Табель учёта рабочего времени — правила заполнения, основное и нюансы в 2021 году

Справедливый расчет вознаграждения за труд напрямую зависит от правильного учета рабочего времени сотрудников. Тем самым у сторон трудовых отношений снимаются какие-либо претензии друг к другу. Обязанность учитывать отработанные сотрудником часы возложена на работодателя.

Важно отметить, что ТК РФ ограничивает максимальное количество часов, которое труженик может отработать на протяжении рабочей недели. За нарушение этой нормы администрацию могут привлечь к юридической ответственности.

Что такое рабочее время по ТК РФ

Законодательство (ТК РФ) дает четкое определение понятию рабочего времени – это время, которое работник выполняет возложенные на него трудовые функции, а также другие периоды, что на законодательном уровне приравниваются к рабочему времени.

Здесь важно выделить некоторые нюансы:

1. В рабочее время входят все обязанности, предопределенные трудовым договором. Иными словами, стороны изначально договорились, за что сотруднику будет выплачиваться зарплата. И это время нужно отработать и учесть.
2. Другие, определенные законом периоды. В этом случае следует учитывать некоторые особенности отечественного законодательства. По сути все периоды, когда сотрудник находится на территории предприятия учитываются в рабочее время. Сюда включено время простоя, технологические перерывы, периоды для удовлетворения физиологических потребностей. Исключение – если труженик самовольно (без согласования, либо одобрения со стороны администрации) проник на территорию компании.
3. Учитывайте, ТК РФ вводит ограничение на нормальную продолжительность работы за неделю. Максимальное количество часов не должно превышать 40 часов. Но в каждом правиле могут быть исключения. Этот предел времени может уменьшаться (работа на опасных производствах, инвалидов, несовершеннолетних), либо немного периодически возрастать (вахтовый, либо сменный режим работы при суммированном учете).

Помните, учет отработанного сотрудников на рабочем месте времени – прямая обязанность его нанимателя. И у работника есть полное право проконтролировать этот процесс.

«Учет рабочего времени «

3. Учет рабочего времени

Понятие режима рабочего времени находится в тесной взаимосвязи с вопросом учета рабочего времени.

Учет рабочего времени – это учет того времени, которое отработал сотрудник на рабочем месте, выполняя свои должностные обязанности.

Выделяют несколько основных видов учета рабочего времени:

1. Поденный учет рабочего времени — продолжительного рабочего времени устанавливается внутренним распорядком работы, указывается в трудовом договоре. Вся работа, которая будет выполнена работником сверх установленного времени, считается сверхурочной и оплачивается дополнительно. Учет отработанного времени осуществляется ежедневно.

2. Понедельный учет рабочего времени – осуществляется при расширенном до недели графике работы, который предварительно разрабатывается работодателем и обговаривается с сотрудником (сотрудниками). Учет времени осуществляют один раз в рабочую неделю.

3. Суммированный учет рабочего времени – период рабочего времени может быть увеличен в рамках срока от 1-го месяца до 1-го года. При проведении данного вида учета средняя продолжительность времени, которое сотрудники тратят на выполнение своих обязанностей, должна соответствовать установленной средней норме рабочего дня1.

Суммированный учет рабочего времени используется в основном в тех организациях, где достаточно часто возникает необходимость в сверхурочной работе, а также в организациях, где применяется ротационный принцип координации труда. Данная потребность обусловлена тем, что осуществление среднего расчета рабочего времени позволяет привести отклонение в норму и произвести учет.

В случае, если на предприятии установлен суммированный учет времени, то график работы может быть составлен в двух вариантах:

1. График, имеющий разное количество часов, которые распределены по дням конкретного отчетного периода.

2. График, со строго фиксированной продолжительностью каждого рабочего дня2.

В рамках координации рабочего процесса каждое предприятие издает с этой целью конкретные внутренние документы:

• табель рабочего времени,
• сменные графики,
• приказы и т.д.3

Необходимо отметить, что относительно недавно, все указанные документы необходимо было создавать и заполнять в соответствии с установленными стандартами. С 2013 года ситуация изменилась. Каждое предприятие или организация имеют право самостоятельно устанавливать вид и форму данного документа, а также порядок его заполнения и ведения.

