Готовим приказ
Понятно, что исключение должности из штатного расписания в 2021г оформляется приказом руководителя организации, вносящим изменения в штатное расписание компании. Так следует поступить и при уменьшении размеров штата путем аннулирования одной должности, и при ликвидации целого структурного подразделения компании, и при исключении должности из штатного расписания и предложения новой.
- использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
- применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Отметим, что исключение должности из штатного расписания при сокращении нужно производить только на следующий день после увольнения работника. Дело в том, что нельзя убирать из штатного расписания занятые должности.
Напомним, что день увольнения является последним рабочим днем. Значит, вводить в действие новую редакцию штатного расписания можно только на следующий день после освобождения должности работником.
Таким образом, исключение должности из штатного расписания при сокращении штата возможно только на следующий день после увольнения.
Единой унифицированной формы дополнения к штатному расписанию нет, поэтому приказ может быть составлен в произвольной форме.
Специально для читателей наши специалисты разработали приказ об исключении должности из «штатки». Образец можно бесплатно по прямой ссылке.
Штатное расписание – основной документ, определяющий организационную структуру предприятия.
Однако бывают ситуации, когда необходимо внести в расписание изменения – в частности, вывести или наоборот ввести новую конкретную должность. В статье рассмотрим, как правильно произвести сокращение должности и убрать ее из ШР, и о чём следует помнить руководству организации при этом.
Порядок действий при увольнении в связи с сокращением
Причинами сокращения должности может быть смена руководства или учредителей, кризисные экономические явления, внедрение инноваций как в производство, так и в управление. Все это приводит к оптимизации штатов, высвобождению ненужных позиций. Как следствие – упразднение на предприятии, изменения в штатном расписании, после которого:
- Готовится соответствующий приказ.
- Уведомляются планируемые к сокращению работники, служба занятости и профсоюз (при его наличии).
- Проводятся обязательные выплаты.
- Выдается приказ об увольнении и трудовая книжка каждому сокращенному сотруднику.
Дополнительно после уведомления работодатель может предложить сокращаемому персоналу перейти на другую работу на предприятии (ч.3 ст.81 Кодекса). Он не обязан предоставлять более высокооплачиваемую или равнозначную должность, вправе предложить низшую вакансию.
Узнаем о том, кого нельзя сократить при сокращении штата, прочитав данную статью.
Если работники соглашаются на перевод, они пишут соответствующее заявление и начинается процедура оформления на новые должности. Отказ от предложения также фиксируется письменно.
Изменения в штатном расписании
Это организационно-распорядительный документ, который определяет состав и количество работников предприятия. В нем отображаются все должности, название профессий, описывается квалификационный ряд персонала, его надбавки, оклады. Изменения в штатное расписание необходимо обосновывать. Это позиция Конституционного Суда РФ (определение от 12 декабря 2007 года №867). Вносятся или упраздняются должности соответствующим приказом.
Подготовка приказа руководства
Если решение принято, его нужно документально подтвердить. Для этого проводится подготовка приказа руководства. В нем указывается:
- Причина упразднения должностей;
- Ответственные за процедуру увольнения лица, объем и порядок их действий;
- Сроки, в которые проводится сокращение должностей.
Выданный приказ обязательно регистрируется в установленном порядке. Как правило, он вносится в соответствующий журнал распорядительных документов.
Увольнению в связи с упразднением штата предшествует утверждение нового должностного расписания на предприятии. Этот документ обязательно вводится в действие приказом руководителя, в нем указывается дата, с которого он вступает в силу.
Уведомление по закону
Как только приказ о сокращении должности выдан, необходимо уведомить о нем:
- Сотрудников, которых предстоит уволить;
- Службу занятости об ожидаемом высвобождении персонала;
- Профсоюз, если он имеется.
Уведомление по закону проводится только в письменной форме. От высвобождаемых работников требуется получить подпись, что они предупреждены о грядущих изменениях.
Если кто-либо из работников отказывается ставить подпись, нужно этот факт зафиксировать в акте. Документ составляется и подписывается ответственным работником, а также двумя и более свидетелями отказа.
На тему уведомления о сокращении штата работников (с образцом) подготовлен специальный материал — рекомендуем к прочтению.
Уведомление готовится в двух экземплярах, один из которых вручается работнику. Если его нет на рабочем месте, он может высылаться по почте ценным письмом с описью содержимого и уведомлением о вручении.
Выплаты и компенсации работнику
В день увольнения сокращаемым сотрудникам выплачивается заработная плата за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск и выходное пособие в размере средней оплаты труда за 1 месяц.
Компенсация за неиспользованный отпуск положена тем сотрудникам, которые отработали на предприятии не менее 5,5 месяцев.
Кроме этих выплат и компенсаций работнику, ему положены выходные пособия за второй и третий месяцы. Он имеет право претендовать на них, если после увольнения в течение этого времени не трудоустроился. Могут быть и другие выплаты, предусмотренные трудовым или коллективным договором.
Почему требуется исключить ненужные единицы?
Причины, по которым конкретная должность должна быть исключена из штатного расписания предприятия, многообразны:
- По результатам анализа производственной деятельности предприятия должность оказывается лишней.
- Если сотрудник уволился и должность долгое время была вакантной, а желающих занять её не нашлось – руководство организации пришло к выводу о том, что нет необходимости держать её в расписании.
- Происходит сокращение численности или штата у работодателя – и применяются нормы, предусмотренные ст. 81 ТК РФ.
Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.
Причины для того, чтобы конкретная должность в штатном расписании оказалась лишней, могут быть многообразны. Главное при этом – то, что в расписание необходимо вносить изменения.
