транспортное средство отправляется до 24 часов, то текущие сутки считаются днем отъезда. Начиная с 00 часов, днем отправки являются следующие сутки.

Трудовой кодекс РФ предусматривает некоторые ограничения, на которые должен обращать внимание работодатель. Существует несколько категорий граждан, которых нельзя отправлять:

• Если сотрудник работает по ученическому договору и поездка нарушает учебный процесс (к примеру, не дает возможности присутствовать на экзамене), в этом случае уезжать можно по окончанию обучения или на время, не связанное с необходимостью присутствовать в ВУЗе;
• Беременные женщины в командировки не отправляются, независимо от срока беременности;
• Несовершеннолетние работники, исключение составляют творческие личности или представители таких профессий, как журналисты или спортсмены;
• Женщины, у которых есть малолетние дети, вправе отказаться от командировки, не давая письменного согласия на поездку.

Работодатель должен письменно предупредить сотрудника о том, что тот имеет право отказаться от командировки. Этот момент относится к воспитывающим ребенка в одиночку (матерям и отцам), опекунам детей, возраст которых не достиг 5 лет, лицам, воспитывающим ребенка-инвалида и работникам, ухаживающим за тяжелобольными родственниками.

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, остальные категории работников обязаны отправиться в служебную поездку, если руководство считает это необходимым. В противном случае отказ расценивается как сознательное нарушение трудовой дисциплины. Оно может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.

Подтверждающие документы

Обратите внимание

Если вам предстоит командировка заграницу, стоит заранее побеспокоиться об оформлении загранпаспорта. Какие для этого понадобятся документы, мы расскажем в этой статье

Поскольку по Трудовому кодексу РФ возмещение расходов во время командировки производится только при наличии подтверждающих документов, сотрудник обязан предоставить отчетную документацию.

Отчетные документы для командировочных делятся на две основные категории: подтверждающая проезд и подтверждающая проживание сотрудника. К первой из них относятся проездные билеты и посадочные талоны.

Для подтверждения осуществления расходов второго типа следует предоставить:

• чеки на проживание в гостинице;
• кассовый счет за продукты питания и иных необходимых товаров;
• счет-фактура;
• договор аренды;
• квитанция об оказании различных услуг.

В случае если сотрудник во время командировки проживал у частного лица (съем квартиры или комнаты), ему необходимо предоставить договор найма жилья.

Об особенностях оформления командировки смотрите видеосюжет:

Новости 2021 года, особенности оформления и требования

Если работник поехал в командировку и по возвращению только частично выполнил данное ему задание, руководитель организации имеет законное основание сократить его ЗП, отказать в выплате суточных. Штрафы не накладываются в случае, когда задание не выполнено из-за экстренной ситуации и непредвиденных обстоятельств, не по вине работника.

Обновления в законодательстве 2021 года позволяют отправляться в такую поездку без наличия командировочного удостоверения. Такие документы используются не во всех организациях, а только в тех, где это предусмотрено уставом.

Командировочные выплаты

Чтобы определить окончательную сумму командировочной выплаты, рассчитывается, сколько дней сотрудник пребывал в поездке. Учитывая это, идет расчет количества календарных дней, которые командируемый отработал бы на своей должности и получил среднюю заработную плату.

Средняя зарплата начисляется по предварительным подсчетам, берется ее размер за предыдущие 12 месяцев. Если заработок год назад был существенно меньше текущего, работодатель может в процессе выплаты командировочных компенсировать эту разницу. В этом случае он руководствуется коллективным соглашением, оформляются соответственные внутренние документы.

Частые командировки не должны повлиять на финансовый достаток сотрудника. Законодательством утверждены размеры суточных, на которые не распространяется НДФЛ. 700 рублей для поездок по территории РФ и 2500 рублей при выезде за границу. Дополнительный налог удерживается, если сумма оплаты выше этих цифр.