Как составляется заявление на выдачу справки 2-НДФЛ

Получение отчетности о доходах гражданина за определенный период возможно при предоставлении заявления на справку 2 НДФЛ. Образец документа утвержден ПР. ФНС №MMB-7-11/[email protected] от 02.10.2018 г. Но запрос на выдачу справки может отличаться, в зависимости от условий ее получения (для работающего, уволенного, в ФНС и т.д.). Обязан ли работодатель по заявлению сотрудника предоставить справку 2 НДФЛ? Какие меры ответственности предусмотрены за невыдачу документа?

Для чего заполняют 2 НДФЛ

Справка 2 НДФЛ представляет собой форму отчетности, в которой отражаются все облагаемые налогом виды вознаграждений трудоустроенного гражданина за определенный период, и предоставленные вычеты. Сформированный в конце года документ, отражает налогооблагаемую базу, и сумму уплаченного в рамках календарного года НДФЛ.

Наймодателю вменено законом формирование 2 НДФЛ по всем сотрудникам в конце отчетного периода, так как он выступает налоговым агентом и обязан отчитаться в ФНС за уплаченные налоги в госбюджет.

Сотруднику или неработающему гражданину, данная форма отчетности может потребоваться в разных ситуациях:

1. Наиболее распространенная причина предоставления сведений о доходах и уплаченного налога – оформление кредита в банке, в том числе ипотеки.
2. Получение налогового вычета, независимо от основания его предоставления: лечение, покупка жилья, пройденное платное обучение и др.
3. При трудоустройстве на новое место. Наймодатель может запросить справку по форме 2 НДФЛ для суммирования уже предоставленных вычетов и общего дохода, за налоговый период.
4. Для получения визы.
5. Для расчета отпускных и пособия по временной нетрудоспособности.
6. При оформлении льгот, госпособий, субсидий и т.д.
7. При усыновлении или оформлении опеки.

Получение справки установленной формы допустимо только в случае, если у гражданина есть доходы, облагаемые налогом.

Например, если неработающий состоит на учете в ЦЗН и получает пособие по безработице, госорганы не могут оформить ему 2 НДФЛ. В этой ситуации физлицо может запросить справку о размере пособия.

Зачем нужна

Справка 2-НДФЛ требуется в ситуациях, когда гражданину необходимо документально подтвердить размер своего заработка. Это может быть:

• При оформлении банковского кредита. Если гражданин претендует на получение ипотеки, то банк обязательно требует документ, подтверждающий определённый уровень официального заработка клиента;
• При запросе визы для посещения иностранного государства. Принимающая сторона должна убедиться в том, что у гражданина нет финансовых проблем, и он не стремиться остаться в стране нелегально;
• Документ обязательно потребуется при получении налоговых вычетов;
• При переходе на новую работу, если у гражданина имеется право на получение налогового вычета;

Важно! При получении справки гражданину следует проследить, чтобы она была оформлена в соответствии с положениями нормативных актов. При нарушении установленной формы, отсутствии в документе части обязательных сведений или иных неточностях, справка будет недействительна.

Как направить работодателю

Независимо от того, работает на текущий момент гражданин в организации или является бывшим сотрудником, он имеет право на получение справки по форме 2 НДФЛ, за тот период, когда он исполнял обязанности в соответствии с ТД.

Как же налогоплательщику направить заявление на получение справки 2 НДФЛ? Есть два варианта действий:

1. Предоставить заявление работодателю лично.
2. Направить запрос по почте.

В первом случае заявление подается через секретаря на подпись руководителю в двух экземплярах. При этом на одном из них ставится отметка о получении, и возвращается сотруднику, а на втором ставится номер входящей корреспонденции. Фиксирование даты предоставления заявления необходимо для соблюдения установленных законом сроков на формирования отчетности и выдачу ее заявителю.

Во втором случае, документ направляется по почте заказным письмом с уведомлением. Когда корешок уведомления вернется отправителю, на нем будет стоять дата получения конверта адресатом. Это число и является точкой отсчета для времени, отведенного на выдачу справки.

Рекомендуем дополнительно прочитать: Как военнослужащему заказать справку 2 НДФЛ через рапорт и интернет

Перечисленные способы требуются работнику в случае, если нет гарантии, что работодатель оформит справку, или он намеренно уклоняется от своей обязанности, затягивает сроки.

