Бесплатная консультация юриста по телефону:
8
Одной из составляющих большинства профессий являются командировочные периоды. Не редкими бывают случаи, когда командировочный процесс затягивается. Так как ее сроки в большинстве случаев строго регламентированы, продление процесса необходимо официально оформить (включая внесение соответствующих поправок в служебную записку).
В связи с тем, что в Трудовом Кодексе Российской Федерации не указаны правила и условия увеличения сроков командировок, эта процедура прописывается в положениях и уставе самой организации.
Трудовой Кодекс РФ в последней редакции
Нормативная база
- Трудовой Кодекс РФ: ч.1 ст. 166, ст. 24;
- Постановление Правительства РФ N 749;
- Письмо Роструда N ПГ/1487-6-1;
- Налоговый Кодекс: ст. 264;
- КоАП: ч. 1 ст.5.27, ч. 4 ст. 5.27.
Скачать документы можно тут:
Трудовой кодекс РФ
Статья 264 НК РФ
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Письмо ПГ1487-6-1
Статья 5.27 КоАП РФ
Выводы
По представленной теме можно сделать ряд выводов:
- Существует множество причин продления командировки: личные, производственные, форс-мажорные и т. п.
- Нельзя продлить срок по инициативе работодателя, если сотрудник по закону вправе отказаться от этого.
- Для продления требуется служебная записка от работника.
- На основании служебной записки издается приказ.
- Законом не утверждена форма служебной записки и приказа. Они оформляются в свободном виде.
- На основании приказа работодатель делает доплату командировочных сумм работнику.
Особенности процедуры
Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению начальника с целью выполнить определенные поручения.
Она должна отвечать следующим условиям:
- выполняться в удаленном от постоянной работы месте;
- быть ограниченной по сроку;
- не иметь разъездного характера;
- не допускать выполнения поручений во время пути.
Срок начинается со дня выезда и заканчивается датой возвращения (проставляется в билетах).
ТК РФ и Положения не содержат правил продления служебной командировки. Следовательно, окончательное решение остается за работодателем и зависит от объема, сложности возложенных задач.
По инструкциям максимальная продолжительность составляет 5 дней.
Документы, связанные с командировкой, коррекции не подлежат.
Сведения фиксируются в нормативно-правовых актах предприятия:
- в приказе;
- в служебном задании.
Коммерческие организации имеют право использовать самостоятельно разработанные формы.
Главное требование – наличие всех обязательных реквизитов.
В командировку направляются служащие, состоящие только в трудовых отношениях. Иначе налоговые органы не признают расходы как командировочные.
К поездке не могут быть допущены беременные женщины, инвалиды, зарегистрированные кандидаты.
Можно ли продлить командировку без согласия работника
Служебная поездка по заданию руководства является частью трудовых функций, которые необходимо выполнять работающему в силу заключенного с фирмой трудового соглашения.
Поэтому отказаться от участия в поездке без привлечения к дисциплинарной ответственности сотрудник сможет, если на это даст согласие администрация. Данное правило распространяется и на продление служебной поездки, поскольку это также является командировкой.
Вам будет интересно:Аванс по зарплате, как рассчитать его по новому в 2021 году
Не стоит забывать про категории граждан, при оформлении командировки, которых законодательством установлена обязанность руководства фирмы получать от них предварительное согласие на такие поездки.
К таким сотрудникам относятся:
- Имеющие малолетних детей (до 3-х лет), женщины или иные лица, на воспитании которых находятся эти малыши при отсутствии матери.
- Лица, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
- Лица, осуществляющие медицинский уход и присмотр за близкими родственниками.
- Работающие на предприятии инвалиды, за исключением случаев когда поездка влияет на их реабилитационный период восстановления здоровья.
Внимание! Так как эти сотрудники дают первоначальное согласие на служебную поездку, то и на продление ее сроков у них нужно получать согласие. Если такой человек отказывается от этого, то увеличивать срок его командировки нельзя.
Возможные причины увеличения срока
Причин продления командировки множество.
Условно их делят на несколько групп:
- По производственной необходимости. Происходит, когда руководитель дает дополнительный объем работы или служащий не успевает своевременно справиться с заданием.
- По личным обстоятельствам. Сотрудники имеют право подать руководителю заявление с просьбой задержаться на краткосрочное время (до 2-3 дней). Просьба удовлетворяется, если за последним днем командировки следуют выходные или праздники.
- Транспортные проблемы. Иногда продление командировки связано с задержкой рейса или отсутствием билетов. Днем приезда считается дата фактического прибытия служащего в назначенное место.
- Болезнь. Если в период выполнения поручений служащий оказался нетрудоспособным, он должен обратиться в местное лечебное заведение. Командировка продлевается. По возвращении на место постоянной работы в отдел кадров предъявляется лист нетрудоспособности.
