Подробная информация об электронных трудовых книжках

Трудовая книжка является основным документом, содержащим информацию о трудовой деятельности работника и его стаже. Посредством заявления о выдаче трудовой книжки реализуется право работника получить этот документ для личных целей. Файлы в .DOC:Бланк заявления о выдаче трудовой книжкиОбразец заявления о выдаче трудовой книжки

Закон о переходе на цифровой формат сведений о стаже

Закон о введении в России электронных трудовых книжек уже принят (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Он вступил в силу с 1 января 2021 г.

В течение 2021 года будет происходить постепенный переход на электронные трудовые книжки.

Но обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки? Да, теперь работодатели обязаны сдавать в ПФР сведения обо всех своих работниках для формирования сведений об их трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). А вот работники не обязаны переходить именно на электронные трудовые книжки. Они вправе сообщить работодателю, что хотят, чтобы трудовая книжка, как и прежде, велась на бумаге.

Как будет происходить процесс ведения электронных трудовых книжек

Учет трудовой деятельности работников будет осуществляться пенсионным фондом. Работодатели же обязаны подавать сведения о ней. Для этого предусмотрена специальная форма СЗВ-ТД.

Установлено, что работодатели будут обязаны подавать его в ПФР при приеме или увольнении сотрудников. Причем сделать это нужно не позднее одного рабочего дня, который следует за датой издания приказа.

Небольшие организации (до 25 человек в штате) вправе предоставлять отчетность как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа. Более крупные предприятия должны подавать сведения только через интернет посредством специальной программы, предоставляемой ПФР бесплатно. При этом допускается использование программ сторонних разработчиков. Подписываются электронные отчеты усиленной ЭЦП.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки в 2021 году

В обя­зан­но­сти всех ра­бо­то­да­те­лей вхо­дит уве­дом­ле­ние ра­бот­ни­ков о введении электронных трудовых книжек. Также нужно уведомить о необ­хо­ди­мо­сти сде­лать выбор, по какой форме будет ве­стись тру­до­вая книж­ка ра­бот­ни­ка.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ!

Пись­мен­ные уве­дом­ле­ния необ­хо­ди­мо вы­дать ра­бот­ни­кам не позд­нее 31 октября 2020 года (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Если ра­бот­ник на­хо­дит­ся в дли­тель­ном от­пус­ке, ко­ман­ди­ров­ке, в де­кре­те или в от­пус­ке по уходу за ре­бен­ком, можно на­пра­вить ему такое уве­дом­ле­ние по почте.

В ответ ра­бот­ник долж­ен пе­ре­дать ра­бо­то­да­те­лю одно из двух:

• за­яв­ле­ние о пе­ре­хо­де на элек­трон­ную тру­до­вую книж­ку;
• за­яв­ле­ние с прось­бой про­дол­жить вести тру­до­вую книж­ку на бу­ма­ге.

До 31 декабря 2021 г. включительно нужно собрать от работников заявления об их выборе формы трудовой книжки. Указанные сведения включают в отчет СЗВ-ТД, подаваемый по итогам истекшего месяца.

При отказе от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель должен выдать ее на руки сотруднику. Возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге в ТК РФ не предусмотрена.

Можно ли по запросу работника оставить бумажный вариант

При подготовке рассматриваемых в статье изменений их инициаторы подчеркивали, что переход будет осуществляться исключительно на добровольной основе. На практике это означает, что те работники, которые захотят оставить документ на бумажном бланке, могут самостоятельно подать соответствующее заявление в кадровый отдел организации, где они трудятся.

Осуществить это необходимо до 31 декабря 2021 года. Если же заявления со стороны работника не поступит, то по истечению указанного срока его трудовая книжка ему будет выдана на руки, а весь учет его деятельности в качестве наемного сотрудника в дальнейшем будет осуществляться по новым правилам.

Бланки и образцы уведомлений и заявлений

Формы уведомления и заявлений законом не установлены. Каждый работодатель должен утвердить их самостоятельно.

