Что такое выписка и в каких ситуациях она может потребоваться?
Выписка из трудовой, сделанная согласно требованиям ТК и Правил, представляет собой собрание сведений о трудовой деятельности лица в определенные периоды, оформленное (подписанное, заверенное и скрепленное) надлежащим образом.
Во-первых, она содержит наименование документа («Выписка»), ФИО, дату рождения, профессию работника и др.
Во-вторых, копируются сведения с тех страниц трудовой книжки, которые необходимы работнику и ради которых он собственно обращается за выпиской.
В-третьих, каждая страница выписки заверяется в установленном порядке – подписью ответственного лица и печатью организации.
Выписка может потребоваться, например, для получения загранпаспорта, копию или выписку спрашивают банки при оформлении кредита, она может быть нужна для представления в пенсионный фонд или в образовательное учреждение, а также в другие организации или государственные органы.
Как оформить и заверить
Выдержка — лишь часть данных, заверенных ответственным лицом, как сделать выписку из трудовой книжки, решает работодатель. Копия предполагает дублирование всего содержания документа, выдержка из документа не равна его копии. Обязательными составляющими являются:
- наименование документа, дата его составления, например выписка из трудовой книжки «Сведения о трудовой деятельности работников»;
- данные работодателя;
- Ф. И. О. сотрудника;
- его должность и образование;
- заверение руководителем либо ответственным сотрудником (им становится тот, кто наделен такими полномочиями приказом, — начальник отдела кадров или другой сотрудник).
Для заверения по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта №2004-ст от 08.12.2016) напишите «Верно», укажите наименование должности заверяющего, поставьте подпись данного лица с расшифровкой, печать (при наличии) и дату, оставьте информацию, где хранится оригинал. Если получается несколько листов, они прошиваются и нумеруются.
При выборе работником электронной ТК работодатель предоставляет ему информацию по форме СТД-Р (приказ Минтруда №23н от 20.01.2020). Сведения направляются работнику как по его запросу в течение 3 рабочих дней, если он трудоустроен, так и при его увольнении в день прекращения договора (ст. 66.1 ТК РФ).
Образец
Унифицированной формы не установлено. Каждое предприятие разрабатывает вид документа самостоятельно, воспользуйтесь предложенной формой.
в ворде
Правовые документы
- ТК РФ (ст. 62)
- постановлением правительства №225 от 16.04.2003
- ст. 66.1 ТК РФ
- 84.1 ТК РФ
- основ законодательства Российской Федерации о нотариате
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта №2004-ст от 08.12.2016
- приказ Минтруда №23н от 20.01.2020
Куда нужно обращаться?
Согласно 62-й ст. ТК и 7-му пункту правил ведения книжек, выдачу выписки осуществляет работодатель. Для этого необходимо письменное заявление работника.
Строгих требований к нему нет, но, как правило, оно оформляется следующим образом: адресуется руководителю организации и содержит просьбу работника со ссылкой на 62-ю ст. ТК о выдаче выписки из трудовой книжки, с указанием какая именно информация должна быть выписана и удостоверена и на каких страницах она содержится.
Иногда работодатель требует указывать в заявлении причину, по которой понадобилась данная информация, но это не основано на законе. Заявление подписывается работником, ставится дата, которая очень важна, потому что работодатель обязан выдать выписку не позднее трех рабочих дней. Выдачу осуществляет отдел кадров на основании приказа руководителя организации (читайте про ответственного за трудовые книжки).
Порядок и сроки выдачи
Если у сотрудника возникла потребность в получении выписки из трудовой книжки, то порядок его действий должен быть следующим:
- Он пишет на имя работодателя заявление в свободной форме с указанием просьбы предоставить ему выписку из трудовой книжки. Форма такого заявления законодательно не предусмотрена. В нем сотруднику нужно указать ФИО руководителя и название компании-работодателя, свои ФИО и должность и подразделение, а также указать просьбу предоставить выписку (например, «Прошу вас предоставить выписку из трудовой книжки для предоставления по месту требования»). В завершение ставится дата и подпись сотрудника с расшифровкой.
