Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: формула, калькулятор и примеры расчета начислений, сроки выплат, налогообложение

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 2020 году рассчитывается исходя их количества неотгулянных дней и размера среднедневного заработка. Нюансы расчета рассмотрим в статье. Многие спрашивают, изменилась ли компенсация в период коронавируса. Ответим на этот вопрос.

Изменения в расчете компенсации при увольнении при коронавирусе

Бухгалтеры должны считать отпускные и компенсацию за отпуск в 2020 году с учетом изменений. В среднем заработке не учитываются нерабочие дни по Указу Президента, говорится в письме Минтруда от 18.05.2020 № 14-1/В-585. Это означает, что бухгалтеры должны считать средний заработок за год без учета «карантинных» нерабочих дней и сумм, начисленных за эти дни. Сейчас бухгалтерские программы перенастраивают свои алгоритмы под новый порядок.

Средний заработок берется за год, который предшествует месяцу выплаты отпускных. Например, для отпускных за июнь 2021 год берется период с июня 2021 года по май 2021 года. Нетрудно понять, что теперь весь оставшийся 2021 год и еще половину 2021 год отпускные придется считать с учетом исключений нерабочих дней в марте-мае.

Вам может быть интересно: образец описи передаваемых документов 2020

Где описана обязанность работодателя компенсировать неотгулянный отпуск при увольнении

Статья 127 ТК РФ обязывает работодателя при увольнении сотрудника выплатить ему денньги, если у такого сотрудника остались неиспользованные периоды отдыха.

В этой же статье говорится о праве сотрудника вместо выплат перед увольнением неиспользованные дни отгулять. При этом есть нюансы:

если сотрудник работал по бессрочному договору и увольняется по собственному желанию, то при уходе в отпуск с последующим увольнением, он свое заявление может до окончания отдыха отозвать;
если сотрудник работал по срочному трудовому договору, то при уходе в отпуск перед увольнением, запись о его увольнении может оказаться уже поле даты окончания срочного договора.

Письмо Роструда от 02.07.2009 № 1917-6-1 указывает на то, что выплата производится независимо от причины увольнения. В том числе необходимо выплатить деньги и при увольнении по причине неудовлетворительного результата прохождения испытательного срока.

Положена ли компенсация временным работникам при увольнении в счет неиспользованного отпуска

Важно! Если временный сотрудник отработал на фирме 6 месяцев и более, работодатель обязан предусмотреть для него полный перечень выплат (в том числе компенсирующих), которые полагаются постоянным работникам при увольнении с работы.

Так, вместе с остатками заработной платы и, в некоторых случаях, выходным пособием, временному служащему при уходе с работы выплачивается компенсация неиспользованного отпуска (отпускные, которые не были получены из-за того, что работник так и не ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск).

Для того, чтобы правильно произвести расчет полагающихся временному сотруднику выплат, в бухгалтерии должны располагать следующими сведениями:

Общий трудовой стаж подчиненного в компании, в которой он трудится в настоящий момент (порядок и правила расчета трудового стажа, дающего права на отпуск, приводятся в части 1 и 2 статьи 121 ТК РФ).
Количество и длительность периодов, которые исключаются из общей продолжительности трудового стажа на фирме (при наличии таковых).
Число дней, которые не вошли в общий трудовой стаж, но должны быть учтены с целью предоставления оплачиваемого ежегодного отпуска.
Общее количество дней отдыха, которое “накопилось” за текущий период, и которые не были израсходованы временным работником.
Число дней очередного отпуска, которые были использованы временным персоналом “авансом” (до возникновения права на отдых) – оплата за такие дни должна быть исключена из окончательной суммы компенсации неиспользованного отпуска.

При расчете суммы компенсации за неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска принимаются во внимание следующие моменты:

