Счет 71 — расчеты с подотчетными лицами

Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется

На предприятии приказом руководителя вводится перечень подотчетных лиц, которым на установленные цели могут выдаваться деньги. Так как обязательно после того, как будут осуществлены мероприятия, на которые работникам выделялись деньги, требуется представление в бухгалтерию отчета с приложением к нему подтверждающих расход документов, то эти лица являются подотчетными.

Действующие правила расчетов с подотчетниками регулируются порядком ведения кассовых операций. Помимо сотрудников компании подотчетными лицами могут выступать и привлекаемые по договорам подряда граждане.

План счетов бухгалтерского учета предусматривает, что для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать счет 71.

На нем отражается информация о возникновении задолженности работника перед организацией по выданным ему суммам, а также погашение ее путем представления расходов по авансовому отчету.

Здесь же отражается и задолженность компании перед подотчетным лицом, если он произвел расходование собственных средств в производственных целей. По приказу руководителя она возмещается в утвержденной размере при принятии авансового отчета.

Важно! Учитывать на этом счете займы, выданные работникам, нельзя. Для этого применяется отдельный счет 73. Многие субъекты бизнеса под выдачу подотчетных сумм пытаются замаскировать предоставленные работникам на короткие сроки займы. Однако, это является нарушением законодательства.

Подотчетные суммы должны выдаваться только на установленные в приказе цели и за них сотрудник должен отчитаться в определенные сроки или вернуть деньги. ИФНС при проверках могут выявить данные случаи и доначислить налоги и штрафы.

Для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать журнал ордер №7, в котором отражаются в течение месяца все производимые подотчетным лицом расходы, выдача в подотчет сумм и т.д.

Какие требования действуют при выдаче подотчетных денег

Бухгалтерия должна строго контролировать выданные в подотчет суммы. Есть несколько главных требований к операциям с подотчетными лицами:

• выдавать деньги можно только работникам компании;
• выдать деньги можно переводом на счет работника или корпоративную карту или из кассы компании — способ закрепляют в учетной политике;
• максимальную сумму денег ограничивают приказом руководителя;
• лимит суточных в командировочных расходах утверждают отдельным положением;
• срок сдачи отчета закрепляют в учетной политике или положении;
• все расчеты должны быть подтверждены — сотрудник к авансовому отчету обязательно прикладывает билеты, чеки, накладные, квитанции и так далее.

Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Характеристика счета

Синтетический учет расчетов с лицами, которым выданы подотчетные суммы, организуется на счете 71. Чтобы ответить какой это счет – активный или пассивный, нужно помнить что его сальдо может располагаться как по дебету счета так и по кредиту. Таким образом счет 71 – это активно-пассивный счет, имеющий двойное сальдо.

Остаток на начало периода по дебету счета отражает задолженность подотчетных лиц компании по выданным им на установленные цели деньги. Остаток по кредиту счета фиксирует задолженность компании работнику по осуществленным им за счет собственных средств расходов в интересах организации.

По дебету счета 71 отражается выдача в подотчет денег на установленные предприятием цели или возмещение работнику утвержденных руководством расходов, которые ранее были произведены за его счет.

По кредиту счета отражаются утвержденные расходы подотчетного лица, которые приняты руководством, а также возврат неизрасходованных средств в кассу или удержание их из зарплаты подотчетного лица, если им представлено заявление о данном способе погашение возникшей задолженности.

Для определения конечного сальдо необходимо использовать следующий алгоритм:

1. Если начальное сальдо по счету 71 находится в дебете, то к нему нужно прибавить дебетовый оборот по счет и вычесть суммы за выбранный период по кредиту. Если получится положительное значение, то сальдо на конец будет дебетовое. В противном случае он отражается по кредиту счета.
2. Если начальное сальдо по счету 71 располагается в кредите счета, то к нему следует прибавить оборот по кредиту счета и вычесть общую сумму движения по дебету счета за рассматриваемый период. В случае если итоговое значение будет больше нуля, то его нужно отражать по кредиту счета. Отрицательная сумма подлежит отражению по дебету счета.