- На основании указанного документа выпускается приказ, который является основанием для оформления выписки. Этот этап нужен, например, если заявление подается на имя директора, а подготовкой выписок занимается отдел кадров. Когда за рассмотрение заявлений и формирование выписок отвечает сам руководитель, ему не нужен приказ.
- Выписка должна быть подготовлена в течение 3 дней с момента оформления заявления. Три рабочих дня – это максимальный срок подготовки выписки, в который следует уложиться работодателю. Если сотруднику необходима выписка в срочном порядке, он может лично попросить об этом работодателя. Правило относительно сроков предоставления выписки по запросу сотрудника содержатся в ст. 62 Трудового кодекса п. 7.
Получение выписок из трудовой книжки и ее копий в обязательном порядке фиксируется в журнале учета. В частности, здесь указывается дата ее оформления и лицо, которое ее запросило.
Выписка оформляется на бесплатной основе: работодатель не вправе требовать плату за данный документ, иначе он нарушает закон.
Как должна выглядеть: содержание
Поскольку выписка может потребоваться для предоставления в различные организации, содержание ее бывает различно. Например, если работник с ее помощью желает подтвердить стаж работы по определенной специальности, она будет содержать информацию, удостоверяющую этот факт.
Внешний вид выписки (ее форма) определяются ТК, правительственными Правилами о ведении книжек и унифицированными требованиями к оформлению документов.
Внешний вид выписки:
- документ составляется на бланке организации;
- в правом углу указываются реквизиты организации (наименования, организационно-правовая форма, адрес и др.)
- в центре страницы пишется наименование документа: «Выписка из трудовой книжки»;
- далее указываются ФИО, должность и др. персональные данные лица, которому выдается выписка;
- ниже, в таблицу, дублирующую таблицу трудовой, вносятся интересующие работника сведения с соблюдением хронологии, указанием номеров приказов и др.; при этом нужно учитывать обычные требования к заполнению трудовой книжки, перечисленные в Инструкции Минтруда утв. 69-м Пост., правительственных Правил утв. 225-м Пост. и ТК;
- листы нумеруются и прошиваются, каждый из них заверяется работником отдела кадров и печатью организации.
Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:
Заверяем выписку правильно
Выписка не является официальным документом, пока она не заверена. Заверяется образец выписки из трудовой книжки следующим образом. Если все данные поместились на одну страницу, на нее ставится подпись уполномоченного лица и печать компании. Если документ состоит из нескольких листов, их прошивают и нумеруют. Общее количество страниц обозначается в конце, на последнем листе, там же ставится печать организации. Подписью уполномоченного сотрудника заверяется в этом случае каждый лист.
Пошаговая процедура: как сделать
- Работник составляет письменное заявление.
- Заявление подается руководителю организации.
- Рассмотрев заявление и не найдя законных поводов для отказа, руководитель издает приказ о предоставлении работнику выписки. В приказе может быть указан персонально ответственный за выдачу работник отдела кадров.
- Подготовив выписку и заверив ее своей подписью и печатью, сотрудник ОК выдает документ работнику.
Форма выписки из трудовой книжки — бланк.
Могут ли отказать
Согласно законодательства РФ отказать в выдаче выписки из трудовой не имеют права. Законность прав сотрудников подкреплено ТК РФ (ст.62), где указывается на неограниченное количество запросов.
Независимо от того – это делается для чтобы устроиться на новую работу или найти подработку, человек в праве обращаться за копией сколько ему нужно.
Добросовестно погашая налоги, выплачивая своевременно зарплату, владельцы собственного бизнеса не станут волноваться о том, что у них трудятся те или иные лица.
Юридические нюансы
Они состоят для работодателя в строгом следовании требованиям ТК, устанавливающего право работника бесплатно и не позднее трех рабочих дней получать персональную информацию в виде выписки из трудовой книжки. Помимо сроков, работодатель должен соблюдать несложные требования к оформлению этого документа, следующие из унифицированных правил делопроизводства, норм ТК, требований Правительства и Минтруда.
Для работника юридический нюанс процедуры состоит в знании своего права на получение документа. Поскольку с подачей заявления связано начало течения трехдневного срока, он может настоять на письменном подтверждении работодателем принятия заявления о выдаче выписки.
