Выписка из штатного расписания

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде. В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация. Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Для чего нужна?

Выписка нужна прежде всего для фиксации правильных данных о трудящемся. Ее могут запросить в следующих организациях:

в Пенсионном фонде;
в ФСС;
в налоговой или трудовой инспекции;
в суде при трудовых спорах.

Выписка заполняется на основании имеющегося штатного расписания на предприятии, которое составлено по утвержденной форме Т-3. После затребования документа каким-либо органом документ должен быть исполнен в течение пяти дней, если нет указания о срочности.

Образец бланка штатного расписания скачивайте здесь.

В штатном расписании находятся сведения о сотрудниках: перечисляются филиалы, а также должности и разряды работников, число сотрудников, ставка по тарифу для рабочего вместе с выплатами. Из этого документа и берут необходимые сведения о сотруднике.

Сведения о трудящемся актуальны пока действует штатное расписание, на основании которого составлена выписка. Срок хранения выписки в архиве организации – 5 лет, так же как и у штатного расписания.

Что такое штатное расписание читайте в нашей статье.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Санаторий Саранский

. На практике часто возникает много вопросов, связанных с его составлением, утверждением и. Образец бланка штатного расписания можно скачать по ссылке. Применялась исключительно форма. Данный образец бланка штатного расписания программа БухСофт заполняет автоматически! Cкачать образец документа Выписка из штатного расписания. Нашла образец Выписки из штатного расписания в.Унифицированная форма N Т3 образец заполнения. Вопервых, при оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением

Унифицированная форма Т3. Порядок заполнения документа включает в себя следующие правила. Зачастую выписку составляют на бланке. Выписка из штатного расписания бланк. Вам хотелось найти Выписка из штатного расписания бланк скачать?

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким. Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Форма, образец, нюансы оформления

Для выписок трудовым законодательством не установлено единой или унифицированной формы бланка.

По этой причине документ составляется уполномоченным сотрудником в свободной форме, но с обязательным внесением всех необходимых разделов и пунктов.

Сокращённая форма подачи информации в документе вызвана необходимостью сохранения личных данных работников. Но учитывая, что расписание не представляет собой государственной тайны, выписывать из него можно любую часть из основного раздела. Также допускается составление выписки из нескольких частей, когда из расписания берётся несколько пунктов информации, идущих не по порядку.

При этом уполномоченный на выдачу документа сотрудник следит, чтобы не искажался смысл копируемой информации, изложенной в оригинале .

Документ составляется тремя основными способами, разрешёнными на законодательном уровне:

в виде ксерокопии;
в виде фотокопии;
в виде текста, набранного на компьютере и заверенного уполномоченным сотрудником.

В документе указывается следующая информация:

Вверху слева вносится полное наименование юридического лица (сокращения недопустимы!). Здесь же справа вносятся коды ОКУД и ОКПО.
Следующим пунктом ниже шапки вписывается полное название документа, фиксируется его регистрационный номер и дата составления.
Далее вносится краткая информация по расписанию: на основании какого приказа (номер и дата издания) и на какой период оно было составлено. Здесь же указывается, сколько единиц всего насчитывается в штате.
В основной части документа воспроизводится таблица бланка штатного расписания.
В первой графе указывается название структурного подразделения и его специальный код, присвоенный у этого юридического лица.
Во второй графе вписывается название должности или специальности, с уточнением по разряду, категории и квалификации.
В третьей графе указывается количество единиц, работающих на данной должности.
Четвёртая графа сообщает, какая ставка () была назначена данному работнику на текущий год.
Пятая графа имеет несколько подразделов для перечисления видов надбавок, если таковые были начислены работнику.
В шестой графе вписывается общая сумма .
А седьмая графа предназначена для фиксации примечаний.
Внизу документ подписывается начальником кадрового отдела или другим уполномоченным сотрудником. Также свою подпись ставит и сам работник.
Документ заверяется главным бухгалтером либо руководителем организации или предприятия.

Все подписи вносятся с обязательным указанием занимаемой должности и расшифровкой!

Образец выписки из штатного расписания

Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.

В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т.е. название должности, структурное подразделение предприятия, количество штатных единиц на данной должности, подробные сведения о заработной плате.
Не лишним будет отметить и период действия выписки, а также по мере необходимости – организацию, для предоставления в которую она выдана.
Если штатное расписание содержит еще какие-то пункты, их также нужно включить в выписку.
В завершение бланк подписывается ответственными лицами и проштамповывается.

Как правильно сделать выписку?

Выписка составляется с учетом определенных правил:

Необходимо вписать реквизиты с исходного документа – число, когда он был оформлен, а также номер регистрации.
Данный документ должен подписать тот же сотрудник, который подписывал и исходную бумагу.
Если начальник организации не подписывал главный документ, то он не имеет права ставить свою подпись и на выписке.
Оформленный документ в строгом порядке необходимо заверить уполномоченному специалисту. Данный специалист должен поставить свою подпись в знак того, что копия верна, а также необходимо наличие печати на документе.

Чаще всего на объектах есть необходимый локальный документ, в котором прописаны основные регламенты выдачи выписок. Обычно для выписок существует специальный бланк, на который нужно ориентироваться в ходе оформления документа. Если выписка необходима в самой организации, то заверению она не подлежит.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Если документ состоит из нескольких листов, которые требуется закрепить ниткой. После этого, узел нитки следует закрепить бумагой в форме небольшого квадрата и сверху написать о том, что копия верна, а также указать число прошитых страниц.

Справка

Помимо выписки, существует и справка о штатном расписании. Это внутренний распорядительный документ, который подается от начальника отдела кадров руководителю компании. Зачем она нужна? Поскольку в справке перечисляются все введенные и выведенные рабочие единицы, руководитель компании получает полную картину движения рабочей силы, проще говоря может понять масштабы «текучки» в компании и предпринять соответственные меры.

В справке указывается:

отчетный период времени;
введенные рабочие единицы (должность и ФИО нового сотрудника);
выведенные единицы (количество сотрудников и должность с ФИО).

Справка подается вместе с составленным списком всех работников и должностей для анализа движения рабочей силы внутри организации.

Образец справки

Образец заполнения

На фото представлен образец:

Пример заполнения выдержки

На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:

копия выписки из утвержденного ШР;
документ, оформленный в печатной форме.

Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.

Главным отличием копии от печатного документа является то, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. В то время как откопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.

Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.

Пример копии выдержки

Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.

Функции и содержание документа

Основная задача выписки — это предоставление достоверной информации о работающем гражданине.

При этом основной документ (расписание) составляется на унифицированном бланке

формы Т-3 (согласно Постановлению Госкомстата под номером 26, изданному в апреле 2001 года). Использование бланка — необязательное условие, однако, он облегчает составление расписания и по этой причине достаточно часто используются юридическими лицами.

При оформлении выписок не копируется основная часть или шапка расписания, в которой содержится информация для внутреннего пользования — дата составления, срок действия, регистрационный номер. Также не копируется заключительный раздел с подписями ответственных за составление сотрудников и реквизитами юридического лица.

В основной части расписания содержится информация по персоналу: указываются структурные подразделения, перечисляются должности и квалификации сотрудников, количество штатных единиц, тарифная ставка для каждого места с учётом надбавок. Именно с этого раздела берётся информация для оформления выписок.