Что делать если работник отгулял отпуск авансом и увольняется?

Бизнес юрист > Трудовое право > Увольнение > Отпуск авансом при увольнении: кто и на какие компенсации может рассчитывать

Ежегодный оплачиваемый отпуск – право, которое появляется у любого, кто отработал на предприятии минимум шесть месяцев. Наша страна приняла международную конвенцию, согласно которой оплачиваемый отпуск может предоставляться с первого дня работы. Но далеко не все работодатели применяют данную систему, большинство предпочитает опираться на ТК РФ.

Статья 122 Трудового Законодательства так же дает право оформить отдых раньше шести месяцев непрерывной работы, если руководитель дает свое согласие. Необязательно, чтобы такой отдых оформлялся пропорционально по отработанному времени. Допустимо оформление в полном объеме, то есть авансовый отдых может быть равен 28 дням, как и обычный.

Оформляем очередной отпуск авансом

Трудовой Кодекс РФ регулирует любые отношения, которые возникают между работниками и руководителями. Согласно стандартным правилам, отпуск каждый год может получать любой работник после минимум шестимесячной отработки, непрерывной.

Отпуск

За последующие периоды отдых предоставляют в любой момент, который считается наиболее удобным. Порядок процедуры устанавливается в зависимости от того, в какой очередности предоставляется время отдыха в той или иной организации. Работник использует стандартные правила, чтобы рассчитать отпускные, основы указаны в 139 статье ТК РФ.

Расчетный период теперь равен 12 календарным месяцам, которые предшествуют отпуску. На протяжении каждых 30 дней в среднем рабочие дни имеют число, равное 29,6. 1 календарный год отсчитывается перед 1 числом месяца, когда оформляется отпуск.

Значит, становится возможным оформление отдыха авансом, а не по времени с фактической отработкой. Тогда функцию аванса в связи с предстоящим выполнением обязанностей передают части отпускных, которая была выплачена.

Общие правила предоставления отпусков

В общем случае, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Этот период увеличивается для отдельных категорий специалистов, обозначенных Кодексом и федеральным законодательством, например, лиц, занятых на вредных производствах или работающих в условиях Крайнего Севера.

По закону отдых предоставляется после того, как специалист отработает у работодателя полгода (ст. 122 ТК РФ). Однако сторонам не запрещается согласовать другие условия, улучшающие положение сотрудника. В статье указано, что фирма не вправе отказать в предоставлении «преждевременного» отпуска следующим категориям граждан:

• женщинам «в положении»;
• несовершеннолетним сотрудникам;
• усыновителям детей до 3-х месяцев;
• иным категориям лиц, поименованным в федеральных законах.

Предоставление «преждевременного» отпуска происходит в общем порядке. Специалисту перечисляют отпускные за три дня до начала отдыха, издают кадровый приказ, который визирует руководитель компании и сам сотрудник.

Имеет ли право руководитель удерживать долг за неотработанные отпуска?

Руководство решает вопрос

Увольнение означает, что в последний день сотруднику передают все суммы, положенные ему. Это касается и времени отпуска, который остался нереализованным.

Если появляется задолженность, то у руководителя будет право удержать:

1. Суммы, на которые согласился сам сотрудник.
2. Ту часть, что возможно удержать только на основании законодательных норм.

При оформлении увольнения в году получения отпуска, но неотработанном до конца работодатель может удержать суммы, которые не компенсированы трудом, но получены как аванс. Есть лишь некоторые допустимые исключения из этого правила.

Взыскание части суммы недопустимо, когда используются некоторые основания, указанные в ТК РФ.

Цель для любого удержания – погасить долг, возникший перед работодателем, поскольку суммы не были фактически отработаны. Их выдавали сотруднику при условии, что в будущем будут компенсированы. Но к увольнению одна из сторон нарушает данное условие. В результате чего одна сторона получает необоснованное обогащение, а вторая терпит убытки.

Работник отгулял отпуск авансом и увольняется — пример расчета

Перед сообщением работнику факта удержания за дни незаработанного отпуска, правильно определяется количество дней и сумма полученных авансом отпускных. Для этого кадровая служба предоставляет в бухгалтерию точные данные о непрерывном трудовом стаже уходящего специалиста и о фактически использованных отпусках. Способ определения числа заработанных и отгульных авансом за неотработанный период:

Число положенных по ТК РФ или колдоговору дней делится на 12 и умножается на количество полных отработанных месяцев.

При увольнении работника посреди месяца, количество дней отпуска за этот период засчитают полностью, если отработано более 15 дней. Неполный месяц в расчет не попадет.

Пример:

Работник трудоустроен 15 апреля 2021 года. Отгулял полный отпуск 28 дней, дата увольнения — 25 января 2021. Отпускные составили 15000 руб. Полных месяцев девять, в остатке 11 дней неполного месяца, дни отдыха за этот период не засчитываются. Сумма удержания полученных авансом отпускных перед увольнением следующая:

• 28/12*9= 21 день;
• 28-21=7 дней аванса;
• 15000/28*7=3750 руб.

Если эта сумма будет меньше 20% всех выплат на дату увольнения, то удержание за авансом предоставленные дни составит 3750 рублей.

Как надо действовать?