- Форс-мажор. Задержка возможна по независимым от сотрудника обстоятельствам. Например, наводнение, пожар, дорожно-транспортное происшествие и т.д.
Как осуществляется оплата гостиницы в командировке? Информация — в нашей статье. Какой пакет документов при приеме на работу требуют работодатели? Узнайте тут.
Если срок сократился
Нужно учитывать, что командировочные сутки заканчиваются в 23.59 и начинаются в 00.00. Если работник выполнил задачу раньше и захотел вернуться, то издается приказ, сотрудник приезжает в город своего основного места работы.
Если он приехал на несколько дней (или на 1 день) раньше заранее запланированного срока, то на следующий день он должен явиться на место службы. Если он не явился, то это считается пропуском рабочего дня.
Работодатель вправе назначить денежное поощрение за быстро проделанную работу или не назначать. Он вправе предоставить своему работнику внеочередной оплачиваемый выходной на это время. Но если никаких бумаг по этому поводу не оформляется, а сотрудник закончил выполнение своих обязанностей в командировке раньше срока, то он по закону на следующий день обязан явиться на место службы.
Как оформить продление командировки?
Какой бы ни была причина отъезда сотрудника, законодательство требует грамотного оформления документов. Все правила прописываются в локальных нормативных актах организации.
Чтобы продлить командировку, делается запрос в письменном виде, так как продление срока возможно при отсутствии противопоказаний по состоянию здоровья и исключительно с согласия сотрудника.
Особенно важно соблюдать это требование для граждан, воспитывающих ребенка до 3 лет, одиноким родителям, ухаживающим за детьми-инвалидами и др.
Кадровый специалист отправляет соответствующее уведомление:
Уведомление о продлении
Работник имеет право отказаться от продления командировки. Работодатель может не препятствовать, иначе будет привлечен к административной ответственности.
Далее составляется служебная записка с указанием причин, по которым приходится отсрочить время:
Служебная записка
Затем издается приказ о продлении.
Унифицированной формы законодательство не предусматривает, поэтому документ составляется в произвольном виде.
Обязательно должен содержать:
- причины увеличения продолжительности;
- новый срок завершения командировки (устанавливает работодатель).
Документ отправляется по факсимильной связи на подпись сотруднику. По возвращению из командировки предъявляется оригинал.
Пример смотрите здесь:
Приказ о продлении
Примечание: на практике нередко вместо приказа оформляется резолюция руководителя, например такая: «Разрешаю продлить срок командировки на 3 дня. 06.06.2016. К.Е. Костенко».
В табеле учета рабочего времени командировочные проставляются буквой «К» или 06. Количество отработанных часов не отмечается.
При оформлении документов, связанных с увеличением срока выполнения поручений, не нужно вносить изменения в служебное задание или командировочное удостоверение.
Пример:
Работник И.В. Орлов, занимающий должность экономиста, направлен в командировку в ОАО «Виктория» в г. Красноярск для выполнения задач, связанных с заключением контракта. Длительность поездки составляет 6 дней с 20-25 июня (включительно) 2021 г. Сотрудник сообщил, что на выполнение потребуется еще 3 дня.
Кадровый специалист должен подготовить:
Служебную записку:
Служебная записка
Приказ:
Приказ о продлении командировки
В табеле учета рабочего времени вносятся следующие обозначения.
Согласие работника на продление
Поскольку выполнение задания в командировке является частью работы сотрудника, то и от ее продления он не может отказаться.
Но в ТК РФ есть несколько категорий работников, которых можно отправлять в командировку только с их согласия. Поскольку перед отправкой в служебную поездку они дали свое согласие быть в командировке до определенной даты, то, для того чтобы продлить ее срок, нужно запросить согласие и на период продления.
Категории, у которых необходимо спрашивать согласие:
- лица, являющиеся родителями или опекунами детей в возрасте до 5 лет и воспитывающие их без помощи супруга;
- лица, являющиеся родителями детей с инвалидностью;
- женщины, у которых есть ребенок в возрасте до 3 лет;
- лица, осуществляющие уход за больными членами семьи.
По возможности, согласие необходимо получить в письменном виде, либо иметь свидетелей, что работник согласился на продление срока командировки.
Расчеты с сотрудником
В случае продления командировки предприятие обязуется компенсировать сотруднику расходы за:
- питание;
- оплату проживания (съемная квартира, гостиница и т. д.);
- приобретение (обмен) обратного билета.
Если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму.
Поручить бухгалтеру совершить платеж можно в приказе о продлении.
Такие требования предъявлены Положением о служебных командировках.
