Разъяснения Роструда об удержаниях из заработной платы

Ошибка по вине сотрудника

Необходимо отметить, что излишне начисленная и выплаченная зарплата расценивается как материальный ущерб, причиненный работодателю. В связи с этим руководство организации имеет полное право взыскать сумму переплаты с бухгалтера, который допустил ошибку (статья 238 ТК РФ).

Большую роль играет договор о полной материальной ответственности, заключенный с сотрудником, допустившим оплошность. В данном случае работодатель сможет удержать сумму ущерба в полном размере. Однако в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. № 85, такое соглашение может быть заключено только с кассиром.

Если же переплата произошла по вине бухгалтера, то тогда он понесет материальную ответственность только в рамках своей среднемесячной зарплаты (статья 241 ТК РФ).

Как взыскать зарплату с бухгалтера?

Итак, взыскание излишне выплаченной заработной платы с виновного лица производится следующим образом:

1. Вначале приказом генерального директора назначается комиссия, которая выявляет причину и размер возникшей переплаты.
2. Затем бухгалтер должен написать объяснительную записку на имя руководителя организации.
3. Далее составляется акт о допущенной ошибке, при расчете зарплаты.
4. Издается приказ об удержании суммы переплаты с бухгалтера, по вине которого была допущена ошибка.
5. Виновное лицо возмещает, причиненный ущерб.

Из каких сумм нельзя удерживать долги?

ФЗ №229 – основной документ, где регулируется данная сфера. Следующие выплаты от работодателя в пользу сотрудника не допускают применение удержания:

1. Полная или частичная компенсация по стоимости путёвок. Исключение – суммы, которые выплачиваются другим гражданам, не работающим в данной организации.
2. Единовременная материальная помощь в случае рождения ребенка и регистрации брака, смерти члена семьи, террористического акта, стихийного бедствия, других чрезвычайных обстоятельств.
3. Страховое обеспечение по обязательной социальной программе, в том числе – выплаты на погребение.
4. Выплаты компенсационного характера, назначенные законодательством РФ.
5. Денежные пособия в пользу лиц, получивших увечья.
6. Возмещение вреда по причине потери кормильца.
7. Возмещение вреда, причинённого здоровью.

Перерасчет после увольнения

Даже если работник, в пользу которого была произведена лишняя выплата, уволился, работодатель все равно имеет право взыскать с него сумму переплаты. Однако тут могут возникнуть некоторые трудности. В частности, если бывший сотрудник покинул страну, то возврат излишне выплаченной зарплаты может существенно затянуться или вовсе не наступить.

У работодателя есть три варианта действий:

1. Можно связаться с уволенным работником и попытаться договориться с ним о добровольном возврате денежных средств.
2. Обратиться в судебные органы с соответствующим исковым заявлением. Такой вариант актуален в том случае, если сотрудник категорически не желает идти на контакт.
3. Работодатель может просто списать образовавшийся долг на расходы организации.

При этом в любом случае необходимо будет составить акт о выявленной ошибке, а также направить бывшему сотруднику уведомление о том, что за ним числится задолженность (в первом и втором варианте).

Действия работника

После получения уведомления о необходимости возврата излишне выплаченных средств, бывший работник может пойти по одному из следующих путей:

• Явиться на прежнее место работы и добровольно внести в кассу сумму переплаты;
• Отказаться от возврата денежных средств. Однако в данном случае следует быть готовым к тому, что бывший работодатель подаст в суд. При этом если его иск будет удовлетворен, то помимо возврата излишне выплаченной зарплаты, придется компенсировать все судебные расходы.

Особенности оформления заявлений по возврату

Руководитель имеет право провести процедуру только в том случае, если со стороны подчиненного отсутствуют какие-либо возражения. Потому вторую сторону надо заранее уведомить о предстоящих изменениях.

Отдельно назначается срок для возражений, если они будут. Если заявление не поступает – то процедура проводится согласно представленному расписанию. Согласие работника с удержанием оформляется в виде заявления.