Статья 138 ТК РФ содержит общие положения, которые запрещают проводить удержания из единственных средств для существования. Кроме того, говорится, что удержания по размеру не могут быть больше, чем 20% от заработка. Но ограничению подвергается только заработная плата. Оно не касается других выплат, которые к основной деятельности на работе никак не привязаны.

Многие специалисты считают, что подобные нормы не должны применяться, когда идет речь о неотработанных отпусках и удержания в связи с ними. Погашение долга возможно за счет любых средств. Кроме тех, которые невозможно использовать, согласно определенным законодательным нормам.

Для руководителя стоит указать три главных правила, на которые рекомендуется опираться:

Время отпуска

1. Право на 28 дней отдыха сотрудник получает, если трудится на предприятии целый год, в сумме или непрерывно. Если отдых оформляется досрочно, то часть отпускных считается авансом, который предполагает процедуру возврата, если увольнение происходит в году, отработанном не до конца.
2. Допустимо, когда сумма получается добровольно. Это легко решить даже при недостатке собственных средств работника. Работников нельзя принудительно заставлять вносить деньги в кассу предприятия. В том числе, путем задержки проведения окончательных расчетов. Такие действия могут быть признаны незаконными, и на руководство накладывается ответственность по материальным ценностям.
3. Если работник отказывается, то и сам руководитель может отказаться, либо организовать взыскание через судебные органы.

В каждом конкретном случае руководитель должен обосновывать свое решение. Именно это позволит защитить себя, если возникнут дополнительные вопросы у проверяющих органов.

Удержания при увольнении за отпуск авансом в 2021 году

Отгулянный авансом отпуск не является основанием для удержания работника при выраженном им желании увольнения.

Увольнение по собственному желанию это не единственная причина преждевременного расставания с работником, который отгулял свой отпуск авансом.

Произвести взыскания не так просто как кажется на первый взгляд. Данная процедура требует знание законодательства и правильного подхода.

Что делать если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется?

Окончание трудовых взаимоотношений подразумевает полный расчет с увольняющимся. В расчетные выплаты входят заработная плата за отработанный период, а также компенсация за отпуск.

В случаях, когда отпускные выплаты производились авансом, необходимо произвести удержание, из произведенных работнику начислений.

Данное право работодатель приобретает на основании закона закрепленного в статье 137 ТК РФ.

В этот перечень входят следующие случаи:

• Ликвидация организации;
• Производимые на предприятие сокращения;
• При смене руководящего состава из-за перемены собственника фирмы;
• В результате смерти сотрудника;
• Призыв в армию;
• Получение нерабочей группы инвалидности.

Данный перечень не окончателен, он включает в себя лишь самые распространенные основания.

Возврат отпускных при увольнении работника отгулявшего отпуск авансом в 2018

При увольнении, наниматель вправе удержать лишь незначительную часть начисленного к выплате – пятую часть.

В отдельных случаях можно производить удержание половины начисленной суммы.

Сотрудник имеет право добровольно вернуть разницу сумм на счет организации. Бухгалтеру не стоит забывать, что добровольный возврат влечет за собой полный перерасчет НДФЛ,

Приказ на удержание отпускных за отпуск выданный авансом при увольнении

Использованный авансом отпуск подлежит удержанию, только с письменного одобрения руководства. Директор фирмы подписывает приказ об удержаниях с увольняющегося.

Для этого бухгалтерия подает служебную записку с точными расчетами по:

• Количеству отпускных дней, которые не были отработаны;
• Размеру авансом выплаченной компенсации.

На ее основании директор издает приказ, освещая в нем перечень следующих вопросов:

• Обоснование удержаний. Здесь указывается причина – увольнение сотрудника и полученные наперед дни, с указанием их количества;
• Распоряжение к главному бухгалтеру об удержании сумм;
• Уточнения по поводу размера суммы с отсылкой на статью 138;
• Возложение контроля за исполнением поручения.

Приказ подлежит обязательному письменному ознакомлению всех указанных в нем лиц.

Расчет компенсации за использованный отпуск авансом при увольнении

Для расчета взыскания выплаченной ранее компенсации бухгалтер должен иметь под рукой следующие данные:

• Дату начала и конца отпускного периода увольняющегося;
• Количество положенных дней отдыха данному сотруднику;
• Количество отгулянных дней;
• Рассчитанный среднедневной показатель дохода за последние два года.

Имея данные показатели не сложно рассчитать необходимую к уплате компенсацию. Для этого проводим следующие расчетные действия:

• Выясняем разницу между количеством отгулянных дней и положенными за отработанный период днями;
• Полученную разницу умножаем на среднедневной показатель.

Посчитанная сумма сравнивается с суммой начисленных выплат. Следует помнить о законном барьере для вычислений.

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении – НДФЛ за удержания

В случаях, когда работник добровольно возвращает переплаченные ему деньги за отгулянный отпуск, бухгалтер обязан произвести ряд действий.

Возвращенные деньги на счет предприятия автоматически прекращают быть начисленным доходом сотрудника. Соответственно все взятые с него налоги за эту сумму следует вернуть. Организация также имеет право вернуть себе средства уплаченные за НДФЛ.

