Оплата проезда в отпуск сотрудникам полиции, МВД, Росгвардии в 2021 году

Законодательная база

В таблице ниже отражены основные документы, на которые следует опираться при выплатах компенсаций за проезд к месту отдыха.

Приказ МВД № 514 регулирует следующие вопросы:

• суммы выплат по расходам на передвижение работников (и членов их семей) в период отпуска к месту отдыха, лечения или медицинского исследования в санатории и обратно (только на территории РФ);
• суммы выплат по оплате проезда отпусков для членов семьи сотрудника, который умер или получил травму в результате профессиональной деятельности или выполнения должностных обязанностей.

В Приказе № 514 представлен список трат, которые могут быть возмещены:

• при передвижении в вагонах с повышенным комфортом;
• при использовании постельного белья;
• за все услуги по стоимости плацкарта;
• за оплату страховки при перевозке пассажиров и грузов;
• оплата прочих дополнительных сборов: за повышение комфорта, изменение класса билета, расходы по доставке билета, доставка багажа и т.д.

Порядок возмещения расходов за проезд к месту отдыха

Для того, чтобы получить компенсацию за проезд к месту отдыха, необходимо следовать определенному алгоритму:

• Первым делом необходимо подать рапорт и приложить к нему подтверждающие документы;
• Рапорт утверждается отделом кадров и руководителем отдела;
• Работнику выплачивают предварительную стоимость проезда;
• Вернувшись из отпуска, сотрудник подает подтверждающие расходы документ;
• После этого бухгалтерия осуществляет перерасчет стоимости, после чего по необходимости сотруднику доплачивают до полной стоимости, либо им возвращается неизрасходованный аванс.

Кому выплачивается компенсация?

Компенсацией расходов на перемещение к месту отдыха могут воспользоваться сотрудники:

• те, кто работает в госучреждениях в районах Крайнего Севера или приближенных к нему местностей;
• те, кто учится в заведениях с государственной аккредитацией;
• люди пенсионного возраста, которые имеют стаж работы на Севере (раз в три года);
• сотрудники МВД, полиции, Росгвардии (ежегодная оплата).

Важно! Сам процесс осуществления выплат, оформленяи документации прописан в законе. Следует обратиться к двум важным документам:

• ст.325 ТК РФ;
• приказ МВД № 154.

В этих документах представлен порядок представления льгот как для самих сотрудников, так и для членов их семей.

В таблице ниже представлена информация по должностям.

Ситуации, в которых компенсация не предоставляется

Предоставление компенсации может происходит не всегда. Есть исключения из этих ситуаций:

• если сотрудник указывает несколько мест отпуска. Следует указывать один конкретный маршрут: например, Владивосток-Сочи. Если будут указаны несколько маршрутов, то оплачивается только один из них;
• отдых на заграничных курортах не оплачивается. Связано это с необходимостью поддержки местного туризма в стране. Так как льготы сотрудникам предоставляются из бюджета государства, то и оплачиваются только отпуска внутри страны;
• если члены семьи относятся к работающим гражданам, то компенсация производится не будет.

Важно! Выплата компенсации осуществляется только для случаев, когда отпуск планируется на территории РФ.

Оплата проезда в отпуск не будет произведена в следующих случаях:

• сам заявитель не относится к льготной категории граждан, которым предназначена субсидия по закону. То есть его трудовая деятельность не относится к условиях Крайнего Севера (или приравненным территориям), либо он не служит в полиции, МВД или Росгвардии;
• сотрудник работает меньше времени, установленного законом для предоставления отпуска (полгода);
• подтверждающие документы не были предоставлены в бухгалтерию. Если они были утеряны, то за восстановлением требуется обратиться к компании, перевозчику для получения заверенных копий;
• если компенсация происходит в рамках отпуска по уходу за ребенком, то она не выплачивается;
• льгота распространяется на членов семей и находящихся на иждивении лиц.

Подача рапорта: инструкция и порядок

Важно! Рапорт подается только накануне отпуска за 3 дня до его начала.

Порядок предоставления отпуска в органах полиции, Росгвардии или МВД следующий:

• подготовка рапорта;
• подача его вышестоящему начальнику;
• подписание рапорта;
• уход в отпуск.

Перечень необходимой документации:

• рапорт по установленной форме;
• график отпусков, утвержденный руководством;
• распоряжение начальства.

Рапорт- это то же заявление с содержанием обязательных реквизитов:

• название подразделения, отдела;
• ФИО руководителя отдела;
• название: РАПОРТ;
• просьба об отпуске;
• сроки отпуска. Указать время и даты на дорогу;
• место, где будет проходить отпуск;
• транспорт, с помощью которого надо будет добираться до места отдыха.