Оно должно содержать сведения об адресате и составителе и подтверждать, что отсутствуют возражения по выполнению того или иного действия. Указывается сумма, причина удержания. Обязательно ставится личная подпись вместе с датой. Процедура выполняется по-разному, в зависимости от того, какие именно суммы имеются в виду.

Когда можно вернуть излишне начисленную и выплаченную заработную плату

Мнение эксперта

Михайлов Владислав Иванович

Юрист с 6-летним стажем. Специализируется в области семейного права. Знает о законе все.

В ч. 4 ст. 137 Трудового кодекса РФ содержится исчерпывающий список ситуаций, когда может быть взыскана излишне выплаченная зарплата работнику. Это:

• счетная ошибка;
• вина работника в невыполнении им норм труда или простое;
• неправомерные действия работника.

Технический сбой в программе, начисляющей зарплату, может признаваться счетной ошибкой, а может и нет. Судебная позиция по этому вопросу противоречива:

Если речь идет о виновных действиях работника, необходимо оформить документы, подтверждающие данный факт: зафиксировать простой актом, сообщить в полицию о факте хищения средств бухгалтером, начислившим себе лишнюю зарплату.

Совершение незаконных действий, повлекших излишнюю выплату

Это одно из самых сложных оснований для работодателя, т. к. конкретных критериев неправомерных действий законодательство не содержит. Следовательно, таковыми могут быть признаны любые противоправные деяния, повлекшие получение зарплаты в большем размере, чем это положено. Противоправность должна быть подтверждена в судебном порядке. Поэтому для того, чтобы использовать данное основание, работодателю следует иметь соответствующие доказательства.

К примеру, если сотрудник подделал документы, подтверждающие факт осуществления им трудовой деятельности, работодатель будет вправе потребовать возврата неправомерно полученной заработной платы.

В каждом конкретном случае соответствующие критерии противоправности действий работника подлежат рассмотрению судом с учетом всех обстоятельств дела.

Как вернуть неправильно выплаченную зарплату

У работодателя имеется 3 варианта возврата излишне начисленной и выплаченной заработной платы:

1. Договориться с работником о добровольном внесении последним лишних денег в кассу предприятия.
2. С согласия работника производить удержания из его зарплаты.
3. Обратиться в суд для принудительного взыскания долга с работника.

В любом случае при обнаружении переплаты составляется акт, где фиксируется факт ошибки и сумма излишне выплаченной ЗП.

ВАЖНО! Из положений ст. 137 ТК РФ и анализа судебной практики можно определить ситуации, в которых счетная ошибка не возникает. Это оплата отпуска более длительной продолжительности, выплата премии в большем размере, получение двойной зарплаты (определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 и т. д.).

Копия акта и уведомление о необходимости вернуть излишне полученную зарплату направляются работнику.

Работник либо вносит средства в кассу по приходно-кассовому ордеру, либо дает согласие на удержания из зарплаты.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Список оснований для произведения удержаний из зарплаты является закрытым, счетная ошибка и простой либо невыполнение работником обусловленных договором норм труда в этот список входят (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

В случае неудавшегося удержания

Так происходит, если подчинённый не дает согласия либо когда после удержания даже полных 20% от зарплаты не хватило для погашения долга. Тогда допустимо обращение к судебной инстанции, но только при наличии определенных обстоятельств:

1. Наличие счетной ошибки.
2. Доказано, что работник виноват в недобросовестных действиях. Это касается неправомерных начислений зарплаты, злоупотреблений служебным положением, представление ложных сведений, создания поддельных документов.
3. Суд признал, что сотрудник виноват в простое, невыполнении норм.

Если подобные обстоятельства отсутствуют, то суды в большинстве случаев отказывают.

Действия работника↑

Когда придется вернуть

Закон суров к работодателю. Излишне выплаченная вам зарплата может быть взыскана только в исключительных случаях. Таковыми статья 137 Трудового кодекса признает

• счетную ошибку;
• доказанную вину работника в невыполнении норм труда или простое;
• неправомерные действия работника, направленные на получение «лишних» денег, что должно быть установлено судом.

Какая ошибка считается счетной?