Для этого производиться перерасчет выплат и документы направляются в налоговые органы, которые впоследствии возвращают эти средства.

О вопросах налогообложения

Этот вопрос вызывает больше всего сложностей в бухгалтерской работе. Особенно, когда речь идет о пересчетах налогов с одной разновидности на другую. Начнем рассматривать вопрос более подробно.

При НДФЛ объект для налогообложения – это доход, полученный плательщиком, в любых разновидностях.

Согласно Налоговому Законодательству, налоговая база – это название характеристики для налогообложения, со стоимостным или физическим содержанием. Когда определяется эта база, то учитываются все источники, из которых поступают денежные средства. База по сборам не уменьшается из-за удержаний, даже если они назначены по решению суда.

Тонкости налогов

Отрицательный ответ будет дан на вопрос о том, необходимо ли пересчитывать доходную часть за тот же период, что и отпускные, полученные в виде аванса. При получении трудового вознаграждения считается, что доход реально получен в последний день месяца, на протяжении которого происходят начисления дохода. Когда были определены отпускные, организация уже провела все необходимые операции с налогом.

Получается, в любой ситуации НДФЛ уже удерживается с сотрудника заранее, при использовании нарастающего итога.

Приведет ли удержание к закономерному итогу в виде уменьшения базы ЕСН? Для предприятий в данном случае в качестве базы выступают выплаты и любые другие перечисления, связанные с соглашением трудового типа. Описанию действующих исключений из правила посвящена статья 238 НК РФ. Отдельного разговора из всех пунктов заслуживают компенсации по отпускам, оставшимся нереализованными.

Специалисты высказывают два взгляда. Согласно одному, удержания способствуют уменьшению. Второй строго противоположен первому. Многие склоняются именно к первому варианту. В этой группе принято считать, что выплатой в пользу сотрудников нельзя считать часть отпускных, удерживаемых работодателями.

Если на полученные ранее деньги уже определен ЕСН, его рекомендуют пересчитать. То же касается пенсионных взносов. Первоначально ЕСН платится на всю сумму, положенную работнику.

Что делать с ЕСН?

Если надо произвести корректировку, то это делается так:

• Сначала надо понять разницу между налоговой суммой, рассчитанной по базе, с использованием итога и нарастания в периоде отчетности до того, как произошло увольнение. И суммой ежемесячных платежей по авансу, уже перечисленных.
• Появление положительной разницы приводит к необходимости перевести в срок соответствующую налоговую сумму.
• Если же она отрицательная, то платежи в текущий момент зачитываются на будущее.

Именно к данной версии склоняется большая часть экспертов.

О запретах на удержание отпускных

Когда руководитель удерживает отпускные, он должен учитывать ограничения, введенные статьей 138 ТК РФ. Согласно первой части, 20% от заработной платы – максимум общего размера. Действие правила продолжается, даже если у самого сотрудника нет возражений против факта удержания денег.

Сумма задолженности может быть погашена добровольно, если размер переплаты отпускных при окончательном расчете превышает максимально допустимую сумму. Наличные можно вносить через кассу предприятия, допускаются и переводы на банковские счета.

Если же работник подобных шагов не предпринимает, то сумма может быть востребована только в порядке судебных разбирательств. Но судебная практика по этому направлению сложилась весьма противоречивая.

Точно известно, что удержания недопустимы, если при увольнении указана одна из следующих причин:

Уход в армию

1. Смерть работодателя-ИП.
2. Наступление форс-мажора, чьи признаки соответствуют российскому законодательству.
3. Признание сотрудника нетрудоспособным на основании медицинских показаний.
4. Призыв на воинскую службу. Это касается и альтернативного варианта.
5. Восстановление на должности того, кто ранее занимал данную должность. Обычно это происходит после оформления соответствующего судебного решения.
6. Отказ от перевода.

Можно ли удержать излишне выплаченные отпускные?

Как установлено статьей 122 Трудового кодекса РФ, наемному работнику ежегодно должен предоставляться оплачиваемый отпуск. При этом за первый год работы гражданин вправе оформить такой отпуск только в том случае, если он непрерывно трудился у конкретного работодателя минимум 6 месяцев.

Ежегодный отдых с денежным содержанием может предоставляться сотруднику до окончания шестимесячного периода, если стороны – работодатель и работник – достигнут соответствующего соглашения.

Определенным категориям работников, оговоренным статьей 122 ТК РФ, оплачиваемый отпуск в обязательном порядке предоставляется досрочно – до завершения шестимесячного периода непрерывного работы, – если данный работник попросил (заявил) об этом.

За последующие годы трудовой деятельности (второй год и так далее) оплачиваемый отпуск может оформляться сотруднику в любое время на протяжении рабочего года. При этом обязательно учитывается очередность ежегодных отпусков, регламентированная данным работодателем.

Иными словами, отработав полгода у конкретного работодателя, гражданин может взять ежегодный оплачиваемый отдых, продолжительность которого не превышает 28 календарных дней. Такое право у него имеется, несмотря на то, что за шестимесячный период непрерывной работы он заслужил только 14 календарных дней оплачиваемого отпуска.

Получается, что дополнительные 2 (две) недели предоставляются наемному сотруднику авансом – он обязан их отработать на протяжении последующих 6 (шести) месяцев рабочего года.