Общие требования порядка подачи рапорта:

• он должен содержать информацию, такую ​​как: имя сотрудника, тип отпуска, продолжительность и пункт назначения, дата отъезда и характер поездки;
• отчет сопровождается документами о других членах семьи, путешествующих в отпуске. Это могут быть копии свидетельства о браке и о рождении детей. Поскольку такие документы обычно уже хранятся в отделе кадров, отчет может сопровождаться справкой о составе семьи;
• отдел кадров первым проставляет отметку на рапорте, что подтверждает тот факт, что работник уходит в отпуск по расписанию;
• после этого рапорт утверждается непосредственным руководителем сотрудника;
• бухгалтерия рассчитывает тариф к суммам выплат на основании вида транспорта и места отдыха.

рапорта можно тут.

Возмещение расходов

Его порядок будет следующим:

• подаётся рапорт с сопровождающими документами;
• проводится его утверждение сначала в отделе кадров, а затем и руководителем подразделения;
• бухгалтерия оплачивает предварительно рассчитанную стоимость проезда;
• после возвращения из отпуска сотрудник предоставляет документы для подтверждения своих расходов;
• проводится окончательный расчёт стоимости, после чего или ему доплачивается недостающая сумма, или он возвращает неизрасходованную часть аванса.

Подача рапорта

• Не позже чем за три дня до начала отпуска необходимо будет подать заявление на отпуск с оплатой проезда (рапорт), в котором должны содержаться следующие сведения:
• орган, в который подаётся рапорт;
• ФИО и должность сотрудника;
• дата отъезда;
• длительность отпуска;
• вид отдыха;
• место отдыха и как планируется до него добираться;
• число и подпись с расшифровкой.

На рапорт должна быть поставлена отметка сотрудника отдела кадров о том, что отпуск взят в соответствии с графиком, после чего его утверждает начальник и проводятся необходимые расчёты исходя из места назначения и вида транспорта, которым сотрудник будет до него добираться.

Документы о расходах, связанных с проездом

Список документов, необходимых для подтверждения понесённых расходов, будет зависеть от использованного транспорта:

• Если это личный транспорт, то прилагаются копии прав и техпаспорта, чеков за топливо, справка о нахождении по месту назначения.
• Если поезд, то нужен отчёт по оплаченной авансом стоимости и билеты.
• Если самолёт – посадочные талоны и билеты, а также платёжные документы для подтверждения перелёта.

Подробнее обо всех документах, требующихся в том или ином случае, можно прочитать непосредственно в Приказе № 514.

Документы о составе семьи

К рапорту должны прилагаться документы о составе семьи отправляющегося на отдых полицейского. В этом качестве могут фигурировать в первую очередь копии свидетельств о браке и рождении детей, но обычно в отделе кадров просто берётся справка о составе семьи.

Какие документы подтверждают расходы на проезд в отпуск?

В зависимости от вида транспорта, который сотрудник выбирает для проведения отдыха, список подтверждающих документов также будет различным (Приказ № 514). Например:

• во время отпуска на личном автомобиле сотруднику необходимо предоставить топливные чеки, справку с места назначения, а также копию техпаспорта и прав;
• поездка на поезде подтверждается билетами;
• авиаперелет подтверждается посадочными талонами, билетами и платежными документами по оплате.

В таблице ниже представлен список документов, подтверждающих расходы для компенсации.

Приказ МВД РФ от 16.05.2012 № 514

1. Настоящий Порядок регулирует вопросы:

1.1. Оплаты сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации1 и членам их семей стоимости проезда к месту лечения либо медицинского освидетельствования и обратно, к месту долечивания (реабилитации) в санаторно-курортном учреждении федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и обратно, к месту проведения основного (каникулярного) отпуска2 на территории (в пределах) Российской Федерации и обратно.

1Далее – «сотрудники».

2Далее – «отпуск».

1.2. Денежной компенсации расходов3, связанных с оплатой проезда членам семей и родителям сотрудника, погибшего (умершего) вследствие увечья или иного повреждения здоровья, полученных в связи с выполнением служебных обязанностей, либо вследствие заболевания, полученного в период прохождения службы в органах внутренних дел, пропавшего без вести при выполнении служебных обязанностей4 к месту лечения в санаторно-курортном учреждении федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и обратно, к месту погребения погибшего (умершего) сотрудника и обратно, в том числе за пределами территории Российской Федерации (один раз в год).