В большинстве ситуаций сотруднику достаточно предоставить бланк запроса в бухгалтерию, и справка может быть получена в тот же день, в зависимости от правил документооборота, предусмотренных в учреждении. В любом случае, срок выдачи документа, не должен превышать 3-х рабочих дней.

Военнослужащему

Выплаты военнослужащим, на сегодняшний день, осуществляются через Единый Расчетный Центр МО РФ, который находится в г. Москве. Туда стекается информация со всех уголков страны о начислении денежного довольствия военным. Как в этом случае направить заявление о предоставлении справки 2 НДФЛ, и как ее в итоге получить?

Запрос о выдаче отчетности по форме 2 НДФЛ должен быть написан военнослужащим в соответствии с установленным образцом:

• указание сведений адресата;
• отражение данных заявителя (ФИО, личный номер, паспортные данные и др.);
• указание потребности получения данного вида документа;
• отметка в запросе периода, за который необходимо отразить сведения о доходах и требуемое количество экземпляров документа.
• важно отметить каким способом должна быть передана справка получателю (лично, через доверенное лицо, по почте и т.д.).

В заявлении обязательно должна стоять подпись контрактника и дата подачи заявки.

Составленный документ допускается предоставить в ЕРЦ или региональное Управление финансового обеспечения МО РФ (УФО МО РФ) лично, направить по почте заказным письмом с уведомлением или по электронной почте.

Еще один способ, как военнослужащий может заказать справку – через «Личный кабинет» на сайте МО РФ, где отражены все операции по начислению денежного довольствия, отчислениям НДФЛ в бюджет. Данный ресурс позволяет получить информацию по региональному УФО, его времени работы, местонахождении, электронном адресе.

Как передать документ работодателю

Для передачи готового заявления вы можете пойти одним из трех путей:

1. наиболее быстрый и легкий: отдать бланк лично из рук в руки представителю организации;
2. отправить заявление заказным письмом через почту (с описью вложения и с уведомлением о вручении);
3. передать документ через доверенное лицо, предварительно снабдив своего представителя нотариально заверенной доверенностью.

Источник статьи: https://assistentus.ru/forma/zayavlenie-na-predostavlenie-spravki-2-ndfl/

Для банка

Зачем физлицу может потребоваться заявление на 2 НДФЛ для банка о предоставлении справки? Например, если гражданин получает дивиденды по акциям, когда в роли эмитента выступает банк. Для этого рекомендуется уточнить в кредитно-финансовом учреждении о форме запроса или воспользоваться стандартным бланком, в котором обязательно должны быть указаны:

• адресат запроса (ФИО директора и наименование учреждения);
• получатель справки (ФИО, паспортные данные, контактный номер телефона);
• основание предоставления документа (ссылка закона);
• период, за который требуется справка и количество экземпляров;
• способ получения готовой формы отчетности;
• подпись и дата.

Некоторые банковские учреждения размещают на официальных сайтах бланки заявлений для предоставления справки по форме 2 НДФЛ.

Выдача такой формы отчетности возможна в связи с тем, что кредитно-финансовое учреждение, являющееся эмитентом и выплачивающее доход в виде дивидендов физлицу, выступает в роли налогового агента. В соответствии с законодательством, данный вид прибыли подлежит налогообложению и отчислению средств в госбюджет. Согласно закону, налоговый агент обязан предоставлять документ о доходах физлицу по его запросу.

Рекомендуем дополнительно прочитать: Справка при увольнении 2 НДФЛ: зачем нужна и образец заполнения

В ФСС и налоговую

Унифицированной, подходящей для всех учреждений и организаций различных форм собственности, формы бланка заявления о предоставлении справки о доходах нет. Но независимо от того какой формат используется, в ней должен быть отражен определенный перечень сведений.

Уточнить форму запроса справки для налоговой и ФСС рекомендуется непосредственно в самих госструктурах. Потому что в них предусмотрен свой бланк запроса на предоставления отчетности.

Например, для ФСС подойдет подобный образец заявления:

При запросе сведений в ФНС допускается воспользоваться свободной формой:

Но в большинстве случаев, налогоплательщики предпочитают электронный вариант запроса справки 2 НДФЛ, непосредственно через официальный сайт налоговой или портал Госуслуги.ру.