Если до завершения конкретного рабочего года гражданин, который авансом использовал время ежегодного отпуска, пожелает уволиться, работодатель сможет удержать с него надлежащую компенсацию излишне выплаченных отпускных.

Руководство организации вправе сделать это, поскольку сотрудник, пожелавший прекратить трудовые отношения, не станет отрабатывать полученные отпускные до завершения рабочего года.

Если следовать нормам статьи 138 ТК РФ, работодатель при увольнении может удержать максимум 20% от суммы полного расчета, выплачиваемого работнику.

Работодатель не обязан удерживать компенсацию за излишне выплаченные отпускные с выплат, причитающихся увольняющемуся работнику. Однако у него имеется такое право.

Если директор компании захочет использовать данную возможность, ему не потребуется для этого согласие самого сотрудника, авансом получившего отпускные. Он может самостоятельно произвести удержание в размере 20% по факту начисления расчета при увольнении.

Если у данного работника отсутствует достаточная сумма расчета для возврата всей переплаты по отпускным (либо её нет, либо удерживаемая сумма оказалась больше, чем 20% от выплат), то недостающую сумму сотрудник вправе погасить обязательства добровольно.

Работодатель не может заставить работника вернуть излишнюю переплату по отпускным, сверх 20%, которые можно удержать при увольнении. Можно только предложить сотруднику, чтобы тот вернул сам в кассу организации ту часть отпускных, выплаченных за отпуск авансом, которую нет возможности удержать при расторжении трудового договора.

Когда удержание с работника не допускается?

Гражданин не должен возмещать работодателю излишне вплаченные отпускные за отпуск, предоставленный авансом, если он увольняется до завершения соответствующего рабочего года по основаниям, упомянутым в статье 137 ТК РФ.

Когда нельзя удержать отпускные, выданные авансом, при увольнении:

Если обстоятельства, перечисленные выше, отсутствуют при увольнении данного сотрудника, работодатель вправе удержать с него компенсацию отпускных, выплаченных авансом.

Первый вариант – работник добровольно возвращает средства.

Второй вариант – работодатель удерживает 20% с расчета, недостающую сумму взыскивает через суд (при отказе работника от добровольного погашения).

Как работодателю вернуть деньги за дни, использованные авансом?

Компенсация отпускных за отпуск авансом взыскивается с увольняющегося работника непосредственно в день его увольнения.

Такое удержание выполняется работодателем при проведении надлежащих взаиморасчетов.

Чтобы уточнить задолженность сотрудника по излишне выплаченным отпускным за недоработанный годовой период, нужно получить ответы на следующие вопросы:

• сколько дней и месяцев реально отработал гражданин в данной организации за конкретный рабочий год — рассчитать отпускной стаж;
• сколько дней гражданин не отработал за конкретный рабочий год (то есть остался должен) — излишне отгулянные дни.

Чтобы определить на дату увольнения число неотработанных календарных дней отпуска, излишне отгулянных, за которые работник авансом получил отпускные, нужно воспользоваться таким алгоритмом:

1. Количество дней отпуска, предоставленных этому сотруднику, разделить на 12 (двенадцать) месяцев, а полученное значение – умножить на количество месяцев, отработанных у данного работодателя.
2. Величину, полученную по итогу выполнения предыдущего арифметического действия, вычесть из количества отпускных дней, предоставленных сотруднику за время работы у данного работодателя.

Допускается округление числового значения количества месяцев. Последний месяц, который отработан сотрудником меньше чем на 50%, не принимается в расчет. Если же последний месяц отработан минимум на 50%, он учитывается как месяц, отработанный гражданином полностью.

Количество неотработанных дней, полученное в результате вычисления, также можно округлить до целого значения (такое округление следует выполнять в пользу сотрудника).

Сумму излишне выплаченных отпускных, которую нужно удержать при увольнении работника, определяют следующим образом: количество неотработанных дней умножается на величину среднего заработка этого работника, выплаченного за время оплачиваемого отпуска.

Пошаговая инструкция по удержанию переплаты отпускных при увольнении:

⇓

⇓

⇓

⇓

⇓

Нужно ли оформлять приказ для возврата средств?

Чтобы обезопасить себя на случай возможных судебных разбирательств и споров с бывшим работником, работодатель должен надлежащим образом оформить удержание переплаты отпускных. Для этого издается приказ, предусматривающий удержание с увольняющегося сотрудника излишне уплаченных средств. Такой распорядительный акт составляется в свободной форме.

Важное условие – приказ об удержании переплаты отпускных за отпуск авансом издается руководителем компании на протяжении месяца, отсчитываемого от момента окончания срока, выделенного работнику на добровольный возврат этого долга.

Приказ должен содержать следующую информацию:

1. Сведения о сотруднике (должность, ФИО).
2. Число неотработанных дней.
3. Величина задолженности – отпускных, выданных работником авансом, – за дни отпуска, которые гражданин не отработал.
4. Подпись увольняющегося сотрудника, подтверждающая ознакомление с данным приказом.