Внесение изменений в штатное расписание
Срок действия утвержденной «штатки» не ограничен, поэтому, если кадровых изменений не было, то пересматривать и менять документ не нужно. Однако есть ситуации, когда внести изменения в «штатку» необходимо. Чтобы изменить действующий документ, можно пойти двумя путями:
- или внести в «штатку» корректировки приказом руководителя;
- или подготовить новую редакцию «штатки» и утвердить ее приказом руководителя.
Выбор одного из двух вариантов остается на усмотрение работодателя. Полностью переоформлять «штатку» рекомендуется в случаях, когда корректировки или очень объемные, или затрагивают наименования должностей и структурных подразделений. Если же правки точечные, то лучше издать приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Нужно ли вводить новый документ?
Однозначного ответа на этот вопрос трудовое право не даёт. Можно лишь сделать вывод на основании анализа практики:
- Если изменения существенны настолько, что пользоваться старым документом больше нельзя – следует ввести новое расписание. То же самое касается и случаев, когда и раньше вводились изменения, которые, накопившись, мешают использованию расписания.
- Если перемены касаются лишь одной должности (особенно если она вакантна, и изменения никак не затронут тех людей, что уже трудятся на предприятии) – проще составить приложение или дополнение к имеющемуся расписанию. Далее можно отталкиваться от нового документа.
Оформление несущественных изменений
Для того, чтобы привести штатное расписание в соответствие с текущей ситуацией, и документально закрепить вносимые изменения, в организации необходимо предпринять ряд шагов.
- Подготовить служебную записку. Её составляет руководитель отдела кадров, экономист или другой специалист, к чьей компетенции относится решение таких вопросов. Именно на основании записки руководство предприятия принимает решение о том, что необходимо предпринять шаги по оптимизации штатного расписания. В небольших фирмах этот шаг не обязателен – руководитель там может самостоятельно придти к выводу, что нужно сократить должность из расписания.
- Подготовить приказ об оформлении изменений. В нём руководитель компании указывает, какие должности и на каком основании выводятся из штата, в какие сроки должны быть приняты меры, кто отвечает за оформление документации.
- Составить дополнение к штатному расписанию или подготовить новый экземпляр этого документа с уже изменённым содержанием.
- Подготовить приказ об утверждении изменений. Штатное расписание вступает в силу лишь после того, как оно утверждено руководителем организации.
Кроме случаев сокращения штата и изъятия из расписания вакантных должностей бывают ситуации, когда должность освобождается в связи с уходом сотрудницы в «декретный» отпуск (то есть по беременности и родам, а затем – по уходу за ребёнком).
ТК РФ гарантирует беременным женщинам и родителям, ухаживающим за новорожденными детьми сохранение за ними рабочего места – поэтому в случае ухода в декрет на место ушедшей работницы обычно принимают другого человека по срочному трудовому договору. Но можно ли «декретные должности» вообще изъять из расписания?
Необходимо помнить: единственный способ уволить беременную работницу – это ликвидировать компанию целиком, а уволить находящуюся в отпуске по уходу за ребёнком можно только за грубое нарушение дисциплины, предоставление подложных документов и другие виновные действия (ст. ст. 256 и 261 ТК РФ).
Поэтому с любой оптимизацией и ликвидацией «декретной должности» нужно подождать до тех пор, пока работница не выйдет из отпуска, но и в этом случае есть определенный дополнительный порядок действий для сокращения:
- Уведомить сотрудницу о планирующемся сокращении штата или численности сотрудников в организации.
- Предложить другую вакансию в компании.
Увольнение при этом должно происходить в порядке, предусмотренном ст. ст. 81, 82 и 180 ТК РФ.
Однако и в этом случае выводить «декретную должность» из штатного расписания нельзя.
Изменение названия должности или подразделения
Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.
Документы для фиксирования нововведений
Для того, чтобы изменения в штатном расписании, связанные с исключением из него отдельных должностей, вступили в силу, необходимы следующие документы:
Служебная записка и приказы готовятся либо в произвольной форме, либо в соответствии с правилами делопроизводства, утверждёнными в организации.
А вот для изменений штатного расписания существуют отдельные нормы. Дело в том, что до недавнего времени существовали обязательные бланки для оформления таких документов, утверждённые постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года.
Однако с 2011 года, когда вступил в действие ФЗ «О бухгалтерском учёте», компании вправе сами разрабатывать формы для первичной документации, если эти формы не введены уполномоченными государственными органами.
Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.
Таким образом, для того, чтобы составить дополнение к расписанию или новое штатное расписание, может использоваться как действовавшая ранее форма № Т-3, так и оригинальный бланк, разработанный в организации.
Обязателен ли этот документ?
Сокращение работников — это достаточно сложный процесс, требующий соблюдения законодательных норм. При нарушении трудового законодательства сотрудники имеют право оспорить действия работодателя в суде, если были нарушены их трудовые права.
Если работодатель нарушил порядок действий, не составил все необходимые бумаги для изменения числа работников, то суд может признать такое увольнение незаконным. Приказ об изменении штата или численности — это обязательный документ, с которого начинается вся процедура сокращения.
В некоторых случаях изменение штата работников и уменьшение их численности происходит одновременно, тогда работодатель составляет одно общее распоряжение.
Бланк приказа не утвержден на законодательном уровне, поэтому ответственные сотрудники отдела кадров могут составлять его в произвольной форме. Работники, подлежащие увольнению, в обязательном порядке должны быть ознакомлены с решением работодателя не позднее, чем за 2 месяца до предстоящего события. Подробнее об уведомлении работников читайте здесь.