Несмотря на то, что предприятия имеют определенную самостоятельность в данном вопросе, большинство по-прежнему используют те формы, которые были введены и установлены Госкомстатом. Это объясняется тем, что данные формы достаточно удобны, понятны, просты и функциональным.

Так, расписание может быть составлено с использованием формы Т-12, которая заполняется вручную, а может быть составлено с использованием формы Т-13, которая заполняется автоматизировано. Вне зависимости от вида и формы, оба варианта необходимо хранить в единственном экземпляре, за подписями ответственных сторон.4.

В соответствии с установленными нормами, табель рабочего времени необходимо хранить в течение 5 лет, с момента его разработки. Однако имеется ряд исключений. Так, если табель рабочего времени был разработан на предприятии, где условия работы относятся к опасным или вредным, то срок его хранения увеличивается до 50-ти лет.

При разработке режима рабочего времени на предприятии, учитывают в первую очередь особенности деятельности предприятия, а так же его производственный календарь на текущий год. Данный документ должен включать в себя:

1. Нормы рабочего времени для каждого месяца, квартала и всего календарного года в целом. При этом рабочая неделя может быть 24-х, 36-ти и 40-часовой.

2. Установленные норматив количества рабочих и выходных дней, при пятидневной рабочей неделе.

3. Информация о дополнительных выходных (государственные праздники), а также информацию о переносе выходных и рабочих дней5.

Для осуществления точного контроля и учета рабочего времени каждого сотрудника предприятия, отдельной смены или всех сотрудников в общем, могут быть использованы разнообразные методы и средства. Методы и средства подбираются предприятием самостоятельно, исходя из того, который будет более удобным и рациональным.

Методы и средства осуществления контроля за учетом рабочего времени:

1. Журнал учета – это один из самых востребованных и широко используемых вариантов. Несмотря на всю старомодность и достаточно сложную процедуру проведения, данный метод остается одним из самых распространенных. В настоящее время он используется на многих компаниях и предприятиях. Журнал представляется собой документ, который ответственное лицо заполняет вручную.

2. Компьютерные технологии – это специально разработанные приложения, которые отслеживают время нахождения сотрудника на рабочем месте, а также время, которое сотрудник провел за своим рабочим ПК. Кроме того, компьютерные программы позволяют осуществлять контроль за телефонными звонками, посредством их записи, фотографирования рабочего стола через определенные промежутки времени, мониторинга сообщений, посылаемых через корпоративную почту и т.п.

3 Системы контроля и управления доступом (СКУД) – это системы, позволяющие осуществлять контроль за допуском сотрудников в определенные помещения и к конкретным объектам, но и при необходимости их ограничивать в указанных возможностях. Кроме того, данная система позволяет установить четкое время, в течение которого сотрудник находился на территории предприятия.

4. Биометрические системы. Они позволяют узнать, сколько времени сотрудник фактически отработал в течение определенного промежутка времени, благодаря системам доступа, которые используют биометрические параметры. Этот вариант подходит для компаний, для которых рациональное использование заработной платы имеет первостепенное значение. Он более совершенен, чем, например, система контроля доступа с пластиковой картой доступа.

5. Видеонаблюдение – это специально разработанная компьютерная программа, которая может быть полностью автоматизированной, а может быть частично автоматизирована и управляема человеком. В том случае, если система полностью автоматизирована, то она сама учитывает время нахождения сотрудника на рабочем месте. Если система частично автоматизирована, то учет рабочего времени, то есть время нахождения на рабочем месте сотрудника осуществляет специальный сотрудник, который ведет надзор за рабочим процессом. Данный метод является одним из наиболее эффективных, так как система позволяет не только следить за тем, что сотрудники находятся на рабочем месте, но и оценить производительность их труда.