Вам будет интересно:

План счетов бухгалтерского учета на 2021 год с пояснениями и проводками

Назначение счета 71

Счет 71 предназначен для учета расчетов организации-работодателя с подотчетными лицами — с работниками по трудовым договорам или физлицами-подрядчиками по ГПХ, которым выданы денежные средства на расходование в интересах работодателя:

• в рамках командировки;
• для покупки товаров, материалов, основных средств в организацию;
• для совершения иных расходов в интересах организации;
• для расчетов с контрагентами (если нет возможности использовать в этих целях обычный расчетный счет).

Выдача денег под отчет порой решает и еще одну задачу — это «экстренный» способ избежать превышения лимита кассы: если лимит приближается или фактически превышен к концу дня — то излишек в конце смены можно выдать ответственному работнику на минимальный срок.

Работнику, взявшему деньги под отчет, необходимо по ним отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет и прилагает к нему первичные документы, подтверждающие расходы.

На основании авансового отчета и прилагающихся к нему документов бухгалтер определяет, кто, кому и сколько должен: работник работодателю (если авансовый отчет составлен на сумму меньшую, чем выдана) или работодатель работнику (если работник потратил больше, чем выдано).

Корреспонденция

Счет 71 может участвовать в проводках со многими счетами.

По дебету счета 71 он может корреспондировать в кредит счетов:

• Счет 50 — при выдаче из кассы подотчетных сумм;
• Счет 51 — при перечислении подотчетных сумм с расчетного счета на карту;
• Счет 52 — при выдаче подотчетных сумм в валюте (например, при загранкомандировке);
• Счет 55 — при выдаче подотчет со спецсчетов;
• Счет 76 — при выдаче денег подотчет по банковскому реестру;
• Счет 79 — при выдаче подотчет за счет средств филиала, обособленного подразделения;
• Счет 91 — при списании курсовых разниц, если выдача средств была произведена в валюте.

По кредиту счета он может вступать в проводки с дебетом следующих счетов:

• Счет 07 — при оприходовании оборудования для дальнейшего монтажа, купленного через подотчетные суммы;
• Счет 08 — при отражении затрат (командировок, прочих затрат), связанных с приобретением объектов внеоборотных активов;
• Счет 10 — при приобретении материалов при помощи подотчетных сумм;
• Счет 11 — при приобретении животных для откорма при помощи подотчетных сумм;
• Счет 15 — при приобретении материалов, если в учетной политике закреплено ведение учета при помощи счета 15;
• Счет 20 — при списании подотчетных сумм на основное производство;
• Счет 23 – при списании подотчетных сумм на вспомогательное производство;
• Счет 25 – при списании подотчетных сумм на общепроизводственные расходы;
• Счет 26 – при списании подотчетных сумм на административные расходы;
• Счет 28 – при списании подотчетных сумм на исправление ранее допущенного брака;
• Счет 29 – при списании подотчетных сумм на затраты обслуживающих и подсобных хозяйств;
• Счет 41 — при отражении приобретения товаров через подотчет;
• Счет 44 – при списании подотчетных сумм на затраты на продажу продукции;
• Счет 45 – при списании подотчетных сумм на приобретение товаров, которые еще не поступили в организацию;
• Счет 50 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм в кассу;
• Счет 51 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на расчетный счет;
• Счет 52 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на валютный счет;
• Счет 55 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на спецсчет в банке;
• Счет 70 — при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (однократное удержание);
• Счет 73 – при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (многократное удержание);
• Счет 76 — при закрытии задолженности перед поставщиком по уже ранее списанной работе, услуге;
• Счет 79 — при передаче задолженности между филиалами и головными организациями;
• Счет 91 — при отражении недостачи в приобретенных материалах в пределах естественной убыли, при отражении курсовых разниц при выдаче подотчет в валюте;
• Счет 94 — при отражении недостачи, если расходование подотчетной суммы не подтверждено документами и она не возвращена в кассу;
• Счет 97 — при отражении подотчетных затрат, которые будут списаны в будущих периодах;
• Счет 99 — при списании подотчетных средств на ликвидацию чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий.

