Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это особый внутренний документ предприятия, в который вносится полная информация о заработной плате сотрудника. Он формируется индивидуально под каждого работника и выключает в себя сведения о причитающихся выплатах, в том числе окладе, различных надбавках, премиях, вознаграждениях, компенсациях, а также производимых удержаниях (налогах и отчислениях во внебюджетные фонды) и окончательном размере зарплаты. Расчетный листок составляется ежемесячно и передается тому работнику предприятия, под которого он рассчитывался.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Следует отметить, что по Трудовому Кодексу РФ работодатель обязан информировать подчиненного обо всех составляющих его заработной платы. Это дает возможность сотруднику удостовериться в том, что начисленная ему з/п соответствует условиям трудового договора и нормам законодательства.

Расчетный листок составляется в произвольном виде и передается на руки работнику предприятия непосредственно в момент выдачи заработной платы. При этом не имеет значения, получает сотрудник оплату за свой труд наличным путем или через перечисление на банковскую карту.

Процедура выдачи расчетных листков определяется в каждом конкретном случае индивидуально. Она обязательно должна быть отражена в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы. В числе прочего в них прописывается форма расчетного листка, день его передачи работнику (как уже было сказано выше, он должен совпадать в днем выплаты второй части заработной платы), обязанность ответственного лица выдавать листок сотрудникам под роспись. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что работодатель исполнил свои обязательства перед законом по информированию подчиненного о зарплате в полном объеме.

Выдача и хранение «расчеток»

Для оптимизации выдачи этого документа на многих предприятиях практикуется подготовка специального приказа. Там может быть пункт о том, что сотрудник должен самостоятельно явиться в указанное место (например, в бухгалтерию), и срок для получения. С этим приказом необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников. Такая мера поможет работодателю обезопасить себя от возможных претензий со стороны трудовой инспекции.

Расчетные листки, согласно пункту 412 статьи 4.1 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558, должны храниться пять лет при условии проведения ревизии или 75 лет при отсутствии лицевых счетов. Следовательно, журнал учета также следует хранить в соответствии с этими требованиями.

Бланк расчетного листка

Журнал учета расчетных листков

Как оформить документ

Как в отношении формата ведомости, так и в плане ее оформления все отдается на откуп составителю. Документ можно сформировать на простом обыкновенном листке бумаги или же на бланке с фирменными реквизитами и логотипом предприятия. Также ведомость можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере (в подавляющем большинстве случаев используется второй вариант).

Ведомость делается всегда в одном оригинальном экземпляре. Ее объем может быть различным, но если она содержит несколько листов, они должны быть пронумерованы по порядку и скреплены при помощи толстой суровой нити. На последней странице на узелок наклеивается листок бумаги, на котором указывается количество страниц, дата и подпись ответственного работника.

На основании чего составляется журнал

Унифицированной формы для книги учета расчетных листков не предусмотрено, это дает организациям полную свободу в формировании документа. Разрабатывать бланк следует с учетом специфики деятельности организации государственного сектора или прочих отраслевых особенностей.

Утверждают документ приказом руководителя организации. Если в ней несколько подразделений с большим количеством трудящихся, удобнее создать документ на каждое подразделение. Не забудьте про временных и внештатных сотрудников, расчетные листки должны выдаваться всем наемным работникам без исключения.

Журнал прошивается, на последней странице требуется поставить гербовую печать и указать общее количество страниц (цифрами и прописью). На титульном листе указывается основная информация об организации (подразделении), сроки ведения и хранения. Обязательно укажите информацию о должностном лице, которое отвечает за ведение документа.

ВАЖНО!

Не забудьте закрепить в должностной инструкции назначенного сотрудника обязанность вести и хранить журнал.

Образец ведомости

Если вам понадобилось сформировать ведомость выдачи расчетных листков, которую вы прежде никогда не делали, воспользуйтесь приведенными ниже рекомендациями и посмотрите ее пример – на его основе вы без особых усилий создадите то, что вам требуется.

