Командировка за счет собственных средств работника

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8

Чтобы отправить сотрудника в командировку, необходимо предоставить специальные документы. С 2021 года процедура отправки сотрудника в рабочую поездку усложнилась, если он находится в отпуске. Его нужно вызвать из него, попросить предоставить письменное согласие, а после всего этого отправить в поездку для выполнения служебных целей. Особое внимание уделите подготовке разного рода документам, которые смогут контролировать ситуацию в финансовых расчетах.

Законодательная база

Подобные вопросы регулируются положениями Трудового кодекса (ТК РФ). По которым любой работающий гражданин вправе рассчитывать на долгожданный отдых. Если он изначально заключал с начальником трудовой договор. Тогда ежегодно работнику предоставляется один 28-дневный отпуск. По договоренности, можно разделить период или взять весь. Однако имеются и другие варианты.

В жизни случаются разные события, требующие внимания. Поэтому чиновники внесли соответствующие изменения в ТК РФ.

Сотрудники могут брать допотпуска и потребовать предоставить им дни отгула, за которые оплатят сами. Это регулируется 128 статьей в ТК РФ.

Своеобразный отпуск за свой счет, продолжительность которого определяет сам гражданин. Стороны путем устных переговоров устанавливают оптимальное время. Чтобы отсутствие работника не сказалось на его карьере и производительности организации.

Важно! Работнику надо озвучить работодателю вескую причину, почему он вынужден уйти. Семейные обстоятельства, внезапное событие – смотря что произошло. И указать ее общими словами в заявлении.

Законно ли это?

Если воспринимать фразу буквально, и работник будет направлен в командировку за свой счет — то данное действие будет являться полностью незаконным.

Трудовое законодательство в таком случае, однозначно, встанет на сторону сотрудника, так как он не обязан тратить собственные деньги для выполнения интересов своего руководителя.

Под фразой «командировка за счет сотрудника» имеется вид служебной поездки, когда работник оплачивает из своего кармана не полную сумму, а только часть расходов. К примеру, покупает билеты, снимает жилье или приобретает еду. При этом, сотрудник обязан сохранить все чеки и бумаги, подтверждающие факты затрат.

По возвращению обратно, работник должен предоставить руководителю все документы о расходах.

На их основании сотрудник получает выплаты, которые полностью компенсируют понесенные им затраты. Но встречаются случаи, когда компании отказываются возмещать полные суммы расходов.

Чаще всего это стараются объяснить тем, что бумаги не подходят под определенные стандарты. Такое поведение со стороны работодателей также является незаконным.

Нюансы

Раньше людям приходилось отпрашиваться, умоляя работодателя выделить отгул. Это была личная инициатива начальника, соглашаться. Сейчас данная процедура регулируется законом.

От простого ежегодного отпуска данный отдых имеет существенные различия:

• оплачивается самим работником;

• нужен для решения гражданином возникших проблем, а не отдыха;

• оформляется согласно достигнутой договоренности между сторонами.

Желательно заранее прикинуть, сколько времени потребуется работнику. Его пожелания могут не соответствовать мнению работодателя. Сложнее отпускать сотрудников с заводов и прочих предприятий, где люди ежедневно занимаются сложной работой. Также нелегко отпросится с небольших частных организаций, где персонал составляет 3-5 человек. Иногда работодатели просят работника найти ему временную замену. Человека, готового подменить и знающего профессиональные обязанности.

Какие условия взамен выдвинет работодатель и насколько длительным будет предоставленный отрыв от работы – стороны решают самостоятельно. Смотря по специфике предприятия, отношениям внутри коллектива, занимаемой работником должности и политике начальства.

Образец

Основным документом, подтверждающим желание гражданина, считается заявление.

Возможность такого мероприятия

Оправлять сотрудника с поручением за его счет незаконно. Но нормы законодательства соблюдаются не всегда.

На практике случается, что работник:

• покупает билеты;
• оплачивает жилье;
• тратится на продукты и проезд;
• покупает запасы или основные средства.