№ п/п.	Сведения, которые должны быть учтены при расчете компенсации	Уточняющая информация
1	Количество дней отпуска за 1 месяц работы на предприятии	Постоянные работники компании зарабатывают 2,33 дня ежегодного отпуска за каждый отработанный на фирме месяц. Что касается временных сотрудников, число дней оплачиваемого отпуска за 30 отработанных дней зависит от общей продолжительности работы на предприятии: Если временный сотрудник отработал в компании 11 полных месяцев или более, ему ежегодный отпуск предоставляется на общих основаниях (продолжительность отдыха будет такой же, как у постоянных подчиненных). При этом, если какой-то месяц отработан не в полном объеме: ○ он будет засчитан как полностью отработанный, если на рабочем месте сотрудник появился в течение 15 и более дней (в феврале – 14 дней) этого месяца (трудился более половины месяца); ○ он вообще не будет учтен, если сотрудник отработал меньше 15 дней. Если временный работник отработал в компании менее 11 полных месяцев, за каждый полностью отработанный месяц он заслужит по 2,33 дня оплачиваемого отпуска. Если с временным работником заключен трудовой контракт сроком на 2 месяца или меньше, за каждый полностью отработанный месяц ему будет полагаться 2 дня оплачиваемого отдыха. Сезонные рабочие получают право на 2 оплачиваемых дня отпуска за каждый полностью отработанный месяц.
2	Потраченные дни ежегодного отпуска	При подсчете количества отработанных на фирме месяцев с целью выплаты компенсации неиспользованного отпуска во внимание принимаются не календарные месяцы – отсчет начинается с момента трудоустройства временного сотрудника. Если сотрудник успел использовать несколько дней положенного ему отпуска, “стоимость” этих дней исключается из суммы компенсации.
3	Включение в общий трудовой стаж на предприятии периодов, в течение которых деятельность не велась, но которые должны быть учтены	В трудовой стаж необходимо включить некоторые периоды времени, на протяжении которых временный сотрудник не находился на рабочем месте. К таким периодам относятся те, в течение которых работник получал средний дневной заработок: ● ежегодные отпуска, ● выходные дни, ● общепризнанные праздники, ● простои на производстве не по вине сотрудника, ● вынужденные прогулы, произошедшие по вине нанимателя, ● внеочередные неоплачиваемые отпуска (не более 14 дней за 1 трудовой год). Читайте также: Увольнение беременной женщины по срочному трудовому договору: важные нюансы

Как посчитать количество дней для выплаты

Количество дней неиспользованного отпуска составляет разницу между днями отпуска, положенными за весь период работы, и днями фактически использованного отпуска.

При подсчете количества дней, за которые положена компенсация, следует руководствоваться п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169.

Действуют такие правила:

оплачивается за полный рабочий год в случае, если сотрудник устроился на работу менее года назад, но проработал более 11 месяцев;
оплачивается за полный рабочий год в случае, если сотрудник проработал более 5,5, но менее 11 месяцев, и увольняется по причине ликвидации работодателя, сокращения штата или призыва в армию;
за второй и следующие рабочие года выплачивается пропорционально отработанному времени (письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1);

Уже упомянутое ранее письмо Роструда от 02.07.2009 № 1917-6-1 говорит о том, что при подсчете периода, за который необходимо выплатить деньги, расчет производится пропорционально отработанным месяцам в рабочем году (при работе более года). При этом при неполном месяце период менее половины месяца из расчета исключается, а период более половины месяца считается как целый месяц.

Роструд также подробно описал определение отработанного периода в письме от 28.10.2016 № 14-1/В-1074.

Обратите внимание, что в контексте данных расчетов при использовании термина «отработанный месяц» имеется в виду не календарный месяц, а рабочий. То есть данный период начинается не с первого числа, а с числа даты приема на работу. Это следует из норм ст. 14 ТК РФ.

За каждый отработанный месяц сотруднику положены 2,33 дня отпуска (при обычной продолжительности основного ежегодного оплачиваемого). Этот вывод следует из письма Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ.

Обратите внимание, что округлять количество дней неиспользованного в меньшую сторону нельзя. Это подтверждает Минздравсоцразвития России в письме от 07.12.2005 № 4334-17.

Что касается срочных трудовых договоров продолжительностью менее двух месяцев, то при определении количества дней компенсации принимается во внимание ст. 291 ТК РФ. Она говорит о том, что за каждый месяц работы по такому договору положены два календарных дня отпуска.

В каких случаях можно получить?

ТК РФ предусматривает определенное количество больших групп оснований для увольнения:

собственное желание работника;
инициатива работодателя;
сокращение работников или ликвидация организации – это тоже основания увольнения, где инициатором выступает работодатель, но они всегда стоят особняком, в силу особенностей процедур;
по причинам, не зависящим от воли сторон, например, если здоровье работника ухудшилось, и он объективно не может работать, как раньше.

В каждом из этих случаев увольняющийся сотрудник организации имеет право на получение компенсации за неиспользованный отпуск. При условии, что имеются неотгулянные дни, конечно.

По сути, данная компенсация очень похожа на заработную плату (об особенностях выплаты заработной платы при увольнении, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о том, как обжаловать незаконные действия руководства, если не выплатили зарплату при увольнении). Только зарплата выплачивается за осуществление некой трудовой функции, а компенсация, как расчёт отпускных – за дни, которые сотрудник организации должен находиться дома, будучи уверенным в сохранении за ним рабочего места.