При увольнении

В соответствии с трудовым законодательством, наймодатель обязан выдать сотруднику документы, подтверждающие факт исполнения обязанностей, в том числе сведения о сумеу доходов за отчетный период. Для этого работник должен предоставить заявление на получение 2 НДФЛ, по форме, предусмотренной работодателем. В разных учреждениях они могут отличаться, но в обязательном порядке должны быть внесены сведения:

• наименование юрлица;
• ФИО и должность руководителя организации;
• данные заявителя (ФИО, паспортные данные, адрес и др.);
• наименование документа;
• описание сути прошения;
• обоснование обязанности выдачи справки наймодателем (норма закона);
• период, за который нужна отчетность и количество экземпляров оригинала;
• дата подачи заявления и подпись.

Справка с последнего места работы нужна налогоплательщику в первую очередь при трудоустройстве.

Всегда ли нужно письменное обращение за документом?

Каждый работающий россиянин может затребовать и получить документ под кодом 2-НДФЛ, не указывая причин, зачем он необходим.

Правила его выдачи изложены в ст.62 ТК РФ и гл. 23 НК РФ.

Предоставляется она по первому требованию налогоплательщика независимо от того, обратился он к работодателю в устной или письменной форме.

Однако заявитель должен учесть, что преимущества письменного обращения заключаются в следующем:

• указывается дата подачи заявления, являющаяся начальной точкой отсчета для трехдневного периода оформления справки;
• позволяет избежать многих неприятных моментов, т.к. работодатель может отрицать факт обращения к нему сотрудника;
• упрощает действия работника при обжаловании отказа в оформлении справки через другие инстанции.

Подстраховать себя письменным требованием нужно всегда. Хотя большинство работодателей оформляют справку, не создавая проблем сотрудникам по первому их требованию.

А в случае увольнения работника, управляющая администрация обязана выдать такой документ в день расчета трудящегося даже без его личного обращения.

Что делать, если на новой работе требуют справку 2-НДФЛ? Правомерно ли это? Узнайте тут.

Куда подать если организация ликвидирована

Если предприятие, на котором работал гражданин ликвидировано, есть два варианта как получить справку 2 НДФЛ:

• лично через налоговую;
• наймодателю через ФНС или ПФР.

В соответствии с законом, налоговые агенты обязаны предоставлять отчетность по форме 2 НДФЛ на каждого сотрудника, в том числе уволенного в рамках календарного года, не позднее 1 марта следующего года, за отчетным. Следовательно физлица не могут запросить справку о доходах через ФНС раньше, чем юрлицо предоставит сведения по данной форме.

Но данное правило не распространяется на предприятия, которые подлежат ликвидации или реорганизации. Они должны сдать все формы отчетности до того, как будут исключены из реестра юрлиц. Соответственно при трудоустройстве, сведения с прежнего места работы (если весь процесс произошел в пределах одного года) уже будут доступны в ФНС, и гражданин имеет право запросить их, предоставив заявление на справку 2 НДФЛ в территориальное отделение ИФНС, в котором было зарегистрировано ликвидированное юрлицо.

Самостоятельно налогоплательщик может обратиться в ФНС за справкой, если она нужна ему для личных целей: для оформления кредита, получения визы и т.д. Но в случае, если документ требуется на новом месте работы, запрос допускается сделать наймодателю, через налоговую или ПФР. В данном случае заявка требует отражение причины предоставления сведения о доходах физлица. Это может быть расчет больничного или отпускных, отражение суммы предоставленных вычетов.

Оформляем имущественный вычет

Для уменьшения базы по НДФЛ на стоимость приобретенного жилья и процентов по ипотеке необходимо предоставить работодателю особое уведомление от ФНС.

Чтобы получить этот документ из налоговой службы, придется подать заявление на уведомление на имущественный вычет 2021. Также нужно предоставить туда подтверждающие право документы, по списку:

• договор купли-продажи;
• договор ипотеки;
• акт приема-передачи квартиры;
• платежные документы.

Компания уменьшит базу по НДФЛ на сумму, не превышающую указанную в уведомлении.

Актуальный образец заявления на имущественный вычет у работодателя:

ВАЖНО! Получить льготу можно не только через работодателя. Допустимо обратиться в ФНС, подав заявление на имущественный налоговый вычет

Срок предоставления справки 2 НДФЛ по заявлению работника

Согласно закону, наймодатель обязан выдать справку по форме 2 НДФЛ в течение 3-х рабочих дней, с момента подачи заявления. Какие здесь есть нюансы?

Рекомендуем дополнительно прочитать: Налог на доходы физических лиц или что это за НДФЛ

При подаче заявления лично или запросе через налоговую, срок выдачи документа будет минимальным. В некоторых случаях, бланк оформляется в тот же день или на следующий.