После возвращения работодателю предоставляются документы, подтверждающие затраты, которые подлежат возмещению. В большинстве случаев их возвращают. Но суды рассматривают множество исков из-за того, что работники бухгалтерий с целью снижения затрат отказываются оплачивать расходы полностью или частично.

По закону билеты для командировок покупает учреждение по контракту или сотрудник из подотчетных средств. На практике часто случается, что работник использует собственные средства. По возвращении из поездки он пишет заявление на имя директора о возмещении и прилагает к нему билеты (при покупке через интернет посадочный талон или электронный билет, если покупка оформляется на сайте РЖД, распечатывается электронный билет). После утверждения в кассе создается расходный ордер, по которому выдаются деньги.

Ограничения есть

Согласно законодательству, работник вправе попросить любой по длительности отпуск. Это указано в тексте 128 статьи. Однако, федеральным законодательством может устанавливаться верхний предел.

Они касаются государственных, также муниципальных служащих. Они вправе рассчитывать на годичный отгул максимум (46 статья в ФЗ-79, также 21 статья в ФЗ-25).

На практике работникам важно найти грань и не увлекаться. Если они выполняют ряд важных трудовых обязанностей ежедневно, длительное отсутствие нежелательно. И работодатель откажется предоставлять долгий отгул. Рядовых служащих, заменить которых легко другими, отпустят без проблем, но целесообразность продолжения деловых отношений будет оспорена. В результате, «гуляющий» сотрудник будет впоследствии уволен.

Как быть? Взять внезапный отпуск – право гражданина, просто пользоваться им следует аккуратно. Изложить начальнику суть проблемы, обсудить условия получения свободных дней. Возможно, стороны достигнут консенсуса вместе. Позднее важно следовать договоренности, своевременно уведомляя начальника, если ситуация изменится. Например, выделенных дней окажется недостаточно, чтобы ее решить.

Если отгул продолжительный, работодатель может попросить сократить оплачиваемый период. Чтобы сотрудник отработал дни своего отсутствия, взамен сохранил место и зарплату.

По закону (положениям 121 статьи), граждане вправе взять 14 дней (максимальный период) в году, чтобы сохранить ежегодный отпуск нетронутым. Остальные дни считаются излишком, и учитываться для начисления стажа не будут.

Расчет среднего заработка при командировке

Внимание

Командировка — только по одному месту работы, по другому месту работы — неисполнение должностных обязанностей по вине работодателя. Код для не отработанного по вине работодателя времени постановлением N 1 не установлен. Его придется ввести отдельным приказом. Это может быть сочетание букв — ВР, цифр — 38 или любые другие варианты.

Главное, установить соответствие между данным кодом и порядком оплаты обозначенного им времени. На исполнение командировочного задания — 8 часов в день. Для решения проблемы несоответствия между обычным 4-часовым графиком работы и 8-часовой занятостью совместителя в командировке можно на период командировки изменить график работы по внутреннему совместительству — установить его продолжительность в пределах 8 часов в день.

Расчет среднего заработка, сохраняемого на период командировки по совмещаемому месту работы и на период неисполнения должностных обязанностей по вине работодателя по основному месту работы, производится по единым правилам: исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в котором началась командировка. Такой порядок установлен в части 3 статьи 139 ТК РФ и пункте 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

Кому отказать нельзя

По закону – никому. Любой работающий гражданин, даже у частника, вправе рассчитывать на понимание работодателя. И большинство начальников действительно помогают.

Однако, существуют люди, которым отказывать вообще нельзя, если они попросят вдруг неоплачиваемый отпуск (ежегодно):

· участникам ВОВ, кто работает – 35 дней;

· трудящимся пенсионерам (получающим одновременно пенсию + зарплату) – 14 дней;

· несовершеннолетним дается – 31 день;

· учителя, воспитатели ДОУ им – 42 дня;

· врачи, медсестры (медработники) – 42-56 дней;

· преподаватели ВУЗов – максимально 56 дней;

· родителям/вдовам у погибших военнослужащих, также работников, относящихся к МВД и другим правоохранительным органам – 14 дней;

· трудящимся инвалидам (любой группы) – 60 дней;

· другим категориям, если произошло рождение ребенка/свадьба/смерть родственника (семейные обстоятельства) – 5 дней;

· беременные (кстати, их не могут уволить, но есть исключения, подробнее здесь);

· несовершеннолетние работники (можно устраиваться подросткам 16ти лет, им предоставляются щадящие условия);

· муж, если супруга его оформляет декрет;

· люди, прервавшие ежегодный отдых преждевременно;

· приемные родители, взявшие ребенка 0-3 месяцев;

· сотрудники, пережившие аварию Чернобыля/Семипалатинского полигона;

· доноры крови;

· работники, совмещающие одновременно 2 должности;

· многодетные родители, в семье которых подрастает 3 и более ребенка 0-12 лет.

Мнение эксперта

Андрей Тычков, юрист по трудовому праву

Таким людям достаточно озвучить требования. Впрочем, указана минимальная продолжительность. Можно предоставить больше, если стороны договорятся. Отказавших работодателей ждут штрафы и прочие виды наказаний (128 статья).

Дополнительные обстоятельства указываются федеральными законами, также локальными актами, принимаемыми работодателем внутри предприятия.

Что делать, если работодатель отказывает в отпуске за свой счёт

Вариантов не так много:

1. Уговаривать руководство, пока оно не согласится.
2. Не уходить в отпуск.
3. Всё равно не появляться на работе.

Третий вариант, скорее всего, будет иметь неприятные последствия. Вас могут уволить за прогул, так как вы не исполняли свои обязанности. Но тут есть нюанс: если ваша причина по‑настоящему уважительная, увольнение можно будет оспорить через суд.

Иск также стоит подать в том случае, если вам отказывают в отпуске за свой счёт, который положен вам по закону.

Когда работодатели вправе отказать

Чтобы начальство согласилось предоставить сотруднику внеочередной отпуск, ему потребуется изложить уважительную причину.

Для подтверждения представить соответствующие документы:

· пригласительный билет (если свадьба);

· медицинское направление (если предстоит лечение);

· свидетельство смерти (похороны родственника);

· выписка роддома (рождение ребенка).

Если материальных доказательств никаких нет или показать их сложно, аргументировать положение подробно в заявлении. Возможно, указать контактные номера лиц, способных подтвердить рассказ.

Администрация изучает просьбу и передает ответ. Иногда уважительной причины и документов, собранных человеком недостаточно, ему отказывают. Это связано не с возникшими личными разногласиями, а работой предприятия. Например, когда работник выполняет исключительно важные обязанности, заменить его некем или простой негативно сказывается на общей производительности компании.

Уйти самостоятельно, игнорируя отказ работодателя нельзя. Такие действия расцениваются как самовольный отгул. И подлежат наказанию. В частности, человеку могут назначить штраф, понизить его или уволить.

Счет-фактура на командировку

С точки зрения действующих законодательных норм, компенсация, которая выдается сотруднику за понесенные в командировке расходы, является полноценным объектом налогообложения. Это означает, что данный вид денежной выплаты облагается НДС.

Как известно, для предоставления сотруднику положенной ему компенсации, в обязанности подчиненного будет входить сдача своему работодателю всех необходимых подтверждающих документов. К основным из них можно отнести различные чеки, квитанции и иные бумаги, способные подтвердить факт оплаты представленных услуг. В некоторых случаях, услуги фиксируются и в таком документе, как счет-фактура. Она представляет собой особую бумагу, которая включает в себя следующие основные сведения: назначение оказанных услуг, дата их предоставления, а также точная стоимость.

В дальнейшем, именно счет-фактура будет являться главным документом для осуществления работодателем всех необходимых налоговых операций и отчислений.