1. Первым делом укажите в бланке наименование компании (сокращенное или полное без разницы).
2. Затем напишите название документа, присвойте ему номер (если необходимо), внесите месяц, за который он составляется.
3. Не лишним будет вписать и структурное подразделение, на которое оформляется документ.
4. Дальнейшую часть лучше делать в виде таблицы. Количество строк и столбцов ней определяется в зависимости от потребностей организации. Но в их числе обязательно должны быть дата выдачи расчетного листка, должность и ФИО работника, который его получил. В отдельном столбике сотрудники предприятия должны ставить свои автографы. После заполнения ведомости ответственный работник также должен расписаться в бланке.

Зачем нужен?

В силу ст.136 ТК РФ руководство компании обязано уведомлять каждого работника о следующих составляющих заработной платы, начисленной в течение месяца:

• размер оклада пропорционально к отработанным часам;
• доплаты и надбавки, если присутствуют вредные факторы на рабочем месте либо переработки в виде ночных или праздничных часов;
• размер удержаний НДФЛ или иных отчислений, к примеру, тех же алиментов;
• общая сумме, которая будет выдана.

При этом в указанной норме сказано, что форма расчетного листка в каждой компании утверждается дирекцией совместно с профсоюзным комитетом, что подразумевает произвольное составление листка с обязательным отражением вышеуказанных данных.

Также в Письме Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1 указано, что листки должны выдаваться труженикам не позднее дня выдачи зарплаты, но вот сколько раз в месяц — дважды либо единожды в месяц — не оговорено, в связи с чем возможно листок оформлять только при перечислении заработной платы, а не аванса.

Конечно, в каждой учреждении нормы ст.136 ТК РФ бухгалтерия исполняет, то есть ежемесячно составляет расчетные листки и вручает работникам.

Но вот доказать при проверке, что сотрудниками оговоренный документ был получен, на практике достаточно сложно.

Именно поэтому в некоторых организациях и заводят журнал, в котором регистрируется получение листка каждым работником под роспись с указанием даты во избежание обвинения теми же контролирующими органами в неисполнении обязательств, закрепленных ст.136 ТК РФ.

Выводы

По ст. 136 ТК РФ все компании обязаны уведомлять персонал о начисленной зарплате и произведенных удержаниях. При этом не имеет значения коммерческая это организация или бюджетная.

Закон не обязует организации вести журнал выдачи расчетных листов, это право организации. Однако этот документ может послужить доказательством исполнения ст. 136 ТК и избежать ответственности в виде штрафной санкции.

Разрешается вести журнал по каждому структурному подразделению отдельно или помесячно. Ограничений по этому поводу никаких нет.

Специальной формы такого документа не существует, работодатель вправе издать ее сам. Рекомендуемые колонки: Ф.И.О. сотрудника и его должность, дата выдачи и подпись сотрудника.

Все о расчетных листках. Журнал выдачи расчетных листов: как правильно оформить

Величина оплаты труда в значительной степени заботит каждого работника. У тех, кто мало знаком с российским законодательством, возникают вопросы относительно верности размеров начислений и удержаний. Расчётный листок по зарплате оформляется для того, чтобы снять многие вопросы, связанные с оплатой труда работников.

В соответствии с требованиями статьи 136 ТК РФ,

в листке в обязательном порядке отражаются следующие сведения:

1. Данные о частях зарплаты за отчётный период. В сумму включаются:

• оклад;
• начисленная премия;
• установленные надбавки (за вредные условия, за работу в северном регионе и т.д.);
• компенсационные выплаты, например, за использование собственного инструмента или за работу в выходной день.

• НДФЛ;
• пенсионные отчисления;
• профсоюзный взнос;
• иные удержания (например, невозвращённый командировочный аванс);
• удержание по исполнительному листу, например, алиментов.

1. Дополнительные начисления:

• выплата отпускных;
• выплата при увольнении;
• компенсация за нарушение нанимателем трудового законодательства;
• иные выплаты.

1. Итоговая информация о сумме, подлежащей выплате.

Обратите внимание! Отдельно может быть выделен ранее выплаченный аванс.

Бухгалтеры в расчётном листке дополнительно указывают следующие сведения:

• Ф.И.О. и должность работника;
• Название структурного подразделения (цеха или отдела);
• Табельный номер, если имеется;
• Временной период (обычно месяц);
• Количество отработанных часов и рабочих часов в отчётном периоде в соответствии с установленным временем работы.