Суточные выплачиваются за все время нахождения в командировке и включают:
- дни пребывания (в том числе, добавленные);
- выходные и нерабочие праздничные дни;
- период нахождения в пути;
- время вынужденной остановки.
Если командированный заболел, он вправе получить финансовую компенсацию после предъявления больничного листа.
Расчет всех положенных выплат осуществляется на основании предоставленных документов: счетов гостиниц, билетов, справок и т. д.
Пример:
Сотрудницу отдела маркетинга А.В. Скворцову отправили в командировку с 27 июня по 9 июля (14 дней). Во время выполнения поручения заболела и находилась в стационаре с 4-6 июля, что подтверждено больничным листом. В связи со случившимся, Анна Викторовна вернулась 12 июля (позже на 3 дня).
Решение:
Дни болезни сотрудницы в командировку не включаются.
Организация должна начислить:
- суточные за период с 27 июня по 12 июля;
- больничное пособие за период 4 – 6 июля;
- компенсацию затрат на проживание (период с 4-6 июля не учитывается).
А.В. Скворцова представила листок нетрудоспособности, счет из гостиницы и чеки, подтверждающие расходы в связи с продлением командировки. Денежная компенсация составила 1700 руб.
Письмо минфина о позднем возвращении из командировки
ИнфоВ частности, по мнению Минфина России возмещение работодателем стоимости билетов, дата которых отличается от даты выезда в командировку или возвращения из нее, признается компенсацией расходов на командировку, если более ранний выезд (задержка выезда) командированного лица производится с разрешения руководителя подтверждающего целесообразность произведенных расходов. Такая позиция усматривается, в частности, письмах Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456, от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545
Кроме того, значение придается длительности периода между этими датами.Так, если этот срок — незначительный (например, работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, использует отгулы), то оплата стоимости проезда рассматривается как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.ВниманиеВ частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. В этом случае оплата организацией за сотрудника обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме
Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в полном объеме в соответствии с положениями статьи 211 Кодекса.
В соответствии со статьями 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс) выходные дни и нерабочие праздничные дни — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей. При этом согласно статье 166 Трудового кодекса служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
https://youtube.com/watch?v=Lp2Zkee2UAQ
Нюансы
Если генеральный директор находится в поездке по служебным делам, которую надо продлить, кадровый специалист составляет приказ.
Основанием является решение директора.
Содержание текста будет примерно таким:
«В связи с производственной необходимостью, продлеваю срок своей командировки (в г. Москва, для заключения контракта с ООО «Бета» с 4-13 июля 2021 г., командировочное удостоверение №32) сроком на 4 дня до 18.07.2016. Датой возвращения считать 18.07.2016 г.».
Продление командировки на дни отпуска допускается только при согласовании решения с руководителем и подаче заявления от работника.
Самовольная задержка без уважительных причин не обязывает организацию возмещать расходы.
Увеличение срока, предназначенного для выполнения служебных задач, возможно только с согласия работника. Особенно, если он находится под опекой органов социальной защиты.
Если сотрудник желает остаться на выходные или праздничные дни в период командировки, такое решение не возбраняется (физическое лицо не получает экономической выгоды). Но желательно согласовать вопрос с руководством.
Принудительное продление заграничной командировки — незаконное действие.
Работодатель может быть привлечен к серьезной ответственности.
Можно ли отказаться от командировки? Узнайте из нашей статьи. Форму заявления на командировку вы найдете тут.
Как сделать авансовый отчет по командировке? Читайте здесь.
В каком случае можно продлить командировку
Законодательными актами не устанавливается запрета на возможность продления служебной поездки.
По инициативе руководства компании срок командировки сотрудника может быть увеличен по различным производственным факторам.
Часто они связаны с неправильным определением первоначального объема работ, запланированного для выполнения командируемым сотрудником, или же при появлении дополнительной работы, которую ему нужно выполнить.
Кроме этого, период командировки может быть увеличен и по инициативе работника.
Это возможно делать, но только с разрешения руководства организации или в соответствии с законодательством. К такому продлению командировки может привести болезнь, направленного в поездку сотрудника, вынужденная задержка в пути (отсутствие билетов, поломка транспортного средства), форс-мажорные обстоятельства и другие причины.
Решение о продлении командировки принимает директор либо при возвращении работника на предприятие, либо при нахождении его в поездке. Данный человек подает на имя руководства докладную или служебную записку, с аргументацией причин, по которым пришлось задержаться в командировке.
Внимание! Если сотрудник находится в командировке, то он может уведомить своего работодателя о задержке с помощью доступных для него средств связи. О продлении служебной поездки может ходатайствовать и руководитель структурного подразделения, в котором работает сотрудник, отправленный командировку.
При необходимости работник должен по возвращении приложить соответствующие, подтверждающие основания для увеличения времени командировки, документы.