Порядок удержания излишне уплаченных отпускных

Удержание, как говорилось, производится в том же периоде, когда платятся сами отпускные. На весь процесс должно уйти не очень много времени. А этапы можно описать следующим образом:

• Начинается все с калькуляции по избыточной сумме, которая была выплачена в счет отпускных
• Издание приказа, подтверждающего завершение всех расчетов
• Ознакомление с приказом сотрудника, под личную подпись
• Сама процедура удержания

Важно соблюдать правила, связанные с очередностью. На первом этапе из заработной платы убираем НДФЛ. После этого переходят к задолженности, определенной на основании исполнительной документации. Только после этого высчитывается остальная часть долга. Обычно за данную функцию отвечает бухгалтерия.

Простить долг

У руководителя есть право на то, чтобы просто забыть о существующем долге. Обычно основание для подобного вывода – маленькая сумма. Например, если задолженность измеряется в копейках. В случае наличия других причин руководитель должен привести веские основания для своего решения.

Если со стороны самого руководства взыскательных мер не поступило, то долг висит на сотруднике до тех пор, пока не закончится срок исковой давности. Согласно общим правилам, он составляет не меньше трех лет. Его отсчет можно вести со дня получения информации относительно нарушенных прав. Но допустимо использовать непосредственный день увольнения. Используются и следующие сутки после принятия решения судом о том, что взыскание отменяется.

Налоги и страховые взносы: правила учета

Конкретные действия зависят от того, как ведет себя руководитель по отношению к дебиторской задолженности. Ситуация может развиваться по следующему сценарию:

1. Погашение в последний день работы полностью.
2. Отказ в возврате долга со стороны работодателя.
3. Задолженность прощена, и не учитывалась при окончательном расчете.
4. Окончание срока по давности подачи иска.

Ситуация с погашением

В периоде представлений не нужно ничего исправлять. Корректировка проводится в период, когда организуется само увольнение.

• Налог на прибыль. Возвращенная сумма учитывается как часть внереализационных доходов. Ведь ранее они уже были учтены при формировании базы.
• НДФЛ. Когда заработная плата выдавалась, НДФЛ уже был учтен со стороны руководства.

При совпадающем периоде увольнения и удержания у руководителя есть право произвести зачет НДФЛ, удержанного свыше существующих норм.

Оплата налогов

При исчислении используют итог, сопровождаемый нарастанием. Налоговая сумма – это разница между НДФЛ, который начисляется и платится с момента начала периода отчетности. Если допущена ошибка, то НДФЛ может быть уменьшен в зависимости от расчетов, проведенных ранее.

Доходы, полученные налогоплательщиком, предполагают совершение действий, состоящих в расчете и выплате. В случае налогового агента как источника, и зачета сумм, которые рассматривались ранее. Правило не обходится без исключений, но они не включают ситуации с авансовыми расчетами.

Процедура возврата проводится, если сотрудник увольняется за другой налоговый период.

В качестве ошибки не воспримут ситуацию, когда с работника удержаны выплаты за текущий период отчетности, но они излишне удержаны за предыдущие отрезки во времени. Ведь в каждом периоде сумма определялась отдельно, как сложение всех факторов, действующих именно на данный момент. Потому и вносить изменения в документы по прошлым периодам не надо.

Подведем итог:

• Характерно уменьшение базы для страховых отчислений по суммам отпускных, которые были удержаны или возвращены, а также связаны с зарплатой.
• Но это решение будет ошибочным при исчислении базового уровня для показателей в связи с прошлым периодом отчетности, за который и проводилась выплата аванса.

Но работодателю придется скорректировать следующие формы, если окончательный расчет привел к образованию отрицательной суммы по доначислениям:

1. СЗВ-6-2.
2. СЗВ-6-1.

Эти отчетные формы сдаются в Пенсионный фонд, вместе с другими сведениями на тот отчетный период, в котором были удержаны неотработанные дни. Главное требование – соответствие между данными в форме АДВ-6-2 и РСВ-1.

Если долг не может быть взыскан

По невозможности взыскания суммы ее нельзя учитывать во время определения базовой части прибыльного налога, которая облагается сборами. Ведь данная процедура не будет соответствовать требованиям по экономической обоснованности затрат.

Не надо корректировать НДФЛ, данные по страховым взносам. Их начисление в месяц выплаты не будет считаться правомерным.

При прощении долга

• Правила расчета

  Налог на прибыль. Расходы не учитываются, если идет речь о налогооблагаемой базе. Но обоснованным шагом будет считаться отнесение к расходам отпускных, которые выплачивались в момент оформления отпуска. В таком случае нет необходимости проводить перерасчеты по прошлым периодам.

• Проведен учет налога в полном объеме. Когда долг прощают, у работника не возникает дополнительного дохода, который можно облагать НДФЛ.
• Взносы страхового типа. Данная ситуация так же не предполагает их корректировок.

Когда истекает срок давности

Затраты на оплату отпуска первоначально принимаются на учет как часть в расходах по оплате труда. Потому руководители не имеют право повторно проводить операцию с денежными средствами. Отсюда вытекает невозможность принятия к учету самой задолженности, если давность по искам уже закончилась. Можно провести лишь списание, за счет чистой прибыли предприятия.

Что если работник отгулял авансом и решил расторгнуть трудовой договор?