6. Программа (система) учета рабочего времени – это специализированное программное обеспечение (ПО), которое создано для автоматизации учета рабочего времени и нахождении сотрудников за рабочими ПК. В настоящее время данный вид учета рабочего времени является одним из наиболее востребованным. ПО способно не только регистрировать время прихода на работу сотрудника и ухода с нее, но и время нахождения его за рабочим местом, время работа на рабочем ПК, а также какие программы и какие сайты были использованы сотрудником в рабочее время. На основании этих данных, программа генерирует отчеты о рабочем времени, которые показывают статистику в виде диаграмм для каждого сотрудника или отдела. Примером такой программы является Kickidler6.

С целью ведения учета рабочего времени, в организации назначается ответственное лицо. Назначение осуществляется руководством организации. В его должностные обязанности входит ведение графика и расписания работы.

Назначение на должность осуществляется в соответствии с рядом правил, требований и условий:

1. В случае, если организация не большая, то ведение учета рабочего времени осуществляется одним из сотрудником по совместительству. То есть работник выполняет свои должностные обязанности и дополнительно ведет учет рабочего времени, составляет графики и расписания.

2. В случае, если в организации работает достаточно количество сотрудников и она относится по размерам к средней, то руководством создается специальная должность (например, учетчик или хронометрист). Основной задачей такого сотрудника является составление графиков, расписания, отслеживание рабочего времени, задержек и опозданий, сверхурочное выполнение работы и т.д.

3. В крупных организациях, специальная должность по учету рабочего времени вводится в каждом отделе7.

Вне зависимости от варианта должность учетчика рабочего времени (отдельная должность или совмещение с основными обязанностями), возложенные на сотрудника функции по учету и контролю рабочего времени фиксируются в его трудовом договоре, а также должностной инструкцией. Назначение утверждается приказом, который обязательно подписывается руководителем организации8.

После того, как на данном документе будут поставлены все необходимые подписи, его отправляют в бухгалтерию.

Контроль за учетом рабочего времени является необходимостью и обязанностью каждой организации. Кроме того, все учетные документы должны быть оформлены правильно, в установленном законом порядке.

В случае, если организация нарушает ТК РФ в плане установления режима рабочего времени и его учета, то она несет административное наказание, в виде штрафа.

В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ на предприятие могут быть наложены штрафы:

1. Нарушение правовых норм труда и его охраны — административный штраф для юридических лиц от 1 тыс. до 5 тыс. руб.

2. Нарушение правовых норм труда и его охраны – административный штраф для ИП составляет от 1 тыс. до 5 тыс. руб., либо принудительное приостановление деятельности на срок до 90 дней.

3. Повторное нарушение правовых норм труда и его охраны – административный штраф для юридического лица составляет от 30 тыс. до 50 тыс. руб., либо принудительное приостановление работы на срок до 90 дней9.

Таким образом, организации имеют право на некоторые вольности в установлении режима рабочего времени и предпочтении способов его учета, однако все это должно вписываться в рамки установленных законом требований.

Дзгоева-Сулейманова Ф.О. Трудовое право в вопросах и ответах : учебное пособие // Ф.О. Дзгоева-Сулейманова / М.: Проспект, 2021 – С. 117-128

Дзгоева-Сулейманова Ф.О. Трудовое право в вопросах и ответах : учебное пособие // Ф.О. Дзгоева-Сулейманова / М.: Проспект, 2021 – С. 117-128

См. Там же С. 131

Миронов В. И. Трудовое право : учебник // В.И. Миронов / М.: Проспект, 2021 – С. 713-715

Миронов В. И. Трудовое право : учебник // В.И. Миронов / М.: Проспект, 2021 – С. 713-715

Гусов К. Н., Андреев А. А., Бондаренко Э. Н. Трудовое право России. Учебник для бакалавров. — М.: Проспект, 2021 – С. 156-189

Афанасьев М.А. Трудовое право. Учебно-методическое пособие // М.А. Афанасьева / М.: Проспект, 2021 – С. 77-81

Гладков Н. Г., Бриллиантова Н. А., Волкова О. Н. Трудовое право. Учебник. — М.: Проспект, 2021 – С. 319-335

«Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 23.06.2020) (с изм. и доп., вступ. в силу с 04.07.2020) // [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.consultant.ru/ (дата обращения 10.07.2020 г.)