3Далее – «компенсация».

4Далее – «погибшего (умершего) сотрудника».

1.3. Деятельности должностных лиц подразделений по месту (последнему месту) прохождения службы сотрудника (погибшего (умершего) сотрудника) или пенсионных органов системы Министерства внутренних дел Российской Федерации по месту пенсионного обслуживания членов семей, а также родителей по оплате (компенсации) расходов, связанных с проездом.

2. Лицам, указанным в подпунктах 1.1 и 1.2 пункта 1 настоящего Порядка, при приобретении документов за свой счет, в соответствии с частями 5 и 6 статьи 3, подпункта 1 пункта 1 статьи 12 Федерального закона от 19 июля 2011 года № 247-ФЗ «О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»5 оплачиваются (компенсируются) расходы, связанные с проездом железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом (за исключением такси), в том числе: за пользование постельными принадлежностями, за проезд в вагонах повышенной комфортности, за комплекс услуг, включаемых в стоимость плацкарты, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, за оплату установленных на транспорте дополнительных сборов (за исключением добровольного страхового сбора, а также других дополнительных услуг, направленных на повышение комфортности пассажира, в том числе изменение классности билета, расходов, связанных с доставкой билетов, переоформлением билетов по инициативе пассажиров, доставкой багажа, сдачей билета в связи с отказом от поездки (полета) или опозданием на поезд, самолет, автобус, судно).

5Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 30, ст. 4595; № 46, ст. 6407; № 49, ст. 7020.

3. Расходы, связанные с проездом, оплачиваются (компенсируются) в пределах стоимости проезда по кратчайшему или беспересадочному маршруту. В случае проезда с разрывом маршрута или с отклонением от кратчайшего маршрута, в том числе различными видами транспорта, оплате (компенсации) подлежат фактические расходы, но не превышающие стоимости проезда по кратчайшему (или беспересадочному) маршруту в соответствии с установленными категориями проезда. Оплата (компенсация) стоимости проезда в данном случае осуществляется на основании справок о стоимости перевозки на выбранном виде транспорта, выданных транспортными организациями, выполнявшими регулярные перевозки по кратчайшему или беспересадочному маршруту в период осуществленного выезда, или их уполномоченными агентами.

4. Для оплаты (компенсации) стоимости проезда в подразделение финансового обеспечения или пенсионный орган системы Министерства внутренних дел Российской Федерации представляются документы, подтверждающие факт пребывания в местах проведения отпуска, лечения, медицинского освидетельствования, долечивания (реабилитации), и документы, подтверждающие фактические расходы, связанные с проездом (подтверждающие факт оплаты туристической путевки).

5. К документам, подтверждающим факт пребывания, указанным в пункте 4 настоящего Порядка, относятся: отпускное удостоверение с соответствующими отметками органа, организации, подразделения системы МВД России и заверенное гербовой печатью, документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации, по которому гражданин Российской Федерации осуществляет выезд из Российской Федерации и въезд в Российскую Федерацию, содержащий отметки о пересечении государственной границы, справка медицинской организации, санаторно-курортного учреждения, подписанная руководителем и заверенная печатью организации (учреждения), отрывной талон к путевке, посадочные талоны.

6. К документам, подтверждающим фактические расходы, связанные с проездом, относятся: при проезде железнодорожным транспортом – билет, электронный билет установленной формы; при проезде авиационным транспортом – билет, электронный билет установленной формы (электронный многоцелевой документ), ордер разных сборов; при проезде водным транспортом – билет на проезд по определенному транспортному маршруту; при проезде автомобильным транспортом – билет, содержащий реквизиты, установленные правилами перевозок пассажиров6; при проезде транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу – билет, содержащий реквизиты, установленные правилами перевозок пассажиров; при проезде личным транспортом – чеки контрольно-кассовых машин7 автозаправочных станций, другие документы, установленные законодательством Российской Федерации.

6Постановление Правительства Российской Федерации от 14 февраля 2009 года № 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 9, ст. 1102; 2011, № 37, ст. 5268).

7Далее – «ККМ».

7. При приобретении билетов, оформленных в бездокументарной форме, оплате топлива при проезде личным транспортом документами, подтверждающими расходы по оплате проезда, провозу багажа, являются: чеки ККМ; слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является подотчетное лицо; подтверждение кредитной организации, в которой подотчетному лицу открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, о проведенной операции по оплате билета, оформленного в бездокументарной форме, топлива при проезде личным транспортом; документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, приравненном к кассовому чеку8, другие документы, установленные законодательством Российской Федерации.

8Постановление Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 года № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 19, ст. 2191; 2009, № 9, ст. 1102).

8. При утере проездных документов оплата (компенсация) стоимости проезда производится при документальном подтверждении факта проезда и пребывания сотрудников, членов их семей, а также членов семей и родителей погибших (умерших) сотрудников в местах проведения отпуска, лечения, медицинского освидетельствования, долечивания (реабилитации), погребения, на основании выданных транспортными организациями, осуществлявшими перевозку, транспортными или туристическими агентствами документов, подтверждающих затраты, связанные с их перевозкой.

9. Оплата (компенсация) стоимости проезда осуществляется по фактическим расходам, но не выше стоимости проезда по категориям проезда, установленным настоящим Порядком.

10. Оплата (компенсация) стоимости проезда личным транспортом производится сотрудникам и (или) членам их семей, а также членам семьи и родителям погибшего (умершего) сотрудника при документальном подтверждении пребывания в месте проведения отпуска, лечения либо медицинского освидетельствования или лечения, долечивания (реабилитации) в санаторно-курортном учреждении федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.
11. При приобретении сотрудниками, членами их семей, а также членами семьи или родителями погибшего (умершего) сотрудника проездных или перевозочных документов в иностранной валюте оплата (компенсация) стоимости проезда осуществляется в рублях по курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации, на дату приобретения перевозочных документов, а в случае отсутствия в перевозочных документах даты приобретения – на дату выезда, указанную в перевозочных документах.

Объем компенсации за проезд

Изначально тариф на проезд рассчитывается по предварительной сумме. По возвращении из отпуска работника окончательный расчет надбавки за поездку будет сделан на основе его документов, подтверждающих расходы.

Следует особо отметить применение личного транспорта сотрудника. Во время поездки важно, чтобы сотрудник собирал все чеки с АЗС, поскольку в случае их отсутствия компенсация не будет предоставлена ​​в полном объеме. В случае, если работник арендует автомобиль, компенсация будет выплачиваться только за топливо. Стоимость аренды автомобиля не оплачивается. Ситуации, в которых дополнительные платежи будут предоставлены после возвращения из отпуска:

• за использование постельных принадлежностей в поезде;
• за услуги, предоставляемые по стоимости проезда в плацкартном вагоне;
• оплата проезда в вагоне повышенной комфортности;
• страховые сборы и прочие дополнительные сборы в поездке.

В зависимости от категории сотрудников может оплачиваться стоимость проезда на самолете. Например, сотрудникам высшего класса платят за авиабилеты бизнес-класса, а остальным платят только за эконом-класс. Те же правила применяются при путешествии на поезде. Высшему составу будет компенсирован проезд за поездку в купе мягкого вагона, а в остальных случаях – обычные купе.

Как и в каком размере оплачиваются расходы?

Компенсация делается перед отпуском, но её размер на данном этапе будет примерным, поскольку точные затраты ещё могут быть не определены.

После того, как сотрудник завершит отдых и вновь окажется на своём рабочем месте, он представит все требующиеся бумаги, после обработки которых будет сделан окончательный подсчёт затраченной суммы, и смотря по тому, в какую сторону она отличается от рассчитанной заранее, либо работнику полагается доплата, либо он возвращает часть авансового платежа.

Отдельная тема – учёт и оплата расходов при поездке на личном транспорте. Обычно также выплачивается аванс, а при его расчёте используется самый краткий маршрут к указанной точке назначения, исходя из которого и считается расходуемое топлива. После возращения сотрудника с документами может быть выполнено уточнение расходов на основании чеков с АЗС. Если они не будут представлены, то компенсацию в полном размере получить не удастся – а расходы именно при использовании личного транспорта практически всегда оказываются выше, чем расчётные, по которым выдаётся аванс, поскольку помимо кратчайшего расстояния для расчётов применяется минимальный показатель расхода топлива для модели машины, на которой осуществляется передвижение. Также отметим следующее: если для поездки арендован автомобиль, тоже можно рассчитывать на компенсацию стоимости топлива, однако сама цена аренды оплачена не будет.

Выделим все расходы, которые должны быть оплачены помимо непосредственно билетов и топлива. Делаются выплаты за:

• пользование в дороге постельными принадлежностями;
• услуги, включаемые в стоимость плацкарта;
• использование вагонов повышенной комфортности;
• страхование;
• дополнительные сборы.