Распространенная ситуация: если работник отгулял отпуск авансом и увольняется по собственному желанию.

Важно! Практически всегда отпуска предоставляются сотрудникам за неотработанный год, ведь само право на отдых наступает спустя полгода после начала работы в организации.

Начиная со 2 года работы сотрудника отпускают отдыхать по графику, то есть, в любое время, и нередко в такой отпуск работники уходят за будущий рабочий год.

Эта ситуация и называется отпуском «авансом».

Рассмотрим следующий пример. Коршанский Н.А. по графику использовал отпуск на 28 дней за рабочий год с 03.04.2019 г. – 02.04.2020 г. В отпуск он уходил в июне 2021 г., а в июле, выйдя на работу, он подал заявление на увольнение.

Таким образом, можно выделить следующие признаки авансового отпуска:

• сотрудник уходит в отпуск после того, как начинается новый рабочий год для него;
• рабочий год еще не окончен.

Оформление удержания из оклада

Работодатель решает не требовать от работника выплатить всю сумму, но собирается произвести удержание. Проблем не возникает, если сумма долга не превышает установленного законом ограничения (20% от заработной платы).

До того, как с увольняемым сотрудником будет произведен расчет, а он сам покинет организацию, необходимо выполнить следующие действия.

1. Рассчитать сумму долга.

Бухгалтерия организации производит этот расчет. О том, как правильно это сделать, было рассказано выше.

1. Издать акт об удержании части заработной платы.

Большинство значимых действий в рамках организации оформляются Приказом, издаваемым руководителем.

В отличие от Приказа об увольнении работника, данный акт не имеет унифицированной формы и составляется произвольно. Руководитель организации должен отразить в нем следующие сведения:

• 
  дату и место составления акта;

• сведения о работнике (ФИО, должность);
• причину удержания (в связи с увольнением до окончания рабочего года, во время которого сотрудник уходил в ежегодный отпуск);
• количество неотработанных дней и удерживаемую сумму;
• срок удержания;
• ФИО и должность ответственного лица (работник бухгалтерии).

1. Произвести удержание.

Удержание производится с той части оклада, которая оплачивается в последний рабочий день (или день увольнения, если сотрудник подает заявление будучи в отпуске или на больничном). Из суммы, кроме вычета 13% налога и иных выплат, вычитается долг, но лишь в том случае, если он не превышает 20% от полного оклада. Если превышает, то допустимо удерживать только указанную часть суммы.

1. Заполнить отчеты для налоговой и корректировка страховых взносов.

Отпускные, выплаченные увольняемому сотруднику, облагались НДФЛ. Так как удержание суммы производится не из-за ошибки, а из-за того, что работник решил уйти, или его увольняют за виновные действия, никакие корректировки делать не нужно.

Однако факт удержания необходимо отразить в 2НДФЛ и регистре налогового учета в месяце увольнения сотрудника.

Кроме того, работодатель должен в течение 10 дней с момента удержания суммы сообщить увольняемому работнику о том, что с той отпускной суммы, которая с него взыскивается, был удержан налог в большем размере. В соответствии с ч. 1 ст. 231 НК РФ сотрудник должен подать заявление в налоговую об излишнем удержании суммы.

Возвращенную часть налога можно использовать в качестве уменьшения суммы долга.

А вот страховые отчеты необходимо скорректировать. Это касается только взносов в ПФР.

1. Оформить увольнение.

Расторжение трудовых отношений производится в обычном порядке, указанном в ст. 84.1 ТК РФ:

• регистрируется заявление сотрудника (или акт, подтверждающий вину работника, на основании которой его увольняют);
• оформляется Приказ и кадровые документы;
• производится расчет.

Добровольное возвращение суммы сотрудником

Часто работники согласны возместить сумму, особенно если она небольшая (или, напротив, больше законных 20%), добровольно, без взыскания. Эта процедура производится также в несколько шагов.

1. Составить заявление.

Документ оформляется в произвольной форме и должен отражать:

• 
  в шапке документа – кому подается заявление (ФИО и должность руководителя организации);

• основная часть – добровольное согласие выплатить сумму за неотработанный отпуск (необходимо указать точную денежную сумму);
• дата подачи заявления и подпись работника с расшифровкой.

1. Издать Приказ о возвращении денежной суммы.

Как правило, данный акт не издается, так как добровольное возвращение суммы – это волеизъявление самого сотрудника, а не распоряжение начальства. Однако для бухгалтерского учета составить Приказ можно, распорядившись, чтобы главный бухгалтер принял от сотрудника указанную в его заявлении сумму.

Прощение долга работодателем

Чтобы не нагружать себя и бухгалтерию лишней работой, руководство организации может простить долг сотруднику, в особенности если речь идет о небольшой сумме. К тому же налоговые органы, в соответствии со ст. 252 НК РФ, считают неотработанный отпуск необоснованными расходами.

Справка. Организация может уменьшить налоговую базу на сумму долга сотрудника, который ему простили. Корректировать отчетность при этом не требуется.

Взыскание полной суммы долга в судебном порядке

Сумма оказалась превышающей 20% оклада, и сам работник не желает ее возвращать. Работодатель решает подать иск в суд в надежде, что с уже бывшего сотрудника позволят взыскать весь долг.