Виды учета

Закон обязывает администрацию обеспечить достоверный учет всех отработанных тружениками часов. Но конкретных требований, кто и как обязан это выполнять, для компаний не предусмотрено. Поэтому на практике подсчет отработанного времени осуществляется таким образом:

1. Ежедневный учет. В этом случае все отработанные часы за день должны сразу отображаться в табеле учета. Подобный способ учета подходит в компаниях, где труд сотрудников четко нормирован. Для выплаты заработной платы необходимо суммировать все отработанные часы за месяц. Нужно учитывать, что недоработки в одних днях при такой системе учета не будут компенсироваться переработкой часов в другие периоды. Придется одновременно насчитывать недоработку и переработку.
2. Понедельный учет. Весьма распространенная система учета. В этом случае учитываются все часы, которые были отработаны за неделю. При этом переработку в один день (например, если при норме 8 часов сотрудник отработал 10 часов), можно компенсировать недоработкой в другой период (это если при норме 8 часов сотрудник отработал только 6 часов). Выплата вознаграждения тут может осуществляться за отработанную неделю, либо суммироваться и выплачиваться за месяц.
3. Суммированный учет. Здесь предполагается подобрать оптимальный период работы, который позволит минимизировать количество сверхурочных часов. Обычно таким периодом выступает месяц. Реже – квартал, полугодие. Для отдельных категорий сезонных работников это может быть даже год. Периоды больше года не устанавливаются. Тут важно понимать, что сверхурочными (либо недоработанными) будут только те часы, которые «вылезут» после закрытия периода. Вне зависимости от периода учета выплата зарплаты должна осуществляться ежемесячно (дважды в месяц из расчета аванса и окончательного расчета).

Помните, способ учета отработанных часов устанавливается администрацией, исходя из специфики работы конкретной компании. Об этом каждый сотрудник компании информируется во время трудоустройства.

Ввод табелей

Документ Ввод табелей учета рабочего времени предназначен для того, чтобы перед расчетом зарплаты ввести или откорректировать данные об отклонениях, введенные в течение расчетного периода.

Документ предоставляет возможность указывать вид неявки в соответствии с классификатором использования рабочего времени.

Данные в табель, также как и в предыдущий рассмотренный документ, могут быть введены сводно или по дням периода. Если данные вводятся сводно, для каждого вида рабочего времени в табличной части документа можно отобразить колонку, в которой указывается информация о количестве дней и часов неявки. Настройка видимости колонок таблицы производится по кнопке Изменить состав колонок на командной панели таблицы, одновременно в строке может быть использовано не более шести видов времени.

Документ может быть автоматически заполнен данными о рабочем времени работников, при этом в табличной части будут отображены все рабочие дни работника в соответствии с введенным ранее индивидуальным графиком работы, а если его нет — в соответствии с графиком работы, а также все неявки и доплаты работника, сведения о которых уже введены в программу (см. рис. 5).

Рис. 5

При редактировании табеля со сводным способом ввода времени необходимо помнить, что при вводе данных о времени неявок время явки автоматически не пересчитывается. Таким образом, если пользователь в табеле ввел для работника информацию о двухдневном отпуске без сохранения заработной платы, но не уменьшил количество дней явки, зарплата работнику будет рассчитана исходя из данных о полностью отработанном месяце.

Документ со способом ввода времени по дням периода предоставляет пользователю таблицу, в которой для каждого дня расчетного периода можно ввести одно или несколько обозначений рабочего времени с указанием количества часов этого времени. Виды времени обозначаются с помощью буквенных кодов, определенных в справочнике Классификатор использования рабочего времени. Если в один день необходимо ввести несколько видов использования рабочего времени, можно ввести несколько буквенных обозначений с отработанными часами, например: «Я-6, Н-2».