Это никакая не премия, не поощрительная выплата, которой можно лишить, если работник, например, был уличен в грубом нарушении трудовой дисциплины.

Внимание! Компенсация за отпуск, как и сам отпуск – основные гарантии в сфере трудовых правоотношений.

Подробно о том, начисляются ли на компенсационные выплаты налоги и взносы, а также как отразить код и вид дохода в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, читайте в нашем материале.

Согласно Правилам, утвержденным НКТ СССР N 169 в 1930 году, Письму Роструда N 1519-6-1 от 2012 года, если увольнение происходит из-за ликвидации организации или сокращения работников, а также, по некоторым причинам, не зависящим от воли сторон, а работник проработал в организации менее года, но более 5,5 месяцев, то он имеет право требовать компенсацию за полный год.

Как рассчитывается сумма за неиспользованный отпуск

Для определения суммы за неиспользованный отдых необходимо умножить количество неотгулянных дней на среднедневной заработок.

Подсчитывая сумму среднедневного заработка, необходимо обратиться к Постановлению Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (далее – Положение).

Посмотрите на алгоритм расчета суммы среднедневного заработка:

Прежде всего, следует понять, какой период считается расчетным. Возможны варианты: 12 полных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. То есть, если работник увольняется в октябре 2021 года, расчетным периодом станет год с 1 октября 2021 года по 30 сентября 2020 года.
Весь период работы при стаже у работодателя менее года. То есть если сотрудник поступил на работу в апреле 2021 года, а увольняется в октябре 2021, то расчетным периодом станет срок с даты приема в апреле по 30 сентября 2021 года.
12 полных месяцев (или часть этого периода) до ухода в декрет, если увольняется сотрудница сразу после выхода из декрета или отпуска по уходу за ребенком.
Текущий месяц, если увольняется сотрудник, отработавший менее месяца.

На втором этапе необходимо проанализировать, какие выплаты включаются в расчет среднедневного заработка, а какие нет. Те начисления, которые принимаются в расчет, перечислены в п. 2 Положения № 922. Это могут быть такие начисления, описанные в системе оплаты труда:

зарплата в денежной и неденежной форме исходя из оклада, сдельных расценок, тарифных ставок, процентов от выручки и т. д.;

надбавки и доплаты за выслугу лет, классность, профессиональное мастерство и т. д.;

выплаты, связанные с условиями труда или расположением места работы и т. п.;

премии, предусмотренные системой оплаты труда (премии, выплачиваемые сверх описанных в системе оплаты труда, при расчете среднедневного заработка не учитываются);

иные выплаты, перечисленные в Положении № 922.

Определите, какие выплаты (а также периоды) исключаются из расчета. Такие периоды и выплаты описаны в п. 5 Положения № 922:

отпуска и иные случаи перерывов в работе с сохранением среднего заработка;

больничные по болезни или беременности;

простои;

дополнительные выходные дни для ухода за инвалидами;

иные случаи, описанные в п. 5 Положения.

В составе выплат также не учитываются материальная помощь, компенсации транспортных расходов, оплата обучения и иные выплаты социального характера (п. 3 Положения).

Определите продолжительность расчетного периода в днях. За каждый отработанный полностью календарный месяц следует брать среднемесячное количество дней – 29,3 (ст. 139 ТК РФ). При неполностью отработанном месяце, в том числе за счет отпусков, больничных и иных перерывов, количество дней рассчитывается пропорционально цифре 29,3 (п. 10 Положения).
Разделите все начисления на продолжительность расчетного периода в днях.

Для определения суммы за неиспользованный отпуск следует умножить среднедневной заработок на количество неиспользованных дней.

Обратите внимание, что есть нюансы расчета среднедневного заработка, связанные с индексацией такого заработка при повышении окладов или тарифных ставок по всему предприятию или структурному подразделению. Кроме того, иначе считается среднедневной заработок, если у работодателя предусмотрен отпуск в рабочих днях.

В следующем разделе мы рассмотрим пример расчета.