Предлагаем возможные бланки заявлений от работников и уведомлений о переходе на электронные (цифровые) трудовые книжки в 2020 году:

Уведомление сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки

Чтобы письменно уведомить каждого сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки в срок не позднее 31 октября 2020 года, можно использовать такое уведомление:

Заявление работника о ведении бумажной трудовой книжки

Если работник хочет, чтобы ему продолжили вести бумажную трудовую книжку, он подает такое заявление:

Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку

Чтобы начать формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и отказаться от бумажной трудовой книжки, от работника нужно получить специальной заявление о переходе на цифру. Вот возможный образец:

В КонсультантПлюс есть детальная пошаговая инструкция, как работодателю подготовиться в 2021 году к переходу на электронные трудовые книжки. Бесплатно 2 дня при оформлении доступа к системе К+.

Сотрудники подают заявления до 31 декабря 2021 года. Однако по закону подать заявление можно и после 2021 года (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Читать также

30.12.2019

Электронные трудовые книжки

На сегодняшний день электронный документооборот приобретает все большую популярность и используется во многих сферах деятельности. Дискуссии же о том, переводить в электронный формат трудовые книжки или нет, ведутся довольно давно.

Противники перевода заявляют о том, что большая часть работодателей не готова отказаться от традиционного использования бумажных документов. Кроме этого, электронный формат неминуемо потребует специальной отчетности, что ляжет дополнительной нагрузкой на предприятия и бизнес.

Сторонники же введения электронных книжек говорят об упрощении документооборота, положительные стороны которого ощутят на себе, в первую очередь, граждане. Кроме этого, данные о трудовой деятельности, хранящиеся в электронном виде, имеют большую степень сохранности по сравнению с бумажными документами.

В целом, государство учло данные факты и приняло соответствующее постановление о переходе на иной формат, который начнет осуществляться с 2020 года.

Бланк трудовой книжки выглядит следующим образом:

Работник не возвращает трудовую книжку — что делать?

К сожалению, часто попадаются недобросовестные работники. Они делают все возможное для того чтобы подставить работодателя или же наоборот, делают это неосознанно. Так или иначе, но работник не возвратил трудовую книжку – что делать в такой ситуации.

Первая мера воздействия – это просьба работника выполнить обещанное. Если работник в течение недели не предоставил трудовую на месте, то не стоит расстраиваться. Работодатель может обратиться в суд и предъявив расписку или запись в журнале учета трудовых книжек выиграет дело а горе работник будет оштрафован и возможно уволен.

Поэтому, если собираетесь совершить подобный поступок в качестве работника – десять раз подумайте, нужны ли вам судебные заседания.

Хранение документа и выдача работнику

Трудовая книжка, хранящаяся в организации, не подлежит выдаче на руки работнику в период, когда они с работодателем находятся в трудовых отношениях. Если работающему лицу понадобился этот документ для предоставления в ту или иную инстанцию, гражданин должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче копии трудовой книжки либо выписки из нее.

Работодатель обязан удовлетворить данное заявление, а инстанции не вправе требовать оригинал документа у лица, чья трудовая книжка хранится по основному месту работы.

Общие положения

1.1. Настоящее положение является локальным правовым актом ООО «_____________» (далее – Общество, Работодатель), регламентирующим порядок формирования электронных трудовых книжек работников Общества.

1.2. Настоящее положение разработано в целях:

-упорядочения фиксации и передачи в подразделение Пенсионного Фонда РФ информации о приеме, переводе и увольнении Работников для формирования электронных трудовых книжек;

-обеспечения требований Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», Трудового кодекса Российской Федерации и Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;

-установления прав и обязанностей Общества в части фиксации и передачи в подразделение Пенсионного Фонда РФ информации о приеме, переводе и увольнении Работников Общества;

-установления механизмов ответственности работников Общества за непредставление или несвоевременное представление в подразделение Пенсионного Фонда РФ информации о приеме, переводе и увольнении Работников Общества.

1.3. Настоящее положение вступает в силу в момент его утверждения приказом Генерального директора ООО «_____________» и действует бессрочно до замены новым локальным правовым актом аналогичного назначения.