Учет хозяйственно-операционных подотчетных сумм

Товары, приобретенные на выданные под отчет денежные средства, учитывают на счетах внеоборотных активов, производственных запасов или товаров.

Рассмотрим пример: из кассы на покупку материалов выдано 3000 р., из них фактически потрачено 2500 р. Бухгалтер осуществляет проводки:

1. Дт «Расчеты по подотчетным суммам» Кт «Касса» – 3000 р. – выдано подотчетному лицу на приобретение материалов.
2. Дт «Материалы» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – 2500 р. – отражена сумма расходов на материалы.
3. Дт «Касса» Кт «Расчеты по подотчетным суммам» – 500 р. – подотчетным лицом возвращены в кассу неиспользованные средства.

Если остаточные подотчетные суммы не возвращены сотрудником в установленный срок, или не был предоставлен авансовый отчет о потраченных средствах, осуществляется проводка: Дт 94 Кт 71. В зависимости от способа удержания суммы могут быть составлены проводки:

• Дт «Расчеты по заработной плате» Кт «Недостачи и потери» – вычет подотчетной суммы из заработной платы сотрудника;
• Дт «Расчеты с сотрудниками по прочим операциям» Кт «Недостачи и потери» – выставлена дебиторская задолженность сотрудника по невозвращенной подотчетной сумме.

Прежде чем использовать счет 71 в бухгалтерском учете для составления корреспонденции по операциям отражения и взыскания с работника подотчетных сумм, необходимо ознакомиться с учетной политикой предприятия. В частных случаях со счетом 71 могут использоваться еще и счета 91, 99.

Порядок выдачи денег в подотчет

Выдача средств подотчет работнику может быть осуществлена несколькими путями.

Вам будет интересно:

Счет 03 в бухгалтерском учете «Доходные вложения в материальные ценности», что учитывается, корреспонденция счетов, проводки

Самым простым и распространенным способом является выдача денег из кассы. При этом кассир в момент выдачи оформляет операцию расходным кассовым ордером.

До середины 2021 года при выдаче денег подотчет в обязательном порядке работник должен быть оформить заявление о выдаче суммы. Это должен был делать любой сотрудник организации, включая директора. Заявления разрешено было не оформлять при возмещении излишнего подотчета и выдаче суточных на командировку.

С 2021 года в данную процедуру были внесены изменения. Компания может продолжать использовать заявления, либо оформить приказ руководителя, в котором будет указаны Ф.И.О. подотчетников, суммы и сроки отчета по полученным средствам.

Внимание! При отсутствии заявления или приказа, либо некорректном их составлении, на компанию и ответственных лиц могут налагаться штрафы до 50 тысяч рублей.

Заявление для директора должно отличаться от бланков простых работников — в нем он не просит выдать ему подотчет, а дает распоряжение выполнить данное действие.

Последние поправки к порядку кассовых операций разрешают выдавать подотчет новую сумму, если работник по старой еще не отчитался. Ранее такой шаг был запрещен.

Помимо наличных средств, выдавать подотчет можно также путем перечисления с расчетного счета на карточку работника. Для такого шага он оформляет заявление, и включает в него банковские реквизиты для выполнения платежа.

В случае, если заявление оформлено не будет, то налоговый орган при проверке решит, что было выполнено перечисление доходы (зарплаты), и доначислит на сумму налог НДФЛ. Также в платежном поручении нужно указывать, что производится именно выдача подотчет.