Законодательство не содержит определения счетной ошибки. Однако Определение Верховного суда от 20.01.2012 г. N 59-В11-17 гласит, что счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях, то есть в действиях, связанных с подсчетом.

Таким образом, вернуть переплату вам придется в том случае, если бухгалтер сложил два плюс два и получил пять.

Технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не являются. Таким образом, вам не придется отдавать «лишнюю» зарплату в случае механической ошибки при вводе данных в бухгалтерскую программу, сбоев в работе бухгалтерской программы, опечаток и описок в финансовых документах, а также неправильного применения законодательства или нормативно-правовых актов организации.

В частности, вам не придется расставаться с денежками, если:

• оплачен отпуск большей продолжительности, чем положено, в результате сумма отпускных оказывается завышенной;
• при расчете среднего заработка бухгалтер учел премию, начисленную после расчетного периода, и т.п.;
• вы получили зарплату два раза;
• вам выплатили и отпускные, и зарплату за время отпуска;
• бухгалтер начислил надбавку, которая вам не установлена;
• вам случайно выплатили премию без соответствующего распоряжения руководства.

Что значит «доказанная вина»?

Если работодатель, уже после выплаты зарплаты, узнал, что во время оплаченного периода вы ничего не делали, или делали, но неправильно – излишне выплаченную зарплату также придется вернуть. Но лишь в том случае, если факт невыполнения нормы или простоя признан органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

В противном случае работодателю придется доказывать вашу вину в суде.

Какие действия считаются неправомерными?

Если в ошибке, приведшей к излишней выплате зарплаты, виноваты вы – например, именно вы целенаправленно ошиблись при вводе данных в бухгалтерскую программу – работодатель может подать на вас в суд и доказать, что ваши действия были направлены на получение не полагающихся ему сумм.

Когда возвращать не надо

Во всех остальных случаях проблема переплаты вас не касается. Об этом прямо говорит пункт 3 статьи 1109 Гражданского кодекса РФ, согласно которому не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения «заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки».

Также вы можете оставить денежки себе, если истек срок давности – а приказ об удержании так и не был издан. Согласно статье 137 ТК РФ, «работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока принятия решения об удержании излишне выплаченной зарплаты» .

Однако если вы и дальше рассчитываете работать в этой организации и строить там карьеру – подумайте. Может, стоит вернуть излишки добровольно?

Списание средств при наличии брака в работе

Если работник уже получил премиальные за добросовестное отношение к труду или сдельную плату за выработку, а позже в изготовленных изделиях был обнаружен непоправимый брак, или было выявлено иное производственное нарушение, то работники, как правило, отказываются подписывать согласие на списание. В таком случае для удержания излишне выплаченных средств применяется следующая процедура:

1. Работодатель оповещает сотрудника о сумме задолженности и необходимости ее списания.
2. После отказа работника работодатель созывает комиссию по трудовым спорам.
3. Комиссия рассматривает спор и выносит постановление о наличии брака в работе, объеме брака и величине ущерба.
4. Руководство фирмы выпускает приказ на основе протокола заседания комиссии.
5. Средства удерживаются из последующих зарплат работника.

Комиссия по разрешению трудовых споров должна состоять из одинакового числа представителей руководства и рядовых сотрудников. После созыва комиссии работодателем у рабочих есть 10 дней, чтобы направить своих представителей в комиссию. Представители избираются на общем собрании или конференции работников структурного подразделения.

Сначала комиссия устанавливает факт наличия брака, потом определяет степень причастности конкретного работника к данным нарушениям. Для этого может потребоваться:

• проведение частичной инвентаризации;
• подача запроса на склад и в бухгалтерию;
• проведение экспертизы изготовленной работником продукции.

После установления факта брака и виновности работника составляется подтверждающий акт, подписанный простым большинством присутствующих членов комиссии, после чего производится калькуляция ущерба (при сдельной системе оплаты) или определение процента урезания выплаченной премии (при окладной и повременной системе оплаты).

Важно учесть, что время, которое представители сотрудников потратили на работу в комиссии, оплачивается в размере их среднего заработка за последний год. По итогам всех мероприятий комиссия принимает протокол, описывающий все решения комиссии, принятые в ходе ее работы.