При вводе времени по дням периода, табель (см. рис. 6) может быть оформлен как на полный месяц, так и на его часть: первую или вторую половину месяца; произвольный период внутри месяца. При сводном вводе данных документ может быть оформлен только на полный месяц.

Рис. 6

Обязательно нужно иметь в виду, что, несмотря на возможность редактирования отработанного времени и неявок с помощью табеля, расчет сумм оплаты неявок и размеров дополнительных начислений ведется специальными первичными документами системы. Например, ввод в табеле информации о двухдневной командировке работника не обеспечит автоматического расчета суммы оплаты по среднему заработку. Для расчета оплаты командировки обязательно должен быть введен документ Оплата по среднему заработку. Информация о неявках, введенная в табель, будет влиять только на расчет оплаты отработанного времени.

Для оплаты работы в ночное и вечернее время, кроме графика, индивидуального графика или табеля необходимо, чтобы для данного работника был оформлен документ Ввод сведений о плановых начислениях работников организации с указанием размера оплаты для вечерних и ночных часов. Расчет сумм оплаты производится документом Начисление зарплаты работникам организации.

В табеле есть возможность указывать виды времени, классифицируемые как отработанное время сверх нормы — сверхурочные часы или время работы в праздники. Следует обратить внимание, что без оформления соответствующих первичных документов оплата переработок в программе не регистрируется, даже если время переработок отражено в документе Ввод табелей учета рабочего времени. Это объясняется тем, что переработки оплачиваются отдельно от основного заработка, и их наличие, в отличие от неявок, никак не влияет на расчет.

Следствием такого алгоритма является и то, что при выводе на печать из документа формы Т-13, сведения об отработанных сверхурочных часах или работе в праздничные дни в печатной форме не отразятся до тех пор, пока в программу не будут введены документы Оплата сверхурочных часов или Оплата работы в праздники и выходные. Напомним, что при печати из документа форма табеля Т-13 заполняется данными об отработанном времени и неявках работников по итогам всех введенных ранее первичных документов и документов-отклонений, а не только по данным табеля. Также важно помнить, что форма Т-13 может быть распечатана из документа только при вводе времени по дням периода, из «сводного» табеля форму Т-13 распечатать нельзя.

Методы осуществления контроля

Современные технические средства предоставляют расширенные возможности для администрации по части правильного учета всех часов работы сотрудников. Но здесь важно не нарушать личные права человека (например, на гигиену, физиологические потребности).

Иными словами, можно контролировать период нахождения работника на рабочем месте, либо сам трудовой процесс. Сегодня контроль за работой сотрудников осуществляется несколькими способами (см. таблицу 1).

Таблица 1. Методы контроля рабочего времени

Назначение режима работы

При отражении в программе факта приема на работу, в документе Прием на работу в организацию указывается график работы каждого вновь принятого работника. При назначении работнику графика в программе обязательно нужно указывать тот график, в котором календарное распределение рабочих смен в разделе Календарь совпадает с фактическим расписанием работы сотрудника.

Таким образом, расписание работы определено для работника с момента приема на работу и при отсутствии каких-либо кадровых изменений может не изменяться вплоть до увольнения. Это очень удобно для служащих, преимущественно работающих по пятидневке. Однако, говоря о сменном режиме работы, можно сказать, что в реальности практически невозможно указать работнику расписание работы, которому он неукоснительно следовал бы продолжительное время. И речь сейчас не о том, что работник обязательно нарушит определенный графиком порядок рабочих смен, уйдя в отпуск или заболев. Речь о том, что изменяющиеся производственные процессы предприятия, дефицит или избыток ресурсов, а также простой человеческий фактор станут причиной перераспределения рабочего времени работников.

Суммированный учет

В компаниях, где нет возможность четко выполнять возложенные на сотрудника трудовые функции в четко отведенное для этого рабочее время, целесообразно вводить суммированный учет отработанных часов.

Суть суммированного учета – плюсование всех отработанных за отдельные рабочие дни часов за установленный период (месяц, квартал, полугодие) и только после этого выведение сверхурочных часов. Иными словами, если в качестве периода работы для учета установлен квартал, то все сверхурочные часы в первом и во втором месяце работы оплачиваться не будут.

Это возможно только в случае, если по итогам работы и за третий месяц останется переработка. Вот здесь придется оплатить все три месяца.

Для администрации подобный вид учета выгоден тем, что можно самостоятельно регулировать режим работы каждого конкретного сотрудника. Это позволяет полностью выполнять рабочие нагрузки (даже в пиковые периоды), и не выплачивать много сверхурочных (работнику просто дают дополнительные выходные в периоды, когда присутствует спад производства).

Помните, при суммированном учет работник должен проработать установленную по закону норму часов. Это означает, что в одни дни он работает больше, в другие получает дополнительное время отдыха.

Графики работы

Трудовым законодательством определено, что при устройстве на работу каждый работник предприятия ставится в известность относительно условий предстоящей работы. Одним из таких условий является режим работы, то есть график. График работы может быть произвольным, но учитывающим требования законодательства, в частности, главу 16 ТК РФ. Согласно статье 100 ТК РФ режим рабочего времени должен определять:

• продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
• работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
• продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
• время начала и окончания работы;
• время перерывов в работе;
• число смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней.

Для описания режимов работы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» используется справочник Графики работы. Параметры каждого графика позволяют определить все указанные выше особенности режима работы, который он описывает, а также указать дополнительные сведения, впоследствии использующиеся для расчета начислений. Например, в графике указывается время начала вечерних, ночных и дневных часов, эти сведения используются впоследствии для расчета сумм надбавок за работу в вечернее и ночное время.

Для пятидневной и шестидневной рабочей недели в графике указывается расписание работы по дням недели (см. рис. 1). Для сменного графика (с плавающими выходными днями) схема расписания работы немного сложнее: в отдельном справочнике Смены описываются все смены работы предприятия, для каждой смены указывается время начала и окончания работы и время перерывов; затем из этих смен составляется расписание работы. При этом вместо дней недели, которые для данной схемы работы смысла не имеют, используется просто порядковый номер дня в расписании.

Рис. 1

Например, расписание работы охранника состоит из шести дней: в первый день он работает в дневную смену, второй день — в вечернюю, третий день — в ночную, а затем три дня отдыхает, и так далее. Для того, чтобы данные о таком графике работы внести в программу, в справочнике Смены необходимо будет создать 3 элемента, соответствующие каждой смене работы. В дневную смену работа начинается в 8 утра и заканчивается в 16 часов, вечерняя смена продолжается с 16 до 24 и ночная смена — с полуночи до 8 утра.

Затем в справочнике Графики работы в новом элементе помимо прочих параметров графика в разделе Смены вводятся данные о последовательности смен в расписании с указанием порядкового номера дня. Выходные дни также включаются в расписание — в строках, соответствующих выходным колонка Смена остается незаполненной (см. рис. 2).

Рис. 2

Следует помнить, что ТК РФ запрещает работу в течение двух смен подряд. Однако, в программе в графике работы для одного и того же дня можно ввести несколько строк в расписании и, соответственно, несколько рабочих смен.

Эта возможность предусмотрена для таких случаев, когда для внутренних целей учета рабочие смены разбиваются на несколько частей, при этом в совокупности продолжительность всего рабочего времени работника в течение дня не превышает установленных законодательством норм.

Таким образом, в разделе Смены графика работы охраны из рассматриваемого примера должно быть шесть строк: три для рабочих смен и три — для выходных.

Особое значение имеет параметр Дата отсчета — эта дата определяет точку отсчета, момент, который «свяжет» абстрактное расписание работы с реальным календарем. Дата отсчета — это календарная дата первого дня расписания, вне зависимости от того, рабочий он или выходной.