Если выдача произведена на карту, то в качестве подтверждающего документа работник может приложить чек из терминала, банкомата, банковскую выписку и аналогичные бланки. В случае, если работник находится в командировке и ему перечисляется дополнительная сумма суточных, то оформлять еще одно заявление не нужно. Но отчитаться по всем суммам нужно будет одновременно.

Внимание! В случае, если работником подотчетная сумма была потрачена не полностью, то после оформления авансового отчета он должен вернуть неиспользованный остаток назад в кассу

Что отражать на счете 71

Приказом Минфина РФ № 94н утверждено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм.

Что такое подотчет? Это определенная сумма денежных средств организации, которая передается работнику на конкретные цели. Причем назначение расходов и срок подотчета строго ограничены. По истечению отведенного времени подчиненный должен предоставить отчет о произведенных расходах. Простыми словами, деньги выдаются авансом, но с условием, что работник предоставит отчет — в этом суть подотчета.

Например, секретарю компании выдали из кассы 100 рублей подотчет на покупку конверта и отправку письма. Когда подотчетный работник отправит письмо, на почте ему выдадут квитанцию или чек. Именно эти платежные документы секретарь приложит к отчету, чем подтвердит факт целевого израсходования средств.

На какие цели можно выдать подотчет:

1. Аванс по командировочным расходам. Актуально, когда работника направляют в служебную поездку. В состав командировочных входит оплата проживания и проезда, суточные и иные траты в пути.
2. Расходы на хозяйственные нужды компании. Деньги могут быть выданы на любые цели, начиная с покупки лампочки в подсобку, заканчивая строительными материалами для капитального ремонта.
3. Расчеты с контрагентами. Например, выдача денег подотчет для оплаты услуг сторонних организаций. Операция используется все реже, так как безналичный расчет гораздо удобнее.
4. Иные цели, закрепленные решением руководства компании. Директор вправе распорядиться выдать подотчет на любые цели. Например на покупку техники, исключительных прав, программных продуктов и прочего.

ВАЖНО!

Займы и кредиты работникам нельзя отражать на счете 71. Для этого в бухгалтерском учете предназначен отдельный счет — 73. Некоторые компании, желая упростить учет и уклониться от налогов, оформляют краткосрочные кредиты работникам через 71 счет. Это нарушение.

На какие расходы можно выдавать деньги

Законодательная база содержит указания, на какие цели можно выдавать подотчетные суммы, к ним относятся:

• Оплата служебных командировок и аналогичных поездок;
• Оплата за услуги или работы;
• Покупка материалов и товаров;
• Совершение представительских расходов;
• Другие аналогичные расходы.

Организация может закрепить направления, на которые подотчетные лица имеют право тратить выданные им суммы при помощи издания Положения о подотчете.

Важно! Закон запрещает выдавать средства подотчет для приобретения объектов основных средств. Также подотчетными суммами нельзя совершать единовременные сделки с организациями и предпринимателями, размер которых превышает 100 тысяч рублей.

Выписка остатков по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Задача 1.23
Составить журнал-ордер № 7 по расчетам с подотчетными лицами за ап­рель.

Остатки по расчетам с подотчетными лицами за апрель.

Операции за апрель

Приложение к задаче 1.23

Журнал-ордер №7

по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за апрель 2014 г.

(руб.)

Окончание журнала-ордера №7

УЧЕТ НА СПЕЦИАЛЬНЫХ СЧЕТАХ В БАНКАХ

Типовые бухгалтерские проводки

Рассмотрим, как в типовых ситуациях составляются бухгалтерские проводки по подотчету для чайников.

Приобретение материалов через подотчет

Командировочные расходы

Пример № 1. Перерасход — долг в пользу подотчетного работника

ООО «Весна» выдало в июне секретарю Карандашикову П.П. 3000 рублей подотчет для покупки карандашей. Средства были выданы из кассы. Работник произвел закупку на сумму 3150 рублей. О понесенных затратах был составлен авансовый отчет, фискальный чек и товарная накладная приложены к документам.

Проводки: