Унифицированные формы табеля учета
Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же Приказом определен порядок ее заполнения и применения.
Составляем Положение о табеле учёта рабочего времени
Для того, чтобы систематизировать сбор и обработку информации для ведения табельного учёта, составляется «Положение о табеле учёта рабочего времени».
Это Положение является правовым актом. Составить его можно примерно по следующим пунктам:
- Общие положения. В данном разделе нужно описать с какой целью создаётся и ведётся документ.
- Обязанности. Определяются сотрудники, которым вменены обязанности по его ведению.
- Правила заполнения табеля. Утверждается порядок ведения табеля, форма бланка, учитываются особенности организации, описываются нюансы заполнения табеля.
- Основные цели и задачи. Порядок передачи документа в бухгалтерию и отдел кадров, даты предоставления табеля руководителю (оговаривается и бумажный и электронный вариант документа).
Мы на предприятии сделали ещё проще: нашли в интернете уже готовое Положение, скачали его. И немного видоизменили документ, адаптировав его под свою организацию.
После того как Положение составили, все задействованные лица должны ознакомиться с ним. А также с приказом о его утверждении, поставить подписи и приступать к своим обязанностям.
Образец Положения приведён не полностью
Как фиксировать отработанное время
При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время отражается в таблице учета двумя способами:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).
Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, разрешается регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.
Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например, при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.
Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труд в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Кто обязан вести график учёта рабочего времени
Давайте разберёмся, кто же должен составлять и вести табель.
В соответствии с «Указаниями применения и заполнения документации первичного учёта», которые действуют в 2021г., бланк обязан заполнять определённый сотрудник, уполномоченный приказом руководителя. Документ должен быть закреплён подписями отдела кадров и начальника.
Жизненный опыт показывает, что частенько руководитель относится к ведению табеля очень поверхностно. Обязанность просто скидывается на первого попавшегося под руку сотрудника, без каких-либо приказов, утверждённых форм, без выплат и поощрений за дополнительную работу. «Добрый» сотрудник с энтузиазмом берётся за дело. И радостно выполняет чужие обязанности бесплатно. Хорошо, когда у этого сотрудника времени достаточно и он справляется и с ведением табеля, и со своей основной работой. Но обычно неоплачиваемый дополнительный труд только мешает и нервирует.
А некоторые вообще игнорируют ведение табеля. Трудятся, суетятся, им некогда об этом даже думать. «Какой табель? О чём вы? У меня 10 человек всего работает, без табеля справляемся. Отвлекать кого-то от основного рабочего процесса или нанимать ещё одного сотрудника — невыгодно». Обычно так ведут себя новоиспечённые бизнесмены. У них действительно мало сотрудников на фирме, зарплата всех устраивает, вести табель учёта рабочего времени им, казалось бы, не нужно. Но это до поры до времени. Однажды и сюда приходят госинспектора. Тогда-то предприниматель и начинает понимать всю важность ведения табеля.
В крупных предприятиях график обычно ведёт «табельщик». Если табель находится в распоряжении неуполномоченного лица — это чревато штрафами. А сам учётный табель в таком случае считается недействительным. Только табельщик может законно вести график.
Если организация небольшая, то ответственным за заполнение бланка может быть и другой сотрудник. Как правило, это бухгалтер, секретарь, работник отдела кадров, или начальник отдела (ведёт учёт для своего подразделения).
В таком случае должен быть соответствующий приказ от руководителя. И трудовой договор дополняется новым пунктом о наделении работника дополнительными полномочиями. Если этих документов нет, сотрудник может отказаться от обязанности вести табельный учёт. А руководитель при этом не имеет права заставить его исполнять эти обязанности.
Только уполномоченный человек несёт всю ответственность за корректность табельных сведений.
График заполняется ежемесячно. После обработки данных в табеле учёта рабочего времени, табельщик и все ответственные лица ставят свои подписи. После документ попадает в ведение бухгалтерского отдела, сверяются все пункты и начисляется зарплата сотрудникам предприятия. Без подписи руководителя табель недействителен.
Труд табельщика должен быть оплачен
Как заполнять табель учета рабочего времени
При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения. При отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.
Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.
Собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2021 году.
| Событие | Буквенный код | Цифровой код | |
| Продолжительность работы в дневное время | Я | 01 | |
| Продолжительность работы в ночное время | Н | 02 | |
| Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни | РВ | 03 | |
| Продолжительность сверхурочной работы | С | 04 | |
| Продолжительность работы вахтовым методом | ВМ | 05 | |
| Служебная командировка | К | 06 | |
| Повышение квалификации с отрывом от работы | ПК | 07 | |
| Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности | ПМ | 08 | |
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 | |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 | |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением | У | 11 | |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы | УВ | 12 | |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы | УД | 13 | |
| Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) | Р | 14 | |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | 15 | |
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя | ДО | 16 | |
| Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации | ОЗ | 17 | |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы | ДБ | 18 | |
| Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству | Б | 19 | |
| Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством | Т | 20 | |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством | ЛЧ | 21 | |
| Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе | ПВ | 22 | |
| Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству | Г | 23 | |
| Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) | ПР | 24 | |
| Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством | НС | 25 | |
| Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни | В | 26 | |
| Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | ОВ | 27 | |
| Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) | НВ | 28 | |
| Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) | ЗБ | 29 | |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | 30 | |
| Время простоя по вине работодателя | РП | 31 | |
| Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника | НП | 32 | |
| Время простоя по вине работника | ВП | 33 | |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством | НО | 34 | |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы | НБ | 35 | |
| Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы | НЗ | 36 | |
Почему табель учёта рабочего времени так важен в 2021 году
Табель учёта рабочего времени считается первичным документом. Поэтому при любой проверке представители налоговой и госинспектора обязательно запросят его у вас.
Почему табель так важен? Этот документ нужен, чтобы корректно расчитать оплату труда и, соответственно, налоги. Ведь в нём ведётся отчётность за фактически отработанный труд. Благодаря этой отчётности бухгалтерия начисляет доплаты, пособия, оплату отпусков, больничных и другие выплаты.
Вести табель учёта рабочего времени нужно обязательно. Эта необходимость касается всех предпринимателей, у которых в подчинении числятся работники: как физических, так и юридических лиц.
Табель учёта рабочего времени пригодится при любых судебных разбирательствах, жалобах, спорных вопросах внутри коллектива. По табелю можно отследить каждый отработанный лишний час, нахождение на работе в праздники или выходные дни. А также по графику можно всегда вычислить прогульщиков и опоздавших сотрудников.
Основываясь на информации табеля, кадровая служба может поощрять или наказывать сотрудников.
Денежный бонус за лишний отработанный час всегда приятен
Выходные и праздничные дни в табеле
Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.
Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.
Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.
Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.
Вариант второй: «закрыть» табель последним рабочим днем текущего месяца
На этом варианте можно остановиться только в случае, когда ни один сотрудник не работает в праздники и выходные. Тогда у кадровиков и бухгалтеров есть уверенность, что сведения, занесенные в табель, не будут скорректированы. Так, если 31 января приходится на субботу, и все работники компании трудятся только с понедельника по пятницу, то табель допустимо «закрыть» 30 января.
Если же в штате есть работники со сменным графиком, чьи смены приходятся на выходные или праздничные дни, то подписать табель до окончания месяца не удастся. Иначе кадровой службе придется оформлять корректировочный табель, а это потребует дополнительного времени, усилий, и может привести к возникновению путаницы.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:
- пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
- 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывался труд сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.
Когда нужна выписка из табеля учёта рабочего времени
В некоторых случаях может потребоваться выписка из табеля учёта рабочего времени. Например, согласно ТК РФ при увольнении сотрудник имеет право запросить выдачу табеля с другими личными документами. Или табель может понадобиться сотруднице, уходящей в декретный отпуск. По запросу госинспекций также необходимо делать выписку из табеля.
Что она из себя представляет? Это специальный бланк, который заполняется соответственно табелю учёта рабочего времени.
Образец бланка
Выписка должна содержать такую информацию:
- временной отрезок, за который сделана выписка;
- номер выписки и дата заполнения;
- кодовые отметки о посещении сотрудника, соответствующие табелю учёта рабочего времени;
- итоговые цифры отработки;
- номер табеля, из которого выписываются данные;
- название предприятия;
- Ф. И. О. работника, которому даётся выписка.
В выписке ставится печать предприятия и подпись уполномоченного лица или начальника.
Нужно помнить о том, что Трудовой Кодекс обязывает работодателей выдавать выписку из табеля учёта рабочего времени только работающим сотрудникам на предприятии. Если сотрудник уже уволен, то никто не обязан давать ему этот документ.
Учет и налоги
Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.
При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.
Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.
Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.