Все расходы оплачиваются лишь в рамках наиболее короткого маршрута (может быть выбран более длинный, если он является беспересадочным в отличие от самого короткого). При отклонении от него оплата не будет повышена.

Оплата осуществляется по категориям, для начальствующего состава:

1. высшего;
2. старшего;
3. среднего и ниже, а также рядового.

При использовании воздушного транспорта высшему составу полагаются билеты бизнес-класса, всем остальным – экономкласса.

При использовании поездов высший состав получает право на перемещение в двухместном купе мягкого вагона, старший и остальные – в четырёхместном купейного вагона. Если используется морской транспорт, то всё просто – в зависимости от категории поездка будет осуществляться в каюте первого, второго или третьего класса, речного транспорта – в каюте «люкс», первого и второго класса соответственно. Если применяется автотранспорт, то различий не делается.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос № 1. Оплачиваются ли расходы на проезд к месту отпуска более двух раз в год?

Ответ: Обратимся к ст.57 ФЗ № 342 от 30.11.2011. Оплата проезда в отпуск за прошлый год правомерно в текущем периоде в ситуации, когда данная гарантия не была реализована ранее. В ситуации, если отпуск предоставляется снова за текущий год, то оплата транспортных расходов производится во второй раз.

Вопрос № 2. Оплачиваются ли расходы по транспортировке членов семьи сотрудников полиции, если они следуют отдельно от самого сотрудника?

Ответ: Обратимся к ч.6 ст. 3 ФЗ № 247 от 19.07.2011. а также к Приказу МВД России от 16.05.2012 № 514. В данных актах нет ограничений на оплату проезда к месту проведения отпуска в зависимости от того, следует ли сотрудник совместно с членами семьи. Правовых оснований для отказа в выплатах нет.

Вопрос № 3. Если супруга сотрудника полиции сама является сотрудницей органов МВД и находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет, оплатят ли ей проезд и как?

Ответ: Обратимся к ч.6 сь.3 ФЗ № 247. Оплата расходов одному из супругов, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком (до 1,5 – 3 лет) , как члену семь будет правомерна.

Оплата проезда членам семьи умершего сотрудника

Уже упоминавшийся Приказ № 514, а точнее, его пункт 22 устанавливает, что оплата проезда в отпуск должна выполняться также для членов семьи и родителей умершего сотрудника.

Документы, которые необходимо представить для получения компенсации:

• паспорта для подтверждения родственной связи;
• путёвки;
• документы, с помощью которых можно подтвердить, что проезд к месту проведения отдыха состоялся;
• документы, подтверждающие, что расходы на него были понесены.

Наиболее распространенные ошибки

Ошибка № 1. Если оба супруга являются сотрудниками.

Если оба супруга являются работниками, транспортные расходы оплачиваются каждому супругу по месту службы. В этом случае расходы не выплачиваются супругам как членам семьи работника. Оплата путевых расходов членов их семьи производится по месту службы одного из супругов на основании справки, выданной по месту службы другого супруга, в которой указывается, что по месту службы денег не было выдано для поездок членов семьи.

Ошибка № 2. Если оплата производится по безналу (например на сайте), то оплачивать нужно только картой сотрудника полиции, МВД или Росгвардии. Часто ошибочно оплачивается по карте родственника, например, жены. Компенсация в таком случае не будет предоставлена.

Таким образом, компенсация оплаты проезда к месту отдыха для сотрудников полиции, МВД и Росгвардии установлена по закону. Аванс обычно выплачивается и используется для расчета кратчайшего маршрута к указанному пункту назначения. По возвращении работника собранные подтверждающие документы могут быть использованы для уточнения затрат. Если такие документы не представлены, получить полную компенсацию и стоимость использования личного автомобиля не получится.

После окончания отпуска и повторного появления на рабочем месте работник предоставляет все необходимые документы, после обработки которых будет сделан окончательный расчет потраченной суммы.

Типичные ошибки

В вопросе начисления и оформления компенсации встречается достаточно много ошибок. Вот самые распространенные из них.

Ошибка 1. Сотрудник, который работает в МВД в регионе Крайнего Севера, просит не предоставлять отпуск, но выплатить компенсацию.

Действовать подобным образом по отношению к сотрудникам Крайнего Севера запрещено. Данная категория граждан должна обязательно отдыхать в положенное время.

Ошибка 2. Работник МВД требует отпустить его отдыхать по причине сложившихся семейных обстоятельств на две недели.

Данная привилегия не предусмотрена законом. Дополнительный отпуск подобной категории не может быть предоставлен более чем не 10 дней.