Пример расчета
Заместитель главного инженера ООО «Альтернатива» Петров И. Г. был принят на работу 13 октября 2021 года. В 2021 году он написал заявление об увольнении по собственному желанию. Дата увольнения согласно его заявлению приходится на 7 июня 2021 года. За весь период работы Петров И. Г. дважды был в отпуске: 14 дней с 6 по 19 августа 2021 года; 21 дней с 1 по 21 апреля 2021 года. На предприятии установлена обычная продолжительность основного отпуска – 28 календарных дней. Дополнительных отпусков не предусмотрено. Оклад заместителя главного инженера ООО «Альтернатива» не менялся и с самого начала работы составлял 45 000 рублей. Никакие дополнительные выплаты не начислялись. Рассчитаем, сколько всего дней отпуска полагается сотруднику за весь период работы: за первый рабочий год с 13 октября 2021 года по 12 октября 2021 года – 28 дней; за второй не полностью отработанный рабочий год с 13 октября 2018 года по 7 июня 2021 года, т. е. 7 полных рабочих месяцев и один неполный, но продолжительностью более половины – (7 + 1) * 2,33 = 18,64. Соответственно компенсацию необходимо выплатить за такое количество дней: (28 + 18,64) – 14 – 21 = 11,64 Для расчета среднедневного заработка берется период с июня 2021 года по май 2020 года. В данный расчетный период попали 2 отпуска. Сумму отпускных необходимо исключить из принимаемых в расчет выплат, а период отпуска – из продолжительности расчетного периода. Сумма начисленной зарплаты по окладу за отработанные дни августа 2018 года составила 45 000 / 23 * 13 = 25 434,78 руб. На отработанный период пришлось 16,07 календарных дней ((31 – 14) / 31 * 29,3). Сумма начисленной зарплаты по окладу за отработанные дни апреля 2020 года составила 45 000 / 22 * 7 = 14 318,18 руб. На отработанный период пришлось 8,79 календарных дней ((30 – 21) / 30 * 29,3). Остальные месяцы расчетного периода входят в полном объеме – как весь оклад принимается полностью, так и среднемесячное количество календарных дней – 29,3. Среднедневной заработок для расчета компенсации за неиспользованный отпуск Петрова И. Г. равен: (45 000 * 10 + 25 434,78 + 14 318,18) / (29,3 * 10 + 16,07 + 8,79) = 478 752,96 / 317,86 = 1 534,49 Компенсация за неиспользованный отпуск Петрова И. Г. составляет: 1 534,49 * 11,64 = 17 861,46 Из суммы удержан НДФЛ в сумме 2 322.

Что такое отпускные?

В законодательстве РФ указано: работодатель оплачивает пребывание работника на отдыхе, предоставляя ему денежное содержание (так называемые отпускные). Принцип начисления отпускных учитывает показатель среднедневного заработка. Среднее значение дневного заработка работника высчитывают несколькими способами (учитывают условия выхода в отпуск)., который рассчитывается несколькими способами, применимыми в зависимости от тех или иных условий выхода в отпуск. Существуют варианты расчета отпускных:

Работник отработал весь положенный период (год), после чего воспользовался правом на 28-дневный отдых.
Сотрудник отработал неполный год и желает уйти в отпуск на положенный законом срок.
Специалист решил уволиться и получить компенсацию за неиспользованный отпуск (в отпуске не был).

Для корректного расчёта отпускных в каждом из случаев вычисляют три показателя:

расчётный период,
среднедневной заработок
сумма к выдаче

При начислении денежного содержания отпускникам в 2021 году бухгалтер использует Положение №922 от 24 декабря 2007 г., как основной нормативный документ. () Положение №922 подробно рассматривает все возможные условия расчета отпускных. Но для того, чтобы понять систему (методику) расчета отпускных, принятую в РФ, достаточно типовых примеров.

Что делать, если сотрудник отгулял отпуск авансом?

Ситуации, когда работник отгуливает свой отпуск авансом, встречаются достаточно часто. График отпусков формируется исходя из того, что в своем рабочем году сотрудник отгуливает все положенные ему 28 или более дней.

Статья 137 ТК РФ включает случай отгулянного авансом отпуска в возможные удержания из заработной платы для компенсации расходов работодателя. Есть исключения. Нельзя удержать сумму отпускных за неотработанные дни в случае таких увольнений:

в связи с отказом от перевода на другую работу по медицинским показаниям (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
в связи с ликвидацией предприятия (снятия с учета ИП) (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
в связи с сокращением (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
в связи с увольнением руководителя, его заместителей или главного бухгалтера по причине смены собственника организации (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
в связи с призывом в армию (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
в связи с восстановлением предшественника, занимавшего должность увольняемого (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
в связи медицинским заключением о невозможности занимать должность (п. 5 ст. 83 ТК РФ);
в связи со смертью (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
в связи с наступлением чрезвычайных обстоятельств (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

Обратите внимание, что если начисленной заработной платы перед увольнением недостаточно для погашения задолженности по неотработанному отпуску, с сотрудника нельзя требовать возврата данной суммы, возврат может быть только добровольным. На это указывает ч. 4 ст. 137 ТК РФ. Более того, при взыскании с сотрудника более 20% от суммы заработной платы без его согласия к работодателю могут возникнуть претензии. Ведь по нормам, прописанным в ст. 138 ТК РФ именно такой лимит по удержаниям из суммы заработной платы.