1.4. Изменения и дополнения в настоящее положение вносятся в соответствии с отдельными приказами Генерального директора Общества.

1.5. Все работники Общества должны быть ознакомлены с настоящим положением под личную роспись в листе ознакомления.

Какие данные включают в себя ЭТК

Как уточняется в Федеральном законе №436-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Федеральный закон Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», электронная трудовая книжка в ПФР содержит следующую информацию:

1. Место работы:
   наименование страхователя;
2. информация о его переименовании;
3. основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
4. регистрационный номер страхователя.
5. Выполняемая работа и периоды:
   данные о приеме или назначении в структурное подразделение страхователя (при наличии);
6. наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
7. данные о переводах на другую работу;
8. информация об увольнении и основаниях прекращения контракта;
9. данные соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для внесения информации в ЭТК.

ВАЖНО!

Данные формируются и передаются только в том случае, если были какие-то изменения: работника перевели, наградили, уволили или наняли нового. Если ничего не произошло, человек работает на том же месте в той же должности, отчет по нему не передают.

Отчетность сдают по форме СЗВ-ТД.

Отчет сдают по каждому работнику, который был принят, уволен, переведен на другую работу, и на того, кто подал заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной версии (ст. 11 Закона №27-ФЗ).

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. По Апелляционному определению Верховного Суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

• пытался трудоустроиться без книжки;
• потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

Но есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств, в том числе уведомление о получении трудовой книжки по почте и ответ на него, для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход в Апелляционном определении Верховного Суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

КОМУ ВРУЧАТЬ УВЕДОМЛЕНИЯ

Уведомление нужно вручить каждому работнику. Именно такая формулировка предложена в законе. Хотя на портале Роструда «Онлайнинспекция.рф» можно встретить иное мнение.

Вроде бы все логично, правда? Но давайте взглянем на ситуацию с юридической точки зрения. Норма федерального закона приоритетнее, чем ответ некоего чиновника на сайте, и в случае спора с инспектором опираться мы можем только на норму закона. А в законе написано, что «каждому работнику», и нет оговорки, что совместителей и иных лиц, на которых трудовые книжки не ведутся, уведомлять не нужно. Поэтому безопаснее уведомить ВСЕХ работников, с которыми у вас заключены трудовые договоры, в том числе по совместительству. Ведь главная цель уведомления — рассказать об изменениях в трудовом законодательстве.

Вручать уведомления нужно также работникам, которые будут приниматься на работу по 30 июня 2021 года:

• если с января по июнь 2021 года они не работали по трудовому договору;
• они работали, но на прежнем месте работы не получили уведомление;
• на прежнем месте работы они получили уведомление, но приняли решение продолжить ведение бумажной трудовой книжки (у такого работника есть право изменить свой выбор).

Трудовая иностранного гражданина: отправлять по почте или нет

Утвержденные законодательством правила выдачи трудовой книжки при увольнении требуют в последний рабочий день отдать сотруднику книжку под подпись. Если человек не пришел за документом сам, работодатель готовит уведомление о необходимости его получить и одновременно предлагает направить его по почте. С согласия владельца бумаги отправляются ценным письмом. Но если работник живет за пределами страны, надо ли ему отправлять их почтой?

В Министерстве труда и социальной защиты РФ считают, что делать это не только не надо, но и запрещено законом. В письме от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210 чиновники напомнили, что сейчас действует порядок вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу, который утвержден Законом СССР от 24.06.1991 № 2261-1. Из него следует, что ни трудовые книжки, ни военные билеты, ни удостоверения личности отправлять за границу нельзя. В таком случае работодатель вправе отказаться пересылать бумаги о стаже уволившемуся иностранному работнику, но должен хранить их «до востребования».

Наказание для работодателей за отсутствие заявлений

Нормативными актами установлен предельный срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек и уведомлений об изменениях в законодательстве о ведении документации о трудовой деятельности. Повлиять на выбор сотрудника администрация организации не может, но сообщить заблаговременно обязана. Привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ производится только за нарушение обязанности по уведомлению и сроков предоставления письменного уведомления (до 31.10.2020).