Увы, в этом вопросе судебная практика не становится на сторону организаций, хотя до 2013 года встречались прецеденты, когда суды позволяли взыскать с уже уволившегося работника полную сумму.

В соответствии с Определением Верховного Суда РФ от 25.10.2013 г. № 69-КГ 13-6 задолженность за неотработанный отпуск не подлежит взысканию в судебном порядке, т.к. трудовое законодательство не содержит прямого указания на такую возможность. Данное Определение было включено в Обзор судебной практики, и в настоящий момент активно применяется судами.

Таким образом, работодатель может взыскать только сумму, не превышающую 20% от оклада, договориться с работником о добровольной выплате или вовсе простить ему этот долг.

Дополнительные правила. Обращение в суд

Через суд

Официальная позиция суда по подобным вопросам описывается так. В законодательстве нет оснований для обращения к судебным инстанциям, чтобы они взыскали суммы в связи с днями отпуска без отработки. Исключение – ситуации, когда была допущена счетная ошибка, или когда сами контролирующие органы признали, что причиной превышения норм стало именно поведение сотрудника, связанное с нарушением действующих правил.

Взысканию не подлежит как сама заработная плата, так и другие платежи, у которых схожее назначение. Это положение обязательно учитывается судами, которые имеют лишь общую юрисдикцию. Свою позицию трудно будет доказать, даже если сам сотрудник письменно согласился выплатить компенсацию, но обязательство свое так и не выполнил.

Возврат отпускных при увольнении работника, отгулявшего отпуск авансом

Если же сотрудник согласен с тем, что полученные авансом дни нужно компенсировать, то бухгалтерия должна предоставить ему документ, подробно перечисляющий, какие суммы начислены и какие будут удержаны на дату увольнения. Следующий этап — получается письменное подтверждение от самого сотрудника, оно может быть изложено в произвольной форме. Главное, из заявления должно быть понятно, что человек не возражает против самого факта удержания и его размера.

Величина расчетных выплат настолько мала, что ее не хватит на компенсацию аванса по отпускным. Вариант: сотрудник может самостоятельно внести в кассу недостающую сумму. Такую операцию нельзя назвать удержанием из заработка, поэтому ограничение в 20% действовать не будет.

Оформление и выпуск приказа

Без него невозможно потребовать сумму за время отдыха, фактическая отработка по которому отсутствует. Отметка о согласии работника при этом не относится к обязательным требованиям. Если средств не хватает для возврата, то излишек предлагается вернуть напрямую, через кассу предприятия. При отказе от сотрудничества можно обращаться в судебные инстанции.

К содержанию документа в таком случае предъявляется ряд требований. Их соблюдение позволит провести процедуру без нарушения законодательства:

• В теле документа нужно четко и ясно объяснить, почему именно возникла необходимость в удержании
• Как уже говорилось, отметка о согласии не требуется. Потому как спрашивать у самого работника ничего не нужно
• Обязательно указание точной суммы к удержанию
• Для расчета используют стандартные схемы, по которым определяется и сумма отпускных

Кроме того, есть и реквизиты обязательные для любых документов подобного рода:

Составление приказа

1. Дата подписания.
2. Наименование и должность, ФИО ответственного лица.
3. Приведение ссылок к статьям в действующем законе.
4. Причина удержания и величина. Допустимо использование кратких описаний ситуации.
5. Наименование.
6. Адрес, по которому составлялся документ, вместе с датой.
7. Порядковый номер.
8. Наименование организации в полной форме.

При увольнении

Увольнение работника может проводиться по разным основаниям. Например, по его собственной инициативе, по сокращению должности, по соглашению сторон или же за проступки — по инициативе нанимателя.

Однако основание для прекращения трудовых взаимоотношений никак не влияет на обязанность работодателя компенсировать неиспользованные отпускные периоды. Простыми словами, даже если работника увольняют за прогулы или хищения, компенсировать неотгулянный отдых придется в любом случае.

Если сотрудник увольняется по собственному желанию, то необходимо подготовить соответствующее заявление. А вот указывать в заявлении требование о назначении компенсационной выплаты не обязательно. Но стоит отметить, что допустимо указать данное требование, если у работника имеются несколько неотгулянных периодов. Используйте образец: заявление на увольнение с компенсацией отпуска.

Заявление на компенсацию

Приказ на компенсацию

Приказ о замене отпуска компенсацией

Когда увольняют в связи с сокращением

Если главная причина увольнения – ликвидация либо реорганизация предприятия, то компенсации в полном размере выплачиваются всем работникам, которые проработали более пяти с половиной месяцев. Перерасчет и удержание проводятся с учетом данного факта.

Основной документ для решения данного вопроса был принят более 70 лет назад, но его положения во многом до настоящего времени сохраняют актуальность. Это касается положений, которые не противоречат действующей версии законодательства.

Чтобы работник был в курсе того, что происходит с его финансами, второй стороне отдают специальный расчетный листок, где указана подробная информация. В документе пишут о разновидности операции и точной сумме.

В настоящее время само удержание излишне выплаченных компенсаций возможно только в отдельных ситуациях, описанных в законодательстве. Перед проведением процедуры необходимо подробно ознакомиться с существующими нормативами. Тогда меньше вероятность того, что будут допущены ошибки либо возникнут другие конфликтные ситуации.