Визуально схему работы по данному графику (связь рабочих смен с календарем) представляет раздел Календарь формы графика работы.

Следует иметь ввиду, что при сменном режиме работы предприятия в течение суток на каждом рабочем месте посменно может работать несколько работников. Например, служба охраны предприятия, образованная 1 января 2009 года, состоит из 6 охранников, работающих в три смены, как было показано в предыдущем примере. Схема их работы в привязке к календарным дням представлена в таблице 1.

Таблица 1

где У — утренняя смена, Д — дневная, В — вечерняя, вых. — выходной день.

Для того, чтобы такую схему отобразить в программе, необходимо создать шесть схожих графиков работы охранников (описанных в предыдущем примере), различающихся только порядком смен в расписании.

Возможен также вариант, при котором для всех шести графиков работы порядок смен будет одинаков, а графики будут различаться параметром Дата отчета: для охранника 1 дата отсчета будет равна 01.01.2009, для охранника 2 — 27.12.2008, для охранника 3 — 28.12.2008 и т. д. (см. рис. 3).

Рис. 3

Обязательным условием корректной работы такой схемы является, чтобы дата отсчета, указанная во всех графиках была меньше, чем возможная дата начала работы предприятия по таким режимам; в противном случае работникам, начавшим работу до даты отсчета графика, невозможно будет начислить зарплату.

Кто должен вести учет

По закону процесс учета рабочих часов должен осуществляться администрацией. Но здесь возможны различные варианты. Для учета отработанного сотрудниками времени может использоваться несколько способов учета:

1. Самостоятельный учет. Осуществляется сотрудником путем заполнения специальных форм (отчетов), где подробно видно, что и когда было выполнено.
2. Непосредственным руководителем. Этот способ практикуется в небольших подразделениях, где нет возможности поручить учет времени самому сотруднику, но отсутствует необходимость в выделении отдельного сотрудника для этой работы. Поэтому часы каждого работника считает его начальник, а дальше все вносит в табель.
3. Табельщиком. Тут в шпат компании вводится отдельная должность, в обязанности которой входит учет отработанного сотрудниками компании времени.

Помните, учет всех часов, что сотрудник находился на рабочем месте зависит от размера компании, наличия технических средств, а также специфики работы. Вся ответственность за правильность учета лежит на администрации, вне зависимости от способа, как эти часы были подсчитаны.

Возможные проблемы при разработке режима рабочего времени дистанционному работнику

Часть 1 ст. 312.4 регламентирует установление режима работы и отдыха дистанционного работника по его усмотрению, если нет иной договоренности в трудовом соглашении. Отсюда два варианта развития:

1. Вы устанавливаете удобный вам график работы дистанционному работнику. Прописываете его в трудовом соглашении (индивидуальный распорядок) или даете ссылку на ПВТР — работник обязан следовать установленному режиму.
2. Если в ТД с дистанционным работником или в ЛНА не предусмотрено специальных режимов. Работник выбирает удобный для себя распорядок самостоятельно. Второй вариант меньше защищает интересы работодателя и дает больше возможности для злоупотреблений.

Основные риски при самостоятельном выборе работника:

1. Сложность контроля дистанционного рабочего времени.
2. Проблемы взаимодействия для оперативного решения вопросов. Часто работодателю нужно, чтобы дистанционный работник был доступен в рабочее время. Если он работает в одном режиме, а остальные сотрудники в другом, оперативно решать задачи будет невозможно. Отсюда более правильным будет все же определить границы дистанционного времени работы.
3. Возможные злоупотребления.Теоретически, работник вправе выполнять свои обязанности и в ночные часы (в период с 22:00 до 6:00), в выходные, праздники, за пределами нормы и тд. По закону, такая работа оплачивается в повышенном размере. Отсюда возникают потенциальные споры в части повышения оплаты труда.