График

Крупные организации, где трудятся десятки-сотни человек, ежегодно устанавливают графики. Согласно им народ работает, затем поочередно оформляет отпуска. Это обеспечивает всем порядок, и предприятие работает постоянно, поддерживая темп. Тогда отсутствие одних компенсируется другими. Внеочередной отпуск может нарушить привычный график, поэтому такое нужно обговаривать с начальником заранее. Чтобы кадровая служба успела подстроить график к отсутствию сотрудника.

Работодатель может совершить ошибку и уволить незаконно, что с этим делать читайте отдельно.

Согласно положениям 123 статьи в ТК РФ все, даже мелкие фирмы обязаны составлять расписание, которому следует коллектив, включая директора. Туда включены рабочие смены, собрания, праздничные выходные и другие мероприятия. Подобные графики вывешиваются или раздаются всем отделам после составления. Это помогает людям трудиться спокойно, заранее рассчитывая время.

Госслужащие отдыхают иначе

Их коснулись последние изменения, внесенные в содержание ТК. В частности, продолжительности. Согласно положениям ФЗ-79, период отпуска рассчитывается, смотря по должности и текущего рабочего статуса гражданина:

• служащий, при замещении его на высшей/главной должности – 35 дней;

• замещающий должность в пределах гражданской службы – месяц;

• остальные работники – 28 дней.

Дополнительное время будет начислено по фактической выслуге лет (отработанный год будет равен 1 прибавленному дню). График ненормированный, тогда 3 дня. Если производство вредное – неделя, Крайний Север – 24 дня.

Узнать важное: Кому положены северные надбавки к пенсии и зарплате

Так было. Сейчас изменились алгоритмы начисления. Теперь все отдыхают одинаково, неважно какие должности люди занимают. Общее время – 30 дней.

Учитывается лишь выслуга лет:

· 1-5 лет + календарный день;

· 5-10 лет + 5 дней календарных;

· 10-15 лет + неделя;

· 15+… лет + 10 дней.

Годовой отпускной период будет 45 дней (максимум). И высчитывая продолжительность, кадровик к стандартным 30 дням прибавит все дополнительные услуги, что будут (ненормированный график, выслуги, опасные условия).

Командировка по совместительству

Важно

Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Время пребывания в служебной командировке отмечается в табеле буквой «К».

Обращаем внимание, что в случае нарушения трудового законодательства организация может быть привлечена к к административной ответственности в соответствии с п.1 ст.5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях: «нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; <�… на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток».

Совсем не отдыхавшие: как быть

Граждане, кто по различным причинам бесперебойно работал, нарушали положения ТК РФ. Они сами или работодатель, вынуждавший людей делать это. Начальству положен крупный штраф (50000 руб.), а сотрудник вправе единовременно отгулять все накопившиеся дни его неиспользованного отпуска.

Важно! Будут учтены 2 последних отработанных человеком года.

Случаи, когда можно продлить или же перенести отпускной период:

• Работнику, проходившему длительное стационарное лечение, когда был отпуск.

• Человек вместо заслуженного отдыха выполнял какие-то государственные обязанности или был вызван срочно на работу.

• Иные ситуации, предусматриваются локальными актами, действующими в компании.

Узнать важное: Оплата больничных и правила трудовых отношений при коронавирусе

На практике длительность отгула и другие условия стороны обговаривают индивидуально. Будет рассматриваться сложившаяся ситуация, должность сотрудника, его мотивация, также специфика предприятия.

Командировка во время отпуска

Отзываем сотрудника из отпуска

Вызвать сотрудника из отпуска и направить в командировку можно только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). Прервать таким образом можно только ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск по уходу за ребенком.

Сотрудник может отказаться и с чистой совестью отдыхать дальше. Это его право, поэтому штрафовать или грозить увольнением ни в коем случае нельзя.

Но даже если обстоятельства экстренные, а сотрудник согласен, прервать отпуск можно не всегда. Нельзя отзывать из отпуска работников:

• несовершеннолетних;
• работников вредных или опасных производств;
• беременных.

Чтобы прервать отпуск, руководитель составляет приказ об отзыве сотрудника и запрашивает его согласие на это.