Случаи, когда компенсация за неиспользованный отпуск возможна без увольнения

Статья 126 ТК РФ описывает случаи, когда допустимо выплатить деньги за неиспользованные дни отдыха без увольнения. Это касается той части ежегодного отпуска, которая превышает 28 дней.

Обратите внимание на такой нюанс – если часть ежегодного основного отпуска перенесена с предшествующего на текущий год, то эти «прошлогодние» дни не являются превышением положенных 28 дней. Речь в Трудовом кодексе идет только о тех днях, которые положены сотруднику сверх основного отпуска в 28 дней – это может быть, например, дополнительный ежегодный отпуск за ненормированный рабочий день или особый характер работ, удлиненный основной отпуск.

Но трудовое законодательство запрещает замену даже дополнительных отпусков компенсацией следующим категориям лиц:

женщинам, ожидающим ребенка;
сотрудникам, не достигшим возраста 18 лет;
сотрудникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (это касается дополнительного ежегодного отпуска минимальной продолжительностью в неделю).

Выплата производится на основании заявления работника и приказа, подписанного руководителем.

В свою очередь руководитель может отказать в выплате, т. к. замена неиспользованных дней отдыха денежной выплатой является не обязанностью работодателя, а только его правом. Такую позицию поддерживают и суды (например, определение Верховного суда Республики Коми от 15.08.2011 № 33-4410/2011). Безусловно, это касается только компенсации без увольнения. Если с сотрудником трудовые отношения прекращаются, то выплата является обязательной.

Кому придется отдыхать, несмотря ни на что?

Некоторым категориям работающих нельзя заменять положенные дни отпуска, основные и дополнительные, денежными выплатами. А именно:

женщинам, находящимся в ожидании ребенка;
сотрудникам, не достигшим совершеннолетия;
усыновителям малыша до 3 месяцев;
лицам, занятым вредной и тяжелой работой.

Если их отпуск не использован полностью, компенсацию они могут получить только при увольнении.

Иногда молодые люди после 14 лет устраиваются на сезонную работу, на 2-3 месяца в летнее или другое время. Естественно, отпуск в натуре им не предоставят. Но при увольнении компенсация им все же положена. ТК РФ установлены специальные нормы расчета компенсации особых отпусков: 2 рабочих дня за месяц работы, в том числе и неполный (15 и более дней).

ПРИМЕР 5. Студент колледжа Фиалкин С.А. подписал трудовой договор на работу в течение 2 летних месяцев. При увольнении он получит заработанные деньги и компенсацию за 2х2=4 отпускных дня.

Несовершеннолетним и занятым тяжелой работой сотрудникам положен не 28-ми дневный, а 31-но дневный оплачиваемый отдых (при работе по трудовому договору).

Формула расчета

Расчет приведем ниже.

Компенсация

Размер дохода за последний календарный год : 29,3) : 12 х Количество дней отпуска

Количество дней отпуска

2,33 х Количество полностью отработанных месяцев

Половину месяца и превышение половины считают как целый месяц. Из расчета исключают только периоды, составляющие менее месяца.

Компенсация в расходах УСН

Можно ли учесть при расчете налога УСН компенсацию, выплачиваемую при увольнении работника за отпуска, не использованные в течении двух лет?

Да, можно. Такая компенсация подлежит включению в расходы УСН на оплату труда на общих основаниях, так как согласно ч.1. ст. 127 ТК РФ работодатель обязан компенсировать увольняющемуся работнику все неиспользованные отпуска, предусмотренные ТК РФ.

Если налогоплательщик выбрал в качестве объекта налогообложения «доходы», то выплата на расчет налога не повлияет.

Речь идет только про плательщиков, которые платят налог с разницы между доходами и расходами.

Сколько можно работать без отдыха?

Все работающие люди должны уходить в отпуск ежегодно. Но нередко случается, что по различным причинам планы на отдых переносятся на следующий год, особенно, если того требуют интересы предприятия. Но более одного раза переносить отпуск не получится: трудиться без отпускных периодов больше 2 рабочих лет закон запрещает (ч.4 ст.124 ТК РФ).

Если сотрудника увольняют по причине противоправных действий (кража, порча имущества, грубые нарушения дисциплины), ему не стоит рассчитывать на отпуск и компенсацию.