Ответственность работодателя

За нарушение процедур учета отработанных на предприятии рабочих часов администрация будет нести административную ответственность в виде штрафов в таких размерах:

• до 5 тыс. рублей на конкретного руководителя за нарушение общих норм о труде, у том числе порядка учета рабочего времени;
• до 5 тыс. рублей (для руководителя), либо с остановкой работы до 90 суток, если нарушения трудовых норм одновременно связаны с отсутствием юридической регистрации нанимателя;
• до 50 тыс. рублей, или же остановка работы до 90 дней, если ответственным за нарушение норм труда признают юридическое лицо.

Форма для приема вопроса, напишите свой

Простой, забастовки, приостановление работы

Возникновение простоя может быть связано с разными причинами: отсутствие временно заказов, ремонт помещения, поломка оборудования, отключение коммуникаций и другими. При этом виновниками ситуации могут быть и работник и работодатель. Также возможен вариант внешнего влияния, когда ничьей вины нет. Например, отключение электричества городской подстанцией при аварии на линии.

Обратите внимание! Трудовой кодекс не дает четких пояснений, что должен делать работник во время простоя: обязан он присутствовать на рабочем месте или нет. Работодатель должен дать письменное распоряжение по этому поводу, чтобы избежать конфликтных ситуаций. Хотя время простоя не относится к отдыху, и логично предположить, что необходимо оставаться на работе.

При наличии вины сотрудника время простоя оплачиваться не будет, но может быть предъявлена претензия с суммой полученного ущерба. Если работник согласен с ней или суд признал вину и обязанность возместить ущерб, то в учете делаются следующие проводки:

• Дебет 73.2 Кредит 94 – начислена сумма ущерба.
• Дебет 70 (51, 50) – возмещен ущерб (из суммы зарплаты, внесением в кассу или перечислением на расчетный счет).

Если виновник возмещает только часть стоимости ущерба или суд сократил сумму к выплате, то невозмещенная сумма списывается проводкой: Дебет 91.2 Кредит 73.2.

Когда виноват работодатель, то он обязан оплатить время простоя сотруднику в размере не менее 2/3 среднего заработка. Списание происходит на обычные счета затрат (20, 26 и т.д.).

Если виноват внешний фактор, то простой оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки или оклада, в БУ такая операция отражается проводкой: Дебет 91.2 Кредит 70.

В НУ оплата простоя и уплаченные с этих сумм взносы списываются как внереализационные расходы (пп. 3 и 4 п. 2 ст. 265 НК). Затраты по простою признаются и в целях расчета базы по единому налогу на УСН.

Важно! Чтобы верно отразить период простоя, необходимо оформить все сопутствующие документы: акты, приказы, расчеты, решения суда, претензии. Если причины внешние, то получить соответствующие доказательства: справки, извещения, подтверждения экспертов и т.д.

К простою относятся также периоды:

• когда работник не может приступить к работе в связи с проведением другими сотрудниками забастовки;
• на которые отстраняется от исполнения обязанностей (в связи с отсутствием результатов медосмотра, отказом от его прохождения, появлением на рабочем месте в состоянии опьянения и по иным причинам).

Забастовка должна проводиться с соблюдением определенных правил, установленных в главе 61 Трудового кодекса (начиная со статьи 409). За период забастовки работодатель вправе не выплачивать заработную плату. Если же она выплачивается в соответствии с трудовым, коллективным договором, соглашением, то в бухгалтерском учете относится на обычные счета затрат на оплату труда, а в налоговом отражается как внереализационный расход.

Ошибочно к забастовке или простою относят период, когда работник приостанавливает работу в связи с невыплатой ему зарплаты. Эта ситуация регламентирована совершенно отдельной статьей 142 ТК РФ. Это время нужно оплатить, исходя из среднего заработка, при том что сотрудник имеет право на рабочем месте не присутствовать. К тому же, как только зарплата будет выплачена, не позднее следующего рабочего дня он обязан снова приступить к выполнению своих обязанностей.

Кстати! Выплата среднего заработка не освобождает работодателя от начисления процентов за задержку выплаты.

В налоговом учете расходы по оплате времени приостановленной работы также учитываются.