Пересчитываем отпускные

Отпускные сотруднику выплачивают за 3 дня до начала отпуска. Если он прерван, сотрудник часть отпускных возвращает. Вернуть их можно одним из трёх способов:

1. Принять наличными через кассу.
2. Вычесть из зарплаты.
3. Учесть в командировочных расходах.

Работник сам решает, какой вариант ему больше подходит.

Рассчитать командировочные и отпускные за 3 минуты

Решаем, как быть с неизрасходованными днями отпуска

Остаток отпуска сотрудник может использовать в любое время в течение рабочего года: хоть сразу после командировки, хоть присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска зафиксируйте в графике отпусков.

Дополнительно корректируется личная карточка и табель рабочего времени.

Далее оформляйте командировку по классическому сценарию: составьте приказ и выплатите суточные, деньги на дорогу и проживание.

Компенсируем расходы на проезд

Если в отпуске сотрудник находился в другом городе, то при отправке в командировку в его пути будет не два пункта, а больше. Заглянем в письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546, чтобы решить, как оплачивать проезд в каждом случае.

Вариант 1. Работник решил отгулять оставшийся отпуск сразу после командировки

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Прага — Екатеринбург». Работодатель обязан оплатить перелет из Праги в Москву, а дальше работник платит за себя сам. Конечно, компания может оплатить сотруднику дорогу в Прагу как обратный билет, но нельзя учесть это в расходах для расчёта прибыли. Кроме того, с выплаты придётся удержать НДФЛ и страховые взносы.

В этом случае желательно не оформлять перелет «Прага — Москва — Прага» одним билетом. Чтобы учесть перелет «Прага — Москва» в расходах, понадобится выделить его стоимость и обосновать её налоговой. С этим поможет компания, в которой покупали билеты.

Вариант 2. Сотрудник из места командировки возвращается в место работы

Его путь выглядит как «Прага — Москва — Екатеринбург». Все расходы на проезд работодатель может возместить и учесть в расходах. Выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Выплачиваем суточные и принимаем авансовый отчёт

Когда после командировки сотрудник не возвращается на работу, а отправляется в отпуск, днём завершения командировки считается последний день перед отпуском. Суточные выплачиваются по этот день, а дни в дальнейших переездах не оплачиваются.

Авансовый отчет можно сдать после возвращения из отпуска. На его сдачу дается три рабочих дня сотрудника. Отсчет начинается с дня, в который он возвращается на работу (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Внеочередной отпуск работника, инициированный работодателем

Начальство обязано ежемесячно выплачивать всем сотрудникам полагающуюся им зарплату. Соответственно, если происходят неожиданные сложности, руководитель может отправить весь коллектив или отдельных людей во внеочередной отпуск. Например, инфляция сократила доходы, снизились изначальные объемы производства или предприятие решено ликвидировать. Внеочередные каникулы снижает общие расходы начальства, ведь согласно ТК РФ, сотрудники не должны страдать от вынужденных простоев или инфляции.

Директор вызывает нужных работников, и устно объяснив им ситуацию, предлагает составить заявление. Однако принуждать людей к таким действиям угрозами, шантажом или давлением незаконно.

Важно! Если ушедший работник сможет доказать впоследствии, что его вынудили написать заявление, тогда администрация компании – работодателя будет наказана. Сам сотрудник получит выплату за весь период вынужденного отпуска.

Впрочем, начальник может предложить сотруднику оформить заявление, если тот допустил прогул, не предоставив соответствующих документов. Подобный вариант обеим сторонам выгоден. Ведь нерадивый работник так сохраняет место, свою зарплату и избегает наказания. А руководитель отправляет его «гулять дальше», не оплачивая простой. Правда, впоследствии назначить наказание за совершенный проступок уже нельзя. Ведь документально это представлено как внеочередной отпуск.

Можно ли отправить работника во время отдыха

Необходимость предоставления ежегодного оплачиваемого периода для отдыха регламентирована ТК РФ. В частности, этот момент отражен в 114 статье Кодекса.