В течение 3 дней после подписания протокола подписывается приказ об удержании средств из зарплаты, он должен включать следующие данные:

• наименование организации, ФИО руководителя;
• основание для удержания средств;
• список подтверждающих документов;
• сумма удержания;
• дата и подпись руководителя;
• подпись работника в ознакомлении с приказом.

К прилагаемым документам относятся:

• акт о наличии и объеме брака, составленный комиссией;
• калькуляция ущерба;
• протокол решений комиссии.

Образец приказа можно скачать здесь. Приказ передается в бухгалтерию для оформления списания средств.

Если комиссия по трудовым спорам не смогла разрешить вопрос о списании, или если работник не согласен с принятым решением, то вопрос переносится в местный судебный орган для рассмотрения по существу.

Запрет на удержание

Когда человек увольняется, ему всегда предоставят ряд выплат, положенных по закону. Существуют обязательные начисления в виде зарплаты и компенсаций и дополнительные. Отпускные – обязательные платежи. Несмотря на то что закон позволяет удержать их в случае наступления определённых обстоятельств, определяются также положения, которые, напротив, накладывают на подобное мероприятия запрет.

Очень многое в вопросе, как удержать деньги за отпуск, зависит от того по каким причинам увольняется работник. Не всегда факт использования дней отдыха авансом при увольнении способен повлечь за собой лишение человека его выплат. Выделяют некоторое количество обстоятельств, которые формируют запрет на рассматриваемые действия. К ним могут относиться как определённые виды причин увольнения, так и форс-мажорные ситуации, не позволяющие лишить человека его средств.

Необходимо опираться только на положения трудового закона. Если в ТК РФ основание для удержания не предусмотрено, и нет прямого запрета на это, то лишить выплат лицо всё равно будет нельзя.

Говоря о конкретных запретах на удержание, в первую очередь важно отметить основные варианты обстоятельств, ограничивающих действия работодателя в данной части отношений с сотрудником.

Относят к ним следующее:

• Сотрудник отказался перейти на иную работу, но по состоянию своего здоровья или из-за того, что работодатель сам не может предоставить такую возможность.
• Прекращение работы организации, мероприятия по сокращению сотрудников или же смена владельца компании, повлёкшая за собой увольнение прежнего руководства.
• Решение о восстановлении на работе того или иного сотрудника после увольнения. Принять его может либо инспекция труда, либо суд.
• Призыв человека на службу. Учитывается и альтернативный вариант несения службы.
• Получения лицом статуса нетрудоспособного, что подтверждается медицинскими показаниями.
• Форс-мажорные ситуации, которые являются таковыми только в соответствии с законодательством.
• Смерть работодателя, если он выступал в качестве индивидуального предпринимателя.

Данные запреты напрямую зависят от причин увольнения. Если будет установлено хотя бы одно из вышеуказанных обстоятельств, то удержание отпускных окажется невозможным.

Относительно форс-мажоров закон определяет, что такие ситуации также должны быть точно установлены. Особенность данной категории обстоятельств в том, что причины увольнения не являются инициативой одной из сторон. Ни работодатель, ни сам работник никак не могут повлиять на причины, по которым отношения должны прекратиться, соответственно, никаких удержаний также быть не может. Форс-мажором признаются различные стихийные бедствия, военные действия, катастрофы, какая-либо крупная авария, эпидемия или иные подобные ситуации.

Если то или иное обстоятельство не признаётся Правительством РФ как форс-мажор, то применять его в качестве основания для запрета недопустимо.

Помимо прямых запретов на удержание, существуют также и ограничительные рамки, отражённые в отдельной статье 138 трудового закона. Данная норма указывает, что даже если работодатель и может удержать отпускные, то не всю выплаченную ранее сумму. По общему правилу взыскание должно составлять не больше двадцати процентов. Однако предполагаются и исключения, позволяющие лишить работника половины выплаты. При этом всё должно быть обосновано, иначе в итоге работодатель будет иметь проблемы при перерасчёте средств и уплате налогов.