Работник должен иметь представление о том как оформляется выписка и как она выглядит в готовом виде, чтобы, при необходимости, потребовать внесения в нее изменений или исправлений.
Куда и зачем может потребоваться выписка
Выписка из трудовой книжки может потребоваться для самых разнообразных целей. Но чаще всего она запрашивается в двух основных ситуациях:
- Для оформления права работника на получение субсидий и льгот, при оформлении различных государственных пособий (чаще всего выписка запрашивается органами Соцзащиты).
- Для оформления кредитов в банке – обычно банки запрашивают выписку из трудовой книжки при анализе платежеспособности клиента при выдаче кредитов и займов.
- При трудоустройстве в другую организацию в качестве совместителя.
- При получении загранпаспорта для того, чтобы внести сведения о занятости за последние 10 лет.
- При судебных разбирательствах – в суде могут потребоваться сведения о периоде работы у конкретного работодателя.
Выписка может потребоваться и в иных случаях: например, при оформлении визы в посольстве, при прохождении процедуры усыновления и пр.
Отличается ли чем-нибудь от «обычной» выписка из трудовой книжки о последнем месте работы
Принципиального отличия при оформлении такой выписки нет, единственное исключение – в тексте выписки будет содержаться запись о том, что «сотрудник работает в организации по настоящее время». Документ скрепляется, удостоверяется и подписывается в том же порядке.
Выписка из трудовой книжки о последнем месте работы — образец:
Процедура получения выписки из трудовой книжки детально регулируется законами и инструкциями. Порядок совсем несложный, и необременительный.
Несмотря на то, что выдача должна производиться бесплатно и в сжатые сроки, это не может затруднить работодателя, а на практике не встречались случаи, чтобы работник злоупотреблял своим правом и требовал выписок каждую неделю. Нет никаких причин осложнять трудовые отношения нарушением этих простых инструкций.
Работник может попросить выдать трудовую книжку ему на руки. В каких случаях и как это правильно оформляется, описано в этой статье.
Ответственность за трудовые книжки
Трудовая книжка является документом, который может подтвердить стаж и трудовую деятельность наемного работника. Положения, регламентирующие правила хранения и учета этих кадровых документов, отражены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Руководство оформляет книжку на сотрудника, устроенного на работу на основное место и проработавшего не менее 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Данное правило действует, если ранее документ отсутствовал. Выдать трудовую ее владельцу полагается в день увольнения (или отослать по почте уведомление о приглашение забрать документ, если нет возможности передать документ на руки).
Подробнее о том, какие записи следует внести в книжку при расторжении трудовых отношений, можно узнать из материала «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец».
В рабочее время все трудовые книжки находятся у работодателя. За их сохранность ответственность несет руководитель или уполномоченное им лицо.
Пример оформления
Этот документ может быть написан от руки или же заполнен на специальном бланке. Что касается бланка, то он может иметь стандартный вид (пример можно найти онлайн) или же быть сделанным специально для конкретного предприятия. Бланк выписки из трудовой книжки можно скачать бесплатно в Интернете, причем он выглядит практически одинаково для Республики Беларусь, России или Украины. Какой бы вариант не был выбран, выписка из трудовой книжки обязательно должна быть подписана работником. В большинстве случаев она оформлена на одном листе. Если же пришлось использовать несколько страниц, то на каждой нужно поставить номер и подпись.
Форма выписки из трудовой книжки должна включать в себя следующую информацию:
- название бумаги;
- название компании нанимателя;
- позиция сотрудника;
- ФИО человека, выдающего документ;
- ФИО сотрудника, а также другие личные данные (специальность, дата и место рождения, статус);
- номер;
- дата выдачи.
Это стандартные пункты, которые должна включать выписка из трудовой книжки. Иногда могут потребоваться дополнительные сведения, зависимо от того, какие основания для ее оформления. Отметим, что обязательно выписка из трудовой книжки должна включать строчку, где будет написано, что сотрудник до сих пор работает на конкретном предприятии. Внизу документа должен указать свое ФИО и поставить подпись человек, который его выдает.