Правовые документы

• ст. 66.1 ТК РФ
• ст. 5.27 КоАП РФ

ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ

В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:

• приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
• уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.

Приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Такой приказ (пример 1) позволит работодателю эффективно организовать выполнение требований законодательства о формировании сведений о трудовой деятельности работников и подготовке к сдаче отчетности. Рекомендуем назначить лиц, ответственных за эту работу, а также определить, какие действия и в каком порядке им нужно произвести.

Приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Этим приказом локальный нормативный акт (рассмотрим в данном случае ПВТР, пример 2) будет приведен в соответствие действующему законодательству. Кроме того, этот приказ будет доказательством выполнения требований законодательства о внесении изменений в локальные нормативные акты.

Вместо внесения изменений можно утвердить новую редакцию ПВТР. Вносимыми изменениями следует установить также порядок предоставления работниками сведений о трудовой деятельности при приеме на работу и выдачи таких сведений работникам по их запросу или при увольнении.

Здесь же рекомендуем указать адрес корпоративной электронной почты.

Поскольку работодатель обязан ознакамливать работников с локальными нормативными актами[1], указание этого адреса в ПВТР либо другом локальном нормативном акте позволит довести его до сведения работников.

Эти изменения позволят снизить риски либо избежать их при проверках надзорных органов, а также при спорах с работниками.

Уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Уведомление (пример 3) оформляется для выполнения требований законодательства о письменном уведомлении работников до 30.06.2020 об изменениях в порядке ведения трудовых книжек, порядке предоставления сведений в ПФР, а также о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или предоставлением работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Также работники будут уведомлены о корпоративном адресе электронной почты для направления заявлений в электронном виде.

Заявления о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления

Чтобы упростить процесс разработки организацией внутренних шаблонов заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления, приведем примеры заявлений работников в части способа ведения их трудовых книжек.

Образцы можно раздать работникам для написания заявления лично, в том числе от руки, либо для изготовления с применением компьютера и направления заявления в электронном виде.

Получение заявления работника о ведении трудовой книжки в бумажном виде или предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ позволит работодателю выполнить требования законодательства о предоставлении работнику выбора способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Заявление работника о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности приведено в примере 4, о продолжении ведения трудовой книжки — в примере 5.

В одном заявлении (пример 6) можно указать оба варианта выбора в таблице, а работник поставит подпись в соответствующей строчке.

Предлагаем и еще один вариант — указать оба предложения и в уведомлении (пример 7). На наш взгляд, такой способ также приемлем, ведь в законодательстве не указан какой-то предпочтительный формат.

[1] Статья 68 ТК РФ.

Общая информация

Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.

По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек. Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?

Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.

Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.

Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.

Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?

Представление сведений по форме СЗВ-ТД

В целях представления данных о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме работодатели, начиная с 2021 года, обязаны представлять в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД. Форма и формат сведения утверждены постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

СЗВ-ТД представляется в случаях подачи сотрудником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или его перехода на электронную книжку, а также проведения в отношении сотрудника какого-либо кадрового мероприятия (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение и т.д.).

По общему правилу СЗВ-ТД предоставляется в ПФР не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором в отношении сотрудника было проведено кадровое мероприятие или им было подано заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки (п. 7 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Но при приеме на работу и увольнении сотрудников работодатели обязаны представлять СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа/распоряжения (постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).

Обязанности работодателя

4.1. Работодатель ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, а с 01.01.2021 года – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения работника, обязан представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, предусмотренные разделом 3 настоящего Положения, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки.

4.2. Обязанность по направлению сведений, перечисленных в пункте 4.1 настоящего Положения, возлагается приказом Генерального директора Общества на лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо лицо, его временно замещающее.

Передача сведений реализуется в рамках существующего формата взаимодействия работодателя с территориальным подразделением пенсионного фонда.

4.3. Работодатель обязан не позднее 30.06.2020 года включительно ознакомить каждого работника под личную роспись с настоящим положением, разъяснив работникам изменения в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

4.4. В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.

4.5. Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

-в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

-при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя _____________.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.