В документе могут быть и иные сведения, если это требуется для полного информирования работников о величине их заработка.

В некоторых случаях параллельно записям в листке вносятся бухгалтерские коды, соответствующие назначению каждой из выплат.

Как правильно выдавать

Так как представление информации о величине заработка в виде расчётного листка является обязанностью работодателя, следует позаботиться о документальном подтверждении передачи данных документов сотрудникам.

Существует 2 наиболее распространённых способа такого оформления. Первый – сделать листок с отрывной частью. Бумаги передаются начальнику подразделения, который раздаёт листки работникам и собирает их подписи, а после сдаёт отчётность в бухгалтерию. Это целесообразно, если речь идёт о большом предприятии.

Второй вариант – ведение специального журнала, где работники будут расписываться в получении документа.

Обратите внимание! Расчётные листки обязательны к выдаче и в том случае, когда деньги переводятся на банковские карты.

Сроки выдачи сотрудникам

Зарплата выдаётся не менее 2-х раз в месяц, что предусмотрено статьёй 136 ТК РФ. В той же статье указано, что наниматель обязан выдавать расчётный листок при выплате денег в целом.

Минтруда в письме от 18.03.10 № 739-6-1 указывает, что порядок выдачи данных документов должен регулироваться локальными актами нанимателя. При этом работники должны получать листки не позже дня, в котором происходит непосредственная выдача денег. Также в этом письме указывается, что информировать работников можно 1 раз в месяц.

Исходя из этого, можно сделать следующий вывод: листки выдаются 1 раз в месяц не позднее дня перечисления основной части зарплаты. Целесообразно делать это за 2 дня, чтобы работники могли озвучить свои возражения до момента перевода денег.

Срок хранения

Расчётные листки должны храниться 5 лет при условии проведения проверки. Такой порядок содержится в приказе Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г., где отражены сроки хранения большинства деловых документов.

Данный документ создаётся в каждом подразделении компании, либо один на всю организацию. В журнале должны быть следующие графы:

• Номер записи;
• Дата выдачи;
• Ф.И.О. сотрудника;
• Должность;
• Подпись работника;
• Подпись ответственного за выдачу лица.

На обложке журнала следует указать следующие сведения:

• Даты начала и окончания;
• Наименование документа;
• Название организации и подразделения, в котором документ ведётся;
• Ф.И.О. и должность работника, ответственного за выдачу листков.

Ведение журналов поручается бухгалтерам или делопроизводителям подразделений.

Приказ об утверждении формы расчетного листка

Форма расчётного листка не закреплена на законодательном уровне. С учётом того, что указанный документ обязательно следует выдавать работнику, любой организации необходимо разработать собственный вариант и утвердить его приказом руководителя.

В приказе должны быть отражены следующие сведения:

• Реквизиты – дата, номер, название документа и тематика;
• Информация об организации – наименование, адрес, место нахождения;
• Ссылка на требования части 2 статьи 136 ТК РФ;
• Установление формы расчётного листка, приложенного к приказу, с указанием даты начала действия данного положения;
• Поручение конкретному работнику обеспечить выдачу расчётных листков работникам за 2 дня до перечисления заработной платы (например, кассиру или бухгалтеру);
• Поручение сотрудникам организации (например, начальникам подразделений) обеспечить ведение журналов выдачи расчётных листков в соответствии с приложением к приказу;
• Возложение контроля за исполнением приказа на одного из бухгалтеров организации;
• Приложения: форма расчётного листа на 1 листе и образец журнала выдачи листков на 1 листе;
• Дата, подпись, должность, фамилия и инициалы руководителя компании.

Обратите внимание! До издания приказа нанимателю следует получить согласие представителей профсоюза на утверждение формы листка в соответствии со статьёй 372 ТК РФ.

С приказом под роспись знакомятся работники, которым поручено исполнение документа.

Выдача расчётных листков – это не только обязанность нанимателя, закреплённая в законодательстве, но и возможность в простой форме сообщить работникам данные об их текущем заработке.

Журнал регистрации расчетных листков по зарплате работников 2020

И, тем не менее, журнал фиксации выдачи листков желательно все же оформить во избежание сложностей при очередной проверке той же Инспекцией труда либо налоговой инспекцией.