В нормативной документации также дано определение понятия служебной командировки.

Согласно информации, отраженной в 166 статье ТК РФ, под командировкой принято понимать отъезд работника в другую местность с целью выполнения определенных производственных задач.

Под другой местностью при этом подразумевается местность, находящаяся за пределами муниципального образования, в котором сотрудник осуществляет свою профессиональную деятельность на постоянной основе.

Отпуск трудящегося – время, которым он вправе распоряжаться так, как ему удобно.

Отозвать сотрудника на работу без весомых причин достаточно затруднительно.

При появлении необходимости отправки работника, находящегося в отпуске, в командировку, работодатель обязан учитывать согласие или несогласие трудящегося.

Если специалист отказывается прерывать отдых, сделать это принудительно руководитель не может.

В противном случае будет считаться, что работодатель нарушил права трудящегося.

Включают выходные и праздники

Кадровикам сложно считать отпускные, ведь кроме будних дней в календаре есть выходные и несколько праздников. В ТК прямых указаний, касающихся такой ситуации нет.

Праздники учитываются. В законодательстве присутствуют общие правила, согласно которым следует учитывать оплачиваемый и неоплачиваемый (свой счет) отпускной период.

С выходными сложнее. В ТК нет определенных исключений, касающихся учета отпуска.

Выходит, кадровику надо считать все имеющиеся дни календаря, неважно, праздничные они, будни или выходные.

Интересно! У работников есть иной вариант. По законодательству те 14 дней они вправе разбить на несколько коротких отгулов. Можно приспособить их, исключая праздничные/выходные дни, ведь тогда человек отдыхает все равно.

Работник указывает, составляя заявления, что ему требуется период понедельник-пятница. Так оба раза. Если рабочая неделя – пятидневка, он получает 7 дней, которые отдыхает. 5 назначенных + 2 простых выходных.

В итоге будет 2 полноценные недели, оформленные документально как 10 дней.

Как оформить?

Вследствие того, что командировка за счет работника является незаконной, оформить такую поездку невозможно.

Если начальство хочет направить своего сотрудника в рабочую поездку — то ему нужно предварительно произвести ряд действий и собрать пакет необходимых документов.

Документы

Согласно закону, для того чтобы командировка оказалась легальной, необходимо, чтобы в компании присутствовал приказ.

Он станет основанием для совершения поездки и будет содержать цели, которых сотрудник должен будет достичь во время поездки.

Если в условия командировки будут внесены какие-либо изменения — то они также должны присутствовать в локальных актах организации.

Образец приказа о направлении работника в командировку здесь.

Согласие сотрудника

В случае, когда сотруднику предлагают отправиться в служебную поездку за свой счет, он имеет полное право отказаться. Однако некоторые руководители прибегают к хитростям, чтобы избежать возмещения затрат.

Так, некоторые работодатели в погоне за выгодой во время командировки стараются отправить сотрудника в неоплачиваемый отпуск. Другие же принуждают к написанию заявления, в котором указывается согласие работника на несение расходов без их возмещения. Но что в первом, что в другом случае действия со стороны компании будут являться незаконными.

В случае же с обычной командировкой, свое согласие работник дает при подписании трудового договора с организацией.

Именно там указывается информация о возможном появлении рабочих поездок. Но есть и несколько исключений, при которых требуется дополнительное согласие работников, например, при командировке беременных сотрудниц.

Приказ

Основным документом, необходимым для отправки сотрудника в командировку, является приказ. Его составляют по узаконенной форме «Т-9».

В случае, если в поездку отправляются несколько человек, можно воспользоваться измененной формой — «Т-9а». Она позволяет внести сразу несколько человек.

В приказе должны быть указаны:

• ФИО работника;
• цели и задачи командировки;
• время поездки.

Помимо этого, в нем будет содержаться информация о том, за чей именно счет сотрудник будет жить (принимающей или отправляющей стороны).

Бланк приказа формы Т-9 здесь,

бланк приказа формы Т-9а здесь.