Лучший вариант – когда стороны соглашаются мирно о возмещении сумм. Например, когда работник добровольно возвращает все в кассу. Но на принуждение в таких ситуациях ни у кого права нет. Если работник не дает согласие, то руководитель может простить долг либо обратиться в суд с требованием о его погашении. Но не все соглашаются на это, поскольку процедура всегда связана с дополнительными тратами.

Суд может принять решение, согласно которому удержание составляет больше 50 или даже 70% от общей суммы по зарплате. Подобные ситуации описываются в законодательных нормах, и не будут считаться удержанием по избыточным суммам в отпускных. При этом надо помнить, что подобные действия относятся к правам работодателя, но не к его непосредственным обязанностям.

Наверх

Напишите свой вопрос в форму ниже

Удержание за отпуск, предоставленный авансом при увольнении

Отпуск – ожидаемое время для работников. Свобода передвижения и перспектива отдыха производит опьяняющее действие на сознание, и задумываться о том, отработал ли сотрудник полный календарный год, за который собрался отгуливать, мало кому придет в голову. Однако при увольнении именно эти подробности могут испортить настроение и повлиять на конечную сумму выплат при расчете.

Удержание за использованный отпуск авансом при увольнении

Право на полный отпуск любой сотрудник получает уже спустя полгода после трудоустройства, ст. 122 ТК РФ. В этой же статье перечислены и те категории трудящихся, которые могут не дожидаться истечения этого срока:

• беременные перед декретом или после декретного отпуска;
• усыновители;
• несовершеннолетние.

Отработают ли они до конца года, большой вопрос, а вот сумма отпускных выплачивается за три дня до отпуска в полном размере. Что делать работодателю в случае скоропостижного увольнения отдохнувшего сотрудника, описано в ст. 137 ТК РФ.

В ней законодательство разрешает удержать излишние отпускные из последней зарплаты. 138-й статья Трудового кодекса ограничивает размер такого удержания до 20% выплачиваемого заработка.

Увеличить процент не поможет даже письменное согласие самого увольняющегося сотрудника.

Ни при каких обстоятельствах предприятию не позволено претендовать на возврат полученных авансом отпускных, если работник уволен по инициативе руководства и не по своей вине, а также по независящим от него обстоятельствам. Даже если отпуск взят авансом, никто не примет решения в пользу работодателя. Тем более, работодатель не вправе заставить сотрудника отрабатывать до окончания рабочего года и перенести дату увольнения.

Возврат отпускных при увольнении работника, отгулявшего отпуск авансом

Если же сотрудник согласен с тем, что полученные авансом дни нужно компенсировать, то бухгалтерия должна предоставить ему документ, подробно перечисляющий, какие суммы начислены и какие будут удержаны на дату увольнения.

Следующий этап — получается письменное подтверждение от самого сотрудника, оно может быть изложено в произвольной форме.

Главное, из заявления должно быть понятно, что человек не возражает против самого факта удержания и его размера.

Величина расчетных выплат настолько мала, что ее не хватит на компенсацию аванса по отпускным. Вариант: сотрудник может самостоятельно внести в кассу недостающую сумму. Такую операцию нельзя назвать удержанием из заработка, поэтому ограничение в 20% действовать не будет.

Работник отгулял отпуск авансом и увольняется — пример расчета

Перед сообщением работнику факта удержания за дни незаработанного отпуска, правильно определяется количество дней и сумма полученных авансом отпускных.

Для этого кадровая служба предоставляет в бухгалтерию точные данные о непрерывном трудовом стаже уходящего специалиста и о фактически использованных отпусках.

Способ определения числа заработанных и отгульных авансом за неотработанный период:

При увольнении работника посреди месяца, количество дней отпуска за этот период засчитают полностью, если отработано более 15 дней. Неполный месяц в расчет не попадет.

Пример:

Работник трудоустроен 15 апреля 2021 года. Отгулял полный отпуск 28 дней, дата увольнения — 25 января 2021. Отпускные составили 15000 руб.Полных месяцев девять, в остатке 11 дней неполного месяца, дни отдыха за этот период не засчитываются. Сумма удержания полученных авансом отпускных перед увольнением следующая:

• 28/12*9= 21 день;
• 28-21=7 дней аванса;
• 15000/28*7=3750 руб.

Если эта сумма будет меньше 20% всех выплат на дату увольнения, то удержание за авансом предоставленные дни составит 3750 рублей.

Образец приказа на удержание за использованный авансом отпуск

Когда все формальности с расчетом суммы удержаний и согласованием с работником разрешены, оформить удержание при увольнении лучше приказом по предприятию.

Унифицированной формы документа нет, описывается ситуация, что стало основанием удержания, и как произойдет возмещение.

В качестве приложения вписать заявление сотрудника о согласии с величиной удержания или получить от работника подпись на приказе.

приказа

Если расставание проходит полюбовно или сумма удержания незначительна для компании, то затевать излишнюю бумажную волокиту руководство может счесть нерациональным.

Такой выход из ситуации при увольнении – оптимальное решение и для сотрудника, и для работодателя.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):