Доказать, что сотрудник вовремя был уведомлен о размере своей заработной плате, а также о ее размере без письменного подтверждения, достаточно сложно.

Тем более никто из работников пять лет листки точно хранить не будет, а на копии указанного документа, который хранится в бухгалтерии, подпись тружеников, как правило, отсутствует, как и дата вручения.

Форма документа

Учитывая, что законом ведение журнала не является обязательным, его форма складывается в произвольном порядке, исходя из правил, принятых при ведении документации данного вида.

В частности, журнал в обязательном порядке должен:

• содержать титульный лист с наименованием, сроками заведения и хранения;
• быть прошитым в порядке, определенном законом, с печатью на последней странице и указанием количества листов.

Также журнал должен включать в себя данные о лице, которому вменены обязанности по его оформлению и его ведению в табличной форме, в которой собственно фиксировать все необходимые сведения удобнее более всего.

Кстати, внесения записей задними числами недопустимы. А вот порядок исправления ошибок можно закрепить в том же Положении о ведении журнала.

Ведь править можно даже трудовые книжки, конечно в порядке, установленном законом, соответственно почему бы не использовать тот же метод и при ведении журнала выдачи расчетных листков.

Какие разделы должен содержать?

Для того чтобы правильно отразить все необходимые данные с целью подтверждения получения листка, журнал должен содержать следующие графы:

• порядковый номер;
• ФИО сотрудника;
• его табельный номер;
• наименование должности;
• дату выдачи листка;
• подпись работника.

Другие сведения включать нет нужды, учитывая, что размер полученной суммы относится к персональным данным, для обработки которых требуется разрешение сотрудников.

Да и необходимости в дополнительных графах нет, хотя можно еще предусмотреть примечание, где возможно отразить тот же уход в декретный отпуск, что объяснит при плановой проверке отсутствие данных о работнике, который ранее вносился в список ежемесячно.

Образец, бланк и заполненный пример

С примерным образцом журнала, а также порядком его заполнения можно ознакомиться ниже.

Бланк можно скачать здесь:

Журнал регистрации выдачи расчетных листков по зарплате

Кто оформляет и заполняет?

Как правило, ведением всей документацией по заработной плате занимается финансовый отдел.

Следовательно обязанности по оформлению листка, а также его выдаче возлагаются на одного из рядовых бухгалтеров, которому помимо вышеуказанных обязательств целесообразнее вменить и ведение журнала, учитывая, что намного проще будет получать подписи именно тому сотруднику, который листки и вручает.

Приказ об утверждении (образец)

В силу ст.60 ТК РФ работодатель не имеет права требовать исполнение обязанностей, которые не закреплены в трудовом договоре.

Следовательно, для того чтобы возложить обязательства по ведению журнала о вручении листков тому или иному сотруднику, необходимо оформить приказ, на основании которого работник и будет исполнять порученное ему задание.

При этом, учитывая, что журнал с момента его оформления будет относиться к документации предприятия, желательно издать еще один приказ, которым будет утверждаться Положение о ведении журнала и его форма, не говоря уже о других нюансах, таких как сроки хранения.

Сколько и где хранится?

Расчетные листки по зарплате в силу Приказа №558 хранятся в компании не менее 5 лет и могут быть уничтожены только после проведения ревизионной проверки.

Для того чтобы подтвердить факт выдачи листков на протяжении оговоренного периода, журнал необходимо хранить такой же срок в архиве компании либо в бухгалтерии.

Нужен ли приказ об утверждении формы расчетного листка? Как осуществляется выплата материальной помощи к отпуску? Узнайте тут.

Каков размер штрафа за невыплату заработной платы? Читайте здесь.

Нужно ли вести для регистрации листов по заработной плате?

Выдача листков является обязательной процедурой. При каждой выплате заработной платы данный бланк нужно предоставлять каждому работнику независимо от способа выдачи денежных средств – наличными из кассы или на карту. Как разобраться в расчетном листке?

Ст. 5. 27 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение данного правила в размерах:

При первичном нарушении можно отделаться простым предупреждением. При повторном — руководитель дополнительно может быть дисквалифицирован на срок от 1 до 3 лет.