Если запрос отправлен по почте, то отсчет начинается с момента получения письма адресатом. И если способ получения справки о доходах тоже через почтовое отправление, например для военнослужащих, то период будет увеличен. То есть, время на пересылку заявления и самой справки, в срок предоставления бланка отчетности не входит.

При расторжении ТД с сотрудником справка должна быть сформирована в последний рабочий день, даже если заявление поступило вдень увольнения.

В каких случаях нужна справка?

Востребованность документа под кодом 2-НДФЛ достаточно высока, т.к. он подтверждает получение официальных доходов физическим лицом.

Наиболее часто справку просят предоставить в таких случаях:

• при получении кредитных финансов в банковских учреждениях;
• для ипотеки (при оформлении договора о займе средств на приобретение жилого помещения);
• во время трудоустройства на новое предприятие;
• при обращении за налоговым вычетом при наличии следующих обстоятельств: оплата за учебу; приобретение жилплощади; получение платного лечения; прочие расходы.

Для всех организаций существуют такие основания для выдачи подобной справки за налогоплательщика:

Читать дальше: Как поменять гражданство украинское на российское

Ответственность работодателя за невыдачу

Наймодатель не имеет права отказать сотруднику, или бывшему работнику в выдаче справки о доходах. Нарушение требований законодательства может грозить работодателю штрафными санкциями.

Но закон будет на стороне работника не с точки зрения нарушения налогового права, а с точки зрения несоблюдения трудового законодательства, обязывающего наймодателя предоставить сотруднику документы, подтверждающие его доходы.

Гражданин имеет право обратиться с жалобой в трудинспекцию. По результатам рассмотрения обращения, работодателю может быть назначена административная мера ответственности в виде штрафа.

Судебная практика по данному вопросу достаточно обширна. По решению ВС, нарушителю могут быть назначены штрафные санкции в размере:

• для должностных лиц и ИП – от 1000 до 5000 р.;
• для юрлиц -от 30000 до 50000 т.р.

Налоговое законодательство не обязывает работодателей выдавать справки по форме 2 НДФЛ, но в соответствии с ТК РФ наймодатель должен предоставить гражданину сведения о доходах по запросу, в установленный законом срок.

Образец заявления на справку 2 НДФЛ

Налогоплательщик имеет право запросить справку о доходах за любой, нужный ему период, например за последние 3 месяца:

Но если документ, подтверждающий доходы, нужен за период больший, чем календарный год, то формируется соответствующее количество отчетности, за каждый налоговый период отдельно. Данный нюанс необходимо указать в заявлении на выдачу справки 2 НДФЛ (образец):

Запросить справку можно в бухгалтерии по месту работы в устной форме, если уверены, что проблем с выдачей документа не возникнет, и работодатель выполнит свои обязательства в положенные законом сроки.

Как написать и образец

Пример заявления на выдачу справки 2-НДФЛ

Законодательно не установлена форма для заявления на оформление справки 2-НДФЛ. Документ пишется от руки или при помощи печатной техники. В нём должны быть отражены следующие сведения:

• Наименование организации, её адрес;
• Должностное лицо, которому подаётся заявление (директор компании или главный бухгалтер) с указанием должности, фамилии и инициалов;
• Должность, фамилия и инициалы работника, структурное подразделение (отдел, цех, служба и т.д.);
• Просьба о выдаче справки 2-НДФЛ;
• Норма законодательства, в соответствии с которой на нанимателя наложена обязанность выдать справку. Это статья 62 ТК РФ и пункт 3 статьи 230 НК РФ;
• Период, который должен быть включён в справку;
• Количество экземпляров документа;
• Подпись работника, фамилия и инициалы, дата подачи заявления.

Заявление на справку 2-НДФЛ в бухгалтерию

На заявлении руководитель компании или иное уполномоченное лицо (главный бухгалтер) ставит резолюцию о выдаче справки. Такая надпись является распоряжением для работников бухгалтерии приступить к оформлению документа.

Обратите внимание! После получения резолюции на заявлении, гражданину рекомендуется снять копию с заявления. Чтобы в случае нарушения срока выдачи документа работник имел на руках доказательства обращения за справкой. Пример заявления на справку 2-НДФЛ военнослужащему

Для военнослужащих действует иная процедура. Указанным лицам следует обратиться в управление финансового обеспечения соответствующего военного округа. Если гражданин не имеет возможности самостоятельно подать заявление, то это можно сделать через почту.

Образец заявления на справку 2-НДФЛ военнослужащему