Вести журнал выдачи расчетных листов или нет, каждый работодатель вправе решить для себя самостоятельно.

Однако если сотрудники оформят жалобу о непредоставлении положенного документа, организация будет привлечена к ответственности.

Без регистрационной записи в журнале доказать выдачу документа работодатель не сможет.

Получается, что журнал учета и регистрации не является обязательным, однако без него не докажешь факт исполнения норм ТК РФ.

Есть еще один вариант уведомления работников о начисленной зарплате – отправлять расчетные листы по электронной почте. При использовании такого варианта предварительно необходимо уточнить электронку для отправки уведомления.

Многие организации создают корпоративные почтовые ящики, в которые при трудоустройстве просто открываются доступы.

Способ уведомления персонала необходимо прописать в локальном акте, который утверждает форму расчетного листка, в трудовых и коллективных договорах.

Это рекомендует Роструд в письме № ПГ/365 от 27.12.2016.

Если в организации правильно будет поставлена система ознакомления сотрудников с расчетными листами, привлечь работодателя к ответственности не получится.

Он всегда сможет доказать, что документ, поясняющий состав заработной платы, сотруднику был передан. При этом не имеет значения по электронной почте или из рук в руки.

Журнал можно заменить ведомость учета и выдачи листков.

Как заполнять?

Законодательство не обязует организации вести специальный журнал выдачи и регистрации расчетных листов. Поэтому и унифицированной формы этого документа не существует.

Есть только примерная, выработанная на практике структура.

Она включает ряд основных колонок:

• дата выдачи документа;
• данные сотрудника;
• подпись сотрудника.

Также у документа должно быть название с указанием месяца, за который предоставляется расчетный лист. Обязательно указать наименование организации. Внизу документа ставится должности, Ф.И.О. и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Заполняется журнал регистрации по мере выдачи расчетных листков и хранится в бухгалтерии, а затем в архиве.

Цель хранения — предоставление доказательства выдачи положенного документа сотруднику.

Если в организации большая численность людей, такие журналы рекомендуется вести по структурным подразделениям.

Стоит помнить, что информация в расчетном листке носит конфиденциальный характер и передавать документ через кого–то категорически запрещено.

Скачать журнал учета, регистрации и выдачи листков по заработной платы – word.

Журнал выдачи расчетных листков за январь 2021 года ООО «Кипарис»

№ п/п	Дата выдачи	Ф. И. О. работника	Должность	Подпись
1.	10.02.2019	Сидоров П. И	кладовщик
2.	11.02.2019	Козлов С. А.	менеджер
3.	13.02.2019	Кондрашов А.А.	рабочий
4.	13.02.2019	Семенова О. В.	продавец

Ответственный сотрудник за выдачу расчетных листов: Гл. бухгалтер подпись Иванова Р. И.

Как ознакомить работника под роспись?

Получить роспись сотрудников несложно, учитывая, что каждый из них время от времени знакомится с нормами локальных актов либо распорядительными документами, не говоря уже о тех же инструктажах или рядовой документации.

При этом при ведении журнала ответственному работнику следует знать о некоторых нюансах, касающихся тех же категорий тружеников либо сроках проставления подписей.

Нужна ли подпись от каждого сотрудника?

В силу норм ст.136 ТК РФ каждый сотрудник должен быть письменно уведомлен о размере перечисляемой заработной платы ежемесячно.

При этом факт ознакомления возможно подтвердить только при наличии подписи, которая и будет свидетельствовать о получении листка.

А так как законом данная норма предусмотрена в отношении всех тружеников, независимо от должности, подпись о получении должна присутствовать напротив каждой фамилии.

Как насчет совместителей?

Труженик, выполняющий обязанности в режиме совместительства, занимает штатную должность, даже если его основное и дополнительное место расположено на одном предприятии.

А так как речь идет о двух разных единицах, оформлять расчетные листки, а также вручать их должны по каждой должности отдельно, что предполагает наличие в журнале двух росписей.

Сроки ознакомления

В Письме-разъяснении Роструда сказано, что расчетный листок должен быть вручен труженику не позднее даты выдачи заработной платы.

Следовательно, подпись о вручении листка должна соответствовать дате получения листа.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
   8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Зарплата